Personalkosten Definition

Zu den Personalkosten zählen alle Kosten, die aus dem Einsatz menschlicher Arbeit im Betrieb resultieren. Der Begriff stammt aus dem internen Rechnungswesen. Im externen Rechnungswesen ist in Anlehnung an § 275 HGB der Begriff Personalaufwand üblich. Der Personalaufwand ist eine Position der Gewinn- und Verlustrechnung, die alle Kaufleute aufstellen müssen.

Im internen Rechnungswesen wird zwischen direkten und indirekten Kosten für das Personal unterschieden. Direkte Personalkosten erfassen die finanzielle Kompensation für die erbrachte Arbeitsleistung, die mit den Beschäftigten ausgehandelt wurde oder ihnen aufgrund eines Tarifvertrags zusteht. Dazu gehören insbesondere:

  • Grundgehalt bzw. Stundenlohn
  • leistungsabhängige Vergütungsbestandteile
  • Zuschläge (z.B. Sonntagszuschlag)
  • Indirekte Personalkosten umfassen alle Personalnebenkosten, dazu zählen insbesondere folgende Komponenten:

    • Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung
    • Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung
    • Gratifikationen (z.B. Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld)
    • Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
    • Kosten für die Weiterbildung
    • Personalkosten in der Praxis

      In der Praxis orientieren sich die meisten Unternehmen an der Definition für den Personalaufwand nach § 275 des Handelsgesetzbuchs (HGB). Demnach zählen zu den Personalkosten alle Arbeitsentgelte, die obligatorisch oder freiwillig an Arbeitnehmer, leitende Angestellte sowie die Mitglieder der Geschäftsführung gezahlt werden. Wie die Art der Vergütung bezeichnet wird (Lohn, Gehalt, Sold, Honorar, etc.) ist dabei nicht von Bedeutung. In die Unterposition 6a „Löhne und Gehälter“ sind darüber hinaus auch indirekte Kosten wie etwa Trennungs- und Aufwandsentschädigungen, Dienstalterszulagen, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Altersteilzeitvergütungen, Erfindervergütungen, Gefahrenzulagen, Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld und aktienbasierte Entlohnungskomponenten zu erfassen.

      In Sachwerten geleistete Gehaltsbestandteile (z.B. Dienstwagen, Dienstwohnung, Aktienoptionen) werden grundsätzlich ebenfalls unter den Löhnen und Gehältern ausgewiesen. In der Praxis kommt es hier gelegentlich zu Abgrenzungsschwierigkeiten zum sonstigen betrieblichen Aufwand. Bezahlt der Arbeitgeber einer Fach- oder Führungskraft beispielsweise eine Unterkunft am Dienstort, so ist die monatliche Miete unter der Position Löhne und Gehälter zu erfassen. Die Maklergebühr, die für die Beschaffung der Unterkunft gezahlt wurde, stellt dagegen sonstigen betrieblichen Aufwand dar. Das gleiche gilt für Bezüge, die nicht an Mitglieder des Geschäftsführungsorgans, sondern an die Mitglieder des Aufsichtsrats geleistet worden sind.

      Auch die Reisekostenerstattung zählt nicht zur Position Löhne und Gehälter, sondern zum sonstigen betrieblichen Aufwand. Das gilt auch für Abfindungen, die nicht als Kompensation für geleistete Dienste gezahlt werden, sondern einzig dazu dienen, (unliebsame) Arbeitnehmer zum Ausscheiden aus dem Unternehmen zu bewegen.

      In die Unterposition 6b „soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und für Unterstützung“ gehören der Arbeitgeberanteil und der Arbeitnehmeranteil zu allen gesetzlich vorgeschriebenen Sozialversicherungen sowie die Beiträge zur Berufsgenossenschaft und die Ausgleichsabgabe nach dem Schwerbehindertengesetz. Neben den Beiträgen zur gesetzlichen Rentenversicherung werden hier auch die Zuführungen zu den Pensionsrückstellungen erfasst.

      Nicht zum Personalaufwand zählen dagegen die Kosten für Leiharbeiter sowie für externe Berater und Spezialisten, selbst wenn diese wie abhängig beschäftigte Mitarbeiter in den Betrieb integriert sind.