GKV-Monatsmeldung – Definition

Sobald ein Arbeitnehmer mehrfach versicherungspflichtig beschäftigt ist, besteht seit Januar 2012 die Pflicht zur GKV-Monatsmeldung, welche sich aus § 28a Abs. 1 Satz 1 Nr. 10 SGB IV und § 11b DEÜV ergibt. Die Monatsmeldung ist ein Prüfinstrument zur Bemessung der Krankenkassenbeiträge bei mehreren versicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnissen. Sie wird im Rahmen der ersten Gehaltsabrechnung/Lohnabrechnung nach Aufnahme der Tätigkeit vorgenommen und muss innerhalb von sechs Wochen nach der Abrechnung bei der Krankenkasse eingegangen sein. Das Meldeverfahren unterliegt der DEÜV (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung). Die sechswöchige Meldefrist gilt für alle sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnisse.
Die GKV-Monatsmeldung wird vom Arbeitgeber übermittelt, sofern die Krankenkasse diese anfordert. Solange der Arbeitnehmer zusätzliche Einnahmen erzielt, muss sie Monat für Monat abgegeben werden. So kann der Sozialversicherungsträger feststellen, ob ein mehrfach Beschäftigter möglicherweise Beitragsbemessungsgrenzen überschreitet.

GKV-Monatsmeldung in der Praxis

Gemäß der Datenerfassungs- und Datenübermittlungsverordnung (DEÜV) müssen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter bei den Sozialversicherungsträgern an- und abmelden, ihre Stammdaten aktuell halten, über Unterbrechungen wie Elternzeit und in größeren Abständen auch über das ausgezahlte Gehalt informieren. Fehlende GKV-Monatsmeldungen müssen nachträglich übermittelt werden. Umgekehrt kann es durchaus sein, dass bereits übermittelte Meldungen nicht notwendig waren. Diese Meldungen, die häufig bei einer verspäteten Abmeldung einer Zweitbeschäftigung vorkommen, müssen storniert werden. Die Krankenkasse kann erst dann reagieren, wenn Meldungen aller bisherigen Arbeitgeber vorliegen. Infolge dessen kommt es häufig zu Zeitverzögerungen, was wiederum zu Überschneidungen oder Fehlzeiten führt. Für Arbeitgeber bedeutet dies einen höheren bürokratischen Aufwand.

Ausnahmen von der GKV-Meldepflicht

Die Krankenkassenmeldung ist nicht in jedem Fall notwendig. Für Minijobber, die einen ersten Minijob neben einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung ausüben, muss keine Meldung erfolgen. Diese ist erst erforderlich, wenn ein zweiter oder dritter Minijob zur Hauptbeschäftigung hinzukommt.

Inhalte der GKV-Monatsmeldung

Diese Angaben muss die GKV-Monatsmeldung enthalten

  • Versicherungsnummer des Arbeitnehmers (oder Geburtsname und Geburtsdatum)
  • Name und Betriebsnummer des Arbeitnehmers
  • sozialversicherungspflichtiges Gehalt pro Monat
  • Sozialversicherungstage
  • Rechtskennzeichen
  • Beitragsgruppenschlüssel

Krankenkassenmeldung und Rückmeldung erfolgen verschlüsselt auf elektronischem Wege, entsprechend der DEÜV. Hierfür existieren Formulare, ähnlich der Steuerformulare. Liegt die Summe der Entgelte für mehrere Beschäftigungen unterhalb der Beitragsbemessungsgrenze, werden die Sozialversicherungsbeiträge für jeden Arbeitgeber einzeln berechnet und abgeführt. Nur ein Arbeitgeber kann Hauptarbeitgeber sein. Dieser erhält die für den Arbeitnehmer günstigste Steuerklasse (eins bis fünf), alle anderen Arbeitgeber werden der Steuerklasse sechs zugeordnet.