Reboarding (inklusive Prozess und Checkliste)

Was ist Reboarding, worauf muss bei der Wiedereingliederung von Mitarbeitern geachtet werden, und was darf auf keinen Fall vergessen werden? All das erfahren Sie in unserem Ratgeber – komplett mit Prozess und Checkliste.

Qualifizierte und loyale Mitarbeiter sind für Unternehmen der Schlüssel zum Erfolg. Fachkräftemangel und demografischer Wandel machen gutes Personal allerdings mehr und mehr zur knappen Ressource. In diesem Kontext gewinnt die erfolgreiche Wiedereingliederung von Mitarbeitern nach einer längeren Abwesenheit an Bedeutung. Dabei spielt das Reboarding eine wichtige Rolle.

Definition von Reboarding

Reboarding beschreibt den strukturierten Prozess der Wiedereingliederung von Mitarbeitern in ein Unternehmen, nachdem diese für eine längere Zeit abwesend waren, zum Beispiel in Elternzeit, einer längeren Krankheit oder in einem Sabbatical. Der Begriff “Reboarding” wird auch synonym mit Rückkehrmanagement verwendet. Das primäre Ziel des Reboardings ist es, für den Mitarbeiter den Übergang zurück in das Berufsleben so reibungslos wie möglich zu gestalten und ihm dabei zu helfen, sich wieder in das Team und die Unternehmenskultur zu integrieren. Dazu gehören verschiedene Maßnahmen, die auf die Einarbeitung in veränderte Abläufe, die fachliche Weiterbildung und die soziale Wiedereingliederung in das Team abzielen.

Dabei ist Reboarding nicht gleichzusetzen mit dem Begriff der Wiedereingliederung. Während Wiedereingliederung eine allgemeine Bezeichnung für die Integration von Mitarbeitern nach längerer Abwesenheit zum Beispiel in Folge von Krankheit ist, beschreibt Reboarding konkrete Maßnahmen und Prozesse, um die Wiedereingliederung erfolgreich für Mitarbeiter und Unternehmen zu gestalten.

Obwohl Reboarding Ähnlichkeiten mit dem Onboarding-Prozess für neue Teammitglieder aufweist, gibt es einen wichtigen Unterschied: Reboarding richtet es sich an Personen, die bereits Teil des Unternehmens waren. Im Unterschied zum Onboarding, bei dem es um die erstmalige Einführung in das Unternehmen geht, liegt der Fokus beim Reboarding darauf, das Wissen der Rückkehrenden aufzufrischen, sie über veränderte Prozesse und Verantwortlichkeiten zu informieren und ihnen die notwendige Orientierung und Sicherheit für ihren Wiedereinstieg zu geben.

Nach welchen Abwesenheiten ist ein Reboarding sinnvoll?

Reboarding ist in einer Vielzahl von Situationen sinnvoll und notwendig, in denen Mitarbeiter für eine längere Zeit von ihrer Arbeit abwesend waren.

• Rückkehr zu Vollzeit nach Teilzeit: Wenn Mitarbeiter ihre Arbeitszeit von Teilzeit auf Vollzeit erhöhen, kann ein Reboarding helfen, sie wieder an ein höheres Arbeitsvolumen und möglicherweise veränderte Verantwortlichkeiten zu gewöhnen [
• Nach längerer Krankheit: Ein umfassendes Reboarding unterstützt Mitarbeiter, sich nach einer längeren krankheitsbedingten Auszeit wieder in den Arbeitsalltag zu integrieren. Schwerpunkte hier sind sowohl die behutsame Steigerung der Leistung als auch die soziale und fachliche Reintegration.
• Nach Elternzeit oder Mutterschutz: Die Rückkehr in den Beruf nach einer Familienpause erfordert oft eine Anpassung an veränderte Arbeitszeiten, neue Verantwortlichkeiten und möglicherweise auch an eine veränderte Unternehmenskultur.
• Nach einem Sabbatical: Nach einer längeren Auszeit zur persönlichen oder beruflichen Weiterentwicklung hilft Reboarding, die gewonnenen Erkenntnisse in den Arbeitsalltag zu integrieren und sich wieder in das Unternehmen einzuleben.
• Rückkehr aus der Kurzarbeit: Für Mitarbeiter, die über eine längere Phase mit reduzierter Arbeitszeit tätig waren, ist Reboarding wichtig, um sie wieder an ihre ursprünglichen Aufgaben heranzuführen.
• Interner Jobwechsel oder Versetzung: Auch wenn Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens eine neue Position übernehmen, ist ein Reboarding-ähnlicher Prozess sinnvoll, in ihre neuen Aufgaben und das neue Team zu integrieren.
• Auslandsentsendung: Hier kann das Reboarding dabei helfen, Mitarbeiter auf die veränderten Arbeitsbedingungen und kulturellen Unterschiede vorzubereiten bzw. ihnen die Wiedereingliederung in das Unternehmen zu Hause zu erleichtern.
• Rückkehr nach Wechsel zu einem anderen Unternehmen (Rehiring): Wenn ehemalige Mitarbeiter in ihr ursprüngliches Unternehmen zurückkehren, ist ein Reboarding-Prozess empfehlenswert, um sie auf geänderte Arbeitsweisen, Prozesse und Strukturen einzustellen.
• Rückkehr aus dem Homeoffice: Bei der Rückkehr ins Büro nach einer längeren Phase der Remote-Arbeit oder bei der Umstellung auf hybride Arbeitsmodelle unterstützt Reboarding die Mitarbeiter, sich an eine neue Umgebung und Abläufe zu gewöhnen.

Warum Reboarding für Unternehmen unverzichtbar ist

Ein effektiver Reboarding-Prozess erleichtert nicht nur den Wiedereinstieg für die betroffenen Mitarbeiter, sondern trägt auch maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei.

Durch eine strukturierte Wiedereingliederung werden Rückkehrer schnell wieder in ihre Aufgaben eingearbeitet und können somit früher wieder einen wertvollen Beitrag leisten. Zudem werden Veränderungen im Unternehmen und neue Entwicklungen effektiv vermittelt, wodurch sich die Mitarbeiter schnell wieder auf den neuesten Stand gebracht fühlen. Das gibt den Rückkehrern Orientierung und Sicherheit in einem möglicherweise veränderten Arbeitsumfeld. Fehlstarts nach Wiedereintritt lassen sich so deutlich reduzieren, während Missverständnisse, Konflikte und damit verbundene negative Erlebnisse deutlich seltener auftreten.

Davon profitiert das Employer Branding, weil Unternehmen, die sich um ihre zurückkehrenden Mitarbeiter kümmern, als attraktive Arbeitgeber wahrgenommen werden. Das erhöht die Mitarbeiterbindung und den Teamgeist, stärkt die Loyalität und vor allem die emotionale Verbundenheit der Mitarbeiter mit ihrem Arbeitgeber. Langfristig kann Reboarding die Fluktuation im Unternehmen reduzieren und somit die Kosten für Personalbeschaffung und -einarbeitung senken.

Vorteile durch Reboarding für die Mitarbeiter

Viele der genannten Vorteile, die ein strukturiertes Reboarding für Unternehmen bietet, wirken sich auch direkt auf die Mitarbeiter aus. Nach längerer Pause hilft Reboarding Mitarbeitern dabei, sich fachlich und emotional wieder einzufinden. Das Gefühl, ins kalte Wasser geworfen zu werden, wird damit vermieden oder zumindest deutlich abgemildert.

Mitarbeiter fühlen sich außerdem wertgeschätzt, wenn sich das Unternehmen um eine reibungslose Wiedereingliederung bemüht. Sie spüren, dass sie ihrem Arbeitgeber wichtig sind. Dieses Gefühl fördert die Leistungsbereitschaft und die Leistungsfähigkeit.

Die Phasen im Reboarding-Prozess

Das Reboarding unterteilt sich in mehrere Phasen. Sie umfassen den Zeitraum vor Beginn der Abwesenheit bis hin zur vollständigen Wiedereingliederung des Mitarbeiters.

Erste Phase: vor Beginn der Abwesenheit

Die erste Phase des Reboardings liegt vor der Abwesenheit des Mitarbeiters. In dieser Phase sollte ein offenes Gespräch zwischen dem Mitarbeiter und dem Vorgesetzten stattfinden, um die bevorstehende Auszeit zu besprechen. Wichtige Themen sind die Dauer der Abwesenheit, die Verteilung der Aufgaben während dieser Zeit und die Kontaktmöglichkeiten.

Zu den weiteren zu klärenden Themen in dieser Phase können gehören:

• Weiterbildungsmöglichkeiten während der Auszeit
• Erwartungsmanagement für die Zeit nach der Rückkehr
• Erstellung eines Reboarding-Plans

Bei einem internen Stellenwechsel ist eine frühzeitige Kontaktaufnahme mit dem neuen Team empfehlenswert. Zudem sollte schon jetzt ein Informationspaket für die Rückkehr vorbereitet werden.

Zweite Phase: während der Abwesenheit

Die zweite Phase des Reboardings umfasst die Zeit der Abwesenheit. Hier ist es wichtig, regelmäßigen Kontakt zum Mitarbeiter zu pflegen, beispielsweise per E-Mail oder Telefon. Der abwesende Mitarbeiter sollte kontinuierlich über wichtige Neuerungen und Veränderungen im Unternehmen informiert werden. Optional können Einladungen zu Teamevents und Weiterbildungen angeboten werden. Der Zugang zu relevanten Informationen, beispielsweise über das Intranet, sollte ebenfalls ermöglicht werden.

Dritte Phase: von der Rückkehr bis zur erfolgreichen Wiedereingliederung

Die dritte Phase beginnt nach der Rückkehr des Mitarbeiters. Ein herzliches Willkommen am ersten Tag legt den Grundstein für eine gelungene Wiedereingliederung. Das aktuelle Team und gegebenenfalls neue Kollegen sollten vorgestellt werden. Die Einarbeitung gemäß dem erstellten Plan beginnt. Regelmäßige Check-ins und Feedback-Gespräche sollten geführt werden. Die Zuweisung eines Mentors oder Buddys kann in dieser Phase besonders hilfreich sein. Nicht zuletzt sollten offene Kommunikationswege geschaffen werden, um Fragen und Anliegen jederzeit zu adressieren. Dem Rückkehrer sollte ausreichend Zeit für die Wiedereingewöhnung gegeben und kein unnötiger Druck ausgeübt werden. Regelmäßige Reflexionsgespräche können helfen, den Fortschritt zu überwachen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

Reboarding sollte trotz Standardprozesses individuell sein

Die Bedürfnisse eines Mitarbeiters, der aus der Elternzeit zurückkehrt, unterscheiden sich erheblich von denen einer Person, die nach einem Sabbatical oder einer längeren Krankheit wieder am Arbeitsplatz erscheint. Ein personalisierter Ansatz stellt sicher, dass der Reporting-Prozess zu den individuellen Bedürfnissen des Mitarbeiters passt.

Dabei kann sich auch ein individuelles Reboarding an einem standardisierten Prozess ausrichten. So wird sichergestellt, dass alle relevanten Maßnahmen ergriffen werden. Die Ausgestaltung der einzelnen Maßnahmen kann dann je nach Bedarf individualisiert werden. So kann zum Beispiel für einen Mitarbeiter, der nicht gerne im Mittelpunkt steht und eher ein ruhiges Umfeld benötigt, auf eine große Willkommensveranstaltung zugunsten von Einzeltreffen verzichtet werden.

Wie lange dauert ein effektives Reboarding?

Wie lange es dauert, bis eine Wiedereingliederung erfolgreich abgeschlossen ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu gehören die Dauer der Abwesenheit des Mitarbeiters, das Ausmaß der Veränderungen, die während dieser Zeit im Unternehmen stattgefunden haben, sowie die spezifische Position des Mitarbeiters und die damit verbundenen Aufgaben. Auch die Komplexität der Tätigkeiten und die individuellen Bedürfnisse des Rückkehrers spielen eine wichtige Rolle bei der Bestimmung der optimalen Reboarding-Dauer.

In vielen Fällen ist es sinnvoll, einen strukturierten Plan über mehrere Wochen oder sogar Monate zu erstellen, um eine umfassende Wiedereingliederung zu gewährleisten. Bei einer längeren Krankheit kann die stufenweise Wiedereingliederung, wie sie beispielsweise im Hamburger Modell vorgesehen ist, bis zu sechs Monate in Anspruch nehmen. Entscheidend ist, dem zurückkehrenden Mitarbeiter genügend Zeit zu geben, sich an die veränderten Umstände anzupassen und keinen unnötigen Druck aufzubauen, sofort wieder die volle Leistung zu erbringen. Geduld und Flexibilität sind der Schlüssel zu einem erfolgreichen Reboarding.

Eine übereilte Wiedereingliederung dagegen kann den zurückkehrenden Mitarbeiter überfordern und seine Reintegration behindern. Ausreichend Zeit für die Anpassung und Flexibilität im Reboarding-Plan, basierend auf dem Fortschritt und dem Feedback des Mitarbeiters, führen zu besseren Ergebnissen.

Bedeutung von Reboarding im heutigen Arbeitsumfeld

Unternehmen erkennen zunehmend, dass eine sorgfältige Wiedereingliederung nicht nur für den einzelnen Mitarbeiter, sondern auch für das gesamte Team und das Unternehmen von großem Vorteil ist. Ein gut durchdachter Reboarding-Prozess beeinflusst die Zusammenarbeit und das Arbeitsklima positiv.

Schnelle Veränderungen

Typisch für viele Unternehmen und Branchen ist heute eine große Dynamik. Prozesse, Produkte und Aufgaben können sich schnell verändern. So können sich selbst während einer relativ kurzen Abwesenheit eines Mitarbeiters im Unternehmen grundlegende Abläufe, Strukturen oder Technologien weiterentwickelt haben – zum Beispiel durch den Einsatz von KI oder aufgrund neuer rechtlicher Bestimmungen. Das gilt es beim Reboarding zu berücksichtigen.

Homeoffice und Remote Work

Im Zuge der COVID-19-Pandemie hat sich die Arbeit nachhaltig verändert, und neue Arbeitsmodelle wie Homeoffice und hybride Arbeitsformen haben sich etabliert. Das Ergebnis ist, dass ein Reboarding nicht nur nach traditionellen Abwesenheiten wie Elternzeit oder einer krankheitsbedingten Auszeit relevant ist, sondern auch bei der Rückkehr ins Büro nach einer Phase der Remote-Arbeit oder bei der Umstellung auf neue hybride Arbeitsmodelle erforderlich wird.

Reboarding auf verschiedenen Ebenen: Individuum, Team und Organisation

Ein erfolgreiches Reboarding berücksichtigt verschiedene Ebenen innerhalb des Unternehmens: die individuelle Ebene des Mitarbeiters, das Team, in das er zurückkehrt, und die übergreifende Organisationsebene.

Individuelle Ebene

Auf der individuellen Ebene steht der einzelne Mitarbeiter mit seinen spezifischen Bedürfnissen und Umständen im Mittelpunkt. Dazu gehören die Erstellung individueller Wiedereingliederungspläne und die Durchführung von persönlichen Rückkehrgesprächen. Um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter schnell wieder auf dem neuesten Stand ist, sind gezielte Schulungen und Weiterbildungen zur Aktualisierung von Kenntnissen und Fähigkeiten unerlässlich.

Die Zuweisung eines Mentors oder eines Buddys kann ebenfalls wertvolle Unterstützung und eine reibungslose soziale Integration gewährleisten.

Team-Ebene

Auf der Team-Ebene geht es hauptsächlich um die Wiederherstellung der Teamdynamik und der Zusammenarbeit. Dazu gehören die Vorstellung neuer Teammitglieder und die Kommunikation von Veränderungen innerhalb des Teams. Teambuilding-Aktivitäten und Maßnahmen zur sozialen Integration können helfen, das Zusammengehörigkeitsgefühl wiederherzustellen. Eine klare Kommunikation von Erwartungen und Zielen innerhalb des Teams ist ebenfalls von Bedeutung.

Organisatorische Ebene

Auf der organisatorischen Ebene geht es darum, unternehmensweite Veränderungen zu kommunizieren. Beispiele sind neue Strategien, Strukturen oder Veränderungen in der Unternehmenskultur sowie auch die Anpassung von Prozessen, Richtlinien und der genutzten Tools.

Eine positive und unterstützende Unternehmenskultur sorgt dafür, dass sich Rückkehrer willkommen und wertgeschätzt fühlen.

Kommunikation ist ein zentrales Element auf allen drei Ebenen des Reboardings. Ob individuelle Gespräche, Teambesprechungen oder unternehmensweite Ankündigungen: Eine klare, konsistente und empathische Kommunikation ist entscheidend, um zurückkehrende Mitarbeiter informiert zu halten, ihre Bedenken aufzunehmen und ein Gefühl der Zugehörigkeit zu fördern.

Der rechtliche Rahmen des Reboardings in Deutschland

Obwohl es in Deutschland keine spezifischen Gesetze gibt, die sich ausdrücklich mit dem Thema Reboarding befassen, sind verschiedene arbeitsrechtliche Bestimmungen und Richtlinien relevant, die Unternehmen bei der Gestaltung ihres Reboarding-Prozesses berücksichtigen müssen.

Arbeitsrechtliche Aspekte

Im Zusammenhang mit dem Reboarding sind in Deutschland einige allgemeine arbeitsrechtliche Bestimmungen relevant. So haben Mitarbeiter nach einer längeren Krankheit grundsätzlich Anspruch auf ihren alten Arbeitsplatz oder eine vergleichbare Position. Dabei ist das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) zu beachten, das eine Benachteiligung von Arbeitnehmern aufgrund ihrer Krankheit verbietet.

Bei einer Arbeitsunfähigkeit von mehr als sechs Wochen innerhalb eines Jahres ist der Arbeitgeber gemäß § 167 SGB IX verpflichtet, ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anzubieten. Dieses dient dazu, gemeinsam mit dem betroffenen Mitarbeiter Möglichkeiten zu finden, wie die Arbeitsunfähigkeit überwunden und der Arbeitsplatz erhalten werden kann. Im Rahmen des BEM kann auch eine Wiedereingliederung nach dem sogenannten Hamburger Modell vereinbart werden, die dem Mitarbeiter einen stufenweisen Einstieg in den Arbeitsalltag ermöglicht. Dabei wird die Arbeitslast in Absprache mit dem Arzt schrittweise erhöht.

Nach der Elternzeit haben Arbeitnehmer gemäß § 15 Abs. 5 BEEG grundsätzlich das Recht, zu der vor Beginn der Elternzeit vereinbarten Arbeitszeit zurückzukehren. Unter Umständen besteht auch ein Anspruch auf Teilzeit und flexible Arbeitszeiten nach der Elternzeit.

Datenschutz und Informationssicherheit

Im Rahmen des Reboarding-Prozesses müssen die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingehalten werden, insbesondere beim Zugriff auf und bei der Verarbeitung von Mitarbeiterdaten. Dies gilt insbesondere für sensible Gesundheitsdaten, die im Rahmen des BEM erhoben und verarbeitet werden. Auch bei der Arbeit im Homeoffice sind spezielle Regelungen hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit zu beachten.

Unterstützung beim Reboarding durch HR-Software

Für ein erfolgreiches, zielgerichtetes und effizientes Reboarding empfiehlt sich der Einsatz passender HR-Software wie zum Beispiel Papershift Pulse. Diese bietet neben einem komfortablen Dokumentenmanagement auch die Möglichkeit zum Pflegen einer digitalen Personalakte und eine Kommunikationsplattform, die es ermöglicht, auch während der Abwesenheit von Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben.

Besonders hilfreich ist auch die Verwaltung von Checklisten. Damit wird sichergestellt, dass keine wichtigen Aufgaben beim Reboarding vergessen werden.

Reboarding-Checkliste

Damit bei der Wiedereingliederung nichts vergessen wird, kann eine Checkliste mit den wichtigsten Reboarding-Todos verwendet werden. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für eine solche Checkliste.