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Datenschutz bei der Arbeitszeiterfassung
Die verpflichtende Einführung der Arbeitszeiterfassung ist nicht nur mit Blick auf bestehende Unternehmensprozesse relevant. Sie erfordert auch die Berücksichtigung der geltenden Regelungen zum Datenschutz.
Mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung ist das Thema in vielen Unternehmen wieder auf die Tagesordnung gerückt. Die Zeiterfassung hat dabei nicht nur Auswirkungen auf bestehende Prozesse und Abläufe, sondern ist insbesondere mit Blick auf den Datenschutz relevant. Weil im Zuge der Arbeitszeiterfassung personenbezogene Daten erhoben werden, ist das Datenschutzrecht zu beachten.
- Arbeitszeiten erfassen
- Dokumentationspflicht einhalten
- Arbeitszeitkonten digital verwalten
- Zeiten auswerten und exportieren
Dabei ist zunächst einmal festzustellen, dass es bei den verschiedenen Varianten der Zeiterfassung wie zum Beispiel per App oder per Browser durchaus möglich ist, diese datenschutzkonform umzusetzen. Hier kommt es auf die jeweiligen Details an. So entspricht zum Beispiel die Lösung zur Zeiterfassung von Papershift den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Wie dürfen die Daten aus der Arbeitszeiterfassung genutzt werden?
Eine weitere Frage in diesem Zusammenhang lautet, was mit den erhobenen Daten geschieht und wer darauf zugreifen darf. Hier gilt der Zweckbindungsgrundsatz. Dieser besagt, dass Daten nur zu dem Zweck verarbeitet werden dürfen, zu dem sie erhoben wurden – im konkreten Fall also für die Erfassung der Arbeitszeit. Der Arbeitgeber soll Einsicht erhalten, ob die vorgeschriebenen Arbeitszeiten und Pausenzeiten eingehalten wurden. Ebenso soll sichergestellt werden, dass die tägliche Höchstarbeitszeit nicht überschritten wird und dass die vorgeschriebenen Ruhezeiten eingehalten werden.
Zugriffsmöglichkeit auf die Daten dürfen nur diejenigen haben, für die es auch zur Zweckerfüllung notwendig ist. Das sind in der Regel die Führungskraft sowie die zuständigen Mitarbeiter in der HR. Hinzu kommen die Beschäftigten selbst, die natürlich auch Einblick in die erfassten Daten erhalten müssen.
Neben dem Arbeitszeitgesetz soll durch die Arbeitszeiterfassung auch die Einhaltung anderer gesetzlicher Vorgaben kontrollierbar sein. Hier ist zum Beispiel das Mutterschutzgesetz mit dem Verbot der Nachtarbeit zu nennen.
Wenn die Arbeitszeiterfassung auch die Grundlage der Berechnung des Lohns ist, dürfen die erfassten Daten auch zu diesem Zweck verarbeitet werden. Allerdings muss der Mitarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt werden.
Kritisch kann es werden, wenn Vertrauensarbeitszeit zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer vereinbart ist, der Arbeitgeber die Arbeitszeiterfassung aber auch dazu verwendet, den pünktlichen Arbeitsbeginn und das pünktliche Arbeitsende zu kontrollieren.
Auch die Verwendung der erhobenen Daten zu Analysezwecken, die über die reine Kontrolle der Arbeitszeiten hinausgehen, ist im Einzelfall auf ihre Rechtsgrundlage zu überprüfen.
Aufbewahrungsfrist
Eine eindeutige Regelung für die Aufbewahrungsfrist der im Zuge der Arbeitszeiterfassung erhobenen Daten gibt es nicht. Allerdings können hier verschiedene, bereits bestehende gesetzliche Vorgaben herangezogen werden. So schreiben zum Beispiel § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz und § 17 Abs. 1 Mindestlohngesetz eine Aufbewahrungszeit von zwei Jahren vor. Es ist davon auszugehen, dass diese Regelungen bis zu einer neuen gesetzlichen Regelung als Richtlinie verstanden werden dürfen.
Fazit
Die Erfassung der Arbeitszeit stellt wie die Erfassung und Verarbeitung anderer persönlicher Daten hohe Anforderungen an den Datenschutz. Mithilfe geeigneter Lösungen ist es möglich, Zeiterfassung in Unternehmen unter Wahrung der gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz einzuführen.
