Mit einem Leistungsnachweis wird dem Auftraggeber bescheinigt, dass der Auftragnehmer seinen vertraglich festgelegten Aufgaben nachgegangen ist. Aber auch zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern hat die Erstellung eines Leistungsnachweises in bestimmten Situationen Relevanz.

Wobei es sich bei einem Leistungsnachweis genau handelt, wozu er dient und was inhaltlich darin enthalten sein sollte, können Sie im Folgenden nachlesen. Zudem erfahren Sie in diesem Beitrag, wie einfach das Nachweisen erbrachter Leistungen mithilfe eines Zeiterfassungstools gelingen kann.

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Leistungsnachweis bei Aufgaben und Projekten

Definition: Was ist ein Leistungsnachweis?

Im Kontext des beruflichen Lebens versteht man unter einem Leistungsnachweis eine Bescheinigung dafür, dass ein Arbeitnehmer die Leistungen erbracht hat, die er mit seinem Arbeitgeber beispielsweise im Arbeitsvertrag vereinbart hat. Leistungsnachweise dienen hier insbesondere als Bestätigung für die erfolgte Einhaltung eines Arbeitsvertrags oder eines Auftrags.

Auf dieser Grundlage kann einem Auftraggeber zudem eine adäquate Anzahl an Arbeitsstunden aufgelistet werden, damit dieser die Zusammensetzung der geforderten Rechnung begründet sieht. Auch kann der Arbeitgeber durch einen Leistungsnachweis überprüfen, ob ein Arbeitnehmer seiner Tätigkeit zufriedenstellend nachgeht. Zu diesem Zweck kann allerdings auch ein Tätigkeitsnachweis Verwendung finden.

Leistungsnachweis: Ein Wort und seine Bedeutung im Kontext

Der Begriff Leistungsnachweis begegnet einem im Laufe des Lebens in unterschiedlichen Bereichen. Dabei meint der Begriff nicht unbedingt immer die gleiche Sache.

So werden in der Schule beispielsweise sämtliche Lernerfolgskontrollen wie Tests und Klassenarbeiten bis hin zu den Abiturprüfungen als Leistungsnachweise bezeichnet.

An Hochschulen und Universitäten gibt es den BAföG-Leistungsnachweis gemäß dem BaföG Antrag. Hierbei handelt es sich um einen Nachweis über bisher erbrachte bestandene Leistungen im Studium, die den weiteren Anspruch auf BAföG-Zahlung nach einem bestimmten Fachsemester bedingen. Nicht die Noten, sondern lediglich das Bestehen einer festgelegten Anzahl von Modulen ist für den Nachweis relevant.

Im Arbeitsrecht enthält ein Leistungsnachweis Informationen über die erledigten Aufgaben in einem Arbeitsverhältnis. Er spielt beispielsweise als Nachweis über die Vertragseinhaltung eine Rolle.

Was steht in einem Leistungsnachweis?

In einem Leistungsnachweis sind grundsätzlich alle relevanten erbrachten Tätigkeiten und ggf. zusätzliche Beschreibungen der Tätigkeiten enthalten, die einem bestimmten Projekt oder Auftrag zugeordnet sind. Weiterhin wird die benötigte Arbeitszeit erfasst, die für die Erledigung der Leistung verwendet wurde. Je nach Art der Leistung und der Branche kann es sinnvoll sein, mehrere Tätigkeiten zu einer zusammenzufassen.

Die Dokumentation erfolgt in aller Regel tabellarisch. Zum Zweck der Nachvollziehbarkeit sollten auch noch folgende Informationen zum Leistungsnachweis hinzugefügt werden:

  1. Name des Auftragnehmers oder des Arbeitnehmers
  2. Name des Auftraggebers oder des Arbeitgebers
  3. Projekt- oder Auftragstitel
  4. Aktuelles Datum der Ausstellung des Leistungsnachweises
  5. Unterschriften der beteiligten Parteien
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Leistungsnachweis im Unternehmen

Es gibt mehrere Gründe, die für die regelmäßige Erstellung eines Leistungsnachweises innerhalb von Projekten sprechen. Zum einen kann es für den Arbeitgeber dienlich sein, über die konkreten ausgeführten Aufgaben seiner Arbeitnehmer und die entsprechend benötigte Zeit Bescheid zu wissen. Eine größere Rolle spielt der Leistungsnachweis jedoch bei Auftragsarbeiten. Hier erstellt der Auftragnehmer dem Auftraggeber in der Regel eine Rechnung, die dieser für die getane Arbeit zu begleichen hat. Nun ist in vielen Fällen nicht nur das fertige Produkt für die Höhe des Lohns entscheidend, sondern auch die konkreten Arbeitsschritte und die investierte Zeit.

Damit der Auftraggeber nachvollziehen kann, wie sich seine Rechnung genau zusammenstellt, ist ein Leistungsnachweis eine notwendige Möglichkeit, den zustandegekommenen Preis zu begründen.

Wie kann man Leistungen erfassen?

Damit ein Leistungsnachweis gültig und zweckdienlich ist, ist die Herangehensweise der Leistungserfassung nicht unbedingt relevant. Die Bescheinigung kann daher sowohl handschriftlich als auch digital erfolgen. Die handschriftliche Variante bringt jedoch einige Nachteile mit sich. So besteht beispielsweise Verlustgefahr und durch die händische Übertragung ist das Fehlerrisiko einigermaßen hoch.

Wird der Leistungsnachweis in eine Excel-Tabelle oder einem ähnlichen Programm digital geführt, ist die Weiterleitung und Ausgabe der Daten später einfacher. Außerdem ist die Dokumentation generell auch übersichtlicher. Leider besteht jedoch auch hier die Gefahr von Flüchtigkeitsfehlern bei der Übertragung der Leistungen und den zugehörigen Zeiten.

Einfacher, sicherer und effektiver ist daher die Nutzung einer professionellen Software für die Zeiterfassung und die Projektzeiterfassung. Durch die online Zeiterfassung werden Arbeitszeiten automatisch und exakt erfasst. Die entsprechenden Tätigkeiten müssen in einer passenden Tool-Option nur noch hinzugefügt werden.

Unser Hinweis: Als Übergangslösung zur digitalen Zeiterfassungssoftware können Sie gern die Excel Vorlagen nutzen, die wir für die Dokumentation von Leistungsnachweisen und Arbeitszeiten kostenlos als Download zur Verfügung stellen. Hierfür eignen sich vor allem das Arbeitsplan Vorlage und die Stundenzettel Vorlage.

Leistungsnachweis durch digitale Lösungen

Ein Leistungsnachweis kann sowohl analog als auch digital erfasst werden, die online Variante via Zeiterfassungstool bietet jedoch die größten Vorteile. Die Verwendung eines professionellen Zeiterfassungsprogramms ist mittlerweile in Unternehmen ohnehin verpflichtend. Daher kommt man als Arbeitgeber nicht darum herum, die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter digital zu dokumentieren.

Durch ein solches Tool wird also bereits genau erfasst, wann ein Arbeitnehmer mit seinen Tätigkeiten beginnt, wann er eine Pause macht und wann er in seinen Feierabend geht. Es bietet sich hier also an, das Programm auch direkt für die Erfassung von Leistungsnachweisen einzusetzen. Hierfür kann ganz einfach die Option der Software genutzt werden, die Arbeitszeit auf ein bestimmtes Projekt oder eine spezifische Aufgabe zu buchen.

Diese Buchung lässt sich im Anschluss einfach ausgeben. Man erhält automatisch den exakten Leistungsnachweis, ohne dass weiterer Aufwand oder Zeit in die Erstellung investiert werden muss. Das Papershift Programm zur Projektzeiterfassung bietet also einen echten Mehrwert und kommt dabei sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern zugute, sodass alle Parteien profitieren.

Verfasst von Sandy Lanuschny

Den Mehrwert von Papershift stets im Blick, versorgt Euch Sandy mit spannenden Beiträgen zu den Themen Dienstplanung und Zeiterfassung.