Strategische Mitarbeiterkommunikation in der Praxis

Nachdem Tim Lippmann und Anna-Lena Schwarz im ersten Teil ihres Gesprächs auf die Bedeutung und Zielsetzung der Mitarbeiterkommunikation eingegangen sind, geht es im zweiten Teil um die Praxis. Welche Kommunikationswege und Kommunikationsstile lassen sich unterscheiden? Welche Beispiele gibt es für eine effektive mündliche und schriftliche Kommunikation mit der Mitarbeiterschaft? Was gilt es für eine erfolgreiche Kommunikation innerhalb des Unternehmens zu beachten?

Kommunikationswege: schriftliche und mündliche Kanäle

Informationsaustausch findet über verschiedene Kanäle statt und nimmt verschiedene Formen an. Die Kommunikationswege lassen sich nach schriftlichen und mündlichen Kanälen unterscheiden. Darüber hinaus bestehen Unterschiede in der Kommunikationskultur.

Formelle und informelle Kommunikation

Für neue Mitarbeiter sollte zunächst geklärt werden, ob für die interne Kommunikation ein informeller oder ein formeller Umgangston gepflegt wird. Bei Papershift herrscht zum Beispiel eine „Du-Kultur“. Die HR-Abteilung teilt dies Bewerbern direkt im ersten Gespräch mit, um Berührungsängste abzubauen. Für die Mitarbeiter sollte klargestellt werden, ob sich die Kommunikationskultur innerhalb der eigenen Abteilung von der Bottom-up-Kommunikation mit den Führungskräften unterscheidet. In vielen Konzernen duzen sich beispielsweise Mitarbeiter in derselben Abteilung, Führungskräfte werden jedoch gesiezt. Anna-Lena Schwarz empfiehlt, diese Gepflogenheiten so früh wie möglich anzusprechen, damit neue Mitarbeiter sich von Beginn an gut zurechtfinden.

Die verschiedenen Kommunikationskanäle

Informationen werden auf schriftlichem oder mündlichem Wege ausgetauscht. Bei der Entscheidung für einen Kommunikationskanal ist das Ziel der Kommunikatoren ausschlaggebend: Was möchte man erreichen?

Bei der schriftlichen Kommunikation ist etwa darauf zu achten, dass Informationen auf eine Weise dargestellt werden, die Nachfragen vermeiden. Weitere Erklärungen kosten Zeit. Bei komplexeren Themen, die einen gegenseitigen Austausch erfordern, bietet sich aus diesem Grund das mündliche Gespräch an. Im direkten Austausch lassen sich komplizierte Sachverhalte einfacher klären, Nachfragen können direkt besprochen werden. Das hilft dabei, Missverständnisse zu vermeiden, die zu Verzögerungen im Projektablauf führen.

Für eine effiziente interne Kommunikation sollte im Vorfeld definieret sein, in welchen Fällen mündlich und wann schriftlich kommuniziert wird. Das mündliche Gespräch bietet zwar viele Vorteile, in manchen Fällen machen jedoch dokumentationstechnische Gründe den schriftlichen Austausch von Informationen notwendig.

Beispiele für mündliche und schriftliche interne Kommunikation

Unterschiedliche Situationen erfordern den Informations- und Wissensaustausch über verschiedene Kanäle, hierzu nennt Anna-Lena Schwarz Beispiele aus dem Arbeitsalltag bei Papershift. Welche Fälle eignen sich konkret für eine schriftliche Kommunikation und wann sollte eher mündlich kommuniziert werden?

Schriftliche Kommunikation für den Austausch von Guidelines und Policies

Als Human Resources Managerin übernimmt Anna-Lena Schwarz unter anderem die Aufgabe, neuen Mitarbeitern die Guidelines und Policies von Papershift zukommen zu lassen und die Teams näherzubringen. Zu diesem Zweck eignet sich die schriftliche interne Kommunikation.

Bei Papershift sind Guidelines und Policies schriftlich festgehalten und werden über die interne Wissensdatenbank Notion geteilt. Notion dient als „internes Wikipedia“ und somit als Tool zum Wissensmanagement. Mitarbeiter finden dort all die Informationen, die immer wieder abrufbar sein müssen. Sie können dort zum Beispiel nachlesen, wie sie im Falle einer Krankmeldung vorgehen. Steht ein Probetag an, teilt die HR-Abteilung das ebenfalls auf schriftlichem Wege mit, um alle Mitarbeiter schnell und effektiv zu erreichen.

Mündliche Kommunikation in Meetings

Ein typisches Beispiel für die mündliche interne Kommunikation sind regelmäßige Meetings. In der Personalabteilung von Papershift finden morgens sogenannte „Dailies“ statt, in denen sich die Mitarbeiter über die anstehenden Aufgaben und Termine des Tages austauschen. In diesen kurzen Meetings erfahren die Kollegen, ob es für den aktuellen Arbeitstag bestimmte Besonderheiten zu beachten gibt.

Was ist für eine erfolgreiche Mitarbeiterkommunikation zu beachten?

Ist die Wahl für einen Kommunikationsstil und den bevorzugten Kommunikationskanal gefallen, gibt es immer noch einige Dinge, die für eine erfolgreiche interne Kommunikation zu beachten sind. Wie lassen sich Mitarbeiter konkret ansprechen, damit die Kommunikation wie gewünscht ankommt?

Kommunikationsziel und Zielgruppe

Vor dem Informationsaustausch sollten die Kommunikatoren klären, was sie kommunizieren möchten. Welches Ziel verfolgen sie mit der Kommunikation? Soll beispielsweise nur eine Information weitergegeben werden? Möchte man Arbeiten delegieren? Soll ein gegenseitiger Austausch stattfinden? Benötigt man eventuell selbst Input vom Gesprächspartner? Ebenso wichtig ist es, die Zielgruppe zu beachten. Geht die Information an einen einzelnen Mitarbeiter, an ein Team oder ans gesamte Unternehmen?

Ich muss mir natürlich im Vorhinein Gedanken machen: Was möchte ich kommunizieren? Was ist das Ziel dahinter? […] Welche Zielgruppe möchte ich erreichen? 

Anna-Lena SchwarzHuman Resources Manager, Papershift GmbH

Strukturierter Ablauf von Meetings

Einige Besonderheiten sind für die Kommunikation in Meetings zu beachten. Ein erfolgreicher Ablauf erfordert eine sorgfältige Planung. Für effiziente Meetings sollte im Vorfeld eine Struktur festgelegt werden, denn jeder Teilnehmer sollte erfahren, was das Ziel des Meetings ist und welche Themen auf der Agenda stehen. Am Ende des Meetings erfolgt eine Zusammenfassung, die klar stellt, welcher Mitarbeiter sich um welche Aufgaben zu kümmern hat.

Feedback-Kultur

Als konkretes Beispiel für die interne Unternehmenskommunikation geht Anna-Lena Schwarz auf die Feedback-Kultur bei Papershift ein. Feedback ist wichtig, damit die Gesprächspartner erkennen, ob sie erfolgreich oder weniger erfolgreich kommuniziert haben.

Beispiel: Feedback nach Bewerbergesprächen und Probetagen

In der HR-Abteilung von Papershift ist es üblich, nach Meetings, Bewerbergesprächen und Probetagen direkt ein Feedback zu geben. Das Feedback dient dazu, dem Gegenüber offen zu sagen, was gut und was weniger gut gelaufen ist. Die Gesprächspartner erfahren auf diesem Wege, woran sie noch arbeiten müssen. Eine derartige Feedback-Kultur ist ein interner Erfolgsfaktor, da Mitarbeiter direkt wissen, was sie beim nächsten Mitarbeitergespräch oder Meeting besser machen müssen. Ebenso wichtig ist das offene Feedback für Bewerber. Sie erfahren, was sie beim nächsten Probetag beachten müssen und wie sie sich positiv darstellen können.

Ein ähnlicher Ablauf wird auch für die Papershift Expert Series gepflegt: Die Videos gehen ebenfalls in eine interne Revision. Die Beteiligten erhalten ein Feedback, mit dem sie ihre Kommunikation bewerten können.

Ein offenes Feedback ist das Maß aller Dinge, um zu klären, wie gut und erfolgreich die Kommunikation funktioniert hat und wo noch Nachbesserungsbedarf besteht. Das Feedback erlaubt es, die Kommunikation kontinuierlich zu verbessern.

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Überblick: So gelingt die Mitarbeiterkommunikation in der Praxis

Diese Faktoren gilt es bei der internen Unternehmenskommunikation im Arbeitsalltag zu beachten:

• Das Kommunikationskonzept sollte klären, ob ein informeller oder formeller Kommunikationsstil gepflegt wird.
• Kommunikation findet auf schriftlichem und mündlichem Wege statt, jedoch sollte die Wahl des Kommunikationskanals auf den Zweck der Kommunikation abgestimmt werden.
• Für die Übermittlung von Guidelines und Policies eignen sich schriftliche Kommunikationskanäle am besten.
• Für den regelmäßigen mündlichen Austausch in Meetings sollte eine klare Struktur festgelegt werden.
• Wie Informationen ausgetauscht werden, richtet sich nach dem Ziel und der angesprochenen Zielgruppe.
• Eine offene Feedback-Kultur ist wichtig, um die Kommunikation laufend zu verbessern.