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Als Arbeitgeber liegt es in Ihrem Interesse, über die geleistete Arbeit Ihrer Mitarbeiter Bescheid zu wissen. Nur auf diese Weise haben Sie die Kontrolle über das Vorgehen in Ihrem Unternehmen und können den weiteren Projektverlauf beim Projektmanagement effektiv steuern. Ein sogenannter Tätigkeitsnachweis dokumentiert alle erledigten Aufgaben der Angestellten und unterstützt Sie somit sinnvoll bei der erfolgreichen Unternehmensleitung.
Was ein Tätigkeitsnachweis genau ist, welche Funktionen er erfüllt und welche Vorteile er noch mit sich bringt, erfahren Sie in diesem Artikel.
Nutzen Sie für den Tätigkeitsnachweis ihrer Mitarbeiter die Projektzeiterfassung von Papershift.
Definition: Was ist ein Tätigkeitsnachweis?
Bei einem Tätigkeitsnachweis handelt es sich um eine schriftliche Aufzeichnung von geleisteten Aufgaben innerhalb eines bestimmten Zeitraums. In der Regel betrifft die Dokumentationspflicht die Arbeitnehmer eines Unternehmens und die Anordnung erfolgt vom Arbeitgeber oder dem Betriebsrat. Der Nachweis erfüllt dabei eine Kontrollfunktion, da er erfasst, ob ein Arbeitnehmer die in seinem Arbeitsvertrag festgelegten Aufgaben zufriedenstellend erfüllt.
Unterschied zu Arbeitsbescheinigung und Arbeitsnachweis
Der Tätigkeitsnachweis ist von den Begriffen Arbeitsbescheinigung und Arbeitsnachweis zu unterscheiden. So dient die Arbeitsbescheinigung lediglich dazu, das ehemalige Bestehen eines Arbeitsverhältnisses gegenüber der Bundesagentur für Arbeit nachzuweisen. Sie enthält nur die Art und Dauer der Beschäftigung sowie das erhaltene Arbeitsentgelt.
Ein Arbeitsnachweis fungiert als Ersatz für einen Arbeitsvertrag und dokumentiert alle wichtigen Konditionen und Daten eines Arbeitsverhältnisses.
Ein Tätigkeitsnachweis hingegen beinhaltet nicht die Rahmenbedingungen von Arbeitszeit, Arbeitsort und Art der Beschäftigung, sondern bestätigt die konkret geleistete Arbeit im Stunden- oder Tages- oder Wochenformat. Er richtet sich außerdem im Kontext des Projektmanagements als Kontrolldokument an den Vorgesetzten des Arbeitnehmers und nicht an eine außerbetriebliche Instanz.
Welche Funktion erfüllt ein Tätigkeitsnachweis?
Ein Tätigkeitsnachweis bietet dem Arbeitgeber hauptsächlich eine Kontrollmöglichkeit über die Tätigkeiten seiner Arbeitnehmer. Er kann so prüfen, welche Aufgaben wann erledigt worden sind und wie viel Zeit dafür in Anspruch genommen wurde. Auf diese Weise ist es ihm möglich, effizienzsteigernde Maßnahmen zu ergreifen, wie beispielsweise Dienstpläne anzupassen oder unproduktive Mitarbeiter auzutauschen.
Vorteile: Warum ein Tätigkeitsnachweis sinnvoll ist
Transparenz ist in einem Angestelltenverhältnis sehr wichtig. Ein Tätigkeitsnachweis ermöglicht es dem Arbeitgeber, Informationen zu den tatsächlich absolvierten Aufgaben seiner Arbeitnehmer erhalten. Das verschafft ihm unter anderem einen Überblick über den aktuellen Stand seines Projekts. Außerdem erlangt er so Kontrolle über die derzeitige Effizienz seines Unternehmens und er kann fundierte Entscheidungen treffen, um diese zu erhöhen.
Zudem hat ein Tätigkeitsnachweis auch den Vorteil, dass damit einzelne Projektschritte genau nachvollzogen werden können. So kann einem Kunden gegenüber beispielsweise detailliert aufgezeigt werden, wie sich seine Rechnung zusammenstellt.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Was muss in einem Tätigkeitsnachweis stehen?
Es gibt keine genauen Richtlinien für den Inhalt eines Tätigkeitsnachweises. So können je nach Unternehmen und Projekt verschiedene Informationen erforderlich sein. Folgende Details sollten aber der Nachvollziehbarkeit und Übersichtlichkeit halber auf jeden Fall in einem Tätigkeitsnachweis enthalten sein:
- Vollständiger Name des Arbeitnehmers
- Zeitraum der absolvierten Tätigkeiten (bspw. Monat oder Woche)
- Aktuelles Datum
- Beschreibung der Tätigkeit
- Dauer der Tätigkeit
- Unterschriften von Arbeitnehmer und -geber
Für mehr Details kann es außerdem sinnvoll sein, den genauen Zeitraum der Tätigkeit aufzunehmen, also wann mit der Aufgabe begonnen wurde und wann sie beendet wurde. Zudem können bei Bedarf auch die Pausenzeit erfasst werden.
Wie können Arbeitgeber Tätigkeiten erfassen?
Für den Tätigkeitsnachweis stehen verschiedene Mittel der Aufzeichnung zur Verfügung. So kann es in einigen Fällen reichen, die Informationen schlicht mit Stift und Papier aufzuschreiben. Da es bei dieser analogen Herangehensweise jedoch schnell an Übersichtlichkeit und Transparenz mangelt, sind digitale Lösungen in der Regel eher zu empfehlen.
Tätigkeitsnachweis mit Excel
Einige Unternehmen dokumentieren die erledigten Tätigkeiten in einer Tabelle über eine Software wie Excel. Das hat unter anderem die Vorteile, dass praktische Vorlagen verwendet werden können und dass eine unkomplizierte Ausgabe und Vervielfältigung der Daten möglich ist.
Sowohl die analoge als auch die Excel Methode weisen leider eindeutige Mängel auf. So schleichen sich bei der manuellen Übertragung leicht Fehler ein und das gesamte System fordert viel Zeit und Aufwand von allen Beteiligten. Wesentlich praktischer ist daher die Verwendung eine online Software zur Zeiterfassung. So ein Programm lässt sich nicht nur ortsunabhängig verwenden und verwalten, es spart auch eine Menge Zeit.
Alle Daten zur Arbeitszeit und Projektzeit werden per Knopfdruck erfasst und können bei Bedarf im Überblick ausgegeben werden. Dank einer solchen Software erübrigt sich ein zusätzlicher Tätigkeitsnachweis, was sich ressourcenschonend auswirkt und auch bürokratische eine Erleichterung verschafft.
Tipp: Sie können aktuell noch nicht auf die online Zeiterfassung Software umsteigen? Zur Überbrückung bietet Papershift Ihnen eine Reihe praktischer Excel Vorlagen gratis zum Download an. Beispielsweise können Ihre Arbeitnehmer die Tätigkeiten in unserer Excel Arbeitsplan Vorlage einfach und übersichtlich dokumentieren. Auch die Papershift Stundenzettel Excel Vorlage eignet sich zur präzisen Zeiterfassung per Stundenzettel.
Projektzeiterfassung für den Tätigkeitsnachweis
Eine Online Projektzeiterfassung für den Tätigkeitsnachweis erleichtert die Arbeitszeitdokumentation und lässt bei Kundenprojekten keine Fragen offen. Denn mit einer digitalen Projektzeiterfassung ist auf den ersten Blick ersichtlich, wie lange man an welchem Projekt gearbeitet hat. Mit Papershift können Sie beispielsweise ganz einfach
- Zeiten auf Projekte buchen,
- die Stundenkonten ihrer Mitarbeiter im Blick behalten und
- einzelne Zeiterfassungen mit Schlagworten (z.B. Kundenname oder Projekt) versehen.
Praxisbeispiel: Warum sich eine digitale Projektzeiterfassung lohnt
Max Mustermann führt ein erfolgreiches IT-Unternehmen mit zehn Angestellten. Bisher haben alle Mitarbeiter jeweils ihre eigene Excel Tabelle geführt und dort ihre Tätigkeiten, Kunden und Arbeitszeiten eingetragen. Arbeitgeber Mustermann nutzte diese Tabellen, um einerseits die Tätigkeiten seiner Mitarbeiter zu kontrollieren und andererseits die anfallenden Rechnungen zu schreiben.
Allerdings kostete dieses Vorgehen viel Zeit und immer wieder bemerkte Max Mustermann, dass sich kleinere Ungenauigkeiten unter die Daten mischten. Jetzt verwendet der Unternehmer eine Zeiterfassungssoftware Software zur Zeiterfassung.
Seine Mitarbeiter können dadurch in wenigen Schritten alle Informationen zur Projekt- und Arbeitszeit in einem intuitiven Tool dokumentieren. Mustermann erhält nun ohne weiteren Zeitaufwand und Mühen alle benötigten Daten übersichtlich ausgegeben und kann seine Zeit in die Erledigung anderer wichtiger Aufgaben investieren.
