Tags: Definition und Best Practices
Dein Papershift-Account ist startklar und Du hast die Tag-Funktion in der Dienstplan-Ansicht entdeckt: Jetzt fragst Du Dich, wozu diese ominösen Tags gut sind? Gute Frage! In unserem Best Practice Artikel zeigen wir Dir, was Du beachten musst, um herauszufinden, welchen Mehrwert Tags für Deinen Anwendungsfall bringen.
Tags: Eine Funktion und ihre Bedeutung
Du kannst Tags anlegen, um zusätzliche Informationen in Deinem Dienstplan gut sichtbar darzustellen. Wie und wann man dieses wirkungsvolle Werkzeug in Papershift genau benutzt, hängt immer von Deinem konkreten Anwendungsfall ab.
Filtern oder nicht filtern, das ist hier die Frage!
Tags sind eine Art Filter, die es Dir ermöglichen, Informationen im Dienstplan zu strukturieren und daraufhin auszuwerten. Es handelt sich dabei um wiederkehrende Informationen, die für Deine Planung wichtig sind: Bei einem Kurierdienst werden Tags z.B. für Fahrzeugkennzeichen verwendet. In einem Produktionsbetrieb kommen Tags wiederum häufig zur Markierung der Schichten in einem rollierenden Arbeitszeitmodell (Früh, Spät und Nacht) zum Einsatz.
Wann es sich lohnt einen Tag anzulegen
Um herauszufinden, ob die Tag-Funktion für Deinen Anwendungsfall sinnvoll ist, solltest Du Dich zu Beginn fragen: „Möchte ich meinem Mitarbeiter eine Zusatzinformation mitgeben?“
Wenn Du diese Frage mit „Ja“ beantworten kannst, gibt es drei Möglichkeiten:
- Handelt es sich bei dieser Zusatzinformation mehr um eine Qualifikation Deiner Mitarbeiter, legt man einen Arbeitsbereich an.
- Wenn es sich um eine einmalige Aufgabe handelt, verwendet man die Notizfunktion.
- Handelt es sich um wiederkehrende Informationen, die man filtern und auswerten möchte – dann lohnt es sich einen Tag zu verwenden.
Tags: Eine Welt voller Möglichkeiten
Der Einsatz von Tags eröffnet Dir bei der Planung Deiner Mitarbeiter zahlreiche Möglichkeiten: Ihre Verwendung kennt keine Grenzen – das steht schonmal fest. Genau aus diesem Grund haben wir bereits eine kleine Auswahl an Beispielen für Dich zusammengestellt.
Verwendung von Tags zur Abbildung von Kunden
Betrachtet man z. B. die Planung eines Reinigungsunternehmens werden Tags für einzelne Reinigungsobjekte bzw. einzelne Kunden verwendet. Dadurch kann man deutlich sehen, welcher Mitarbeiter bei welchem Kunden tätig ist. Falls ein Mitarbeiter in einer Schicht bei mehreren Kunden tätig ist, können auch mehrere Tags angezeigt werden. Die Anzeige der Tags erfolgt erst in numerischer Reihenfolge, anschließend alphabetisch.
Auswertung leicht gemacht durch Tags
Durch die Zuordnung der einzelnen Tags zu bestimmten Schichten im Dienstplan ist eine Auswertung möglich. Am Ende der Woche kann man z.B. mit Hilfe die Filterfunktion auswerten „wie viele Stunden bei einem bestimmten Kunden in KW 20 aufgewendet wurden?“ Das gleiche Prinzip kann auch in anderen Branchen und für Projekte angewendet werden. Für detaillierte Auswertungen oder zur graphischen Darstellung bietet sich hier das Insights-Modul von Papershift an.
Schneller Überblick durch den Einsatz von Farben
Wirft man wiederum einen Blick in die Planung einer Arztpraxis stellt man fest, dass Tags für die behandelnden Ärzte verwendet werden. Um Verwechslungen ähnlich klingender Tags zu vermeiden, empfehlen wir die Verwendung von Farben in der Dienstplan-Ansicht. Ein schneller Überblick ist damit stets gewährleistet.
Wie Du Mitarbeiter gruppieren kannst
Wenn Du Dir unabhängig von Bereichen zusätzliche Gruppenvariationen im Dienstplan anzeigen lassen möchtest, gibt es die Möglichkeit Deine Mitarbeiter zu „taggen“. Das hängt im jeweiligen Anwendungsfall von den internen Organisationsstrukturen ab. Benötigt man z.B. in bestimmten Schichten einen Mitarbeiter, der neben Deutsch auch Italienisch spricht, kann man diese zusätzliche Information durch einen Mitarbeiter-Tag realisieren.
Du willst herausfinden, ob Tags für Deinen persönlichen Anwendungsfall von Nutzen sind? Kein Problem! Wir freuen uns schon darauf gemeinsam eine für Dich passende Lösung zu finden. Vereinbare einfach einen Termin.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
