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Zeiterfassung Handwerk: aktueller Stand und passende Lösungen
Auch das Handwerk ist von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung betroffen. Handwerksbetriebe sollten dabei beachten, welche konkreten Anforderungen der Gesetzgeber plant und was bereits heute gilt.
Das Wichtigste im Überblick
- Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt in Deutschland bereits.
- Betroffen sind auch Handwerksbetriebe.
- Dazu ist keine Gesetzesänderung nötig.
- Zu erfassen sind der Beginn, das Ende und die Dauer der Arbeitszeit.
- Bezüglich der Form der Zeiterfassung können die Betriebe frei wählen.
- Die Zeiterfassung muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein.
Rechtliche Grundlagen der Zeiterfassung
Spätestens seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2022 ist klar: Arbeitszeiterfassung ist Pflicht, und das mit wenigen Ausnahmen für alle Branchen und alle Unternehmen. Das betrifft also auch Handwerksbetriebe.
Rechtsgrundlage ist das Arbeitsschutzgesetz. Es sieht vor, dass Arbeitgeber jeweils den Beginn und das Ende der Arbeitszeit sowie Überstunden erfassen müssen. Damit soll sichergestellt werden, dass die Vorgaben aus dem Arbeitszeitgesetz wie zum Beispiel zu den geltenden Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten eingehalten werden.
Auch in Handwerksbetrieben gelten die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes zu Höchstarbeitszeiten sowie zu Pausen und Ruhezeiten. So darf die tägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann aber auf bis zu zehn Stunden ausgeweitet werden, solange die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit innerhalb von 24 Wochen oder sechs Monaten nicht höher als acht Stunden beträgt.
Das Bundesarbeitsgericht bezog sich in seinem Urteil auf die Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) von 2019. Diese sieht innerhalb der EU für die nationalen Arbeitsrechte eine objektive, verlässliche und zugängliche Arbeitszeiterfassung vor.
Ab wann gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
Auch wenn die entsprechende Anpassung des deutschen Arbeitszeitgesetzes noch nicht verabschiedet wurde (ein erster Gesetzentwurf liegt vor), gilt nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung schon heute. Unternehmen und damit auch Handwerksbetriebe müssen das beachten. Noch besteht allerdings Wahlfreiheit bei der Form der Arbeitszeiterfassung. Doch das wird sich vermutlich mit der anstehenden Gesetzesanpassung ändern.
Wie müssen die Arbeitszeiten im Handwerk erfasst werden?
Der aktuelle Gesetzentwurf sieht elektronische Arbeitszeiterfassung vor. Ausnahmen gibt es nur für Kleinbetriebe bis zu zehn Mitarbeitern sowie für tarifgebundene Unternehmen.
Bis die Gesetzesänderung verabschiedet ist, können Unternehmen können frei entscheiden, wie sie die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen möchten. Neben klassischen Stundenzetteln aus Papier sind auch Excel-Sheets oder Systeme zur elektronischen Zeiterfassung möglich.
Aufgrund der strukturellen Eigenschaften der Handwerksbetriebe wird die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung viele Unternehmen der Branche nicht betreffen. Das deutsche Handwerk ist nach Zahlen des Statistischen Bundesamts durch einen hohen Anteil kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) geprägt. Im Jahr 2020 gehörten 99,6 Prozent der zulassungspflichtigen und zulassungsfreien Unternehmen in Deutschland zu den KMU. Im Durchschnitt beschäftigten die Betriebe rund zehn Mitarbeiter.
Die Tarifbindung im Handwerk ist geringer als der deutsche Durchschnitt. Sie liegt bei rund 42 Prozent der Beschäftigten gegenüber einem Anteil von 49 Prozent im gesamtdeutschen Durchschnitt.
Handwerksbetriebe mit mehr als zehn Beschäftigten ohne Tarifbindung müssen dagegen mit Inkrafttreten des neuen Arbeitszeitgesetzes wohl auf eine elektronische Zeiterfassung umstellen.
Kritik aus dem Handwerk
Nicht alle Beteiligten im Handwerk sind glücklich über die geplanten Regelungen zur Arbeitszeiterfassung. So gab es beispielsweise zuletzt Kritik aus dem Gebäudereinigerhandwerk. Dort hieß es, die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung passe nicht zum Arbeitsalltag der Reinigungskräfte, die dezentral eingesetzt würden.
Klar ist: Unabhängig von der Methode der Erfassung besteht schon heute für Handwerksbetriebe die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung im Handwerk
Das Handwerk stellt hohe Anforderungen an Zeiterfassungssysteme. Personaleinsatzplanung und Organisation verschiedener Mitarbeiter, mehrerer Baustellen und unterschiedlicher Arbeitszeiten sowie Arbeitszeitmodelle erfordern ein Höchstmaß an Flexibilität.
Betriebe, die noch auf Stundenzettel setzen, geraten hier oftmals an ihre Grenzen: Nicht eingetragene Stunden, verlorene Stundenzettel oder das Zusammenführen und die Eingabe der handgeschriebenen Arbeitsstunden in eine Excel-Tabelle führen zu einem großen und unnötigen Mehraufwand.
In einem Handwerksbetrieb werden eine Vielzahl unterschiedlicher Tätigkeiten, Berufe und Arbeitsbedingungen miteinander kombiniert. Manche Arbeitnehmer sind immer am selben Ort tätig, andere sind ständig unterwegs und bei Kunden im Einsatz. Eher die Ausnahme im Handwerk ist die Arbeit im Homeoffice.
Während die Arbeitszeiterfassung direkt im Unternehmen mit einem zentralen Zeiterfassungssystem wie zum Beispiel einer digitalen Stempeluhr möglich ist, sind für Mitarbeiter im Außendienst Lösungen für mobile Zeiterfassung wie zum Beispiel eine Zeiterfassungs-App die bessere Wahl.
Digitale Zeiterfassung im Handwerk
Digitale Zeiterfassungssysteme wie Papershift sind für Handwerksbetriebe ideal. Sie stellen sicher, dass alle Arbeitszeiten in Echtzeit verfügbar sind und führen alle Daten in einem zentralen System zusammen. Durch die Verbindung aus Zeiterfassung, Dienstplanung, Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement werden Mehrfacheingaben und fehlerhafte Daten vermieden. Handwerker können damit ihre Arbeitszeiten an jedem beliebigen Ort erfassen – unabhängig davon, ob sie sich gerade auf einer Baustelle, im Büro oder auf Dienstreise befinden. Per GPS-Funktion lässt sich eine Zuordnung der Arbeitszeiten zu verschiedenen Standorten vornehmen, was Auswertungen erleichtert. Die Zeiterfassung kann entweder per App auf dem Smartphone, per Computer oder auch über ein stationäres, digitales Terminal erfolgen.
Unter dem Strich spart ein digitales Zeiterfassungssystem im Handwerk ein erhebliches Maß an Aufwand ein, so dass sich das Personal auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann.
- Arbeitszeiten erfassen
- Dokumentationspflicht einhalten
- Arbeitszeitkonten digital verwalten
- Zeiten auswerten und exportieren
Kleine Handwerksbetriebe, die auch weiterhin keine elektronische Arbeitszeiterfassung betreiben müssen, können auch weiterhin auf Stift und Stundenzettel zurückgreifen. Allerdings bieten sich auch für sie digitale Zeiterfassungssysteme an, denn sie vereinfachen die Erfassung, die Speicherung und die Verwaltung der Arbeitszeiten und lassen sich sogar mit dem Erstellen von Dienstplänen kombinieren.
