Die Vergütung hat einen wesentlichen Einfluss auf die Qualität der Arbeitsleistung und den Lebensstandard. Ist der Stundenlohn zu niedrig, müssen mehr Arbeitsstunden geleistet werden, um ein würdiges Leben führen oder auch das Unternehmen finanzieren zu können. Aus diesem Grund ist es unentbehrlich, den Stundensatz zu berechnen und dabei wichtige Faktoren zu berücksichtigen. Dieser Artikel bietet eine Einführung in das Thema und zeigt ein nützliches Praxisbeispiel auf einen Blick.

Stundensatz berechnen

Definition: Was ist ein Stundensatz?

Bei einem Stundensatz (auch Stundenverrechnungssatz genannt) handelt es sich um den Betrag, der einem Kunden für die erbrachte Arbeitsleistung pro Stunde in Rechnung gestellt wird. Die Betriebskosten sind bereits im Stundensatz inkludiert. In der Regel sind die Kosten für Material, das zur Erbringung einer Leistung benötigt wird, nicht enthalten. Üblicherweise ist der Stundensatz der Nettobetrag, auf den noch geltende Steuern zukommen.

Um ein Beispiel zu nennen: Herr Thomas ist ein Handwerker, der sich auf das Fliesenlegen spezialisiert. Er wird von einem Kunden beauftragt, das Badezimmer zu fliesen. Seine Arbeitszeit beträgt zehn Stunden. Daraus folgt, dass er für diese Arbeitsstunden zehnmal seinen Stundensatz bekommt. Die Kosten für verbrauchtes Material (Fliesen) werden gesondert in Rechnung gestellt.

Warum berechnet man einen Stundensatz?

Die Höhe des Stundensatzes hat eine große Bedeutung für Unternehmer, Angestellte, Selbstständige, Existenzgründer, Freiberufler und alle Dienstleister. In einem Betrieb arbeitet man meistens mit verschiedenen Stundensätzen, die für jeden einzelnen Mitarbeiter je nach Posten und Verantwortung berechnet werden. Der mit einem Arbeitgeber vereinbarte Stundensatz wirkt sich auf das monatliche Gehalt aus.

Während Mitarbeiter mit Arbeitgebern über Stundenlöhne verhandeln, müssen Selbständige, Freiberufler und Dienstleister allein dafür sorgen, dass der Stundensatz ihrem Wert entspricht. Sind das Honorar oder die Vergütung für realisierte Projekte und Aufträge zu niedrig, fällt es ihnen auf Dauer schwer, den eigenen Lebensunterhalt zu bestreiten. Die größte Motivation für die Berechnung des Stundensatzes ist es daher, den gewünschten Umsatz zu erreichen.

Umsatz ist nicht gleich Gewinn

Es kommt nicht selten vor, dass Unternehmer und Gründer ihre Leistungen nach dem Stundenverrechnungssatz anbieten, ohne gleichzeitig Rücklagen zu bilden. Diese sind sehr wichtig, um kommende Anforderungen abzudecken und auf unvorhergesehene Entwicklungen vorbereitet zu sein. Es ist ebenfalls unerlässlich, einen zufriedenstellenden Gewinn zu erzielen und Rücklagen zu bilden.

Zu diesem Zweck empfiehlt es sich, einen Gewinn- und Risikoaufschlag von 2 bis 5 Prozent zu berechnen. Bei der Berechnung des Aufschlags gilt es die folgenden Faktoren zu berücksichtigen:

  • strategische Unternehmensziele
  • Marktlage und Positionierung im Wettbewerb
  • Risikobereitschaft des Unternehmens
  • Preisgestaltung der Mitbewerber
  • Umsatz- und Gewinnziele
  • Selbstbewusstsein und Selbstwertgefühl

Was beinhaltet der Stundensatz konkret?

Neben dem erwähnten Gewinn und Rücklagen zur Überbrückung finanzieller Engpässe sollte man bei einer sorgfältigen Betrachtung des Stundensatzes noch weitere Faktoren berücksichtigen. Je nach Branche und Art des Wettbewerbs können sie variieren. Es folgt ein kurzer Überblick über Faktoren, die zusätzlich zu Gewinn und Rücklagen bei der Stundensatz Kalkulation nicht fehlen dürfen.

  • Betriebskosten (auch fixe Kosten genannt): Es handelt sich hierbei um jene Kosten, die unabhängig von der Auftrags- und Beschäftigungslage eines Unternehmens unveränderlich und in einem bestimmten Zeitrhythmus (meist monatlich) anfallen. Dazu gehören Personalkosten, Versicherungen, Miete, Strom und Wasser (wenn physische Büros vorhanden sind), Telefon- und Internetkosten, lineare Abschreibungen und Zinsen.
  • Variable Kosten: Sie stehen im direkten Zusammenhang mit der Produktionsmenge und variieren je nach Umfang der Produktion. Hier angesprochen sind beispielsweise Akkordlöhne, Rohstoffe, Energiekosten (für Maschinen), Transportkosten und Fremdleistungen. Zu variablen Kosten werden auch Marketing- und Werbekosten zugeordnet, vor allem dann, wenn sie sich nach einzelnen Projekten richten.
  • Produktive Arbeitszeit: Während dieser nutzt ein Mitarbeiter oder Selbstständiger seine Zeit dazu, die Arbeit für einen Auftraggeber zu erledigen. Weil es nicht möglich ist, an 365 Tagen eines Jahres produktiv zu arbeiten, sollte man unproduktive Zeiten abziehen. Hierzu gehören 104 Wochenendtage/Jahr, 10-13 Feiertage/Jahr (je nach Bundesland), 20 Tage Urlaub, geschätzte Fehltage wegen Krankheit und Fortbildung (10-14/Jahr), Fahrtzeiten und Zeitaufwand für administrative Tätigkeiten.
  • Steuern: Unternehmen zahlen drei Arten von Steuern. Das sind Ertragssteuern (z. B. Gewerbesteuer), Verbrauchssteuern (z. B. Energiesteuer) und Substanzsteuer (z. B. Grundsteuer). Welche Steuern ein Unternehmer oder Selbstständiger tatsächlich bezahlen muss, hängt unter anderm von der gewählten Rechtsform ab.
  • Marktrisiko: Hier ist die Rede vom Risiko, das mit Verlusten wegen ungünstiger Preisbewegungen verbunden ist. Eine negative Marktentwicklung besteht dann, wenn beispielsweise Gold- und Rohstoffpreise sowie Aktien- und Wechselkurse an Wert verlieren.

Wie berechnet man den Stundensatz?

Ein Dienstleister, der seinen Stundensatz berechnen will, muss mit der Berechnung seiner Arbeitstage in einem Jahr ohne freie Tage (gesetzliche Feiertage und Wochenenden) beginnen. Danach rechnet er aus, wie viele Arbeitsstunden er im Monat leisten wird. Von diesen sollte er unproduktive Zeiten (aufgrund Krankheit, Urlaub, Fortbildung und des administrativen Aufwands) abziehen. Bei der Kalkulation gilt es auch alle fixen Kosten zu berücksichtigen. Kosten durch Arbeitsstunden ist der Stundensatz.

Wie oben angesprochen, sollte der Stundenlohn auch den angestrebten Gewinn und Rücklagen einkalkulieren. Deshalb ist es wichtig, zusätzlich einen Gewinn- und Risikoaufschlag von 2 bis 5 Prozent zu berechnen. Selbstverständlich darf man ebenfalls variable Kosten, Steuern und eventuelle Personalkosten nicht außer Acht lassen.

Praxisbeispiel für die Stundensatzkalkulation

Peter ist ein selbstständig tätiger Softwareentwickler, der erst am Anfang seiner Karriere steht. Er rechnet damit, dass er monatlich 2.000 Euro brutto verdienen wird. Seine Betriebskosten schätzt er auf 1.000 Euro. Ein angestellter Werkstudent unterstützt ihn zwei Tage pro Woche. Dies kostet Peter 356,5 Euro Versicherung Arbeitgeberanteil. Es sind schon mal 3356,5 Euro ohne Lohnkosten und variable Kosten.

Peter kalkuliert nun seine monatlich geleistete Arbeit. Dabei nimmt er an, dass er 218 Tage (ohne freie Tage) arbeiten wird. Das sind 145,33 Arbeitsstunden im Monat. Von diesen zieht er ein Drittel als unproduktive Zeit ab. Es bleiben 96,89 Arbeitsstunden pro Monat. Um in diesen 3356,5 Euro zu verdienen, muss der Stundensatz gerundet 34,6 Euro betragen.

Unberücksichtigt bleiben immer noch Lohnkosten für den Werkstudenten, variable Kosten zum Beispiel für Werbung, Steuern, das Marktrisiko, private Lebenshaltungskosten und Konsumausgaben.

Der Werkstudent erhält einen Stundenlohn von 12 Euro. Arbeitet er zwei Tage pro Woche und insgesamt 8 Tage pro Monat, muss Peter 768 Euro zusätzlich zu 356,5 Euro Versicherung Arbeitgeberanteil einkalkulieren. Bei der Berechnung von Stundenlohn sind gesetzliche Vorgaben zu beachten. Ab dem 1. Juli 2021 beträgt der gesetzliche Mindestlohn 9,60 Euro pro Stunde. Ab 1. Januar 2022 wird er auf 9,82 Euro angehoben.

Es wird schnell ersichtlich, dass der anfangs angenommene Verdienst in der Höhe von 2.000 Euro brutto viel zu niedrig ist, um private Lebenshaltungskosten, Versicherungen und Konsumausgaben erbringen zu können. Es kommen noch das Marktrisiko und der angestrebte Gewinn hinzu, die starke Berücksichtigung finden müssen. Schließlich entscheidet Peter sich dafür, den Stundensatz zu verdoppeln, indem er für sich 70 Euro und für den Werkstudent 35 Euro einkalkuliert.

Was bedeutet Nachkalkulation?

Viele Gründer vergessen, die Nachkalkulation zu erstellen. Sie ist ein wichtiges Controlling-Instrument, das es erlaubt, den Stundensatz auf Plausibilität zu überprüfen. Dank der Nachkalkulation wird schnell ersichtlich, ob Kosten und andere in der Kalkulation berücksichtige Faktoren mit der eigenen Einschätzung übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, sollte man die Schätzwerte durch Ist-Werte ersetzen und erneute Verhandlungen mit Arbeitgeber oder Kunden führen.

Die größten Fehler bei der Stundensatzkalkulation

  • Die Kalkulation erfolgt auf falscher Basis.
  • Man vergisst, Sozialversicherungskosten in der Kalkulation zu berücksichtigen.
  • Kosten werden zu niedrig geschätzt.
  • Die Kalkulation berücksichtigt keinen Gewinn- und Risikoaufschlag.
  • Unproduktive Zeiten werden falsch eingeschätzt.
  • Es fehlen Marktkenntnisse, die es erlauben, das Marktrisiko zu berechnen.
  • Man verzichtet auf Nachkalkulation und Anpassung an Ist-Werte.
  • Ein geringes Selbstbewusstsein führt zur schwachen Verhandlungsposition.

Der Stundensatz auf einen Blick

Die Berechnung des Stundensatzes sollte nicht nur für Angestellte eine hohe Priorität haben, die mit ihrem Chef einen höheren Stundenlohn aushandeln wollen. Auch Unternehmer, Freiberufler und Dienstleister stehen vor der herausfordernden Aufgabe, den Stundensatz zu berechnen. Dazu brauchen sie etwas Mut und die Bereitschaft, die eigenen Bedürfnisse zu erkennen und die damit verbundenen Kosten der Realität entsprechend zu analysieren.

Fehlt es an Selbstbewusstsein und Vertrauen in die eigenen Stärken, kann das nur schlecht enden. Ein zu niedriger Stundensatz und damit einhergehend ein unwürdiger Stundenlohn können dazu führen, dass die Arbeitsstunden ausufern und die Qualität leidet. Ein guter Überblick über tatsächliche Kosten, unproduktive Zeiten, Steuern und das Marktrisiko erlaubt es Arbeitgebern und Arbeitnehmern, ein zufriedenstellendes (berufliches und privates) Leben zu führen.

Verfasst von Sandy Lanuschny

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