Verfasst von Sandy Lanuschny

Den Mehrwert von Papershift stets im Blick, versorgt Euch Sandy mit spannenden Beiträgen zu den Themen Dienstplanung und Zeiterfassung.

Aufgabenmanagement integrieren

Die meisten Unternehmen nutzen nicht das volle Potential ihrer Dienstpläne aus. In vielen Fällen lohnt es sich, das Aufgabenmanagement einer Organisation in den Dienstplan zu integrieren. In unserem Artikel erfahren Sie fünf Gründe, warum sich das auch für Ihr Unternehmen lohnen kann.

Mehr Kontext durch Informationen

Durch die Integration des Aufgabenmanagements in den Dienstplan erhält dieser eine weitere Informationsebene. Mitarbeiter sehen dadurch nicht nur wann sie arbeiten müssen, sondern ebenfalls, welche Aufgaben in dieser Zeit zu erledigen sind. Auf diese Weise stellt der Dienstplan Ihren Mitarbeitern deutlich mehr Informationen zur Verfügung und wird zu einem wesentlich effizienteren Instrument.

Abbildung und Entwicklung von Routinen

Die Integration ermöglicht außerdem eine deutlich bessere Analyse der im Unternehmen zu leistenden Tätigkeiten. Rückblickend können Sie feststellen, welche Aufgaben in der vergangenen Zeitperiode einmalig und welche wiederkehrend angefallen sind. Wiederholen sich einige Aufgaben im Dienstplan regelmäßig, so können aus diesen tägliche, wöchentliche oder monatliche Aufgaben abgeleitet werden. Auf diese Weise lassen sich Routinen entwickeln sowie abbilden.

Aufgabenmanagement im Papershift Dienstplan

Somit sind Sie in der nächsten Zeitperiode besser auf diese Aufgaben vorbereitet und können diese bereits frühzeitig bei der Ressourcenplanung mit einkalkulieren. Außerdem können diese wiederkehrenden Arbeitsabläufe mit einer passenden Software zur Dienstplanung wie z. B. Papershift automatisiert abgebildet werden, wodurch man beim Dienstplan erstellen wiederum Zeit spart.

Effizienteres Mitarbeitermanagement

In vielen Unternehmen entstehen große Verluste dadurch, dass einige Aufgaben über einen längeren Zeitraum nicht bearbeitet werden und schließlich mit einer erhöhten Priorität erledigt werden müssen. Dadurch entstehen Engpässe in anderen Abteilungen, die wiederum zu weiteren terminlichen Engpässen führen.

Durch das Aufgabenmanagement als festen Bestandteil des Dienstplans erkennen Sie z. B. auch frühzeitig, welche Aufgaben aufgrund eines Krankheitsfalls oder eines anderen Grundes liegenbleiben und können einlenken, bevor es zu Verzögerungen kommt. Dies ermöglicht Ihnen eine deutlich effizientere Abstimmung Ihrer Arbeitskräfte, was sich wiederum positiv auf die Mitarbeitermotivation sowie Zufriedenheit der Mitarbeiter auswirkt.

Klar ersichtliche Zuständigkeiten

Diese Vorgehensweise ermöglicht Ihnen ebenfalls eine übersichtliche Darstellung aller Unternehmensprozesse. So wird klar ersichtlich, welche Mitarbeiter welche Befugnisse benötigen, um ihrer Tätigkeit ungehindert nachgehen zu können. Auf diese Weise stellt der Dienstplan sicher, dass Sie oder Ihre Führungskräfte den richtigen Mitarbeitern die notwendigen Befugnisse erteilen. Somit vermeiden Sie Verwirrungen unter den Angestellten und den Führungskräften sowie Fehlentscheidungen.

Aufgabenmanagement im Dienstplan

Flexibilität durch Hinzufügen von Notizen

Die Integration des Aufgabenmanagements in den Dienstplan erhöht Ihre Flexibilität bei der Ressourcenplanung Ihrer Mitarbeiter. Die Funktion bietet Ihnen außerdem die Möglichkeit, Notizen dem Dienstplan hinzuzufügen und Ihren Mitarbeitern zu hinterlassen. Dadurch bereiten Sie das Team auf mögliche Eventualitäten vor und können die Aufgaben noch einmal klar und deutlich definieren. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass sich Ihre Mitarbeiter selbst in schwierigen Situationen korrekt verhalten und keine Aufgabe übersehen.

Aufgabenmanagement: Ein Fazit

Zusammenfassend wird deutlich, dass sich die Integration des Aufgabenmanagements in den Dienstplan lohnt. Testen Sie deshalb das praktische Add-on für die Papershift-App, um von diesen Vorteilen zu profitieren.