Arbeitszeitkonto

Der Begriff Arbeitszeitkonto bezeichnet die Auflistung der tatsächlich geleisteten Arbeit eines Arbeitnehmers. Dies kann aktuell noch schriftlich, aber auch schon elektronisch erfolgen.
Arbeitszeitkonto zur Arbeitszeiterfassung

Manche Mitarbeiter wirken überlastet, wohingegen andere immer sehr pünktlich Feierabend machen. Den Überblick über alle geleisteten Arbeitsstunden im Unternehmen zu behalten, kann sich schnell zur Herausforderung entwickeln. Mit einem Arbeitszeitkonto erhalten Sie Gewissheit zu Überstunden, Minusstunden und der aktuellen Auslastung einzelner Mitarbeiter.

Erfahren Sie in unserem Artikel mehr zur Definition eines Arbeitszeitkontos, den Arten von Arbeitszeitkonten sowie der praktischen Umsetzung im Arbeitsalltag eines Betriebs.

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Definition: Was ist ein Arbeitszeitkonto?

Der Begriff Arbeitszeitkonto (kurz: Azk), auch bekannt als Stundenkonto, wird hauptsächlich im Personalwesen verwendet. Dabei handelt es sich um eine Auflistung der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden eines Arbeitnehmers.

Aktuell kann die Aufzeichnung des Arbeitszeitkontos sowohl schriftlich als auch auf elektronische Weise erfolgen. Neben der geleisteten Arbeit werden in diesem in der Regel ebenfalls sämtliche Urlaubstage, ausgefallene Arbeitstage aufgrund von Krankheiten sowie geleistete Überstunden festgehalten.

Die Arbeitszeitkonten werden darüber hinaus regelmäßig genutzt, um die arbeitsvertraglich oder tarifvertraglich vereinbarte Arbeitszeit mit der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit zu verrechnen und einen Zeitausgleich herbeizuführen.

Die Ermittlung der benötigten Daten erfolgt meist durch das Abstempeln oder Eintragen an Zeiterfassungsterminals (Stichwort: Stempeluhr). Das Arbeitszeitkonto weist dabei ein Zeitguthaben auf, wenn der Arbeitnehmer mehr gearbeitet hat (Plusstunden bzw. Überstunden), als er dem Arbeitgeber vertraglich schuldet. Es verfügt hingegen über ein Defizit (Minusstunden), wenn er weniger gearbeitet hat, als er dem Arbeitgeber schuldet.

In der Regel werden durch Dienst- oder Betriebsvereinbarungen Höchstgrenzen definiert, die das Arbeitszeitguthaben oder die Zeitschulden nicht überschreiten dürfen. Auf diese Weise wird für eine gleichmäßige Zeiteinteilung gesorgt.

Welche Arten von Arbeitszeitkonten gibt es?

Wie genau das Arbeitszeitkonto gestaltet wird, bleibt dem Arbeitgeber für sein Unternehmen überlassen. Im ersten Schritt lassen sich Kurzzeitkonten und Langzeitkonten unterscheiden. Vier Modelle sind im Folgenden als Beispiel aufgeführt, wobei die Aufzählung nicht abschließend ist:

  1. Überstundenkonto: Es handelt sich um ein Kurzzeitkonto, dass die Plus und Minusstunden eines Mitarbeiters erfasst.
  2. Ampelkonto: Bei dieser Form des Arbeitszeitkontos wird mit einem Farbsystem gearbeitet, bei dem der Arbeitgber stets den Überblick über die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter hat. Bei der Farbe „Grün“ entspricht das Zeitguthaben den gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben. Die Farbe „Gelb“ ist ein Warnhinweis und die Vorstufe zum roten Bereich, bei welchem die Höchstgrenzen laut Arbeitszeitgesetz überschritten werden.
  3. Jahresarbeitszeitkonto: Wie der Name schon sagt muss das Arbeitszeitguthaben innerhalb eines Jahres ausgeglichen werden.
  4. Langzeitkonto: Bei Langzeitkonten haben Mitarbeiter mehr Flexibilität bei der Umsetzung langfristiger Pläne (z.B. Sabbatical, verlängerte Elternzeit), da Langzeitkonten nicht auf einen expliziten Zeitraum zum Ausgleich beschränkt sind.

Gut zu wissen: Das Arbeitszeitkonto wird heutzutage von vielen Unternehmen als Instrument zur Realisierung unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle für Mitarbeiter genutzt. Dadurch tragen Arbeitgeber zu einer modernen Mentalität am Arbeitsplatz bei.

Wann werden Arbeitszeitkonten geführt?

Arbeitszeitkonten werden meist dann geführt, wenn die tatsächlichen Arbeitszeiten sehr unregelmäßig erfolgen. Das ist insbesondere in folgenden Situationen der Fall:

Bei Unternehmen mit saisonbedingten Auftragsschwankungen und sehr unstetigen Arbeitszeiten macht der Einsatz eines Arbeitszeitkontos Sinn, um das Zeitguthaben der Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum zuverlässig zu verwalten. Der Arbeitgeber hat somit trotz unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen innerhalb seiner Mitarbeiter stets die Plus und Minusstunden im Blick.

Der Arbeitnehmer achtet schließlich darauf, dass sein Arbeitszeitkonto am Ende eines gewissen Zeitraums ausgeglichen wird sowie die vereinbarten Höchstgrenzen nicht überschritten werden. In Deutschland verfügt aktuell jeder zweite Beschäftigte über ein eigenes Arbeitszeitkonto.

Arbeiten die Mitarbeiter innerhalb eines Arbeitszeitmodells mit sehr stetigen Arbeitszeiten kann wiederum auf den Einsatz eines Arbeitszeitkontos verzichtet werden.

Arbeitszeitkonten werden außerdem sowohl bei unbefristeten als auch auch bei befristeten Arbeitsplätzen verwendet. Darüber hinaus werden diese auch für die Festlegung der Arbeitszeiten bei Projektverträgen verwendet.

Wie wird ein Arbeitszeitkonto geführt?

Für die Führung eines Arbeitszeitkontos sind einige Vereinbarungen notwendig, die im Arbeitsvertrag oder im Tarifvertrag festgehalten werden.

Grundsätzlich beinhaltet das Arbeitszeitkonto sämtliche geleisteten Arbeits- und Überstunden. Bei der Erstellung des Arbeitszeitkontos ist darauf zu achten, dass die Arbeitszeiterfassung regelmäßig übertragen wird und einem bestimmten Zeitraum zugeordnet ist. In der Regel ist es nicht möglich, geleistete Überstunden mit einer hohen Verspätung in das Arbeitszeitkonto einzutragen.

Entscheidend bei der Führung des Arbeitszeitkontos sind die getroffenen betrieblichen Vereinbarungen. Diese legen unter anderem fest, ob das Arbeitszeitkonto Minusstunden aufweisen kann und welche Höchstgrenzen bei Plusstunden nicht überschritten werden dürfen.

In modernen Betrieben werden die Arbeitszeitkonten aktuell bereits vollautomatisch über ein technisches System, wie z.B. eine Zeiterfassung Software realisiert.

Gut zu wissen: Arbeitszeitkonten können auch umstritten sein, wenn unklar ist, wie sie sich auf den Urlaub und den Anspruch auf Urlaubsgeld während Krankheitszeiten auswirken. Daher sind klare Regelungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnhemer zur Erfassung der Arbeitsstunden wichtig. Außerdem bedarf es einer Vorgabe, wie genau mit einem Plus oder einem Minus auf dem Zeitkonto umgegangen wird.

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Arbeitszeit erfassen: Die Rechte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Bei der Arbeitszeit handelt es sich um persönliche Daten, die regelmäßig erfasst werden und Bestandteil des Alltags von Unternehmen sind. Die richtige Handhabung von Zeitkonten ist daher für beide Seiten entscheidend. Die häufigesten Fragen rund um das Thema Arbeitszeit und Arbeitsrecht finden Sie im Folgenden:

Wann darf keine Arbeitszeit erfasst werden?

An Sonn- und Feiertagen dürfen keine Arbeitszeiten erfasst werden, da diese Tage in der Regel einen arbeitsfreien Tag darstellen und daher nicht zur Arbeitszeit zählen (sie müssen aber trotzdem bezahlt werden). Die Aufzeichnungen auf dem Arbeitszeitkonto müssen immer die tatsächliche Arbeitszeit eines Mitarbeiters wiedergeben und stellen eine Arbeitszeitdokumentation dar.

Gut zu wissen: Seit dem ersten Quartal 2015 sind Arbeitgeber mit mehr als zehn Beschäftigten verpflichtet, die Hälfte der tatsächlichen Lohnkosten (einschließlich Steuern und Sozialversicherungsbeiträge) für alle krankheitsbedingten Fehltage zu zahlen. Dies gilt sowohl für Vollzeitbeschäftigte als auch für Teilzeitmitarbeiter. Zu diesem Zweck werden hauptsächlich Arbeitszeitkonten verwendet.

Wer darf ein Arbeitszeitkonto einsehen?

Ein Arbeitszeitkonto kann im Prinzip nur vom entsprechenden Arbeitnehmer und den Personalverantwortlichen im Unternehmen eingesehen werden, da es sich um persönliche Daten des Mitarbeiters handelt.

Was passiert mit dem Arbeitszeitkonto bei einer Kündigung?

Sobald ein Beschäftigungsverhältnis nicht länger fortgeführt wird, ist das Konto von beiden Parteien auszugleichen. Verfügt das Arbeitszeitkonto über ein positives Arbeitszeitguthaben, so ist der Arbeitnehmer entweder für diese Zeit freizustellen oder gemäß seinem Stundenlohn zu entlohnen. Sofern nichts anderes vertraglich vereinbart wurde, geht dabei nach gesetzlicher Regelung immer der Freizeitausgleich vor.

Weist das Stundenkonto hingegen Minusstunden auf, das der Arbeitnehmer nicht begleichen kann, so ist dieser Betrag dem Arbeitgeber finanziell zu erstatten. In diesem Fall werden Arbeitszeitkonten zum zweifelsfreien Nachweis verwendet.

Arbeitszeitkonten werden für einen einzelnen Arbeitnehmer erstellt und der Arbeitgeber ist verpflichtet, sie über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinaus aufzubewahren.

Dürfen Arbeitszeitkonten gelöscht werden?

Arbeitszeitkonten dürfen nur dann gelöscht werden, wenn sie irrtümlich oder ohne Nachweis angelegt wurden und nicht mehr die tatsächliche Arbeitszeit eines Arbeitnehmers darstellen. Arbeitszeitkonten können darüber hinaus zu Streitigkeiten zwischen Arbeitnehmern, Arbeitgebern und Gewerkschaften führen.

Wie viele Stunden dürfen auf ein Arbeitszeitkonto?

Das Arbeitsrecht sieht vor, dass die Arbeitszeit von Erwachsenen im Durchschnitt 48 Stunden pro Woche nicht überschreiten darf. Es ist daher zulässig, ein System zu verwenden, bei dem Arbeitnehmer in einer oder mehreren Wochen mehr als 50 Stunden, aber insgesamt weniger als 48 Stunden arbeiten, indem sie ihre wöchentlichen Arbeitszeiten über mehrere Monate hinweg mitteln.

Unser Tipp: Wenn Sie mehr zur maximalen Arbeitszeit von Mitarbeitern erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen unseren Beitrag Die maximale Arbeitszeit: Das gilt es zu beachten.

Wer profitiert von einem Arbeitszeitkonto?

Wie bei jedem Thema gibt es stets zwei Seiten einer Medaille. Dennoch übwewiegen beim Arbeitszeitkonto im Rahmen der Digitalisierung von Arbeitsprozessen die Vorteile. Erfahren Sie mehr zu den Vorteilen eines Arbeitszeitkontos in unserem HR-Blog zum Thema 5 Vorteile, ein Arbeitszeitkonto zu führen.

Arbeitszeitkonto führen: Stundenzettel und Software

Unabhängig davon für welche Form der Arbeitgeber sich entscheidet, sollte ein Arbeitszeitkonto alles auf einen Blick sichtbar machen. Warum ein Stundenzettel diesen Anforderungen im Gegensatz zu einer Software nicht gerecht wird, zeigen wir im Folgenden.

Ist ein Stundenzettel ein Arbeitszeitkonto?

Nein, Arbeitszeitkonten sind Aufzeichnungen über die von einem Arbeitnehmer tatsächlich geleistete Arbeit. Ein Stundenzettel ist kein Arbeitszeitkonto im eigentlichen Sinne, da er nur die tatsächlich geleisteten Stunden ausweist und keine Angaben zu Urlaub und Krankheit aufweist. Sollten Sie diese Angaben nicht benötigen, empfehlen wir Ihnen die kostenlose Stundenzettel Vorlage oder die Arbeitszeitkonto Excel Vorlage von Papershift.

Arbeitszeitkonten hingegen können verwendet werden, um alle vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten und deren Veränderungen zu erfassen – zum Beispiel, wenn der Arbeitnehmer während seines Vertrags einen Urlaub nimmt.

Welche weiteren Vorteile ein Arbeitszeitkonto für Unternehmen mit sich bringt, erfahren Sie in unserem Beitrag 5 Vorteile, ein Arbeitszeitkonto zu führen.

Wie muss ein Arbeitszeitkonto aussehen?

Der Aufbau eines Arbeitszeitkontos ist wichtig, da eine schnelle Übersichtlichkeit mit allen relevanten Informationen gefragt ist. Folgende Aspekte sollten Sie auf Anhieb finden können:

  • Sollstunden vom Mitarbeiter
  • Planstunden vom Mitarbeiter
  • Tatsächlich gearbeitete Stunden vom Mitarbeiter
  • Abwesenheitsstunden vom Mitarbeiter
  • Die Differenz aus Soll-Arbeitszeit und geleisteten Stunden
  • Den laufenden Saldo bzw. die aktuellen Plus oder Minusstunden

Im Zuge der Digitalisierung führen immer mehr Arbeitgeber ein digitales Arbeitszeitkonto für Mitarbeiter innerhalb eines Online-Tools ein. Wie die Visualisierung der Daten aus einem solchen Konto aussehen kann, zeigt die folgende Grafik am Beispiel der Software Lösung von Papershift. Verbunden mit dem Arbeitszeitkonto gibt es zahlreiche weitere Funktionen, die den Arbeitgeber bei seiner täglichen Arbeit entlasten.

Wie sieht ein Arbeitszeitkonto aus?

Nutzen Sie die Zeiterfassung Software von Papershift, um die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer zu erfassen. Durch die Verwendung von Arbeitzeitkonten für ihre Mitarbeiter können Sie eine Vielzahl von Arbeitszeitmodelle in ihrem Unternehmen möglich machen und haben jederzeit den Überblick.

Verfasst von Sandy Lanuschny

Den Mehrwert von Papershift stets im Blick, versorgt Euch Sandy mit spannenden Beiträgen zu den Themen Dienstplanung und Zeiterfassung.



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