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Von einer gut umgesetzten Ressourcenplanung profitieren sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer. Sie resultiert in einer fristgerechten Erledigung aller Aufgaben, einer optimalen und transparenten Auslastung der Angestellten und damit zu einer gesteigerten Mitarbeitermotivation. Wie Personalressourcen idealerweise geplant werden und welche Aufgabe die Planung der Personalressourcen im Projektmanagement übernimmt, verrät der Artikel.
Was versteht man unter Ressourcenplanung?
Als strategischer Ansatz in Unternehmen sorgt die Ressourcenplanung dafür, dass die notwendigen Ressourcen (Personen, Anlagen usw.) für ein Projekt oder bestimmte Aktivitäten verfügbar sind und effektiv eingesetzt werden. Sie ist wichtiger Teil des Projektmanagements und hängt mit der Zeit- und Kostenplanung (z.B. Personalkostenplanung) zusammen. Demnach trägt sie entscheidend zur langfristigen Rentabilität von Projekten und der Einhaltung der Fristen bei.
Die Ressourcenplanung ist Aufgabe des Projektleiters und umfasst folgende Punkte:
- Planung der Aufgaben und ihrer Gesamtdauer
- Identifizierung der benötigten Ressourcen
- Zuweisung von Aufgaben an jede verfügbare Ressource (orientiert an deren Profilen und Fähigkeiten)
- Erstellung des Budgets
Welche Formen von Ressourcen gibt es?
- Personalressourcen: Personalressourcen (oder Humankapital) realisieren die Arbeit, die für den Abschluss des Projekts erforderlich sind. Es kann sich um Einzelpersonen, Gruppen oder juristische Personen handeln. Sie verfügen über die nötigen kognitiven Ressourcen, also das nötige Wissen und Know-how.
- Anlagen- und Sachressourcen: Zu den materiellen Ressourcen zählen Rohstoffe und Materialien, Werkzeuge, Maschinen, Ausrüstung, Software usw. Es kann sich um Ressourcen handeln, die das Unternehmen bereits besitzt, aber auch solche, die das Unternehmen noch kaufen oder mieten muss.
- Investitionen: Da jedes Projekt Kosten verursacht, braucht es eine Finanzierung. Die Finanzressourcen entsprechen dem Projektbudget, das vor Projektbeginn festgelegt wird. Investitionen finanzieren die Personal- und Sachressourcen des Projekts (z.B. die Vergütung der Projektbeteiligten), den Kauf oder die Miete materieller Ressourcen und sonstige Kosten (z.B. Reisekosten).
- Zeitliche Ressourcen: Hierbei handelt es sich um die Fristen, die für die Abarbeitung der Aufgaben festgelegt wurden. Wie viel Zeit eine Aufgabe in Anspruch nimmt, hängt immer von den verfügbaren Personalressourcen ab.
Wie unterscheiden sich Ressourcenplanung und Kapazitätsplanung?
Die Begriffe werden oft synonym verwendet, meinen aber nicht dasselbe. So betrachtet man bei der Kapazitätsplanung meist nur die Mitarbeiter als Ressource, um herauszufinden, ob ausreichend Arbeitszeit und Know-how zur Verfügung stehen, um die Projektanforderungen zu erfüllen. Während es bei der Kapazitätsplanung also darum geht, bei der Projektauswahl und -priorisierung die Ressourcenverfügbarkeit zu beurteilen, sorgt die Ressourcenplanung für die Zuweisung bestimmter Ressourcen wie Personal, Budget, Software, Materialien usw. Dabei wird sichergestellt, dass man das Potenzial jeder einzelnen Ressource optimal ausnutzt.
Warum ist Ressourcenplanung wichtig?
Bei korrekter Umsetzung der Ressourcenplanung erreichen Unternehmen größtmögliche Effizienz und haben die Chance, ihren Ressourceneinsatz zu optimieren. Das bedeutet, dass keine Ressource zum Beispiel übermäßig oder nicht ausreichend beansprucht wird. Durch die Ressourcenplanung erhalten Vorgesetzte und Personalplaner Einblicke in laufende Projekte und Ressourcenanforderungen und gewinnen Informationen zur Kapazität und mögliche Projektengpässe oder Engpässe bei der Einsatzplanung. Ein weiterer Vorteil ist, dass Unternehmen mit einer guten Ressourcenplanung flexibler auf sich verändernde Märkte und Kundenanforderungen reagieren können.
Welche Arten der Ressourcenplanung gibt es?
Je nach konkretem Ziel der Ressourcenplanung unterscheidet man zwischen zwei Arten der Ressourcenplanung:
- Qualitative Ressourcenplanung: Welcher Projektbeteiligter bearbeitet zu welchem Zeitpunkt welche Aufgaben?
- Quantitative Ressourcenplanung: Welcher Projektbeteiligte bearbeitet zu welchem Zeitpunkt welche Aufgaben? Wie umfänglich ist die zu leistende Arbeit? Auf welche Art und Weise planen wir die Absenz- und Grundlastplanung für die Ressourcen? Wie sieht es mit dem Beteiligungsgrad der einzelnen Personalressourcen am Projekt beziehungsweise an den einzelnen Vorgängen aus? Auf welche Art und Weise lassen sich die Aufwände von Projekt- und Linientätigkeiten sinnvoll integrieren?
Personalressourcen im Unternehmen
Häufig ist die Rede davon, dass die Mitarbeiter die wichtigste Ressource von Unternehmen sind. Schließlich wäre ein effektives Projektmanagement sowie eine optimale Personaleinsatzplanung ohne gut ausgebildete und flexible Arbeitnehmer nicht möglich.
Welche Techniken für die Ressourcenplanung gibt es?
Ressourcenzuteilung
Die Ressourcenzuteilung nutzt in der Regel alle Personalressourcen und erfasst, welche Mitarbeiter aktuelle für Projekte zur Verfügung stehen. Sie wird laufend aktualisiert und gibt Informationen zu Qualifikationen der Mitarbeiter und freien Kapazitäten.
Ressourcenabgleich
Bei dieser Methode vergleicht man die Fähigkeiten und Qualifikationen der aktuell nicht voll ausgelasteten Mitarbeitenden mit den jeweiligen Projektanforderungen. Auch hier kann man genau einsehen, welcher Mitarbeiter über freie Kapazitäten und die Qualifikationen für das jeweilige Projekte verfügt.
Ressourcenprognose
Ressourcenprognosen bedienen sich objektiver Einschätzungen zu Märkten und Wettbewerbern und teilen Personalressourcen aufgrund von Erfahrungswerten zu.
In welchen Unternehmen ist eine Ressourcenplanung üblich?
Gerade in großen Serviceunternehmen mit vielen Mitarbeitern lohnt sich eine Ressourcenplanung, mittels derer Betriebsmittel beispielsweise mit Tools und Software verwaltet und geplant werden. Immer öfter führen jedoch auch kleine und mittelständische Unternehmen eine Ressourcenplanung ein, um ihre Prozesse zu verbessern und beste Voraussetzungen für Wachstum zu schaffen.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Was braucht es für eine Ressourcenplanung?
Immer häufiger setzt man spezialisierte Softwarelösungen ein, um Projektaufgaben Personalressourcen zuzuteilen. Hierbei ist beispielsweise eine exakte Projektzeiterfassung möglich, um herauszufinden, wie viel Zeit für eine bestimmte Aufgabe oder ein Projekt benötigt wird. Außerdem ist es empfehlenswert, vor Projektbeginn eine detaillierte „Roadmap“ zu entwickeln, die einen Überblick über die Projektaufgaben und Zeitaufwände sowie die Ressourcenzuteilungen gibt.
Ein Projektmanagement-Tool – beispielsweise MS Project oder Sciforma – hilft, die zur Verfügung stehenden Personalressourcen und die Verteilung der Arbeit im Projekt im Blick zu behalten.
Wie funktioniert Ressourcenplanung?
Abschätzen des Ressourcenbedarfs
Noch vor Projektbeginn muss der Ressourcenbedarf so genau wie möglich eingeschätzt werden. Dafür ermittelt man sämtliche für das Projekt benötigten Ressourcen (interne und externe, menschliche, materielle und finanzielle Ressourcen).
Erstellen eines Ressourcenplans
Bei Projektstart wird eine Planung erstellt, die der visuellen Darstellung des Ressourcenbedarfs in einem bestimmten Zeitraum dient. Der Ressourcenplan lässt auf einen Blick erkennen, welche Personalressourcen wann verwendet werden sollen. Auch Nutzungskonflikte können visualisiert werden.
Controlling der Ressourcen
Key Performance Indicators (KPIs) helfen dabei, Abweichungen zu vergleichen und Ressourcen-Kapazitäten neu zu bestimmen.
- Personalressourcen: Wie zuverlässig oder produktiv sind diese Ressourcen?
Berechnung: Zeitaufwand für eine Aufgabe x Prozentsatz der Realisierung dieser Aufgabe - Anlage- und Sachressourcen: Wie hoch ist die Kapazitätsauslastung?
Berechnung:(Tatsächliche Leistung/Potenzielle Leistung) x 100 = Kapazitätsauslastung - Investitionen: Bewegen sich die aktuellen Kosten des Projekts innerhalb des geplanten Budgets?
Berechnung: Summe der dem Projekt zugewiesenen Ausgaben bis zu einem bestimmten Zeitpunkt
Antizipieren von Risiken und Umgang mit dem Unerwarteten
Risiken und Zwänge können den reibungslosen Ablauf des Projekts stören. Was kann man beispielsweise tun, wenn ein Mitarbeiter das Team verlässt? Was ist, wenn mehrere Mitarbeiter erkranken? Frühzeitige Überlegungen zu solchen Punkten im Projektmanagement dienen dazu, sich auf mögliche Szenarien vorzubereiten. So bietet es sich bei Personalressourcen zum Beispiel an, entsprechende Pufferzeiten einzuplanen.
Was sind die Vorteile der Ressourcenplanung?
Maximale Ressourcenauslastung
Früher wurden Mitarbeiter Teams häufig nur deshalb zugeteilt, weil sie gerade verfügbar waren. Ihren Fähigkeiten wurde dagegen nur wenig Beachtung geschenkt. Das Resultat waren Kompetenzlücken, die zu Verzögerungen bei Projekten führten. Aus diesem Grund legt man heute Wert auf eine Maximierung der Ressourcenauslastung.
Pünktliche Umsetzung
Das termingerechte Fertigstellen von Projekten erhöht die Kundenzufriedenheit und -loyalität und stärkt zudem die interne Arbeitsmoral.
Budgetgetreue Umsetzung
Mehrausgaben in Projekten können Projektabbrüche, Umsatzeinbußen und eine geringere Rentabilität zur Folge haben. Ein klares Verständnis von Personalressourcen und Ressourcenkapazität hilft, Projekte im Rahmen des Budgets abzuschließen.
Vorhersehbare Projektzeitpläne
Wer den Zeitaufwand für die Durchführung einzelner Aufgaben und den Abschluss jedes Projekts realistisch abschätzen kann, kann auch für die Zukunft planen und Veränderungen und neue Chancen einplanen.
Verbesserter Projektablauf
Projekte, in denen die richtigen Leute zur richtigen Zeit an den richtigen Aufgaben arbeiten, können schnell und mit nur wenigen Fehlern abgeschlossen werden.
Schließen von Kapazitätslücken
Indem man den Ressourcenbedarf mit den vorhandenen Kapazitäten vergleicht, lassen sich Ressourcenknappheit oder -überschüsse einfacher identifizieren. So verhindert man beispielsweise, dass neue Mitarbeiter eingestellt werden, das Problem aber lediglich in der Fehlzuteilung von Personalressourcen liegt.
Genauere Schätzungen
Ein sorgfältiges Ressourcenmanagement trägt dazu bei, Projektzeitpläne und -budgets genauer zu schätzen. Dies hilft zum Beispiel Führungskräften bei der Abschätzung, ab wann Projekte sich auf Kosten, Umsatz und die Rentabilität auswirken werden.
Welche Herausforderungen und Risiken gibt es bei der Ressourcenplanung?
Anhand der Ressourcenplanung können Unternehmen entscheiden, ob sich ein Projekt finanziell überhaupt lohnt oder ob es innerhalb der Frist umgesetzt werden kann. Auch die Frage, ob man selbst überhaupt über die Kapazitäten und die Expertise verfügt, um das Projekt umzusetzen, lässt sich mittels der Ressourcenplanung beantworten.
Dass die Planung der Personalressourcen wichtig ist, ist also klar. Doch welcher Risiken sollte man sich bei ihrer Berechnung bewusst sein?
- Saisonale Schwankungen: In Hoch-Zeiten – beispielsweise im Einzelhandel während des Weihnachtsgeschäfts – ist es häufig sinnvoll, zusätzliches Personal im Rahmen der Saisonarbeit einzustellen.
- Erkrankungen: Arbeitgeber tun vor allem in der kalten Jahreszeit gut daran, das Risiko einer erhöhten Krankheitsquote durch präventive Maßnahmen zu senken.
- Chronische Erkrankungen und Überlastung: Überlastung und lange Arbeitszeiten wirken sich negativ auf die Gesundheit der Mitarbeiter aus (siehe Burnout-Prävention). Eine gut geführte Arbeitszeiterfassung hilft, die Arbeitszeiten im Blick zu behalten. Körperlichen und psychischen Belastungen kann man mit Maßnahmen wie Inhouse-Sport- oder Entspannungskursen, Fitness-Studio-Zuschüssen und ergonomischen Arbeitsplätzen entgegenwirken.
- Spannungen im Team: Streit oder Dysfunktionalitäten im Arbeitsteam beeinträchtigen die Arbeit und die Mitarbeitermotivation. Manche Arbeitgeber setzen im Rahmen des Konfliktmanagements auf neutrale Strategie-Manager, die in schwierigen Situationen den Überblick bewahren und emotionale von sachlichen Aspekten trennen.
- Kündigungen: Um eine erhöhte Mitarbeiterfluktuation zu vermeiden und Teammitgleider langfristig zu binden, lohnen sich Maßnahmen zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit. Um diese Maßnahmen optimal auf die Bedürfnisse der Arbeitnehmer abzustimmen, kann man Mitarbeiterbefragungen und Erkenntnisse aus Mitarbeitergesprächen nutzen.
- Höhere Gewalt: Projekte können auch durch Stromausfälle, Erdbeben oder Unwetter lahmgelegt werden. Hier ist eine Prävention nicht immer möglich.
Ressourcenplanung umsetzen: 3 Möglichkeiten im Überblick
Analoge Realisierung
Gerade in kleineren Teams wird die Ressourcenplanung häufig noch analog – beispielsweise mittels Whiteboard, Kreidetafel oder Meta-Plan – umgesetzt. Der Vorteil ist, dass sich solche Hilfsmittel sehr schnell pflegen lassen. Nachteilig ist, dass sie in Sachen Kundenkommunikation und Koordination räumlich verteilter Teams schnell an ihre Grenzen stoßen.
Ressourcenplanung mit Excel
Die Ressourcenplanung mit Excel birgt die Vorteile, dass in der Regel keine zusätzlichen Lizenzkosten anfallen und das Programm beliebige grafische Auswertungen bietet. Übersichten lassen sich schnell aufbauen und das Tool ist einfach bedienbar.
Eine Excel-Lösung wird häufig dann zum Problem, wenn das Team wächst oder mehrere Teams geplant werden sollen. Der Grund: Daten in verschiedenen Dateien führen sehr häufig zu Versionsproblemen und das gemeinsame Arbeiten in einer einzigen Datei ist unkomfortabel. Ein teamübergreifendes Standardvorgehen gestaltet sich daher als schwierig.
Ressourcenplanung mit digitaler Lösung
Digitale Tools für die Ressourcenplanung ermöglichen es Unternehmen, Projekte zentral, schnell und mit einer optimalen Ressourcenzuweisung durchzuführen. Besonders vorteilhaft ist es, ein übergeordnetes System für das Projektportfolio-Management mit ausgewiesenen Ressourcenplanungsfunktionen zu nutzen.
Mit einem solchen Tool erhält man nicht nur einen zentralen, gemeinsam nutzbaren Ressourcenpool. Man kann auch Kompetenzprofile für alle Personalressourcen anlegen und Projekte mit Vorgängen, Meilensteinen und Abhängigkeiten planen. Außerdem lassen sich die Planungen auf der Projektebene mit denen in der Matrix- und Linienorganisation abgleichen. Man erhält eine Echtzeit-Übersicht über die Auslastung pro Projekt, Team und Person und Prognosen zu Ressourcenausfällen und -engpässen.
Das Unternehmen gewinnt Klarheit über seine Kapazitäten, kann Kapazitätsbedarfe für zukünftige Projekte antizipieren und schneller und genauer planen. Über eine passende Software kann jeder Projekt- und Teamleiter Informationen eingeben und abrufen. Hilfreich ist auch, dass Qualifikationen und Fähigkeiten der Mitarbeiter abrufbar sind und die Personalressourcen so noch besser auf die jeweiligen Teams verteilt werden können. Die korrekte Auswahl und Planung der Personalressourcen fällt so sehr viel leichter aus und wird zudem flexibler.
Welche Relevanz hat Ressourcenplanung im Projektmanagement?
Eine gut umgesetzte Ressourcenplanung im Projektmanagement steigert die Wahrscheinlichkeit, mit möglichst wenig Aufwand zum Ziel zu kommen. Schließlich kann man nur wirkungsvoll für die Zukunft planen, wenn man weiß, welche Personalressourcen man für laufende und künftige Projekte benötigt. Dank der Ressourcenplanung lassen sich die verfügbaren Personalressourcen auf Unternehmensebene wirtschaftlich nutzen. Sie werden nicht überlastet und in Zukunft benötigte Personalressourcen können rechtzeitig beschafft werden.
3 Tipps zur Optimierung der Ressourcenplanung
Tipp 1: Personal entwickeln
Mitarbeiter als wertvollste Ressource von Unternehmen sollten gezielt weiterentwickelt werden. Das dient nicht nur der Mitarbeiterbindung, sondern auch ihrer Qualifizierung. Damit reduzieren sich die hohen Kosten für Neueinstellungen und bereits gut eingearbeitete Mitarbeiter können sich für höhere Anforderungen qualifizieren.
Tipp 2: Mitarbeiter in den Planungsprozess einbeziehen
Unternehmen, die ihre Mitarbeiter an der Planung beteiligen, profitieren von einer höheren Mitarbeiterbindung und Einsatzbereitschaft.
Tipp 3: Networking für einen größeren Ressourcenpool
Um Auftragsspitzen extern abdecken zu können und Risiken entgegenzuwirken, empfiehlt sich die langfristige Vernetzung mit Externen, Freelancern und gegebenenfalls Mitbewerbern. Der Vorteil einer solchen Vorgehensweise ist, dass es im Unternehmen keine nicht ausgelasteten Personalressourcen gibt, die die Personalkosten unnötig in die Höhe treiben.
Ressourcenplanung für Mitarbeiter: 5 Ratschläge für den Arbeitsalltag
#1 – Realistische Planung der Auslastung
Ressourcenplanung ist immer auch von Faktoren abhängig, auf die man keinen Einfluss hat – zum Beispiel Krankheitsstände und damit die Krankheitsquote. Daher ist es wichtig, dass der Aufwand für die Ressourcenplanung dem Genauigkeitsgrad des Outputs angepasst wird.
#2 – Flexibilität und Puffer ermöglichen
Die sogenannte Grundlast bezeichnet den Teil der Arbeitszeit, den man mit administrativen oder organisatorischen Aufgaben verbringt. In der Ressourcenplanung sollte die Grundlast mit 10 bis 20 % der tatsächlichen Arbeitszeit jedes Mitarbeiters berücksichtigt werden. Schließlich ist diese Zeit nicht als Kapazität für die Projektbearbeitung verfügbar. Es handelt sich um einen Puffer für Organisationszeit und etwaige Leistungsschwankungen.
#3 – Regelmäßige teaminterne Abstimmung
Regelmäßige Rücksprachen mit dem Team dienen der Abstimmung und der gemeinsamen Priorisierung von Aufgaben. Was kann auch in der nächsten Woche erledigt werden? Was ist besonders dringend und muss möglichst bald abgearbeitet werden? Die teaminternen Abstimmungen sorgen auch dafür, dass die Aufgaben fair verteilt sind und sich kein Teammitglied überlastet fühlt.
#4 – Arbeitszeiterfassung nicht vergessen
Jeder Mitarbeiter muss festhalten, wie lange er für welche Aufgabe und welches Projekt gearbeitet hat. Hierfür sollte es ein System zur Zeiterfassung geben. Denn nur wenn die Arbeitszeiten genau erfasst werden, lässt sich am Ende erkennen, ob die bisherige Ressourcenplanung aufgeht – oder ob sie für das nächste Projekt angepasst werden muss. Außerdem zeigt sich so, ob die geplante Grundlast ausreicht oder nicht.
#5 – Nutzung einer digitalen Lösung zur Ressourcenplanung
Tools für die softwaregestützte Ressourcenplanung ermöglichen es Unternehmen, Projekte schneller und mit der optimalen Zuteilung von Personalressourcen umzusetzen.
Wie optimiert man die bestehende Ressourcenplanung für Mitarbeiter?
Neben einem softwaregestützten Tool für die Ressourcenplanung bietet es sich an, vorhandene Mitarbeiter gezielt weiterzuentwickeln. Zum einen senkt dies die Kosten für das Onboarding neuer Mitarbeiter, zum anderen können gut eingearbeitete Mitarbeiter auf diesem Weg für höhere Anforderungen qualifiziert werden.
Wichtig ist es auch, die Mitarbeiter in die Planung der Personalressourcen einzubeziehen. Die als stärker wahrgenommene Mitbestimmung führt zu einer höheren Mitarbeiterbindung und damit zu einer gesteigerten Arbeitsproduktivität.
Empfehlenswert ist auch ein nachhaltiges Networking mit externen Personalressourcen wie beispielsweise Freelancern. Dies dient nicht nur dem Abfedern von Auftragsspitzen, sondern auch der Erweiterung des Ressourcenpools. Unternehmen sparen sich auf diesem Weg das kostenintensive Einstellen von Mitarbeitern, die nicht optimal ausgelastet wären.
Ressourcenplanung im Überblick
