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Eine aktuelle Studie zeigt, wie wichtig digitale Prozesse für die Nachhaltigkeit und Effizienz in Unternehmen sind, insbesondere im Personalwesen.
Die Studie „Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche doppelte Transformation“ der Bertelsmann Stiftung und des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) untersucht den Zusammenhang zwischen Digitalisierung und Nachhaltigkeit in Unternehmen, insbesondere im deutschen Mittelstand.
Die sogenannte „doppelte Transformation“ beschreibt das Zusammenspiel dieser beiden Megatrends und deren Synergiepotenzial. Die Studie betont, dass Unternehmen, die beide Aspekte strategisch miteinander verbinden, nicht nur ihre ökologischen und sozialen Ziele besser erreichen, sondern auch Wettbewerbsvorteile erzielen. Die Digitalisierung ist ein wichtiger Faktor für die nachhaltige Transformation und kann in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden:
- Einsparung von Ressourcen und Kosten durch Reduzierung des Material- und Energieverbrauchs, zum Beispiel durch die Digitalisierung von Arbeitsunterlagen
- Förderung der sozialen und ökonomischen Nachhaltigkeit durch schlankere Prozesse, weniger Fehler und optimiertes Wissensmanagement
- Datenerhebung für die Nachhaltigkeitsberichterstattung: Digitalisierung kann die Erhebung, Aufbereitung und Bereitstellung von Nachhaltigkeitsdaten erleichtern
Schlüsselrolle der Personalabteilung
Die Studie unterstreicht, dass die Personalabteilung (HR) eine Schlüsselrolle bei der dualen Transformation spielt. Es ist die Aufgabe des Unternehmens, der Führungskräfte und der Personalabteilung, die für die Transformation erforderlichen Kompetenzen zu vermitteln. Die Mitarbeiter müssen aktiv in den Transformationsprozess eingebunden werden. Dazu können verschiedene Instrumente eingesetzt werden, wie z.B.
- Kommunikation über Newsletter und Intranet
- Smart Screens zur Visualisierung von Nachhaltigkeitsdaten
- Regelmäßige Informationen über die Nachhaltigkeitsaktivitäten und -erfolge des Unternehmens
- Schulungen
Digitale HR-Prozesse können einen wertvollen Beitrag zu Nachhaltigkeit und Effizienz leisten
Die Studie zeigt, dass die digitale Transformation auch die HR-Prozesse betrifft. Hier sind insbesondere digitale Bewerbungsprozesse und Recruiting, digitale Personalakten und die Digitalisierung von Onboarding-Prozessen zu nennen. Es geht nicht nur darum, bestehende analoge Prozesse zu digitalisieren, sondern auch darum, HR-Prozesse effizienter, transparenter und flexibler zu gestalten. Folgende Prozesse sind hier besonders zu nennen:
Digitale Bewerbungsprozesse: Unternehmen setzen zunehmend auf Online-Portale und digitale Tools, um Bewerbungen entgegenzunehmen und zu verwalten. Dies ermöglicht einen schnelleren und effizienteren Bewerbungsprozess und spart zudem Papier. Moderne und digitale Personalinformationssysteme (HRIS) wie Papershift Pulse können hier unterstützen, da sie den gesamten Recruiting-Prozess vom Onboarding bis zum Offboarding abdecken.
Digitale Personalakten: Die Umstellung von Papierakten auf digitale Personalakten ermöglicht einen leichteren Zugriff auf relevante Informationen und reduziert den Verwaltungsaufwand.
Digitalisierung von Onboarding-Prozessen: Neue Mitarbeiter können mit digitalen Tools schneller und effizienter in das Unternehmen integriert werden. Dies kann zum Beispiel durch Online-Schulungen, digitale Willkommenspakete oder virtuelle Rundgänge durch das Unternehmen geschehen.
Ortsunabhängiges Arbeiten: Mit Hilfe digitaler Technologien können Mitarbeiter von jedem Ort aus arbeiten. Das führt zu mehr Flexibilität, einer besseren Work-Life-Balance und erhöht die Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber.
Digitale Werkzeuge für die Personalentwicklung: Der Personalabteilung kommt bei der Vermittlung der für den Wandel erforderlichen Fähigkeiten eine Schlüsselrolle zu. Digitale Tools können dabei helfen, Lerninhalte bereitzustellen, Lernfortschritte zu verfolgen und Mitarbeiter individuell zu unterstützen.
Schlussfolgerung
Durch die Digitalisierung ihrer Personalprozesse können Unternehmen nicht nur Kosten sparen und Arbeitsabläufe optimieren, sondern auch einen wichtigen Beitrag zur Nachhaltigkeit leisten. Wichtig ist die Auswahl der richtigen Tools. Diese müssen zum Unternehmen passen und idealerweise flexibel genug sein, um sich an die bestehenden Gegebenheiten anzupassen
