Verfasst von Sandy Lanuschny

Sandy ist Event Marketing Manager bei Papershift und treibt seit 2018 das Thema Event sowie die Präsenz bei Messen und Konferenzen voran. Als Teil des Marketing-Teams betreut die studierte Germanistin seit neustem auch Content-Themen und versorgt Euch mit spannenden Blogbeiträgen.

Du willst mit Papershift durchstarten und Deinen Anwendungsfall optimal abbilden? Kein Problem! Mit unseren Best Practices zu Standorten und Arbeitsbereichen geben wir Dir hilfreiche Tipps an die Hand, wie Du Deine ersten Schritte mit Papershift meisterst und Deine individuellen Anforderungen passgenau umsetzen kannst.

Standorte: Die Anzahl ist entscheidend

Am Anfang Deiner Planung mit Papershift steht immer der Standort. Erst beim Betreten des Standorts ist die Planung Deiner Mitarbeiter mit Hilfe von Arbeitsbereichen möglich. Wir zeigen Dir wann es für einen Anwendungsfall von Vorteil ist, mehrere Standorte anzulegen, und wann Du merkst, dass ein einzelner Standort in Deinem Papershift-Account vollkommen ausreicht.

Standorte als räumlich abgeschlossene Einheit

Befindet sich Dein Betrieb an einem Ort, empfehlen wir Dir zunächst nur mit einem Standort in Papershift durchzustarten. Sollte sich Dein Betrieb jedoch auf mehrere Gebäude in einer Stadt oder einem Landkreis verteilen, kann die Realisierung mit mehreren Standorten sinnvoll sein, um die interne Organisationsstruktur in Papershift abzubilden.

Alles im Blick mit einem einzigen Standort

Für einen schnellen Überblick kannst Du auch zwei räumliche Standorte innerhalb eines Papershift-Standorts anlegen und diese durch die Erstellung von Arbeitsbereichen trennen. Mit Hilfe der Funktion ‚Filtern‘ kannst Du Dir daraufhin bestimme Standorte in der Dienstplan-Ansicht anzeigen lassen. Dies eignet sich insbesondere für kleine Betriebe mit bis zu fünf räumlichen Standorten.

Standorte

Wie Dir mehrere Standorte bei der Abbildung hoher Mitarbeiterzahlen helfen

Unabhängig von der Anzahl der klassischen Standorte ist es bei der Standortplanung ratsam die Gesamtanzahl der Mitarbeiter mit einzubeziehen. Denn bei hohen Mitarbeiterzahlen (Mitarbeiterzahl > 50) ergibt es Sinn mehrere Standorte anzulegen. Dadurch wird die Handhabung im Arbeitsalltag enorm erleichtert, da man den in den Account-Einstellungen stets den Standort wechseln kann.

Welche Funktion ein HR-Standort in Deinem Papershift-Account haben kann:
Insbesondere bei größeren Organisationen empfehlen wir zur optimalen Verwaltung Deiner Mitarbeiter die Erstellung eines „HR-Standorts“. Dieser Standort wird dann primär zur Verwaltung der Mitarbeiter genutzt, nicht zur Planung von Arbeitszeiten. Zusätzlich dazu, kannst Du daraufhin Deine Mitarbeiter in andere Standorte kopieren, die für die Personaleinsatzplanung wiederum relevant sind.

Best Practices_ Standorte

Verwendung von Standorten zur Abbildung von Gruppen

Als abgeschlossene Einheiten eignen sich Standorte zur Darstellung von Mitarbeitergruppen oder auch Projekten. Abhängig vom Arbeitsort unterscheidet sich z. B. die Form der Zeiterfassung in einem Betrieb. So ergibt es bei der Zeiterfassung im Homeoffice Sinn einen weiteren Standort in Deinem Account anzulegen. Dadurch hat man dann die Möglichkeit für jeden Mitarbeiter unterschiedliche Arten der Zeiterfassung zu ermöglichen, ohne es immer manuell umstellen zu müssen.

Arbeitsbereiche:
Eine Funktion, viele Einsatzmöglichkeiten

Bevor Du mit der Erstellung der Arbeitsbereiche im Dienstplan beginnst, geben wir Dir einen kurzen Überblick, was Du bei Papershift mit Arbeitsbereichen alles abbilden kannst. Denn Arbeitsbereiche sind nicht immer gleich Arbeitsbereiche: Abhängig von der Branche oder der internen Struktur in Deinem Unternehmen können Bereiche verschiedene Zwecke erfüllen.

Arbeitsbereiche als Unterscheidungskriterium

Arbeitsbereiche kommen als Unterscheidungskriterium von Aufgaben bzw. Qualifikationen zum Einsatz. In den meisten Fällen geht es konkret darum, wo ein Mitarbeiter eingesetzt werden kann.

Wie Du Qualifikationen mit Bereichen abbildest
Betrachtet man z. B. die Planung einer Apotheke werden oft die Bereiche PTA (Pharmazeutisch-technischer Assistent) und PKA (Pharmazeutisch-kaufmännischer Assistent) verwendet. Bereiche kommen hier als Qualifikation zum Einsatz, da ein PTA nicht für die gleichen Aufgaben eingesetzt werden kann wie ein PKA.

Arbeitsbereiche_Apotheke

Wie Du Teams und Abteilungen mit Bereichen abbildest:
Wirft man wiederum einen Blick auf einen Betrieb mit herkömmlichem Büroalltag, werden Bereiche mit den Namen Buchhaltung, Vertrieb, Marketing und IT definiert. In diesem Anwendungsfall werden Arbeitsbereiche im klassischen Sinn mit Papershift realisiert, um Teams oder auch Abteilungen abzubilden.

Arbeitsbereiche Office

Arbeitsbereiche als Sortierkriterium

Bereiche werden neben der Planung von Mitarbeitern auch als Sortierkriterium genutzt. Durch die Funktion „Filtern“ kann ein Manager die Schichten der Mitglieder einer bestimmten Abteilung direkt einsehen. In der Dienstplan-Ansicht erhält man so einen Überblick, ob alle Schichten im Team gleichmäßig verteilt sind, oder ob es noch freie Kapazitäten gibt. Zusätzlich dazu, sortiert Papershift automatisch die Mitarbeiter aus, die in den gewählten Bereichen aufgrund Ihrer Qualifikation überhaupt einsetzbar sind.

Die goldene Regel: Weniger ist mehr!

Unabhängig davon auf welche Art und Weise Du Arbeitsbereiche verwendest, empfehlen wir, nur so viele Bereiche wie nötig anzulegen. Dadurch wird unnötige Komplexität vermieden und Du behältst den Überblick. Welche Tipps wir für die Benennung von Arbeitsbereichen haben, erfährst Du hier.


Welche Variante für Dich und Deinen Anwendungsfall am besten funktioniert, kannst Du auch gerne gemeinsam mit einem unserer Mitarbeiter herausfinden. Vereinbare einfach einen Termin. Bis dahin kannst Du Dich in Papershift weiter ausprobieren und Deine ersten Arbeitsbereiche definieren!