Zum einwandfreien Ablauf des Arbeitsgeschehens in einem Unternehmen ist in erster Linie ein effizienter Dienstplan entscheidend. Welche Aufgaben zur Dienstplanverwaltung gehören und wie der Prozess rund um Dienstpläne optimiert werden kann, erfahren Sie in diesem Artikel.

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Dienstplanverwaltung: Definition und Herausforderungen

Definition: Was ist Dienstplanverwaltung?

Bei der Dienstplanverwaltung handelt es sich um einen zentralen Teil der Personaleinsatzplanung. Zu den Verwaltungsaufgaben des Dienstplanverwalters gehören zum Beispiel die Erstellung von Schichten und die Einteilung der Mitarbeiter in Schichtgruppen. Der Dienstplan legt damit die konkreten und verbindlichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter fest.

Außerdem muss eine gute Dienstplanverwaltung auf aktuelle Ereignisse wie Abwesenheiten (Urlaube und Krankheiten) von Mitarbeitern und andere kurzfristigen Änderungen reagieren, ohne dass der reibungslose Betriebsablauf dabei gefährdet wird.

Herausforderungen bei der Dienstplanverwaltung

Die Dienstplanverwaltung kümmert sich nicht nur um schlichte Vergabe von Diensten, sondern muss dabei stets auf aktuelle Änderungen, etwaige Erkrankungen und erhöhten Personalbedarf reagieren können. Hinzu kommt die Berücksichtigung besonderer Bedingungen wie die eingeschränkte Verfügbarkeit bestimmter Mitarbeiter.

Damit ein Schichtplan rechtens und fair ist, müssen weiterhin relevante Gesetze und Richtlinien zum Arbeitsschutz mit der Planung eingehalten werden. Diesen und weiteren Herausforderung muss sich der Ersteller eines guten Dienstplans regelmäßig stellen.

Arbeitszeit planen und verwalten: Ein wiederkehrendes Dilemma

Die Erstellung eines Dienstplanes ist keine einmalige Herausforderung, sondern gehört zu den wiederkehrenden Aufgaben eines Schichtplaners und birgt daher das Potenzial zu einer Automatisierung des Prozesses.

Neben der sorgsamen Einteilung aller Mitarbeiter in die Schichten gilt es, auch die Arbeitszeit des Planers selbst so effektiv wie möglich zu gestalten. Je nach dem, ob eine analoge oder digitale Verwaltungsart verwendet wird, ergibt sich für den Verantwortlichen eine unterschiedlich hohe Anzahl an in die Planung zu investierenden Stunden. In vielen Fällen gehören noch viele weitere Aufgaben zum Arbeitsbereich des Planers und die benötigten Stunden für die Dienstplanverwaltung sind nicht vorgesehen oder gegeben.

Nur durch einen optimierten Prozess der lässt sich daher die Herausforderung der Dienstplanung effektiv meistern.

Dienstplanverwaltung: Warum sich eine digitale Lösung lohnt

Besonders in größeren Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und Arbeitsbereichen kann eine sinnvolle Dienstplanverwaltung schnell zu einer komplexen Aufgabe werden. Ohne die Verwendung einer digitalen Verwaltung stellt sich diese Arbeit als zusätzlich erschwert dar.

So haben analoge Lösungen beispielsweise die Nachteile der fehlenden Aktualität, der verschlechterten Flexibilität und einer gewissen Verlustgefahr des Dienstplans.

Auch mit einer in Excel oder einem ähnlichem Programm erstellten Dienstplanung muss mit einigen vermeidbaren Problemen gerechnet werden. Beispielsweise müssen die Verantwortlichen die nötigen Rechnungen selbst vornehmen, was das Risiko von Fehlern und Ungenauigkeiten in sich birgt.

Außerdem fressen besonders kurzfristige Änderungen und die Arbeitszeiterfassung viel Zeit und sind im Nachhinein teilweise schwer nachvollziehbar, was sich sehr negativ auf die Effektivität auswirkten kann.

Wesentlich praktischer ist aus diesen Gründen die digitale Dienstplanerstellung, mit der sich die Verwaltungsaufgaben sehr transparent und flexibel erledigen lassen. So werden Änderungen stets unkompliziert und schnell an alle Mitarbeiter kommuniziert und der aktuelle Dienstplan ist jederzeit abrufbar.

Zudem kann das gesamte Team von einem einfachen und übersichtlichem Dienstplan profitieren.

Dienstpläne mit Papershift digital verwalten

Zur professionellen Dienstplanverwaltung gehört auch ein optimiertes Softwareprogramm. Mit den Diensten von Papershift kann der gesamte Prozess der Dienstplanerstellung digital an einem Ort vorgenommen werden. So hat jederzeit jemand die Verwaltung der Dienstplanung im Griff.

Zusätzlich lässt sich auch die gesamte Arbeitszeiterfassung und die Urlaubsplanung mit dem Schichtplaner von Papershift organisieren und übersichtlich darstellen. Auf diese Weise geht keine wertvolle Zeit und Mühe an die komplizierte Dienstplanverwaltung in Excel oder Ähnlichen verloren. Somit kann die gesparte Zeit in die Erledigung viel wichtigerer Aufgaben investieren werden.

Passende Schichtplan Ansichten für jeden Anwendungsfall

Bei der Dienstplanverwaltung von Papershift kann zwischen verschiedenen Dienstplan Ansichten gewählt werden. Beispielsweise lässt sich die Darstellung bei Bedarf auf bestimmte Arbeitsbereiche wie Catering oder Security (typische Bereiche bei Veranstaltungen) beschränken. Dadurch wird eine optimale Übersichtlichkeit im Plan gewährleistet, von der sowohl die Planer als auch die Mitarbeiter profitieren.

So berücksichtigen Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter

Damit ein Dienstplan in der Praxis reibungslos funktioniert, sollten die Mitarbeiter aus den relevanten Arbeitsbereichen stets in den Planungsprozess involviert werden. Das gelingt beispielsweise, indem sich die Arbeitnehmer im Vorfeld auf bestimmte Schichten bewerben oder ihre bevorzugte Schichtzeiten in einer digitalen Software vermerken.

Dieses Vorgehen beschleunigt nicht nur die Dienstplanerstellung, sondern schafft auf lange Sicht auch eine höhere Zufriedenheit bei den Mitarbeitern im Unternehmen. Ebenso werden die Mitarbeiter (z.B. via E-Mail) in Echtzeit über Neuigkeiten im Dienstplan informiert

Gut zu wissen: Papershift kann auch zur Dienstplanverwaltung für Vereine genutzt werden, um Mitglieder und Personen bei Veranstaltungen einfach und digital zu planen.

Verfasst von Sandy Lanuschny

Den Mehrwert von Papershift stets im Blick, versorgt Euch Sandy mit spannenden Beiträgen zu den Themen Dienstplanung und Zeiterfassung.