Die digitale Personalakte für KMU – Ihr Wegweiser für 2025 und darüber hinaus

Die digitale Personalakte für KMU – Ihr Wegweiser für 2025 und darüber hinaus

Gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bietet die digitale Personalakte große Vorteile. Sie verringert den Verwaltungsaufwand und ermöglicht die Konzentration auf wichtige Kernaufgaben.

Die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und -dokumenten ist ein zentraler Bestandteil der Personalarbeit. Traditionell nutzten Unternehmen dafür physische Personalakten in Papierform. Doch diese klassische Methode bringt gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) zunehmend Herausforderungen mit sich: erheblicher Platzbedarf für Archivräume, ineffiziente und zeitaufwendige Suchprozesse sowie stark begrenzte und oft umständliche Zugriffsmöglichkeiten auf wichtige Informationen.

Hier bildet die digitale Personalakte eine moderne, effiziente und vor allem zukunftssichere Alternative. Sie ermöglicht die zentrale, strukturierte und sichere Verwaltung aller mitarbeiterbezogenen Dokumente und Daten in elektronischer Form. Für KMU ist die Umstellung auf digitale Personalakten weit mehr als nur ein technologischer Trend. Sie stellt eine strategische Notwendigkeit dar, um nicht nur die eigenen HR-Prozesse zu optimieren und wettbewerbsfähig zu bleiben, sondern auch um als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden.

Vorteile digitaler Personalakten für KMU

Die Entscheidung für die digitale Personalakte bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich, die insbesondere für die Strukturen in KMU von großer Bedeutung sind:

• Zeitersparnis: Der Zugriff auf benötigte Informationen und Dokumente beschleunigt sich erheblich. Langwieriges Suchen in Aktenordnern entfällt, was die Effizienz der Personalabteilung steigert. Für KMU, deren Personalabteilungen häufig schlank aufgestellt sind und von wenigen Personen getragen werden, stellt das einen enormen Hebel zur Produktivitätssteigerung dar.
• Platz- und Ressourcenersparnis: Physische Aktenordner und separate Archivräume werden überflüssig. Das spart nicht nur wertvolle Bürofläche, sondern reduziert auch laufende Kosten für Papier, Druckerzubehör und externe Lagerung.
• Effizientere Personalverwaltung: Viele HR-Prozesse lassen sich durch digitale Workflows optimieren und teilautomatisieren. Beispiele hierfür sind das Onboarding neuer Mitarbeiter, die Bearbeitung von Urlaubsanträgen oder die Dokumentation von Mitarbeitergesprächen.
• Verbesserte Datensicherheit und Datenschutz (DSGVO-Konformität): Moderne Systeme für digitale Personalakten bieten oft einen höheren Schutz als herkömmliche Aktenschränke. Durch differenzierte Zugriffsberechtigungen, Verschlüsselungstechnologien und detaillierte Protokollierungsfunktionen kann der Datenschutz gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) effektiver gewährleistet werden.
• Standortunabhängiger Zugriff: Berechtigte Personen können jederzeit und von überall auf die digitalen Akten zugreifen, sofern eine entsprechende technische Infrastruktur vorhanden ist. Das unterstützt flexible Arbeitsmodelle wie das Homeoffice, die auch für KMU immer wichtiger werden, um als attraktiver Arbeitgeber zu gelten.
• Kostenersparnis: Langfristig führt die Digitalisierung zu einer Reduktion von Verwaltungs-, Material- und potenziellen Lagerkosten. Neben den direkten Einsparungen bei Papier und Porto (z.B. für den Versand von Gehaltsabrechnungen) ist vor allem die gewonnene Arbeitszeit ein signifikanter Faktor.

Für KMU ist der Return on Investment (ROI) einer digitalen Personalakte nicht nur in direkten finanziellen Einsparungen zu bemessen. Mindestens ebenso wichtig ist die Freisetzung von HR-Ressourcen für strategische Aufgaben. In kleineren Teams, in denen Personalverantwortliche oft als Generalisten ein breites Aufgabenspektrum abdecken, haben administrative Tätigkeiten wie die manuelle Aktenverwaltung einen überproportional hohen Anteil an der Arbeitszeit. Die durch Digitalisierung eingesparte Zeit kann stattdessen für wertschöpfende Tätigkeiten wie Personalentwicklung, die Ausarbeitung von Recruiting-Strategien oder Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung genutzt werden.

Gesetzlicher Weckruf: Digitalisierungspflicht ab 2027 und was sie für Sie bedeutet

Ein wichtiger gesetzlicher Impuls für die Digitalisierung im Personalwesen ergibt sich nun aus einer Neuregelung: Ab dem 1. Januar 2027 müssen bestimmte Entgeltunterlagen zwingend digital vorgehalten werden. Diese Pflicht ist in der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) verankert, konkret in § 8 BVV, der die elektronisch zu führenden Entgeltunterlagen spezifiziert. Zu den Dokumenten, die ab diesem Stichtag digital verfügbar sein müssen, gehören:

• Unterlagen zur Staatsangehörigkeit des Mitarbeiters
• Nachweise zur Versicherungspflicht bzw. zur Versicherungsfreiheit in den einzelnen Zweigen der Sozialversicherung
• Unterlagen im Zusammenhang mit einer Entsendung von Mitarbeitern
• Die Mitgliedsbescheinigung der jeweiligen Krankenkasse

Für Unternehmen gilt eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2026, während der sie auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung (DRV) von der digitalen Vorhaltepflicht befreit werden konnten. Diese Frist läuft jedoch bald aus, und ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht für alle Arbeitgeber.

Was gehört in die digitale Personalakte – Ihre Checkliste für KMU

Die Personalakte, ob in Papierform oder digital, dient dazu, alle wesentlichen Unterlagen und Informationen zu sammeln, die sich auf die Person eines bestimmten Arbeitnehmers und die Entwicklung seines Arbeitsverhältnisses beziehen. Die Form der Aktenführung ist dabei nicht streng vorgegeben; entscheidend sind jedoch die Vollständigkeit und der Wahrheitsgehalt der enthaltenen Informationen. Für KMU sind strukturierte und vollständige Personalakten unerlässlich, um rechtlichen Anforderungen zu genügen und eine solide Basis für Personalentscheidungen zu haben.

Die folgende Checkliste gibt Ihnen einen praxisnahen Überblick über die typischen und notwendigen Inhalte einer digitalen Personalakte, kategorisiert zur besseren Übersicht. Sie dient als direkt anwendbares Werkzeug bei der Einrichtung oder Überprüfung Ihrer digitalen Personalakten und hilft, Vollständigkeit sicherzustellen und gleichzeitig irrelevante Daten zu vermeiden. Das ist besonders wertvoll für KMU, die möglicherweise nicht über spezialisierte HR-Abteilungen verfügen, die solche Strukturen standardmäßig parat haben.

Tabelle 1: Checkliste – Inhalte der digitalen Personalakte für KMU

Besonderheiten für KMU: Gibt es spezifische Unterlagen, die Sie im Blick haben sollten?

Es gibt kaum Dokumentenarten, die ausschließlich in KMU-Personalakten vorkommen und in größeren Unternehmen nicht. Die arbeitsrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Grundlagen sind weitgehend identisch. Der Unterschied für kleine und mittlere Unternehmen liegt weniger in der Art der Dokumente als vielmehr in der Handhabung, der Priorisierung und dem Kontext, in dem die Personalakte geführt wird.

Für KMU ist es entscheidend, sich auf die Dokumente zu konzentrieren, die absolut kritisch für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Minimierung von Haftungsrisiken sind. Dazu gehören insbesondere einwandfreie Arbeitsverträge, lückenlos dokumentierte Vertragsänderungen, Nachweise über die korrekte Abrechnung von Löhnen und Gehältern sowie Sozialversicherungsbeiträgen und eine sorgfältige Dokumentation bei Beendigung von Arbeitsverhältnissen. Ebenso wichtig ist die Dokumentation von Abmahnungen oder anderen disziplinarischen Maßnahmen, da diese oft Voraussetzung für spätere arbeitsrechtliche Schritte sind. Auch Nachweise über erfolgte gesetzlich vorgeschriebene Unterweisungen (z.B. im Bereich Arbeitssicherheit oder Datenschutz), auch wenn sie nicht immer klassischer Bestandteil der Personalakte im engsten Sinne sind, stehen oft in engem Zusammenhang und sollten sorgfältig verwaltet werden.

Darüber hinaus kann die digitale Personalakte in KMU eine wichtige Rolle bei der Professionalisierung und Standardisierung von HR-Prozessen spielen. In kleineren Unternehmensstrukturen sind Abläufe manchmal weniger formalisiert und stärker von einzelnen Personen abhängig als in Großunternehmen mit etablierten HR-Abteilungen. Die Notwendigkeit, bei der Einführung einer digitalen Personalakte eine klare Struktur und Inhalte zu definieren, kann dabei unterstützen. Dieser Prozess zwingt dazu, bestehende HR-Abläufe kritisch zu hinterfragen, zu vereinheitlichen und zu dokumentieren. Beispielsweise können standardisierte Checklisten für das Onboarding neuer Mitarbeiter entwickelt werden, deren Erledigung dann in der digitalen Akte nachvollziehbar dokumentiert wird. Das führt nicht nur zu mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit, sondern reduziert auch die Abhängigkeit von Einzelpersonen und stärkt somit die organisatorische Resilienz des Unternehmens. Die digitale Personalakte wird so vom reinen Aufbewahrungsort zum aktiven Werkzeug der Prozessgestaltung.

Tabuzone Personalakte: Diese Informationen gehören definitiv nicht hinein

Bei aller Notwendigkeit, relevante Informationen zu dokumentieren, gibt es eine klare Grenze: In die Personalakte dürfen ausschließlich Daten aufgenommen werden, die in einem direkten und nachvollziehbaren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Die Wahrung der Privatsphäre der Mitarbeiter hat oberste Priorität.

Folgende Informationen und Dokumente sind in der Personalakte grundsätzlich unzulässig und dürfen nicht gespeichert werden:

• Private Informationen ohne direkten Arbeitsbezug: Dazu zählen beispielsweise Details zu Hobbys, privaten Urlaubszielen, familiären Verhältnissen (sofern nicht für steuerliche Freibeträge o.ä. relevant), allgemeine Social-Media-Profile oder private E-Mail-Korrespondenz.
• Gesundheitsdaten, die über das Notwendige hinausgehen: Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (die lediglich Beginn und voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit attestieren) gehören in die Akte. Detaillierte Diagnosen, ärztliche Gutachten über allgemeine Gesundheitszustände (es sei denn, sie sind spezifisch für die Eignung für eine bestimmte Tätigkeit gesetzlich gefordert oder vom Mitarbeiter freiwillig und zweckgebunden zur Verfügung gestellt), Informationen über Krankheitsgründe oder psychologische Zeugnisse sind tabu.
• Informationen über Religions- oder Parteizugehörigkeit: Eine Ausnahme bildet die Religionszugehörigkeit, wenn sie für den Einzug der Kirchensteuer relevant ist. Politische Ansichten oder Gewerkschaftszugehörigkeit (es sei denn, es handelt sich um die reine Information über eine Betriebsratstätigkeit) haben in der Personalakte nichts zu suchen.
• Organisatorische Planungsunterlagen: Dokumente wie allgemeine Stellenpläne des Unternehmens oder Listen potenzieller Nachwuchskräfte (Nachwuchskräftekarteien) sind Instrumente der Personalplanung und gehören nicht in die individuelle Personalakte eines Mitarbeiters.
• Die reine Anzahl der Krankheitstage als isolierte Information: Während die einzelnen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen aufbewahrt werden, ist eine separate Liste oder Statistik über die Häufigkeit von Krankheitstagen eines Mitarbeiters in dessen Personalakte kritisch zu sehen und oft unzulässig, insbesondere wenn sie zur Leistungsbeurteilung herangezogen wird, ohne den Kontext der einzelnen Erkrankungen zu berücksichtigen.

Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen, wo oft eine engere persönliche Beziehung zwischen der Unternehmensleitung und den Mitarbeitern besteht, kann die Versuchung größer sein, auch informelle oder private Kenntnisse über Mitarbeiter zu vermerken. Die Wege sind kürzer, der Austausch ist oft direkter. Doch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ziehen hier klare und unmissverständliche Grenzen, unabhängig von der Unternehmensgröße. Die strikte Einhaltung der Regel, bestimmte Informationen nicht in die Personalakte aufzunehmen, ist daher für KMU von besonderer Bedeutung. Ein klar definierter Prozess und die bewusste Entscheidung, unzulässige Daten nicht zu erheben oder zu speichern, schützen nicht nur das Unternehmen vor empfindlichen Bußgeldern und rechtlichen Auseinandersetzungen, sondern auch die Mitarbeiter vor einer unzulässigen Verarbeitung ihrer persönlichen Daten. Das stärkt das Vertrauen in den Arbeitgeber und unterstreicht einen professionellen und wertschätzenden Umgang mit Mitarbeiterdaten, was wiederum positiv zur Unternehmenskultur beiträgt.

Die digitale Personalakte als strategischer Vorteil für Ihr KMU

Die digitale Personalakte entwickelt sich für kleine und mittlere Unternehmen von einer optionalen Modernisierung zu einer zunehmenden Notwendigkeit. Die Vorteile in Bezug auf Effizienzsteigerung, Kostenersparnis, verbesserte Datensicherheit und die Erfüllung von Compliance-Anforderungen sind evident.

Die digitale Personalakte ist dabei weit mehr als nur ein elektronisches Archiv für Mitarbeiterdokumente. Sie ist ein zentraler Baustein und oft der erste wichtige Schritt auf dem Weg zu einer umfassend digitalisierten und datengestützten Personalarbeit. In einer modernen HR-Tech-Landschaft kann die digitale Personalakte als verlässliche Datenbasis für eine Vielzahl weiterer Anwendungen und Analysen dienen. Denkbar sind Verknüpfungen mit Systemen für das Talent Management, die Personalentwicklung, das Bewerbermanagement oder für HR-Analytics-Tools.

Die strukturierte Erfassung und zentrale Verfügbarkeit von Mitarbeiterdaten in der digitalen Personalakte ermöglicht es KMU – unter strikter Beachtung des Datenschutzes und der Zweckbindung – wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Beispielsweise können Fluktuationsraten genauer analysiert, Weiterbildungsbedarfe frühzeitig erkannt oder demografische Entwicklungen in der Belegschaft besser nachvollzogen werden. Solche datengestützten Einsichten erlauben es, Personalrisiken proaktiv zu managen, HR-Maßnahmen gezielter und effektiver auszurichten und letztendlich fundierte Personalentscheidungen zu treffen. Damit entwickelt sich die digitale Personalakte von einem reinen Verwaltungsinstrument zu einem strategischen Werkzeug, das die Personalarbeit professionalisiert und einen messbaren Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten kann.

Die Digitalisierung im HR-Bereich ist ein kontinuierlicher Prozess. Die Einführung der digitalen Personalakte kann für viele KMU ein idealer Einstiegspunkt sein, um die Herausforderungen der digitalen Transformation anzunehmen und die vielfältigen Chancen für eine zukunftsfähige, effiziente und mitarbeiterorientierte Personalarbeit aktiv zu nutzen.