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Dienstplan Abkürzungen im Fokus
Beim Dienstplan erstellen sind einige Vorgaben zu beachten. Beispielsweise solltest Du die einzelnen Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes und die darin festgehaltenen Vorgaben für Auszubildende und Mini-Jobber sowie für Teilzeit- und Vollzeitbeschäftigte kennen. Außerdem sollte der Dienstplan übersichtlich gestaltet sein, damit bereits der erste Blick darauf Klarheit verschafft. Wichtig ist also auch, dass die benutzten Abkürzungen im Dienstplan für alle klar und eindeutig sind. Wie Du einen solchen Dienstplan erstellst, erklären wir im folgenden Artikel.
Dienstplan Abkürzungen: Relevant für jede Branche
Egal, in welcher Branche Du tätig bist – Abkürzungen im Dienstplan sind Dir sicher nicht unbekannt. Viele Symbole und Dienstplan Abkürzungen sind branchenübergreifend gültig, andere sind wiederum nur in bestimmten Tätigkeitsfeldern von Belang – zum Beispiel in der Pflege, im Gesundheitswesen und in Kliniken, in der Gastronomie und im Einzelhandel. So stehen auf vielen Dienstplänen in der Gesundheits- und Krankenpflege beispielsweise folgende Abkürzungen:
- F – Frühdienst (teilweise unterteilt in F1, F2 usw. mit verschiedenen Zeiten)
- S – Spätdienst (teilweise S1, S2 usw.)
- N – Nachtdienst
- C – Tage für Pflegefachkräfte, z. B. Bürotage für Pflegeplanung & Erstellen von Pflegevisiten
- FB – Fortbildung
- Url – Urlaub
- ZA – Zeitausgleich
- K – Krank
Warum braucht man Abkürzungen im Dienstplan?
Die Verwendung einer Abkürzung im Dienstplan dient dazu, die Übersichtlichkeit zu wahren. Mitarbeiter können so auf einen Blick erkennen, worum es geht. Statt lange Floskeln entziffern zu müssen, bringen Symbole und Dienstplan Kürzel, die jeder kennt, Einheitlichkeit in die Dienstplanung. In der Regel finden sich folgende Informationen im Dienstplan:
- Vor- und Nachname der Mitarbeiter sowie die Qualifikation
- Dienstplanzeitraum
- Erstellungsdatum, Unterschrift des Erstellenden und Unterschrift des Vorgesetzten
- Arbeitsbeginn und -ende für jeden Mitarbeiter (bei Schichtarbeit)
- Arbeitstage, Sollarbeitszeit und Kernarbeitszeit (bei Gleitzeitarbeit)
Achte außerdem darauf, dass der Dienstplan nicht zu klein gerät! Der Plan sollte mindestens in DIN A4, besser aber in DIN A3 ausgedruckt werden. Alle relevanten Informationen sollten auf einem Blatt Papier, idealerweise in Form einer Tabelle zusammengefasst sein. Dazu gehören alle Schichtinfos, beispielsweise die genauen Zeiträume und Uhrzeiten. Ohne Abkürzungen im Dienstplan würden sich hier schnell Platzprobleme ergeben. Wichtig ist außerdem eine klare Legende aller Abkürzungen – damit allen Mitarbeitern zu jeder Zeit klar ist, was diese bedeuten.
Hinweis: Was genau beim Aushang eines Dienstplans zu beachten ist, erfährst Du in unserem Beitrag „Dienstplan aushängen erlaubt? So sieht es beim Thema Datenschutz aus“.
Unübersichtlichkeit wird zur Regel
Häufig begehen Verfasser von Dienstplänen den Fehler, alle Informationen auf einmal abbilden zu wollen. Dieses Vorgehen resultiert in der Regel in einem unübersichtlichen Wust an Informationen hinsichtlich der Dienstzeiten aller Arbeitnehmer. In einen guten Dienstplan gehören nur relevante Informationen, also allem voran die Schichten. Abwesenheiten wie beispielsweise Urlaubszeiten und Überstundenabbau gehören in ein separates Dokument.
Kurzfristige Änderungen werden schnell übersehen
Ein unstrukturierter, visuell nicht ansprechender Dienstplan führt oftmals dazu, dass kurzfristige Änderungen schnell übersehen werden. Mitarbeiter erkennen nicht auf den ersten Blick, wo sie eingeteilt sind, und wichtige Infos gehen verloren.
Unser Tipp: Der Personalbedarf im Unternehmen, die Arbeitszeiten von Mitarbeitenden, Dienstvereinbarungen sowie die Kriterien an die Einsatzplanung sind nicht statisch. Darum lohnt es sich in regelmäßigen Abständen die Dienstplanverwaltung im Unternehmen zu hinterfragen sowie zu optimieren.
- Dienstpläne erstellen
- Schichtmodelle abbilden
- Mitarbeiter in die Planung integrieren
- Dienstplan automatisch befüllen
Best Practices: Dienstplan Abkürzungen
Bei der Verwendung von Symbolen und Kürzeln im Dienstplan solltest Du darauf achten, dass alle Kollegen über die verwendeten Abkürzungen Bescheid wissen. Einheitlichkeit bei der Verwendung und ein bei allen vorhandenes Verständnis ist das A und O bei der Erstellung von Dienstplänen. Dafür solltest Du sicher gehen, dass alle Abkürzungen frühzeitig auch an neue Mitarbeiter kommuniziert werden.
Wenn beispielsweise KK für „Kind Krank“ oder KoB für „Krank ohne Attest“ im Dienstplan vorkommt, sollte dies entweder allen bekannt sein oder in der Legende stehen. Denn hinter jeder Abkürzung steckt eine Bedeutung.
Einheitlichkeit bei der Dienstplanerstellung
Verwende im Schichtplan keine neuen oder selbst erfundenen Abkürzungen, die sonst niemand kennt. Das führt in der Regel zu Missverständnissen und Verwirrung. Stattdessen solltest Du beim Verfassen der Dienstpläne konsistent vorgehen und kontinuierlich dieselben Kürzel benutzen.
Unser Tipp: Sofern sich die Strukturen auf einer wöchentlichen Basis oder einer andere zeitlichen Frequenz ( z. B. Monatszeitraum) wiederholen, empfiehlt es sich die Abkürzungen einmalig festzulegen und mit einem Rahmendienstplan zu arbeiten.
Mitarbeiterkommunikation hat Priorität
Dienstplan Kürzel, die nicht in der Legende erklärt werden, sind in jedem Fall an die Mitarbeiter zu kommunizieren. Denn schließlich hat jede Abkürzung auch eine Bedeutung. Dabei solltest Du auch an Kollegen denken, die neu im Team oder der Abteilung sind und sich manche Abkürzungen im Dienstplan eventuell nicht erklären können. In jedem Fall sollten Arbeitgeber Raum für die Fragen ihrer Mitarbeiter einräumen und mit passenden Antworten unterstützen.
Digitale Lösungen schaffen Überblick
Inzwischen gibt es spezielle Dienstplansoftwares, die die Dienstplanerstellung erheblich erleichtern. Diese bieten zudem den Vorteil, dass die erstellten Pläne einen besseren Überblick bieten. Mit Hilfe der entsprechenden Programme lassen sich individuelle Schichtkalender erstellen, die man jederzeit anpassen kann. Selbst eine in Excel angelegte Tabelle ist häufig vorteilhafter als ein händisch erstellter Plan. Kurzfristige Änderungen können hier einfach eingetragen und der Plan neu ausgedruckt werden.
Übersichtliche Dienstplanerstellung mit Papershift
Papershift beispielsweise bietet eine digitale Lösung zur Dienstplanung, mit dem sich schnell ein zuverlässiger und visuell ansprechender Dienstplan anfertigen lässt. Kurzfristige Änderungen werden dabei stets an alle Beteiligten kommuniziert. Wie Du Symbole und Kürzel in Papershift bei der Erstellung von digitalen Dienstplänen einsetzt, erfährst Du in unserem Beitrag „Best Practices #2 | Wie benennt man Arbeitsbereiche?“
Dienstplan Abkürzungen: ein Fazit
Das Arbeitszeitmanagement und damit die Dienstplanung birgt in allen Branchen Probleme sowie Potenziale. Sinnvoll ist es, einen Standard für die Regelung der Dienstplanerstellung einzuführen. Der Dienstplanvordruck sollte nicht zu klein und übersichtlich gestaltet sein. Außerdem muss jeder Mitarbeiter klar erkennen können, für welchen Zeitraum der Dienstplan gilt.
Wer seine Mitarbeiter aktiv bei der Dienstplangestaltung miteinbeziehen möchte, stellt zudem sicher, dass bei den eigenen Arbeitskräften ein besseres Verständnis für jede Abkürzung im Dienstplan gegeben ist.
Das Wichtigste: Allen Kollegen sollten die im Dienstplan verwendeten Abkürzungen bekannt sein.
Du hättest gerne mehr Informationen zur Dienstplanung? Erfahre in unserem Beitrag „Dienstplan Bekanntgabefrist: Das musst Du beachten“ was bei der Bekanntgabe des Schichtplans im Arbeitsalltag zu beachten gibt. In der Zwischenzeit kannst Du unsere Software auch ausführlich testen.