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Ein flexibel anpassbarer Kalender ist das A und O der Teamarbeit. Vor allem, wenn es um die Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung geht, sind zeitgemäße und verlässliche Lösungen unverzichtbar. Was ein Teamkalender ist und welche Aspekte berücksichtigt werden müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Definition: Was ist ein Teamkalender?
Bei einem Teamkalender handelt es sich um einen Kalender, den viele Teams nutzen, um ihre Arbeit zu organisieren. Der Gedanke dahinter ist, die langfristige Terminplanung zu erleichtern und als Team nicht ins Chaos zu versinken.
Erwähnenswert diesbezüglich ist auch ein Gruppenkalender, mithilfe dessen man feststellen kann, ob Gruppenmitglieder zu einem bestimmten Termin frei oder besetzt sind. Dies verbessert die Planung von Meetings mit Kollegen.
Es stellt sich die Frage, ab wie vielen Mitarbeitern Teams einen gemeinsamen Kalender benötigen. Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten, denn vieles hängt von der Struktur und Organisation eines Unternehmens ab.
Manche Teams nutzen einen gemeinsamen Kalender bereits ab 5 Mitgliedern, um ihre Termine zu erstellen und sorgfältig zu verwalten. Andere brauchen eine solche organisatorische Unterstützung erst ab 10-20 Mitgliedern.
Teamkalender in Unternehmen
Ein Team, das auf ein gemeinsames Ziel hinarbeitet, ist Voraussetzung für Erfolg in einem sich rasant wandelnden Marktumfeld. Eine schnelle Kommunikation und eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern sind wichtige Bausteine, um Termine einzuhalten und das Kundenvertrauen nachhaltig zu gewinnen. Ein Teamkalender bietet hierbei eine wertvolle Hilfe.
Es verwundert daher nicht, dass Unternehmen aus vielen verschiedenen Branchen immer noch klassische Kalender nutzen, um Termine im Blick zu behalten. Der analoge Wandkalender im Büro oder in der Produktionshalle erinnert Mitarbeiter daran, dass sie ihre Aufgaben rechtzeitig erledigen müssen. Nur so ist es möglich, dass die Lieferung von Projektzielen oder Produkten pünktlich erfolgt.
Welche Funktion erfüllt ein Teamkalender?
Ein Teamkalender bietet Unterstützung im Arbeitsalltag, indem er die Durchführung der täglichen Geschäftsaktivitäten erleichtert. Eine Kalenderfunktion besteht in Folgendem:
- Sie verbessert Zeitmanagement und fördert eine gesunde Life-Work-Balance. Dadurch können Teammitglieder die ihnen zugewiesenen Aufgaben leichter kategorisieren und priorisieren.
- Sie ermöglicht eine schnelle und effektive Kommunikation zwischen Kollegen. Das Ergebnis ist ein höheres Mitarbeiterengagement, das sich auf die Arbeitsproduktivität überträgt.
- Sie verbessert die Arbeitsorganisation und trägt positiv zur Effizienzsteigerung entlang der gesamten Wertschöpfungskette bei. Das wiederum hilft dabei, interne Prozesse zu optimieren.
- Sie sorgt für eine effektive Abstimmung im Team, die erforderlich ist, um eine Aufgabe oder ein Projekt nach vorne zu bringen. Diese ist mit zunehmender Komplexität immer schwieriger.
Des Weiteren dient ein Teamkalender dazu, relevante Informationen schnell und einfach zu vermitteln. Dies erlaubt dem Team, die Komplexität zu reduzieren sowie einen klaren Überblick über wichtige Aspekte des Arbeitsalltags zu gewährleisten.
Welche Informationen beinhaltet ein Teamkalender?
Ein großer Vorteil eines Teamkalenders liegt darin, dass er eine Reihe von Informationen einbeziehen kann. Je nach individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens und der einzelnen Teams lassen sich unter anderem die folgenden Informationsaspekte in einen Teamkalender eintragen:
- Abwesenheiten aufgrund einer Weiterbildung oder Delegation;
- Urlaubsplan für die einzelnen Teammitglieder;
- Aufgaben und Zuständigkeiten innerhalb des Teams;
- Start- und Abschlusstermine für Projekte.
Teams, die komplexe Projekte realisieren, greifen gerne zu einem Projektkalender, der eine individuell abgestimmte und gezielte Projektarbeit unterstützt. Gut zu wissen: Die Projektzeiterfassung von Papershift bietet eine sichere Cloud-Lösung mit zahlreichen Funktionen, die für ein effizientes Projektmanagement sorgen.
Daraus lässt sich schließen, dass ein Teamkalender nichts an Aktualität verloren hat. Im Gegensatz: Er bekommt eine neue Bedeutung in der digitalen Arbeitswelt.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Digitale Arbeitswelt: Anforderungen an Teamkalender
Die fortschreitende Digitalisierung der Arbeitswelt beeinflusst unter anderem die Terminplanung und Organisation in Teams. Viele Mitarbeiter arbeiten heute vom Homeoffice aus und sind nicht mehr imstande, ohne Einsatz von digitalen Tools die aktuellsten Neuigkeiten zu erfahren.
Ein digitaler Kalender für Teams und Projekte erlaubt es ihnen, auf dem Laufenden zu bleiben und schnell auf unvorhergesehene Änderungen zu reagieren. Dabei kann jeder Teammitglieder eigene Termine eintragen und eine klare Übersicht über bevorstehende Aktivitäten der Kollegen behalten.
Warum sind analoge Teamkalender nicht mehr zeitgemäß?
Die gemeinsame Planung mit Kollegen aus dem Team gestaltet sich im Arbeitsalltag oft schwierig. Dies liegt vor allem daran, dass die Arbeit in einem immer geringeren Ausmaß im stationären Büro erfolgt. Mitarbeiter, die von verschiedenen Standorten aus arbeiten, profitieren durch einen Wandkalender aus Papier nicht mehr, weil dieser nur im Büro einsehbar ist.
Online Kalender für Teams und Projekte
Ein digitaler Kalender hat einen großen Vorteil: Er bringt Zeitersparnis und sichert Zuverlässigkeit, dank welcher keine Termine verpasst werden. Er punktet ebenfalls in Sachen Flexibilität, indem er sich jederzeit und überall nutzen lässt. Mehr noch: Ein digitaler Kalender ist gekennzeichnet durch:
- Anpassbarkeit an Anforderungen der digitalen Arbeitswelt
- Datenaktualität durch Synchronisation
- Verfügbarkeit von verschiedenen Funktionen
- Einfache Integrierbarkeit in die interne IT-Infrastruktur
Versand von Terminupdates via E-Mail
Dank dieser Funktion brauchen Teammitglieder keine Angst mehr zu haben, etwas Wichtiges zu verpassen. Sie werden über alle Terminänderungen rechtzeitig per E-Mail informiert und sehen diese auf jedem mobilen Endgerät. Es empfiehlt sich daher einen Blick auf das E-Mail Postfach zu haben.
Synchronisation des Teamkalenders schafft Aktualität
Diese Funktion sorgt für die Vollständigkeit und Korrektheit aller Informationen, die zu Teammitgliedern gelangen. Durch die Synchronisation können sie sich darauf verlassen, dass ein Teamkalender auf den aktuellsten Stand gebracht wurde.
Online Kalender ermöglichen ortsunabhängiges Arbeiten
Wie bereits erwähnt, lässt sich ein digitaler Kalender an einem beliebigen Standort nutzen. Die Anwesenheit im Büro ist nicht erforderlich. Das schafft ein hohes Maß an Flexibilität, auf welche sich die digitale Arbeitswelt stützt.
Online Kalender erstellen: So funktioniert’s
Teams, die einen Online Kalender nutzen, können wertvolle Möglichkeiten ausschöpfen und so ihren Arbeitsalltag effizienter gestalten. Wollen sie sich auf eine sorgfältige Terminplanung konzentrieren, stellen Google Kalender und Outlook Kalender eine gute Lösung dar. Neben der Terminplanung können ebenfalls Abwesenheiten, Projekte und Urlaube mit Hilfe von Online Kalender im Überblick behalten und Engpässe frühzeitig vermieden werden.
Teamkalender mit Google Kalender
Zusätzlich zu einem persönlichen Kalender lässt sich bei Google ein teamspezifischer Kalender erstellen. Um Zeitpläne zu verfolgen und diverse Projekte gemeinsam zu verwalten, kann man eine Freigabe nutzen. Dabei stehen zwei Optionen für Mitarbeiter bereit: Sie können ihren Kalender für Einzelpersonen oder mehrere Personen freigeben.
Outlook Kalender für Mitarbeiter
Mitarbeiter haben die Möglichkeit, einen Outlook Kalender gemeinsam zu nutzen. Diesem Zweck dienen zwei wichtige Funktionen, die zur freien Auswahl stehen. Erstens ist es möglich, für einen persönlichen Kalender eine Freigabe zu erteilen. Zweitens lässt sich ein Gruppenkalender erstellen, der keine zusätzliche Freigabe erfordert.
Passende Software Lösung für Unternehmen
Bevor man sich für einen konkreten Online Kalender entscheidet, ist es ratsam, über die folgenden Punkte nachzudenken:
- Welche Bedürfnisse bezüglich der Terminplanung haben meine Teams?
- Auf welche Informationsaspekte will ich als Unternehmen Fokus legen?
- Besitze ich das Budget, um eine kostenpflichtige Variante auszuwählen?
Eine kostenpflichtige Variante eines Online Kalenders macht vor allem dann Sinn, wenn eine detaillierte Urlaubs- und Abwesenheitsplanung der Mitarbeiter im Team benötigt wird. Außerdem profitieren Teams durch digitale Projektkalender, die eine maßgeschneiderte Zeiterfassung mit zahlreichen Funktionen ermöglichen.
