Verfasst von Sandy Lanuschny

Sandy ist Event Marketing Manager bei Papershift und treibt seit 2018 das Thema Event sowie die Präsenz bei Messen und Konferenzen voran. Als Teil des Marketing-Teams betreut die studierte Germanistin seit neustem auch Content-Themen und versorgt Euch mit spannenden Blogbeiträgen.

Für einen erfolgreichen Start mit Papershift darf die wichtigste Ressource Deines Betriebs nicht fehlen: Deine Mitarbeiter. Die Erfahrung hat gezeigt: Mitarbeiter anlegen und benennen, das sind zwei paar Schuhe. Darum haben wir hier unsere Best Practices zur Benennung von Mitarbeitern zusammengestellt, um Dich mit hilfreichen Tipps und Tricks auszurüsten.

Worauf Du bei der Benennung achten solltest

Die Qual der Wahl: Vorname, Nachname, Spitzname
Abhängig von den internen Organisationsstrukturen und der Betriebskultur unterscheiden sich die Praktiken bei der Benennung von Mitarbeitern. Wer in seinem Team eine Du-Kultur pflegt, wird die Verwendung von Vornamen präferieren. Je nach Anwendungsfall kommen auch Spitznamen zum Einsatz. Andere Betriebe verwenden dahingegen die übliche Form von Vor- und Nachname, insbesondere im Rahmen eines formellen Arbeitsalltags.

Die passende Reihenfolge verwenden
Bei der Benennung Deiner Mitarbeiter empfehlen wir die Reihenfolge Nachname, Vorname. Eine Anordnung der Mitarbeiter nach Nachnamen wird erfahrungsgemäß präferiert, da diese auch im Mitarbeiter-Index alphabetisch nach Nachnamen gelistet werden. Dadurch erleichterst Du Dir die die organisationsinterne Verwaltung.

Best Practices_ Mitarbeiter benennen

Wie Du Deine Mitarbeiter gruppieren kannst

Die angelegten Mitarbeiter werden in der Dienstplan-Ansicht alphabetisch gelistet. Sollte eine andere themen- oder abteilungsspezifische Reihenfolge Priorität für Dich haben, gibt es die Möglichkeit Mitarbeiter zu sortieren. Abhängig von der Branche und den Organisationsstrukturen kann es sich um unterschiedliche Gruppierungen handeln.

Gruppierung nach Mitarbeitertyp
Mit nur wenigen Anpassungen kannst Du zusätzliche Informationen bei der Benennung Deiner Mitarbeiter unterbringen, um die Handhabung für Deinen Anwendungsfall zu erleichtern. Besonders geeignet sind dafür thematisch passende Kürzel: (A) = Aushilfe, (T) = Teilzeit, (F) = Festangestellt. Eine Gruppierung nach Beschäftigungsart kann somit für den operativen Arbeitsalltag vorteilhaft sein.

Gruppierung nach Qualifikation
Wirft man einen Blick in eine Zahnarztpraxis, kann man zur Gruppierung der Mitarbeiter die Wordings „ZFA Name“ und „Arzt Name“ verwenden. Bei einem Transportunternehmen ist es wiederum ratsam die unterschiedlichen Führerscheinklassen (C1, C1E, C und CE) dem Namen des Mitarbeiters voranzustellen. Dadurch spart man bei der Planung der Mitarbeiter Zeit, da relevante Informationen auf den ersten Blick verfügbar sind.

Best Practices_ Benennung von Mitarbeitern

Einsatz von Emojis 😊

Emojis werden in der Regel verwendet, um Begriffe visuell zu ersetzen – das geht auch bei Papershift. Denn gerade bei der Benennung von Mitarbeitern erfreuen sich Emojis großer Beliebtheit. Außerdem kommen Emojis auch bei der Benennung von Arbeitsbereichen zum Einsatz.

Gruppierung von Teams durch Emojis
Durch die Voranstellung eines thematisch passenden Emojis können Mitarbeiter nach Teams, Arbeitsbereich oder Tätigkeitsfeld gruppiert werden. Diese Vorgehensweise sorgt für eine strukturierte Gruppierung in der Mitarbeiterliste der Dienstplan-Ansicht und lässt sich auf alle Branchen anwenden. In einem Handwerksbetrieb werden Mitarbeiter z. B. mit Hilfe von Qualifikationen gruppiert.

Best Practices_Benennung von Mitarbeitern

Kreativität kennt keine Grenzen!
Feststeht: Deiner Kreativität sind bei der Emoji-Auswahl keine Grenzen gesetzt. Neben guter Laune bringen sie vor allem einen visuellen Mehrwert bei der Planung Deiner Mitarbeiter in Papershift ein, und können Deine Arbeit angenehmer gestalten. Aus diesem Grund haben wir für Deine ersten Schritte mit der Emoji-Verwendung ein paar Beispiele zusammengestellt:

  • Koch = 👨‍🍳👩‍🍳
  • Service/Bar = 🍸☕️
  • Handwerker = 🛠
  • Maler = 👨‍🎨🎨
  • Bäcker = 🥖
  • Büro = 💻

Du hast Rückfragen zur Benennung Deiner Mitarbeiter oder willst Dich über weitere Best Practices austauschen, die Dir bei der Realisierung Deines Anwendungsfalls helfen? Dann vereinbare einfach einen Termin mit einem unserer Mitarbeiter. Wir freuen uns darauf!