Bekanntgabefrist beim Dienstplan

Dass Du beim Schreiben eines Dienstplans zahlreiche Vorgaben einhalten musst, ist Dir sicherlich nicht neu. Selbst wenn Dir alle Details des Arbeitszeitgesetzes und der Vorgaben für Azubis, Mini-Jobber, Teilzeit- und Vollzeitkräfte, einfach von der Hand gehen – bei der Bekanntgabe und Veröffentlichung des Dienstplans warten noch einige Fallstricke auf dich.

Bekanntgabe des Dienstplans – eine rechtliche Grauzone

Was Diskussionen um die Bekanntgabefrist des Dienstplans so schwierig macht ist, dass es keine klaren gesetzlichen Regelungen gibt. Da bisher noch kein Streit um die Bekanntgabe von Dienstplänen vor Gericht landete, gibt es auch keine richtungsweisenden Urteile. Das sorgt in vielen Unternehmen sowohl bei Angestellten als auch bei Personalern für Unsicherheit.

Einen Anhaltspunkt liefert lediglich § 12 Abs. 2 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes. Dieses bezieht sich auf die sogenannte Arbeit auf Abruf im Rahmen von Stundenerhöhungen oder -verminderungen nach dieser gesetzlichen Grundlage. Hier dürfen Arbeitnehmer die Arbeitsleistung verweigern, wenn diese nicht mindestens vier Tage im Voraus mitgeteilt wurde. Der Tag der Bekanntgabe zählt dabei nicht mit. Ob und unter welchen Umständen sich diese Regelung auch auf das Erstellen und die Bekanntgabe von Dienstplänen auswirkt, bleibt allerdings unklar.

Festlegung der Arbeitszeiten laut Arbeitszeitgesetz

Das Arbeitszeitgesetz regelt die für Angestellte zulässigen Arbeitszeiten, Ruhepausen und Ruhezeiten. Nacht- und Schichtarbeit soll laut § 6 „den gesicherten arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen über die menschengerechte Gestaltung der Arbeit“ entsprechen. Es ist anzunehmen, dass sich diese Regelung auf Dienstpläne im Allgemeinen bezieht – auch wenn sie an dieser Stelle nicht explizit erwähnt werden. Wie genau sich laut arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen Arbeit menschengerecht gestalten lässt, bleibt ebenfalls Auslegungssache.

Dienstplan Bekanntgabefrist in der Praxis

Es mag zwar keine verbindlichen Regelungen zur Bekanntgabe von Dienstplänen und Schichteinteilungen geben. Die meisten Arbeitnehmer sehnen sich aber sicherlich nach einer gewissen Planungssicherheit. Ein rechtzeitig vorliegender Einsatzplan hilft ihnen, ihre wichtigen Termine frühzeitig so zu arrangieren, dass sie nicht mit den Arbeitszeiten kollidieren. Das ist umso wichtiger, je größer der Zeitraum, den der Dienstplan abdecken soll, ist.

Sind freie Tage frühzeitig bekannt, kann das Privatleben um die Arbeit herum geplant werden. Die regelmäßige kurzfristige Aufstellung von Einsatzplänen macht hingegen oft nachträgliche Änderungen erforderlich. Das kann sich negativ auf die Zufriedenheit in der Belegschaft auswirken. Dabei gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, wie Du für mehr Planungssicherheit auf beiden Seiten sorgen kannst.

Dienstpläne und Bekanntgabefrist laut Tarifvereinbarung

In Branchen, in denen Dienstpläne oder ein Schichtsystem üblich sind, gibt es unter Umständen Vereinbarungen zu Fristen im Tarifvertrag. In jedem Fall solltest Du beachten, dass der Einsatzplan und die Arbeitszeiten vom Betriebsrat genehmigt werden müssen. Zwar darf der Plan den Mitarbeitern auch schon vor der Genehmigung zugänglich gemacht werden – allerdings nur mit einem entsprechenden Verweis auf den noch nicht endgültigen Status.

Sicherheit dank Betriebsvereinbarung

Existiert kein Tarifvertrag oder enthält dieser keine Regelung zur Bekanntgabe von Dienstplänen, kann mit Hilfe einer Betriebsvereinbarung eine sichere Planungsgrundlage geschaffen werden. Da diese zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat ausgehandelt wird, sind hier die Interessen beider Seiten gleichermaßen vertreten.
Achtung: Eine Betriebsvereinbarung kann Regelungen aus einem Tarifvertrag nicht ungültig werden lassen – selbst wenn die Mitarbeiter dadurch begünstigt würden. Natürlich steht es Dir aber jederzeit frei, den neuen Dienstplan früher als unbedingt notwendig bekanntzugeben.

Dienstplan Bekanntgabe: Regelungen im Arbeitsvertrag

Einige Angestellte, allen voran Eltern, benötigen ausreichend Zeit im Vorfeld, um die Kinderbetreuung zu planen. Existieren weder Regelungen im Tarifvertrag noch eine Betriebsvereinbarung, kann auch im Arbeitsvertrag selbst eine Regelung über Fristen zur Bekanntgabe des Dienstplans getroffen werden. Existieren sowohl eine Betriebsvereinbarung als auch eine Klausel im Arbeitsvertrag, gilt letztere, insofern sie für den Arbeitnehmer einen Vorteil darstellt. Der Verzicht auf die Regelung in einer Betriebsvereinbarung ist nur mit Zustimmung des Betriebsrats möglich.

Dienstplan Bekanntgabefrist: Best Practices

Da es an verbindlichen Vorgaben fehlt, kann Dir leider niemand die Frage, wann Du den Dienstplan bekanntgeben solltest, eindeutig beantworten. In der Praxis hat sich jedoch folgende Faustregel durchgesetzt: Der Dienstplan sollte die Hälfte der Zeit, die er gültig ist, im Voraus bekannt sein. Erstellst Du also einen Wochenplan, sollte dieser Deinen Angestellten spätestens drei bis vier Tage im Voraus bekannt sein. Handelt es sich um einen Monatsplan, sollte dieser spätestens bis zur Monatsmitte für den darauf folgenden Monat fertig sein.

Noch wichtiger als die Einhaltung bestimmter Fristen ist oft die Regelmäßigkeit und Zuverlässigkeit. Wenn die Angestellten wissen, wann sie mit dem neuen Einsatzplan rechnen können, nehmen zusätzliche Nachfragen ab. Außerdem gilt: Dienstpläne, die Du bereits länger im Voraus erstellen kannst, solltest Du bereits schreiben. So gerätst Du nicht unter Druck, kannst alle nötigen Vorgaben beachten und musst den Plan im Nachhinein nicht so häufig abändern.