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Agiles Onboarding: neue Mitarbeiter in agile Teams integrieren
Während das Onboarding in klassisch organisierten Unternehmen schon eine Herausforderung ist, gilt das umso mehr für agile Organisationen und Teams. Wir beschreiben in einem Beispiel, wie agiles Onboarding gelingen kann und welche Probleme auftreten können.
Die Situation kennen sicherlich viele: Ein agiles Team, zum Beispiel in einem IT-Unternehmen, bekommt einen neuen Kollegen. Das Team ist multifunktional aufgestellt. Neben Softwareentwicklern arbeiten dort eine Grafikdesignerin, ein Testverantwortlicher sowie ein Produktmanager und ein Agiler Coach. Alle Abläufe sind einstudiert und ritualisiert, zum Beispiel das morgendliche Stand-Up-Meeting, die Kaffeepausen oder die Retrospektiven.
Für den neuen Mitarbeiter – übrigens ein Softwareentwickler – sind all das Unbekannte, die er neben der fachlichen Einarbeitung erst einmal kennenlernen muss. Kommt es hier zu Problemen, zum Beispiel weil es niemanden gibt, der den neuen Kollegen an die Hand nimmt, dann kann das schwerwiegende Konsequenzen haben, bis hin zum frühzeitigen Ausscheiden des Neuen.
Besondere Herausforderungen für das Onboarding im agilen Umfeld
Diese Situation zeigt, dass agiles Onboarding bzw. das Onboarding in einem agilen Umfeld eine echte Herausforderung ist. Natürlich müssen auch hier die Standards eines durchdachten Onboardingprozesses berücksichtigt werden wie etwa die Bereitstellung von Einarbeitungsplänen und Checklisten. In agilen Teams kommen aber noch einige spezielle Anforderungen oben drauf. Aufgrund der sehr engen Zusammenarbeit innerhalb des Teams kommt es darauf an, in kurzer Zeit Kontakte zu knüpfen, die Denkweise der Kollegen zu verstehen und dafür zu sorgen, dass das erweiterte Team durch den Neuzugang nicht ins Stocken gerät.
Nicht zu vergessen sind formale Anforderungen. So haben sich in einem agilen Team mit der Zeit spezielle Prozesse und Abläufe etabliert, die vom neuen Kollegen zunächst einmal verstanden werden müssen. Beispiel Scrum: Wie sind die einzelnen Sprints organisiert, wie lange dauern sie, welche Phasen in der Entwicklung gibt es und vieles mehr. Dazu kommt die verwendete Software wie zum Beispiel agile Tools wie Jira, Asana oder Confluence.
Das Schöne an agilen Teams ist ihre Eigendynamik und dass es meist ein enges Miteinander gibt. Das kann verschiedene Formen annehmen: Während manche Teams gemeinsam während der Arbeit Musik hören, treffen sich andere regelmäßig auch in ihrer Freizeit. All das muss der Neue im Team zunächst einmal verarbeiten.
Schnell in Verantwortung bringen
Natürlich kann das Onboarding nicht innerhalb weniger Tage über die Bühne gehen, aber der “Sprung ins kalte Wasser” ist hier besonders wichtig. Das heißt: frühzeitige Integration in alle Abläufe, Übernahme erster Verantwortung möglichst von Beginn an und Teilnahme an allen oder zumindest den wesentlichen Teamaktivitäten wie gemeinsame Mittags- und Kaffeepausen.
Eine der ersten Aufgaben kann zum Beispiel das Moderieren eines der regelmäßigen Meetings wie einer Retrospektive oder eines Stand-Ups sein. So lernt der neue Kollege am besten die Abläufe kennen und bekommt aus erster Hand mit, was am besten funktioniert.
Nicht jeder Kollege ist gleichermaßen fähig oder bereit, sich so schnell zu integrieren. Es gibt zum Beispiel Menschen, die von Natur aus eher zurückhaltend sind und sich schwerer mit neuen Bekanntschaften tun als andere. Auch das muss beim Onboarding berücksichtigt werden. Hier kommt es darauf an, Spielräume zu schaffen, so dass sich jeder so weit einbringen kann, wie er möchte.
Hilfreich kann die Rolle eines Mentors bzw. eines zentralen Ansprechpartners sein, der den neuen Kollegen begleitet, ihm Tipps gibt und bei Fragen zur Seite steht. Dabei ist auch Unterstützung bei Kontakten über das Team hinaus wichtig, denn auch agile Teams haben Schnittstellen zu anderen Teams, Abteilungen und Bereichen im Unternehmen, die bekannt sein müssen. Hier ist zu empfehlen, persönliche Kontakte zu den jeweiligen Ansprechpartnern herzustellen.
Checkliste agiles Onboarding
Vielfach werden standardisierte Prozesse für agiles Onboarding angeboten. Aufgrund der agilen Teams innewohnenden Eigenschaften ist aber jedes Umfeld unterschiedlich und stellt eigene Anforderungen. Deshalb bringen fertige Prozesse von der Stange wenig. Besser ist es, eine Checkliste von Punkten zu haben, die man bedenken sollte. Wie diese letztendlich in das agile Onboarding eingebunden werden, ist dann individuell zu entscheiden.
Zusätzlich zu unserer allgemeinen Onboarding-Checkliste empfehlen wir für agiles Onboarding diese Punkte:
- Beschreibung aller wichtigen Meetings, ihres Zwecks und ihrer Inhalte
- Liste wichtiger Ansprechpartner vorbereiten
- Vorstellungsrunde aller im Team, am besten auch mit Beschreibung von besonderen Vorlieben und Vorstellungen
- Persönliche Vorstellung wichtiger Ansprechpartner
- Frühzeitiges Einbinden des neuen Kollegen in erste Aufgaben
- Gemeinsame Mittags- und Kaffeepausen von Anfang an
- Beschreibung der wichtigsten Abläufe und Prozesse vorbereiten und vorstellen
- “Ungeschriebene Gesetze” erklären, zum Beispiel über die Lautstärke im Büro
- Mentor benennen
Zusammenfassung
Wer schon einmal in einem agilen Team gearbeitet hat, kennt die Besonderheiten, die es dort gibt. Diese müssen bei der Integration neuer Mitarbeiter berücksichtigt werden. Agiles Onboarding stellt also besondere Herausforderungen. Wir beschreiben anhand verschiedener Beispiele, worauf es besonders ankommt, und liefern eine kleine Checkliste mit dazu.
