Verfasst von Sandy Lanuschny

Den Mehrwert von Papershift stets im Blick, versorgt Euch Sandy mit spannenden Beiträgen zu den Themen Dienstplanung und Zeiterfassung.

Fehler bei der Zeiterfassung

Die Zeiterfassung ist in vielen Unternehmen ein fester Bestandteil der Lohnabrechnung. Dennoch unterlaufen zahlreichen Unternehmen von Zeit zu Zeit Fehler bei der Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter, die wiederum enorme Kosten verursachen.

Durch die Vermeidung der folgenden fünf häufigsten Fehler bei der Zeiterfassung sparen Sie nicht nur immense Kosten ein, sondern sorgen ebenfalls für ein höheres Vertrauen Ihrer Mitarbeiter und für eine stärkere Mitarbeiterbindung.

Keine Digitalisierung

Zahlreiche Unternehmen lassen ihre Angestellten nach wie vor Ihre Arbeitszeit auf gedruckten Stundenzetteln protokollieren. Diese fehlende Digitalisierung sorgt jedoch dafür, dass die Daten der Zeiterfassung für eine anschließende Verwendung in der Lohnbuchhaltung in das Computersystem manuell eingetragen werden müssen. Hierbei gehen Stundenzettel oftmals verloren oder sind wiederum nicht leserlich. Deutlich effizienter ist es, die Zeiterfassung direkt digital durchzuführen, um diese manuellen Hürden direkt zu umgehen. Wie genau man diesen Prozess mit Papershift abbilden kann, erfahren Sie in unserem Artikel zum Thema Lohnabrechnung.

Keine Prüfprozesse

Obwohl Vertrauen ein wichtiger Grundpfeiler eines jeden Beschäftigungsverhältnisses ist, sollten Sie die Zeiterfassung dennoch nicht vollständig ohne Prüfprozesse belassen. Selbst ehrlichen Mitarbeitern können von Zeit zu Zeit Fehler unterlaufen. Deshalb sollte jede Zeiterfassung stets regelmäßig von einem Vorgesetzten oder einem HR-Mitarbeiter bestätigt werden müssen.

Fehler bei der Zeiterfassung: Fehlende Prüfprozesse

Keine Warnmeldungen bei Konflikten mit Gesetzen oder betriebsinternen Regelungen

Einer der großen Vorteile einer digitalen Zeiterfassung besteht darin, dass die eingegebenen Daten unmittelbar mit bestehenden Gesetzen (ArbZG) und betriebsinternen Regelungen (z. B. Betriebsvereinbarung) abgeglichen werden können. Auf diese Weise kann frühzeitig verhindert werden, dass gegen diese verstoßen wird und es zu immensen Strafzahlungen kommt. Aus diesem Grund sollten Sie stets eine digitale Zeiterfassungssoftware verwenden, die Sie bei Konflikten mit Gesetzen oder betriebsinternen Regelungen umgehend mit einer Warnmeldung informiert.

Praxisbeispiel: Fehler bei der Zeiterfassung

Ein passendes Beispiel stellt die Höhe der Nettoarbeitszeit dar. Sollte ein Mitarbeiter eine Nettoarbeitszeit von über 10 Stunden nach einem Arbeitstag vorweisen, erhalten Sie eine Warnmeldung vom System. Welche arbeitsrechtlichen Regeln bei der Arbeitszeit außerdem zu beachten sind, erfahren Sie in unserem Artikel zum Thema Maximale Arbeitszeit.

Keine automatische Synchronisation mit dem Dienstplan und der Lohnabrechnung

In vielen Zeiterfassungssystemen findet keine automatische Synchronisation der erfassten Daten mit anderen Systemen statt. Die erhobenen Daten sind jedoch nicht nur für die Zeiterfassung selbst relevant, sondern werden ebenfalls im Dienstplan und für Lohnabrechnungen benötigt. Ohne eine automatische Synchronisation müssen die Daten von Ihren Mitarbeitern im Controlling erneut manuell eingegeben werden. Dieser Arbeitsschritt verursacht insbesondere bei zahlreichen Angestellten einen enormen Arbeitsaufwand und damit verbundene Kosten.

Fehler bei der Zeiterfassung: Fehlende Synchronisation

Keine Transparenz

Eines der häufigsten Probleme von Systemen zur Zeiterfassung besteht in einer mangelnden Transparenz für Ihre Mitarbeiter. Sofern Ihren Mitarbeitern kein Zugang zu Ihrem Zeiterfassungssystem gewährt wird, besteht für diese keine Möglichkeit, um die abgerechneten Zeiten einzusehen und auf Richtigkeit zu überprüfen. Somit können Fehler bei der Zeiterfassung nicht festgestellt werden. Auf diese Weise entsteht in vielen Fällen Misstrauen und die Mitarbeiterbindung wird zunehmend schwächer. Daher sollten Sie immer darauf achten, ein System zu verwenden, dass Ihren Mitarbeitern genügend Transparenz bietet.

Fehler bei der Zeiterfassung waren gestern!

Viele Systeme auf dem Markt vermeiden nur einen Teil dieser kostenintensiven Fehler. Mit der digitalen Stempeluhr von Papershift haben Sie jedoch die Möglichkeit, die Herausforderungen einer transparenten und digitalen Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen erfolgreich zu meistern.


Überzeugen Sie sich von den enormen Vorteilen einer digitalen Zeiterfassung für Ihr Unternehmen und vereinbaren Sie eine Demo. Gerne gehen wir in einem persönlichen Gespräch auch genauer auf Ihre Anforderungen ein. Rufen Sie uns an, unter +49 721 – 754 0 234 6.