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Wenn die Zeit der Mitarbeiter nicht effizient und effektiv eingesetzt wird, leiden die Produktivität und damit der Unternehmenserfolg. Neben einer zielgerichteten Finanzplanung braucht es in Unternehmen also eine gute Zeitwirtschaft. Inzwischen gibt es intelligente Online-Systeme für die Arbeitszeiterfassung – auch als Zeitwirtschafts-Software bekannt. Wie die Zeitwirtschaft arbeitet und wie Unternehmen das passende Zeiterfassungssystem finden, zeigt der Artikel.
Definition: Was ist Zeitwirtschaft?
Im Personalwesen versteht man unter Zeitwirtschaft Maßnahmen, die eingesetzt werden, um die arbeitsbezogenen Zeitdaten der Mitarbeiter zu erfassen, zu bewerten und zu verwalten. Die Begriffe Termin- oder Kapazitätsplanung werden häufig synonym verwendet.
Gegenstand der Zeitwirtschaft ist die grobe Festlegung der mit den Fertigungsaufträgen zusammenhängenden Termine. Dabei spielen vor allem die Start- und Endtermine, aber auch Termine, die für die Durchführung aller Arbeitsgänge erforderlich sind, eine wichtige Rolle. Die Planung berücksichtigt also insbesondere die Auftragsfristen sowie die im Unternehmen zur Verfügung stehenden Kapazitäten.
Dabei vollzieht sich die Zeitwirtschaft stets in diesen drei Schritten:
- Kapazitätsplanung
- Kapazitätsabgleich
- Durchlaufterminierung
Gerade in produzierenden Unternehmen hat die Zeitwirtschaft große Bedeutung. Der Grund: Mit ihrer Hilfe erreicht man nicht nur die optimale Auslastung der verfügbaren Kapazitäten, sondern optimiert auch das Zeitmanagement. So wird es für Führungskräfte und Angestellte leichter, Prioritäten richtig einzuschätzen und in der Folge ein besseres Betriebsergebnis zu erreichen.
Was ist positive Zeitwirtschaft?
Man unterscheidet zwischen negativer und positiver Zeitwirtschaft. Die positive Zeitwirtschaft erfasst alle Daten rund um die Arbeitszeit und verarbeitet diese für die weitere Nutzung im System.
Was ist negative Zeitwirtschaft?
Bei der Negativerfassung geht es um Abweichungen vom Arbeitszeitplan (Soll-Plan) durch Ab- und Anwesenheiten. Darunter fallen zum Beispiel Fehlzeiten wie Urlaub, Krankheitstage und Weiterbildungen. Kommt es zu keinerlei Abweichungen, geht man davon aus, dass die Soll-Zeit der Ist-Zeit entspricht.
Wie unterscheiden sich Zeiterfassung und Zeitwirtschaft?
Im Grunde dient die Zeiterfassung der Zeitwirtschaft, indem sie Daten für diese erhebt. Schließlich müssen Basisdaten erhoben werden, um überhaupt eine Terminplanung zu ermöglichen. Erfasst werden beispielsweise die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer, die Bearbeitungszeiten eines Produktionsschritts oder die gesamten Durchlaufzeiten. Jeder Datensatz ist daher von Bedeutung.
Diese Zeitdaten müssen erfasst werden, da auf ihrer Basis realistische Sollvorgaben festgelegt werden. Die Erhebung geschieht mittels eines Zeiterfassungssystems, das die Arbeits- und Projektzeiten genau ermittelt.
Exkurs: Zeitwirtschaft in der Wirtschaftstheorie
In der Wirtschaftstheorie versteht man unter Zeitwirtschaft die im Rahmen der Termin- und Kapazitätsplanung anfallende Grobterminierung der Aufträge. Zeitwirtschaft findet in drei Phasen – Durchlaufterminierung, Kapazitätsplanung und Kapazitätsabgleich – statt. Sämtliche Aufträge eines Unternehmens werden von Anfang bis Ende zeitlich strukturiert. Damit umfasst die Zeitwirtschaft auch die zeitliche Strukturierung der Produktionsprozesse – und ist damit wesentlicher Bestandteil der Produktionsprozessplanung und der Prozesssteuerung in der Produktion.
Als zentraler Begriff der Zeitwirtschaft aus wirtschaftstheoretischer Perspektive gilt die Durchlaufzeit. Nach Erfassen sämtlicher Betriebsdaten lassen sich für jedes Produkt bzw. Projekt die exakten Durchlaufzeiten ermitteln. Auf dieser Grundlage wiederum kann man die Terminplanung und alle Prozesse rund um die Auftragsbearbeitung – beispielsweise den Abgleich der Kapazitäten und die entsprechende Schichtplanung – optimieren. In der Folge steigt auch die Produktivität – beispielsweise, weil sich ablaufbedingte Liegezeiten verringern.
Was sind die Ziele der Zeitwirtschaft?
Übergeordnetes Ziel der Zeitwirtschaft ist eine erhöhte Produktivität und Wirtschaftlichkeit im Betrieb. Die Zeitwirtschaft dient dazu, Projekte realistisch zu terminieren und Ressourcen und Humankapital optimal – ohne Unter- oder Überlastungen – zu nutzen. Auf diesem Weg trägt sie zu einer hohen Wirtschaftlichkeit bei.
Welche Aufgaben hat die Zeitwirtschaft?
Hauptaufgaben der Zeitwirtschaft in produzierenden Betrieben sind die Kapazitätsplanung, der Kapazitätsabgleich und die Durchlaufterminierung. Eine der wichtigsten Aufgaben ist es daher, exakte, realitätsnahe Terminpläne für Projekte, Fertigungsabläufe u.ä. zu erstellen. Zunächst sind dafür Sollwerte, beispielsweise für die Durchlaufzeit, zu definieren. Dabei orientiert man sich an den bisherigen Erfahrungen oder beispielsweise auch Aufzeichnungen aus der Vergangenheit.
Anschließend werden Ist-Werte erhoben und analysiert. Bei einem Abweichen von den Soll-Werten, werden neue, alternative Vorgaben und Maßnahmen festgelegt, die dazu dienen sollen, die Terminplanung doch noch einzuhalten. Im nächsten Schritt sind diese Maßnahmen umzusetzen und zu überprüfen.
- Arbeitszeiten erfassen
- Dokumentationspflicht einhalten
- Arbeitszeitkonten digital verwalten
- Zeiten auswerten und exportieren
Welche Methoden der Zeitwirtschaft gibt es?
Die Zeitwirtschaft betrachtet firmeninterne Abläufe, die sich auf Zeit und Dauer der einzelnen Projekte beziehen. Analysiert werden Aufgaben und Projekte sowie deren Start-, End- und Zwischenpunkte (Durchlaufzeit). So entsteht ein Pool an Daten, der Aufschluss darüber gibt, wie viel Zeit die Mitarbeiter für ein Projekt oder einen Kunden benötigen.
Ein Anhaltspunkt für die Länge von Aufträgen sind vergangene Projekte und Erfahrungswerte. Jedes neue Projekt erhält demnach einen bestimmten Soll-Wert, der jederzeit mit dem Ist-Wert verglichen werden kann. Bei Abweichungen vom Soll-Wert können sofort Maßnahmen eingeleitet werden. Außerdem kann die Zeitwirtschaft ihr Angebot für die Zukunft entsprechend anpassen.
Die häufigste Methode, um Daten für die Zeitwirtschaft zu erheben, ist eine Zeiterfassung, beispielsweise in Form einer Stempeluhr App oder Zeiterfassung App. Diese zeichnet projektbasiert auf, wie viele Stunden für einzelne Aufgaben nötig sind. Die Mitarbeiter erfassen täglich ihre Arbeitszeit und buchen diese auf die jeweilige Tätigkeit.
Die Führungskräfte erhalten einen Überblick über die Projektzeiterfassung in Form von Berichten. Zudem haben sie beispielsweise Einsicht in die Anzahl der Überstunden ihrer Mitarbeiter bzw. wann sich dieser ins Zeiterfassungssystem ein- und ausloggt. Auf Grundlage der ermittelten Daten fällt es leichter, optimierte Schichtpläne zu erstellen, die die im Betrieb vorhandenen Kapazitäten effektiv nutzen.
Wie werden Zeitdaten für die Zeitwirtschaft generiert?
Für eine erfolgreiche Terminplanung und Zeitwirtschaft benötigt man bestimmte Informationen beziehungsweise Zeitdaten. Dabei handelt es sich zum Beispiel um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter oder bisherige Durchlaufzeiten. Erst auf Grundlage dieser Basisdaten können realistische Sollvorgaben definiert werden. Erheben lassen sich die Zeitdaten am komfortabelsten mittels einer digitalen Zeiterfassungsmethode. Hierfür bieten sich diverse einfach zu bedienende Softwares an.
Welche Vorteile bietet eine Zeitwirtschaft mit Zeiterfassungssystem?
Ein Zeiterfassungssystem – allen voran moderne Zeiterfassungssoftwares – bietet den Vorteil, dass Arbeitszeiten und andere wichtige Zeitdaten automatisch erfasst und dokumentiert werden. Mitarbeiter wie auch Führungskräfte haben jederzeit die Möglichkeit, die Daten abzurufen und auszuwerten. Sowohl für die kontinuierliche Kontrolle der Ist-Zeiten wie auch für den Vergleich mit den Soll-Zeiten bietet ein Zeiterfassungssystem aktuelle Werte.
Arbeitszeiten verwalten ohne Stress und Excel
Ein System für Zeitwirtschaft und Zeiterfassung entlastet nicht nur das Personalwesen, sondern sorgt in der gesamten Belegschaft für mehr Transparenz und mehr Produktivität. Arbeitszeiten können übersichtlich dargestellt und komplexe Arbeitszeitmodelle einfach erfasst werden. Dies reduziert den administrativen Aufwand für alle Parteien.
Doch wie funktioniert das genau? Mit Hilfe eines Programms für die Zeitwirtschaft lassen sich Arbeitszeiten und Fehlzeiten komfortabel erfassen, planen, kontrollieren und dokumentieren. Während man früher Stunden damit verbrachte, Arbeitszeiten aus einer Excel-Tabelle in die Lohnbuchhaltung zu übertragen, sparen moderne Zeitwirtschaftssysteme enorm viel Zeit und arbeiten zudem zuverlässig und fehlerfrei.
Wie funktioniert ein Zeiterfassungssystem?
Eine Zeiterfassungssystem erfasst die Zeiten (Arbeitszeiten und Abwesenheiten) aller Mitarbeiter und dokumentiert sie in Zeitkonten. Das System verfolgt jede Tätigkeit während des Arbeitstages minutengenau und vereinfacht so auch die Integration verschiedener Arbeitszeitmodelle.
In der Praxis sieht das so aus: Jeder Mitarbeiter verfügt über einen eigenen Zugang und kann sich zu Beginn des Arbeitstages in das Programm einstempeln und angeben, welcher Aufgabe er nachgeht. Im Laufe des Tages kann der Mitarbeiter die Beschreibung der Tätigkeiten anpassen. Alle Einträge fließen in die Arbeitszeiterfassung, die später auch der Lohnabrechnung dient. Natürlich werden auch Abwesenheiten wie Pausenzeiten, Krankheits- und Urlaubstage im System erfasst und sind für die Kapazitätsplanung und Personalbedarfsermittlung nutzbar.
Mittels der ermittelten Daten kann das Zeiterfassungssystem verschiedene Berichte generieren. So haben Führungskräfte jederzeit einen Überblick über die Projektzeiten nach beliebiger Sortierung oder über Plus- und Minusstunden der Mitarbeiter. Das Tool nimmt ihnen sogar die Arbeit ab, die Einträge zu analysieren, sodass sie mit nur wenigen Klicks ablesen können, welches Projekt wie viel Zeit in Anspruch genommen hat. Die Zeitdaten können zudem über Schnittstellen an andere Programme und Rechnungsanwendungen übermittelt werden.
Wie profitieren Unternehmen von einer Zeitwirtschaftssoftware?
Zum einen stellt eine Zeitwirtschaftssoftware eine echte Arbeitserleichterung für die Personalabteilung in Unternehmen dar. Zum anderen müssen auch die anderen Mitarbeiter durch den Wegfall aufwändiger Stundenzettel und Excel-Listen weniger Zeit und Nerven in die Zeiterfassung investieren. Besonders empfehlenswert sind cloudbasierte Systeme, die nur geringe Installations- und Wartungskosten mit sich bringen.
So finden Unternehmen das richtige Zeitwirtschaftssystem
Ein Programm für die Zeitwirtschaft sollte sich stets an den Bedürfnissen des Unternehmens ausrichten und daher anwenderorientiert, flexibel und intuitiv sein. Besonders geeignet sind daher Web- oder Mobile-Business-Anwendungen.
Die Anforderungen an ein System für die Zeitwirtschaft sind folgende:
- Verwaltung sämtlicher Arbeits- und Fehlzeiten (Fehlzeitenmanagment)
- Arbeitszeitauswertung gemäß betrieblicher und tariflicher sowie gesetzlicher Vereinbarungen
- Automatische Datenübermittlung an Rechnungsanwendungen wie das Lohn- und Gehaltsmodul
- Automatische Warnungen bei Überstunden oder Regelverstößen
- Vergeben von Rollen und Berechtigungen innerhalb des Systems
- Rückrechnungs- und variantenfähige Datenaufbereitung
