In jedem Unternehmen kommt es immer wieder vor, dass Mitarbeiter im Außendienst zwecks Kundenbesuche auf mehrtägige Dienstreisen gehen und dann in Hotels übernachten. Solche Außendienstmitarbeiter haben dann die Möglichkeit, die Kosten für solche Übernachtungen durch Inanspruchnahme einer Übernachtungspauschale zumindest teilweise auszugleichen. Erfahren Sie in unserem Artikel mehr zur Höhe der Pauschale und dem Vorgang zur Reisekostenabrechnung.

Übernachtungspauschale: Alles Wichtige zur Reisekostenabrechnung

Definition: Was ist die Übernachtungspauschale?

Die Übernachtungspauschale bezeichnet eine Pauschale, die Arbeitnehmer zur anteiligen Erstattung der Reisekosten innerhalb ihres Unternehmens in Anspruch nehmen können. Das bürokratische Instrument für eine solche Beantragung bei einer Dienstreise ist die Reisekostenabrechnung, innerhalb dieser auch die Übernachtungspauschale geltend gemacht werden kann.

Wie hoch ist die Übernachtungspauschale?

  • Die Höhe der Übernachtungspauschale ist nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) geregelt und beträgt für Inlandsreisen 20 € pro Tag.
  • Für Auslandsreisen gilt für die Übernachtungspauschale eine gesonderte Regelung des Bundesfinanzministeriums, welche in jedem Jahr aktualisiert wird.

Sonderregelung Verpflegungspauschale

Die Verpflegungspauschale wird steuerrechtlich gesondert abgerechnet. In der Praxis ist es jedoch häufig so, dass bei einer Übernachtung in einem Hotel das Frühstück noch in den Übernachtungskosten mit enthalten ist. Dann wird jedoch für die Verpflegungspauschale ein geringerer Kostensatz angesetzt.

Wer kommt für die Übernachtungspauschale auf?

Es gibt vonseiten des Gesetzgebers bezüglich der Übernachtungspauschale keine gesetzliche Reglung. Der Arbeitgeber hat also diesbezüglich weitgehende Handlungsfreiheit, wie er diese Kostenerstattung gestaltet.

Folgende Vorgehensweisen hat der Arbeitgeber zur Auswahl:

  • Er kann seinen Außendienstmitarbeitern die Übernachtungspauschale von 20 € pro Tag gemäß dem BRKG gewähren.
  • Der Arbeitgeber kann auch statt der Übernachtungspauschale die tatsächlich anfallenden Übernachtungskosten übernehmen.
  • Der Arbeitgeber hat auch die Möglichkeit, gar keine Reisekosten zu erstatten.

Arbeitgeber haben allgemein die Wahlfreiheit, die anfallenden Dienstreisen ihrer Außendienstmitarbeiter unterschiedlich zu gewichten und dementsprechend die anfallenden Übernachtungskosten per Reisekostenabrechnung zu erstatten.

Gut zu wissen: Grundsätzlich ist es jedoch so, dass entweder der Arbeitnehmer die Übernachtungskosten steuerlich geltend machen kann oder der Arbeitgeber. Nicht zulässig ist jedoch, dass beide zugleich die Übernachtungskosten steuerlich absetzen.

Weitere Regelungen von anfallenden Reisekosten

Bei anfallenden Dienstreisen können auch noch andere Reisekosten entstehen, wie beispielsweise Kosten für Gepäckbeförderung, Kosten für Parkhäuser und anfallende Trinkgelder.

Auch hier hat der Arbeitgeber völlige Handlungsfreiheit, wie er die Erstattung solcher anfallenden Kosten in der Reisekostenabrechnung für Arbeitnehmer handhabt und ob er dies überhaupt tut.

Falls der Arbeitgeber solche Kosten nicht übernimmt, kann der betroffene Arbeitnehmer sich über diese anfallenden Kosten Belege ausstellen lassen und diese als Werbungskosten nach § 9 EStG über die Steuererklärung geltend machen.

Nicht steuerlich absetzbar sind jedoch Kosten für eine Auslandskrankenversicherung.

Wer hat Anspruch auf die Übernachtungspauschale?

Ein Anspruch auf Übernachtungspauschale entsteht nur dann, wenn eine Dienstreise auch tatsächlich länger als ein Tag ist. Fährt beispielsweise ein Lkw Fahrer morgens los und ist abends wieder zurück in seinem Unternehmen, fällt auch keine Übernachtungspauschale an.

Entscheidend für die Übernachtungspauschale ist auch, wo und auf welche Art die Übernachtungskosten anfallen. So kann beispielsweise eine Übernachtung bei Freunden oder bei der Familie des Arbeitnehmers nicht als Anspruchsberechtigung für eine Übernachtungspauschale dienen. Ebenso verhält es sich, wenn der Arbeitgeber eine Unterkunft zur Verfügung stellt. Auch hier besteht kein Anspruch auf eine Übernachtungspauschale. Weitere Ausschließungsgründe sind auch Übernachtungen in einer Schlafkabine von Zügen, in Flugzeugen oder in Fahrerkabinen von Lkws. Davon betroffen sind hauptsächlich Lkw Fahrer. Dies ist nach § 7 BRKG geregelt.

Wenn jedoch Lkw Fahrer in ihrer Fahrzeugkabine übernachten, haben sie Anspruch auf eine verringerte Pauschale von 8 Euro pro Nacht.

Steuerrechtliche Festlegungen bezüglich der Übernachtungspauschale

Die Übernachtungspauschale ist nach § 3 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Wenn für den Arbeitnehmer die Übernachtungskosten höher ausfallen als von der Übernachtungspauschale abgedeckt, kann er sich über die tatsächlich angefallenen Kosten Belege ausstellen lassen und auf dem Weg der Einkommensteuererklärung den Differenzbetrag geltend machen.

Wichtig in diesem Zusammenhang ist der Freibetrag von 1.000 € für Werbungskosten. Darüber hinaus anfallende Kosten können nur durch Vorlage von entsprechenden Belegen geltend gemacht werden.

Vorteile der Übernachtungspauschale

Wenn in einem Unternehmen häufig Dienstreisen stattfinden, bedeutet die Übernachtungspauschale ein geringerer Verwaltungsaufwand, als wenn die tatsächlichen Übernachtungskosten ermittelt werden müssten. Zur Ermittlung und Kontrolle dieser tatsächlich angefallenen Übernachtungskosten müssen ja dann alle angefallenen Belege einzeln erfasst und nachgeprüft werden.

Wenn der Arbeitgeber die Hotels zur Übernachtung selbst auswählt, kann er damit auch zugleich alle seine Außendienstmitarbeiter gleichbehandeln, sodass auch der Gerechtigkeit Genüge getan wird und so nicht der Betriebsfrieden in Mitleidenschaft gezogen wird.

Mögliche Nachteile der Übernachtungspauschale

An dieser Stelle ist darauf hinzuweisen, dass die Pauschalen für Reisen ins Ausland wesentlich höher angesetzt sind. Es kann daher durchaus vorkommen, dass bei anstehenden Geschäftsreisen ins Ausland die Übernachtungspauschalen höher sind als die tatsächlich anfallenden Kosten. Dies wäre dann zum Nachteil für die Arbeitgeber, da die Arbeitnehmer in solchen Fällen die Differenzbeträge für sich in Anspruch nehmen können.

Was gilt bei Auslandsreisen bezüglich der Übernachtungspauschale?

Bezüglich der Übernachtungspauschalen für Auslandsreisen werden vom Gesetzgeber die entsprechenden Rahmenbedingungen jährlich neu festgelegt und veröffentlicht. Es kann hier zu Unterschieden für verschiedene Länder kommen, welche sich sogar noch über einzelne Städte eines bestimmten Landes erstrecken.

Für Länder, welche keine eigenen Pauschalen für Übernachtungen haben, werden die bestehenden Pauschalen von Luxemburg zugrundgelegt.

Tipp für Geschäftsreisen ins Ausland

Bei erforderlichen Reisen ins Ausland müssen für die Reisenden innerhalb der EU A1-Bescheinigungen ausgestellt werden, aus welchen hervorgeht, dass den Reisenden die Bedingungen der jeweiligen Arbeitgeberländer bestätigt werden.

Kann die Übernachtungspauschale auch gekürzt werden?

Eine Kürzung der Pauschale für Übernachtung findet nicht statt. Es gibt jedoch gewisse Besonderheiten bezüglich der Verpflegungspauschale und der Übernachtungskosten zu beachten.

Wenn beispielsweise die Kosten für das Frühstück nicht extra in der Hotelrechnung ausgewiesen, sondern bereit in dieser enthalten ist, kann der Arbeitgeber die Kosten für diese Übernachtung um 20 Prozent kürzen, um keine Nachteile in Kauf zu nehmen. Für Mittag- und Abendessen kann eine solche Kürzung dann auch 40 Prozent betragen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass die Kosten für eine Mahlzeit den Betrag von 60 € nicht übersteigen dürfen.

An welcher Stelle in der Steuererklärung muss die Übernachtungspauschale eingetragen werden?

Arbeitgeber rechnen die angefallenen Hotelkosten über ihre Betriebskosten ab. Dabei entfallen für die Unternehmen die Steuern, wenn sie ihren Arbeitnehmern in den Reisekostenabrechnungen die Pauschalen für die Übernachtung erstatten.

Arbeitnehmer können, wenn sie von ihren Arbeitgebern keine Erstattung der Pauschalen erhalten, die tatsächlich anfallenden Kosten als Werbungskosten nach § 9 EStG geltend machen. Dies ist jedoch nur unter Vorlage von entsprechenden Belegen möglich. Auf die gleiche Weise können Arbeitnehmer auch vorkommende Differenzbeträge geltend machen, wenn die tatsächlich angefallenen Kosten höher sind als die Pauschalen.

Welche Möglichkeiten der Kostenerstattung für Übernachtungen haben Freiberufler und Freelancer?

Freiberufler, Selbstständige und Freelancer haben keinen Anspruch auf eine pauschale Erstattung von Übernachtungskosten. Auch für diese Personengruppe besteht die Möglichkeit, die angefallenen Reisekosten als Betriebsausgaben in ihrer Steuererklärung geltend zu machen.

Übernachtungspauschale im Überblick

Die gesetzliche Regelung der Übernachtungspauschale ist ein probates Instrument, um sowohl den betroffenen Arbeitnehmern einen Teil der Reisekosten über die Reisekostenabrechnung pauschal zu erstatten als auch den Arbeitgebern den Verwaltungsaufwand zu minimieren.

Durch die Auswahl von Hotels zur Übernachtung haben Arbeitgeber zusätzlich die Möglichkeit, ihre Außendienstmitarbeiter alle gleich zu behandeln und so den betrieblichen Zusammenhalt zu stärken und das gegenseitige Miteinander unter den Beschäftigten zu fördern.

Die Pauschale für Übernachtung befreit Unternehmen von erheblichem Verwaltungsaufwand, welchen sie ansonsten durch das ständige Überprüfen und Zuordnen von zahllosen Belegen zu bewältigen hätten.

Verfasst von Sandy Lanuschny

Den Mehrwert von Papershift stets im Blick, versorgt Euch Sandy mit spannenden Beiträgen zu den Themen Dienstplanung und Zeiterfassung.