Du bist in Deinem Betrieb für die Erstellung von Dienstplänen zuständig? Dann musst Du Dich früher oder später mit dem Zusammenhang zwischen Dienstplanung und dem Bundesdatenschutzgesetz oder der Datenschutz-Grundverordnung beschäftigen. Im folgenden Beitrag wollen wir der Frage nachgehen, wie Du Dienstplan und Datenschutz praktisch miteinander vereinbarst.

Dienstplan und Datenschutz

Wenn Du einen Dienstplan an ein „Schwarzes Brett“ in eurem Betrieb hängst, können alle Mitarbeiter sehen, wer wann zu welcher Schicht erscheinen muss. Von dieser gängigen Praxis rücken inzwischen jedoch viele Betriebe aus Gründen des Datenschutzes ab.

Herausforderungen für Mitarbeiter

Dass der Schichtplan oder Dienstplan nicht mehr offen aushängen und auch nicht vervielfältigt werden darf, kann für die Mitarbeiter auch nachteilig sein. Ein Tausch einer Schicht oder die Planung eines Urlaubs kann sich komplizierter gestalten. Auch die Erfassung von Überstunden ist nicht mehr so einfach möglich. Dennoch haben Mitarbeiter kein Recht auf Veröffentlichung oder auf eine Kopie des Dienstplans, wenn sie eine Schicht tauschen oder den Urlaub planen wollen.

Dienstplan aushängen und Date

Das Datenschutzgesetz

Die Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU ist in Deutschland durch das Bundesdatenschutzgesetz geregelt. Gemäß § 4 BDSG hat jeder Bürger das Recht auf informationelle Selbstbestimmung. Es entscheidet also jeder selbst, wem er was mitteilt. Dazu gehört auch die Information darüber, wann jemand Dienst hat. Denn auch diese Information gehört zu den personenbezogenen Daten. Ein Verstoß gegen diese gesetzlichen Bestimmungen kann mit einem empfindlichen Bußgeld geahndet werden.

Personenbezogene Daten im Dienstplan vermeiden

Mit Papershift erhältst Du die Möglichkeit, den Datenschutz im Dienstplan zu wahren. Dies wird durch die Vergabe von Einsichtsrechten an Mitarbeiter bewerkstelligt. Mithilfe dieser Einsichtsrechte kann jeder Mitarbeiter die Daten einsehen und bearbeiten, die ihn betreffen und die er benötigt. Die personenbezogenen Daten der anderen Mitarbeiter bleiben so geschützt. Auf diese Weise bleibt nicht nur der Datenschutz, sondern auch die praktische Anwendbarkeit des Dienstplanes gewahrt.

Dienstplan aushängen verboten? Jein!

Willst Du den Schichtplan in Deinem Betrieb aushängen, solltest Du ihn zuvor anonymisieren. Du kannst zum Beispiel jedem Mitarbeiter ein Symbol zuteilen, von dem nur er weiß, dass es ihm zugeordnet wird. Auf diese Weise kann er seine Arbeitszeitplanung einsehen, weiß aber nicht, für welche Zeiten die anderen Mitarbeiter eingetragen sind. In der gleichen Weise kannst Du auch Urlaubspläne erstellen.

Wann ist Dienstplan aushängen erlaubt?

Wenn ein Mitarbeiter seine Schicht oder seinen Urlaub tauschen will, ist die Anonymisierung natürlich nachteilig. Doch auch dann gibt es eine datenschutzgerechte Lösung. Du kannst Dir nämlich eine schriftliche Einverständniserklärung von Deinen Mitarbeitern holen. Stimmen alle Mitarbeiter zu, dass auch die Kollegen über ihre Arbeitszeit Bescheid wissen, darfst Du den Dienstplan in den Betriebsräumen aushängen.

Achte aber darauf, dass keine Dritten Einblicke in den Plan erhalten. Zudem solltest Du Deine Mitarbeiter darüber informieren, dass sie den Plan auch nicht weitertragen oder vervielfältigen dürfen. Auch das Fotografieren des Dienstplans zum eigenen Gebrauch kann gegen den Datenschutz in der Dienstplanung verstoßen, denn das Foto könnte auch unabsichtlich an Dritte gelangen.

Dienstplan aushängen und Datenschutz

Dienstplan aufhängen? Ein Überblick

  • Auch Dienstpläne fallen unter das Datenschutzgesetz.
  • Du darfst Dienstpläne in Deinen Betriebsräumen aufhängen, wenn Du sie anonymisierst.
  • Auch mit schriftlichem Einverständnis aller Mitarbeiter ist Dienstplan aushängen erlaubt.
  • Dienstpläne dürfen trotzdem nicht fotografiert oder kopiert werden.
Dieser Artikel kann keine persönliche Rechtsberatung ersetzen. Hast Du Fragen zum Datenschutz in der Dienstplanung, dann empfehlen wir Dir, Dich an einen Fachanwalt für Datenschutzrecht oder Arbeitsrecht zu wenden. Auch ein Datenschutzbeauftragter ist eine gute Anlaufstelle für Fragen rund um den Datenschutz.