Digitale Personalakte (mit Tipps zur Implementierung)

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Digitale Personalakte mit Tipps zur Implementierung

Dieser Leitfaden zeigt, warum die Umstellung auf die digitale Personalakte der Schlüssel zu Compliance, Kostensenkung und einer HR-Abteilung ist, die strategischen Mehrwert schafft. Wir beschreiben die rechtlichen Grundlagen und nennen Best Practices bei der Einführung.

Die digitale Personalakte ist inzwischen zu einer strategischen Notwendigkeit für ein modernes, resilientes und rechtskonformes Personalmanagement geworden. Die wesentlichen Treiber für diese Entwicklung sind die Notwendigkeit, Kosten zu senken und die Effizienz zu erhöhen, eine verbesserte Datensicherheit und gesetzliche Vorgaben, insbesondere die ab 2027 geltende Digitalisierungspflicht für bestimmte Entgeltunterlagen.

Darüber hinaus ist sie die Grundlage für flexible Arbeitsmodelle wie das Homeoffice und die Transformation der Personalabteilung von einer reinen Verwaltungsfunktion zu einem strategischen Partner des Unternehmens.

Definition und Aufbau: Was genau ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte ist die elektronische Entsprechung der traditionellen Papierakte. Sie dient der zentralen, digitalen Speicherung und Verwaltung aller mitarbeiterbezogenen Dokumente und Daten. Sie ist jedoch weit mehr als ein reines Scan-Archiv. Moderne Systeme sind aktive Management-Plattformen, die oft in eine übergeordnete HR-Software oder ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) integriert sind und automatisierte Prozesse ermöglichen.

Wie unterscheidet sich die digitale Personalakte von der klassischen Papierakte?

Die grundlegenden Unterschiede definieren den Mehrwert der digitalen Lösung. Während die Papierakte an einen physischen Ort gebunden ist und nur von einer Person zur Zeit eingesehen werden kann, ermöglicht die digitale Personalkkte den gleichzeitigen Zugriff für mehrere berechtigte Nutzer von jedem beliebigen Standort aus. Anstelle des mühsamen manuellen Durchblätterns von Ordnern treten leistungsstarke Suchfunktionen, die Informationen in Sekundenschnelle verfügbar machen. Automatisierte Workflows ersetzen den physischen Umlauf von Mappen und Dokumenten. Vor allem aber wird die fragwürdige Sicherheit eines Büroschranks durch robuste, protokollierbare Sicherheitsmechanismen wie Verschlüsselung und detaillierte Zugriffskontrollen ersetzt.

Welche Dokumente gehören in die Akte – und welche sind tabu?

Die Führung einer Personalakte unterliegt strengen rechtlichen Vorgaben, insbesondere im Hinblick auf den Datenschutz. Es dürfen ausschließlich Informationen gespeichert werden, die für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind.

Zulässige Inhalte der digitalen Personalakte:

• Stammdaten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Bankverbindung, Staatsangehörigkeit.
• Vertragsunterlagen: Arbeitsvertrag inklusive aller Änderungen, Zusatzvereinbarungen (z.B. zu Dienstwagen, Homeoffice), Beförderungsschreiben, Kündigungsschreiben, Aufhebungsverträge, Arbeitszeugnisse.
• Bewerbungsunterlagen: Anschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse und Zertifikate.
• Lohn- und Steuerdaten: Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerkarte, Sozialversicherungsnummer, Nachweise zur Sozialversicherungspflicht.
• Leistungs- und Entwicklungsdaten: Protokolle von Mitarbeitergesprächen, Leistungsbeurteilungen, Zielvereinbarungen, Nachweise über Fort- und Weiterbildungen, Abmahnungen.
• Abwesenheitsdaten: Urlaubsanträge und -genehmigungen, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (wichtig: ohne Angabe der Diagnose).
• Gesetzlich geforderte digitale Dokumente (ab 2027): Dazu zählen unter anderem die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse und Nachweise zur Versicherungsfreiheit in den Sozialversicherungszweigen.

Unzulässige Inhalte (Tabus):

• Private Informationen: Angaben zu Hobbys, politischen Ansichten, Religionszugehörigkeit (Ausnahme: Kirchensteuer), private Profile in sozialen Medien oder private Korrespondenz.
• Gesundheitsdaten: Detaillierte Diagnosen, allgemeine ärztliche Gutachten (sofern nicht gesetzlich für die Tätigkeit zwingend vorgeschrieben), psychologische Gutachten.
• Sonstiges: Informationen über eine Gewerkschaftszugehörigkeit oder eine Kandidatur für den Betriebsrat. Ebenso unzulässig sind informelle Notizen von Führungskräften, sogenannte „Schattenakten“.

Wie sollte eine digitale Personalakte strukturiert sein?

Eine bewährte Methode ist die Gliederung in eine logische Registerstruktur, die an die bekannten Trennblätter in einem physischen Ordner erinnert und so eine intuitive Bedienung ermöglicht. Eine typische und effektive Struktur umfasst Hauptregister wie:

1. Personalien & Stammdaten
2. Vertragsunterlagen
3. Vergütung & Sozialversicherung
4. Leistung & Entwicklung
5. Allgemeine Korrespondenz & Sonstiges

Innerhalb dieser Register wird jedes Dokument einzeln abgelegt und mit Metadaten verschlagwortet. Diese Metadaten (z.B. Dokumententyp, Erstellungsdatum, Personalnummer, Gültigkeitsdatum) sind der Schlüssel zur vollen Leistungsfähigkeit des Systems. Sie ermöglichen nicht nur schnelle, gefilterte Suchen (z.B. „Zeige alle Arbeitsverträge, die in den nächsten drei Monaten auslaufen“), sondern sind auch die Grundlage für automatisierte Workflows und Erinnerungsfunktionen.

Was ist der Unterschied zwischen gescannten und originär digitalen Dokumenten?

Dieser Unterschied ist fundamental für das Verständnis der Prozessoptimierung.

Gescannte Dokumente sind digitale Abbilder von Papierdokumenten. Um ihren Inhalt für das System les- und durchsuchbar zu machen, ist eine Texterkennung (Optical Character Recognition, OCR) zwingend erforderlich. Ohne OCR ist ein Scan nicht mehr als ein digitales Foto und bietet kaum Mehrwert gegenüber dem Papier.

Originär digitale Dokumente werden von Anfang an elektronisch erstellt, z.B. ein als PDF gespeicherter Arbeitsvertrag, eine E-Mail oder eine systemseitig generierte Gehaltsabrechnung. Sie sind von Natur aus datenreich und durchsuchbar.

Das Scannen ist ein notwendiger Übergangsschritt, um Altbestände zu digitalisieren. Das strategische Ziel muss jedoch sein, den Anteil originär digitaler Dokumente zu maximieren. Das wird durch die Integration der digitalen Personalakte mit anderen HR-Systemen erreicht. Wenn beispielsweise das Bewerbermanagementsystem die digitalen Bewerbungsunterlagen bei einer Einstellung automatisch an die Personalakte übergibt oder das Lohnabrechnungssystem die Lohnabrechnung direkt digital zustellt, entfällt der fehleranfällige und kostspielige Scan-Prozess vollständig.

Warum ist die digitale Personalakte jetzt ein strategisches Muss?

Die Personalabteilungen der Unternehmen befinden sich in einem fundamentalen Wandel. Getrieben durch die Digitalisierung und neue Arbeitsmodelle entwickeln sie sich von einem primär administrativen Bereich zu einem strategischen Geschäftspartner, der maßgeblich zum Unternehmenserfolg beiträgt. Digitale Werkzeuge sind in diesem Kontext nicht länger nur Mittel zur Effizienzsteigerung, sondern die unabdingbare Grundlage für datengestützte Entscheidungen, Talentanalysen und die Gestaltung einer positiven Mitarbeitererfahrung (Employee Experience). Die COVID-19-Pandemie hat diesen Wandel massiv beschleunigt, die Schwachstellen papierbasierter Prozesse offengelegt und flexible Arbeitsmodelle wie das Homeoffice als festen Bestandteil der Arbeitswelt etabliert.

Die digitale Personalakte ist dabei mehr als nur ein weiteres Werkzeug; sie ist das Fundament dieser Transformation. Sie schafft die zentrale und strukturierte Datengrundlage, ohne die fortschrittliche HR-Funktionen wie strategische Personalplanung, prädiktive Analysen im Talentmanagement oder KI-gestützte Prozesse nicht realisierbar wären. Die Umstellung von Papier auf digital ist somit der erste, entscheidende Schritt, um die Personalarbeit zukunftsfähig zu machen und ihren strategischen Wert im Unternehmen zu entfalten.

Wie verbreitet ist die digitale Personalakte in deutschen Unternehmen wirklich?

Obwohl die Vorteile offensichtlich sind, zeigt sich bei der Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen in Deutschland ein heterogenes Bild. Laut einer Bitkom-Studie aus dem Jahr 2024 stehen zwar 96 Prozent der Unternehmen der Digitalisierung grundsätzlich offen gegenüber und 15 Prozent arbeiten bereits vollständig papierlos – eine deutliche Steigerung gegenüber 8 Prozent zwei Jahre zuvor. Dennoch besteht eine erhebliche Lücke zwischen Anspruch und Wirklichkeit.

Eine frühere Bitkom-Studie aus dem Jahr 2019 ergab, dass lediglich 30 Prozent der deutschen Unternehmen eine Dokumentenmanagement-Software spezifisch im Personalwesen einsetzten. Aktuelle Daten zeigen, dass zwar 84 Prozent der Unternehmen Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) im Allgemeinen nutzen, die gezielte Digitalisierung im HR-Bereich, insbesondere im deutschen Mittelstand, jedoch weiterhin hinterherhinkt.  Es hat sich eine spürbare „Digitalisierungskluft“ zwischen Großunternehmen und dem Mittelstand gebildet. Während Großunternehmen mit einem Digital Office Index von 67 Punkten klar führend sind, liegt der Durchschnittswert aller Unternehmen bei nur 55 Punkten. Diese Diskrepanz verdeutlicht das immense Aufholpotenzial, aber auch das wachsende Wettbewerbsrisiko für kleine und mittlere Unternehmen (KMU).

Die Gründe für diese Kluft sind vielfältig. Großunternehmen verfügen oft über die notwendigen finanziellen Mittel und spezialisierten IT-Abteilungen, um komplexe Systeme zu implementieren. KMU hingegen nehmen solche Projekte häufig als zu kostspielig und aufwändig wahr. Diese Wahrnehmung verkennt jedoch, dass moderne, skalierbare Cloud-Lösungen (Software-as-a-Service, SaaS) die Technologie heute zugänglicher und erschwinglicher machen als je zuvor und speziell auf die Bedürfnisse des Mittelstands zugeschnitten sind.

Was kostet Unternehmen das Festhalten an der Papierakte Ihr Unternehmen tatsächlich?

Die Kosten für die Beibehaltung papierbasierter Personalakten sind weitaus höher, als die reinen Ausgaben für Papier und Drucker vermuten lassen. Es handelt sich um massive, oft versteckte Kosten, die die Produktivität, Sicherheit und letztlich die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens untergraben.

Das Forschungsunternehmen Gartner schätzt, dass Unternehmen 1 bis 3 Prozent ihres Umsatzes für das Drucken ausgeben, wobei die Kosten für Lagerung und Verwaltung noch nicht einmal berücksichtigt sind. Weitaus gravierender sind die indirekten Kosten durch Zeitverschwendung. Eine Studie des Fraunhofer-Instituts aus dem Jahr 2018 ergab, dass Mitarbeiter täglich zwischen 20 und 60 Minuten mit dokumentenbezogenen Aufgaben wie Suchen und Ablegen verbringen. Ein Whitepaper von IDC von 2012 beziffert den Produktivitätsverlust durch den Umgang mit Papierdokumenten auf 21,3 Prozent. Für ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern entspricht dies den Kosten für die Einstellung von 213 zusätzlichen Arbeitskräften.

Dazu kommen Sicherheitsrisiken: Papierakten sind von Natur aus unsicher. Sie sind anfällig für unbefugten Zugriff, Diebstahl, Feuer- und Wasserschäden. Ein Bericht der US-Regierung führte 62 Prozent der Datenschutzverletzungen in großen Unternehmen auf Papierdokumente zurück. Die Gewährleistung der Vertraulichkeit und die lückenlose Protokollierung von Zugriffen sind mit physischen Akten kaum zu realisieren.

Insbesondere für den industriellen Mittelstand stellen bürokratische Pflichten, die größtenteils auf Papier basieren, eine erhebliche Belastung dar. Eine Studie der IMPULS-Stiftung aus dem Jahr 2025 zeigt, dass diese Kosten für kleine Unternehmen über 6 Prozent des Umsatzes ausmachen können; eine für viele Betriebe nicht tragbare Größenordnung.

Die Kosten der Untätigkeit sind somit eine kontinuierliche und sich summierende operative Belastung, die die einmalige Investition in die Digitalisierung bei weitem übersteigt. Die Entscheidungsträger müssen die tägliche „Steuer“ der Ineffizienz, die durch veraltete Prozesse entsteht, quantifizieren. Indem man die verlorene Zeit in Personalkosten umrechnet, wird die Investition in eine digitale Personalakte nicht als zukünftige Ausgabe, sondern als sofortige und notwendige Kostensenkungsmaßnahme neu bewertet.

Die Vorteile: Welchen konkreten Mehrwert schafft die digitale Personalakte?

Die Einführung einer digitalen Personalakte geht weit über die reine Modernisierung der Ablage hinaus. Sie generiert einen messbaren und vielfältigen Mehrwert für die Personalabteilung, die Mitarbeiter und das gesamte Unternehmen.

Wie werden Zeit und Kosten eingespart?

Die Einsparungen sind sowohl direkt als auch indirekt und summieren sich zu einem erheblichen wirtschaftlichen Vorteil. Der administrative Aufwand für Routineaufgaben wie das Suchen, Ablegen, Kopieren und Verteilen von Dokumenten wird drastisch reduziert. Gleichzeitig entfallen Materialkosten für Papier, Ordner, Drucker und Toner sowie die Mietkosten für physische Archivräume. Ein weiterer Posten sind die Portokosten, die durch die digitale Zustellung von Dokumenten wie Gehaltsabrechnungen vollständig eliminiert werden können.

Die so freigesetzten Kapazitäten in der Personalabteilung können von administrativen, nicht wertschöpfenden Tätigkeiten auf strategische Aufgaben wie Recruiting, Personalentwicklung und Mitarbeiterbindung umgelenkt werden, was den Unternehmenswert direkt steigert.

Wie wird ein ortsunabhängiger und sicherer Zugriff gewährleistet?

Die digitale Personalakte ist eine wichtige Voraussetzung für moderne und flexible Arbeitsmodelle. Sie ermöglicht berechtigten Nutzern den sicheren Zugriff auf notwendige Informationen von jedem Ort und mit jedem Endgerät; eine Grundvoraussetzung für Homeoffice, mobiles Arbeiten und die Verwaltung von dezentralen Teams. Paradoxerweise ist die Sicherheit dabei deutlich höher als bei einem physischen Aktenschrank. Robuste, mehrstufige Zugriffskonzepte, durchgehende Verschlüsselung und lückenlose Audit-Trails, die jeden Zugriff protokollieren, schaffen ein Sicherheitsniveau, das mit Papierakten unerreichbar ist.

Wie verbessert sich die Datenorganisation und -suche?

Die digitale Personalakte etabliert eine zentrale Datenquelle, eine sogenannte „Single Source of Truth“. Das eliminiert redundante Datenhaltung, widersprüchliche Informationen in verschiedenen Abteilungssilos und die damit verbundene hohe Fehleranfälligkeit. Durch die Kombination von Volltextsuche und intelligenter Metadaten-Filterung können Nutzer benötigte Dokumente oder spezifische Informationen innerhalb von Sekunden finden. Anstatt manuell Listen zu führen, kann das System automatisch an wichtige Fristen erinnern, beispielsweise an das Ende einer Probezeit, das Auslaufen eines befristeten Vertrages oder die Notwendigkeit einer Folgeunterweisung.

Wie profitieren Mitarbeiter direkt von der digitalen Personalakte?

Die Vorteile für die Belegschaft sind ein zentraler Aspekt und tragen maßgeblich zur Akzeptanz und zum Erfolg des Systems bei.

• Transparenz und Selbstbestimmung: Über Employee-Self-Service-Portale (ESS) erhalten Mitarbeiter direkten und jederzeitigen Zugriff auf ihre eigenen Dokumente wie Gehaltsabrechnungen, den Arbeitsvertrag oder den aktuellen Stand ihres Urlaubskontos. Diese Transparenz stärkt das Vertrauen in das Unternehmen und fördert die Eigenverantwortung.
• Beschleunigte Prozesse: Mitarbeiter profitieren unmittelbar von effizienteren Abläufen. Ein digital eingereichter Urlaubsantrag kann innerhalb von Minuten genehmigt werden, anstatt tagelang als Papierformular durch verschiedene Abteilungen zu wandern.
• Erhöhte Datenqualität: Indem Mitarbeiter ihre eigenen Daten einsehen können, haben sie die Möglichkeit, auf Fehler oder veraltete Informationen hinzuweisen und Korrekturen anzustoßen. Das führt zu einer signifikant höheren Qualität und Aktualität der Personaldaten.
• Moderne Kommunikation: Das System dient als sicherer und nachvollziehbarer Kanal für den Austausch von Dokumenten, beispielsweise bei Vertragsänderungen, die digital zur Kenntnis genommen oder signiert werden können.

Die Einführung einer digitalen Personalakte ist somit ein starkes Signal für eine moderne, transparente und mitarbeiterorientierte Unternehmenskultur. Sie ist ein wirkungsvolles Instrument zur Verbesserung der Employee Experience, die ein entscheidender Faktor im Wettbewerb um die besten Talente ist. Moderne Arbeitnehmer erwarten digitale und unkomplizierte Prozesse. Ein Unternehmen, das hier auf zeitgemäße Werkzeuge setzt, positioniert sich als attraktiver Arbeitgeber.

Welchen Beitrag leistet die digitale Akte zu Compliance und Nachvollziehbarkeit?

Die digitale Personalakte ist ein wichtiges Werkzeug zur Sicherstellung der Compliance. Sie erleichtert die Einhaltung der strengen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) durch die technische Umsetzung von Zugriffskontrollen und die lückenlose Dokumentation aller Datenverarbeitungsvorgänge. Sie unterstützt die revisionssichere Archivierung gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Durch die Automatisierung der Verwaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen wird das Risiko von Compliance-Verstößen und den damit verbundenen Bußgeldern minimiert. Jeder einzelne Vorgang, vom Aufruf eines Dokuments bis zu dessen Löschung, wird unveränderbar protokolliert. Dieser Audit-Trail ist bei Betriebsprüfungen oder in rechtlichen Auseinandersetzungen von unschätzbarem Wert.

Technische Grundlagen: Welche technologischen Entscheidungen müssen getroffen werden?

Die Entscheidung für eine digitale Personalakte ist auch eine technologische Weichenstellung. Die Wahl des richtigen Betriebsmodells und die Sicherstellung der Systemintegration sind entscheidend für den langfristigen Erfolg und die Skalierbarkeit der Lösung.

Cloud oder On-Premises: Welches Modell ist das richtige für Ihr Unternehmen?

Mögliche Optionen sind eine Cloud-Lösung, die vom Anbieter gehostet wird, und eine On-Premises-Lösung, die auf den eigenen Servern des Unternehmens installiert wird.

Bei der Verwendung einer Cloud (Software-as-a-Service, SaaS) wird die Software über das Internet genutzt und in der Regel pro Nutzer und Monat abgerechnet. Das hat verschiedene Vorteile wie geringere Anfangsinvestitionen, weil keine eigene Hardware angeschafft werden muss. Ein weiterer Vorteil ist die hohe Skalierbarkeit, weil Lizenzen flexibel hinzugefügt oder reduziert werden können. Ortsunabhängiger Zugriff ist systemimmanent. Wartung, Sicherheit und Updates werden vom Anbieter übernommen, was die eigene IT-Abteilung entlastet.

Zu den Nachteilen einer Cloud-Lösung gehören weniger Kontrolle über den physischen Speicherort der Daten, potenziell eingeschränkte Möglichkeiten zur tiefgreifenden Individualisierung und wiederkehrende Abonnementkosten.

On-Premises bedeutet dagegen, dass die Software auf der eigenen Serverinfrastruktur des Unternehmens betrieben wird. Zu den Vorteilen gehören die vollständige Kontrolle über Daten, Sicherheit und die Systemkonfiguration und umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten an sehr spezifische Unternehmensprozesse. Nach hohen Anfangsinvestitionen fallen potenziell geringere laufende Kosten für sehr große Unternehmen an.

Nachteile sind vor allem hohe initiale Investitionskosten für Lizenzen und Serverhardware. Die gesamte Verantwortung für Wartung, Updates und Sicherheit liegt bei der eigenen IT-Abteilung. Der Fernzugriff erfordert zusätzliche, komplexe Infrastruktur wie VPNs.

Der Trend geht eindeutig in Richtung von Cloud-Lösungen, insbesondere für den Mittelstand. Sie senken die Einstiegshürden erheblich und passen zu den Anforderungen moderner, flexibler Arbeitswelten. Die zunehmende Verbreitung von Remote-Arbeit macht den einfachen, ortsunabhängigen Zugriff zu einer Priorität, was ein Kernmerkmal von Cloud-Systemen ist. Der Mangel an IT-Fachkräften macht zudem das Outsourcing von Wartung und Sicherheit an einen spezialisierten Anbieter attraktiv.

On-Premises-Lösungen sind heute eine Nischenwahl für Organisationen mit extremen Sicherheitsanforderungen (z.B. im Rüstungs- oder Hochsicherheitsbereich), sehr speziellen Integrations- und Anpassungsbedarfen und den entsprechenden IT-Ressourcen, um diese zu betreiben.

Tabelle: Cloud vs. On-Premises – eine strategische Gegenüberstellung

Welche Rolle spielen Verschlüsselung, Zugriffsrechte und Benutzerverwaltung?

Daten müssen sowohl während der Übertragung über das Netzwerk („in transit“) als auch bei der Speicherung auf dem Server („at rest“) nach dem Stand der Technik verschlüsselt werden, um sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Ein fein granulares, rollenbasiertes Berechtigungskonzept (Role-Based Access Control, RBAC) ist zwingend erforderlich. Es stellt sicher, dass jeder Benutzer nur die Daten sehen und die Aktionen durchführen kann, die für seine spezifische Rolle und Aufgabe absolut notwendig sind. Dieses „Need-to-know“-Prinzip ist eine Kernforderung von Artikel 32 der DSGVO.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Die Einführung einer digitalen Personalakte bewegt sich in einem streng regulierten rechtlichen Umfeld. Die Einhaltung der Datenschutzgesetze, der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung und der Mitbestimmungsrechte ist nicht optional, sondern erfolgskritisch.

Welche Vorgaben machen DSGVO und BDSG für die Verarbeitung von Personaldaten?

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) bilden den zentralen rechtlichen Rahmen.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist grundsätzlich verboten, es sei denn, es liegt eine explizite Rechtsgrundlage vor (Art. 6 DSGVO). Im Beschäftigungskontext ist die wichtigste Rechtsgrundlage § 26 BDSG, der die Verarbeitung erlaubt, wenn sie für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist.

Das Einholen einer Einwilligung der Mitarbeiter ist zwar möglich, im Arbeitsverhältnis aber rechtlich heikel, weil die Freiwilligkeit aufgrund des Abhängigkeitsverhältnisses oft in Frage gestellt wird. Die Argumentation über die Erforderlichkeit nach § 26 BDSG ist daher in den meisten Fällen die solidere rechtliche Basis. Eine Einwilligung wird typischerweise nur für Datenverarbeitungen benötigt, die über das für das Arbeitsverhältnis Notwendige hinausgehen.

Mitarbeiter haben weitreichende Rechte, die das System technisch und prozessual abbilden muss. Dazu gehören das Recht auf Auskunft über die gespeicherten Daten (gemäß § 83 BetrVG auch das Recht auf Einsichtnahme in die Akte), das Recht auf Berichtigung falscher Daten, das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) und das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Artikel 32 der DSGVO fordert „geeignete technische und organisatorische Maßnahmen“ (TOMs), um die Daten zu schützen. Dazu zählen explizit Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und die Sicherstellung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Systeme.

Was bedeutet „Revisionssicherheit“ nach GoBD im Detail?

Revisionssicherheit ist ein Begriff aus dem Handels- und Steuerrecht und wird durch die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) konkretisiert. Sie stellt sicher, dass digitale Dokumente über den gesamten Aufbewahrungszeitraum hinweg als beweiskräftig anerkannt werden. Eine digitale Personalakte muss diese Anforderungen erfüllen.

Die Kernprinzipien der Revisionssicherheit sind:

• Unveränderbarkeit: Ein einmal archiviertes Dokument darf nicht mehr unbemerkt verändert werden können. Jede nachträgliche Änderung muss als neue Version gespeichert werden, wobei die Originalversion erhalten bleibt und der gesamte Prozess lückenlos protokolliert wird. Das Dateiformat PDF/A ist ein anerkannter Standard hierfür.
• Nachvollziehbarkeit und Protokollierung: Jede Aktion, die mit einem Dokument durchgeführt wird (Erfassung, Indexierung, Ansicht, Änderung, Löschung), muss mit einem Zeitstempel und der Identität des Benutzers protokolliert werden.
• Vollständigkeit: Es muss sichergestellt sein, dass kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen kann.
• Ordnung: Die Ablage muss nach einem nachvollziehbaren, systematischen Prinzip erfolgen.
• Wiederauffindbarkeit: Jedes Dokument muss über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg jederzeit auffindbar und lesbar gemacht werden können.

Revisionssicherheit ist kein reines Software-Feature. Sie ist das Ergebnis eines Zusammenspiels aus der richtigen Technologie und klar definierten, dokumentierten organisatorischen Prozessen. Ohne eine umfassende Verfahrensdokumentation, die den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments beschreibt, ist auch mit der besten Software keine Revisionssicherheit gegeben.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten und wie setzt man ein Löschkonzept um?

Unternehmen unterliegen einer Vielzahl gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, die je nach Dokumententyp variieren. Gleichzeitig fordert die DSGVO, dass Daten gelöscht werden müssen, sobald der Zweck für ihre Speicherung entfällt. Dieses Spannungsfeld erfordert ein intelligentes Management.

Typische Aufbewahrungsfristen sind:

• 10 Jahre: Für steuerlich relevante Lohn- und Gehaltsunterlagen (§ 147 AO).
• 6 Jahre: Für Handels- und Geschäftsbriefe, wozu auch Teile der arbeitsvertraglichen Korrespondenz zählen können (§ 257 HGB).
• 3 Jahre: Für die meisten allgemeinen Unterlagen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, basierend auf der regelmäßigen Verjährungsfrist für Ansprüche (§ 195 BGB).
• Bis zu 30 Jahre: Für Dokumente im Zusammenhang mit der betrieblichen Altersvorsorge (§ 18a BetrAVG).
• 6 Monate: Für Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidaten (aufgrund von Fristen des AGG).

Ein Löschkonzept ist eine zwingende Anforderung der DSGVO. Es muss ein systematischer, dokumentierter Prozess existieren, der sicherstellt, dass Daten nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist sicher und unwiederbringlich gelöscht werden. Moderne Systeme für digitale Personalakten können diesen Prozess durch die automatische Überwachung der Fristen und die Markierung löschreifer Dokumente erheblich unterstützen.

Welche Rolle spielt der Betriebsrat und wie gestaltet man die Zusammenarbeit konstruktiv?

Der Betriebsrat hat bei der Einführung einer digitalen Personalakte ein starkes Mitbestimmungsrecht. Gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG unterliegt die Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, der zwingenden Mitbestimmung. Eine digitale Personalakte fällt in der Regel unter diese Definition.

Die Einführung ist daher ohne die Zustimmung des Betriebsrats nicht möglich. Diese Zustimmung wird üblicherweise in einer Betriebsvereinbarung formalisiert. Diese Vereinbarung regelt detailliert Aspekte wie den Zweck des Systems, die erfassten Daten, die genauen Zugriffsrechte für verschiedene Rollen, die Maßnahmen zum Datenschutz, die Aufbewahrungs- und Löschfristen sowie die Modalitäten des Einsichtsrechts der Mitarbeiter.

Die frühzeitige und transparente Einbindung des Betriebsrats ist kein rechtliches Hindernis, sondern ein entscheidender Erfolgsfaktor. Ein kollaborativer Ansatz, bei dem der Betriebsrat in die Auswahl der Software und die Ausgestaltung der Prozesse einbezogen wird, schafft Vertrauen und sichert die Akzeptanz in der Belegschaft. Ein Betriebsrat, der das System mitgestaltet hat, wird es eher mittragen und gegenüber den Mitarbeitern verteidigen, was den gesamten Veränderungsprozess erheblich erleichtert.

Warum ist eine umfassende Verfahrensdokumentation unerlässlich?

Die Verfahrensdokumentation ist das schriftliche Regelwerk, das den gesamten Prozess der digitalen Aktenführung beschreibt – von der Erfassung eines Dokuments über dessen Verarbeitung und Archivierung bis hin zur endgültigen Löschung. Sie ist der formale Nachweis gegenüber Prüfern (Finanzamt, Sozialversicherung, Datenschutzbehörden), dass das Unternehmen die Anforderungen der GoBD und der DSGVO erfüllt. Sie dokumentiert, wer was wann und wie mit den Daten tut, und ist damit das zentrale Compliance-Dokument für die digitale Personalverwaltung.

Wie gelingt die Umstellung auf die digitale Personalakte in der Praxis?

Die Einführung einer digitalen Personalakte bietet die ideale Gelegenheit, eine umfassende „Dateninventur“ durchzuführen. Bestehende Akten müssen vor der Digitalisierung von allen unzulässigen Informationen bereinigt werden. Dies ist nicht nur eine technische, sondern vor allem eine prozessuale und kulturelle Aufgabe. Das Unternehmen muss eine klare Richtlinie für eine „Single Source of Truth“ etablieren und die Führung von separaten, unautorisierten Akten – ob digital oder auf Papier – explizit untersagen.

Eine erfolgreiche Einführung der digitalen Personalakte ist kein reines IT-Projekt, sondern ein umfassender Veränderungsprozess, der sorgfältige Planung, klare Prozesse und eine offene Kommunikation erfordert.

Wie digitalisiert man alte Papierakten – intern oder mit einem Dienstleister?

Die Digitalisierung des Altbestands an Papierakten ist oft eine der größten Hürden. Es gibt zwei grundsätzliche Herangehensweisen:

Interne Digitalisierung

Diese Option ist für Unternehmen mit einem überschaubaren Aktenbestand denkbar. Sie erfordert jedoch nicht nur einen einfachen Büro-Scanner, sondern professionelle Dokumentenscanner mit automatischer Texterkennung (OCR), um durchsuchbare Dateien zu erzeugen. Zudem muss das mit dem Scannen betraute Personal sorgfältig geschult und zur Vertraulichkeit verpflichtet sein. Rechnet man die internen Personalkosten gegen, kann diese Variante schnell teurer werden als die Beauftragung eines Dienstleisters.

Externer Scandienstleister

Für größere Aktenmengen ist die Beauftragung eines externen und spezialisierten Dienstleisters in der Regel die schnellere, sicherere und kosteneffizientere Lösung. Professionelle Dienstleister bieten einen kompletten Service, der den sicheren Transport der Akten, die Vorbereitung (Entfernen von Heftklammern etc.), das hochwertige Scannen, die Indexierung nach vordefinierten Kriterien und die anschließende, datenschutzkonforme Vernichtung oder Einlagerung der Papieroriginale umfasst.

Ein pragmatischer Ansatz für KMU kann eine „Scanning-on-Demand“-Strategie sein. Anstelle eines großen initialen Projekts werden zunächst nur die Akten der aktiven Mitarbeiter digitalisiert. Akten von ehemaligen Mitarbeitern werden erst dann gescannt, wenn ein Zugriff erforderlich wird. Dies verteilt die Kosten und den Aufwand über einen längeren Zeitraum und macht das Projekt überschaubarer. Entscheidend ist, ab dem Start des neuen Systems die Entstehung neuer Papierdokumente konsequent zu unterbinden.

Wie gestaltet man ein effektives Rollen- und Berechtigungskonzept?

Das Rollen- und Berechtigungskonzept ist das technische Herzstück des Datenschutzes und der Prozesssteuerung. Es basiert auf dem „Need-to-know“-Prinzip: Jeder Nutzer darf nur das sehen und tun, was für seine Aufgabe zwingend erforderlich ist. Der Aufbau erfolgt in der Regel in zwei Schritten:

1. Definition der Rollen: Zuerst werden die verschiedenen Benutzergruppen im Unternehmen identifiziert. Typische Rollen sind beispielsweise: HR-Sachbearbeiter, Lohnbuchhalter, Führungskraft, Mitarbeiter (für den Self-Service-Zugriff), Geschäftsführer, Betriebsrat.
2. Zuweisung der Berechtigungen: Jeder Rolle werden spezifische Rechte zugewiesen. Diese Rechte definieren, auf welche Dokumententypen oder welche Mitarbeitergruppen eine Rolle zugreifen darf und welche Aktionen (Lesen, Schreiben, Ändern, Löschen, Herunterladen) erlaubt sind.

Beispiel für ein Rollenkonzept:

• Führungskraft: Darf die Akten der eigenen direkten Mitarbeiter einsehen. Lesezugriff auf Vertragsdaten, Beurteilungen und Zielvereinbarungen. Kein Zugriff auf Gehaltsdaten oder private Stammdaten.
• Lohnbuchhalter: Darf auf abrechnungsrelevante Daten (Gehalt, Steuerklasse, Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer) aller Mitarbeiter zugreifen. Kein Zugriff auf Leistungsbeurteilungen oder Bewerbungsunterlagen.
• Mitarbeiter: Darf ausschließlich die eigene Akte einsehen (Lesezugriff). Kann bestimmte Dokumente (z.B. Adressänderung, Krankmeldung) selbst hochladen.

Dieses Konzept muss schriftlich in der Verfahrensdokumentation festgehalten und regelmäßig, insbesondere bei personellen Veränderungen, überprüft und angepasst werden.

Wie kommuniziert man die Einführung erfolgreich an die Mitarbeiter?

Die Kommunikation ist ein kritischer Erfolgsfaktor, um Akzeptanz zu schaffen und Widerstände abzubauen.

Kommunizieren Sie nicht nur das „Was“ und „Wie“, sondern vor allem das „Warum“. Stellen Sie die Vorteile für die Mitarbeiter wie mehr Transparenz, schnellere Prozesse oder den einfacheren Zugriff auf eigene Daten in den Vordergrund, nicht nur die Effizienzgewinne für das Unternehmen.

Beziehen Sie Schlüsselpersonen wie Führungskräfte, den Betriebsrat und zukünftige Power-User aus der HR-Abteilung von Anfang an in den Prozess mit ein. Ihre Unterstützung ist für den Erfolg unerlässlich.

Bieten Sie gezielte Schulungen an, die den Mitarbeitern zeigen, wie das neue System ihre tägliche Arbeit konkret erleichtert. Trockene Funktionslisten sind weniger wirksam als praktische Anwendungsbeispiele.

Richten Sie klare Anlaufstellen für Fragen und Probleme ein, sowohl während der Einführungsphase als auch im laufenden Betrieb.

Welche gesetzliche Pflicht zur Digitalisierung kommt ab 2027 auf Unternehmen zu?

Zum 1. Januar 2027 endet die Übergangsfrist der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Ab diesem Stichtag sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, bestimmte entgeltrelevante Unterlagen zwingend in elektronischer Form zu führen und für Prüfungen der Sozialversicherungsträger bereitzuhalten. Dazu gehören unter anderem Nachweise zur Staatsangehörigkeit, Bescheinigungen über die Versicherungspflicht oder -freiheit in den einzelnen Sozialversicherungszweigen und Unterlagen zu Mitarbeiterentsendungen.

Diese gesetzliche Vorgabe ist keine Option, sondern eine verbindliche Pflicht. Unternehmen, die dieser nicht nachkommen, riskieren bei Betriebsprüfungen empfindliche Sanktionen. Die nahende Frist sollte als zentrales Argument genutzt werden, um die notwendigen Budgets und Ressourcen für das Projekt „Digitale Personalakte“ zu sichern. Die Botschaft an die Entscheidungsebene ist klar: Ein Teil der Digitalisierung ist ohnehin unumgänglich. Es ist strategisch und wirtschaftlich weitaus sinnvoller, jetzt ein ganzheitliches, integriertes System einzuführen, anstatt ein fragmentiertes Hybrid-System aus Papier und einzelnen digitalen Dokumenten zu schaffen, dessen Verwaltung und spätere Integration weitaus komplexer und teurer wäre.

Wie kann KI bei der digitalen Personalakte unterstützen?

Künstliche Intelligenz (KI) entwickelt sich zu einer transformativen Kraft im Personalwesen. Unternehmen, die heute über eine saubere, strukturierte und vollständige digitale Datengrundlage verfügen, werden die ersten sein, die von den enormen Potenzialen der KI profitieren können.

Welche Automatisierungsmöglichkeiten bietet KI schon heute?

KI ist bereits heute in der Lage, weit mehr als nur einfache Aufgaben zu automatisieren. Ihre Fähigkeiten gehen über die reine Prozessbeschleunigung hinaus und ermöglichen ein neues Niveau der Datenanalyse und -nutzung.

KI-Systeme können eingehende Dokumente (z.B. per E-Mail-Anhang oder Scan) automatisch analysieren, den Dokumententyp (z.B. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, Vertragsänderung) erkennen und die korrekte Zuordnung zur jeweiligen Personalakte und dem passenden Register vorschlagen.

Eine der wirkungsvollsten Anwendungen ist das sogenannte „CV-Parsing“. Hierbei liest die KI unstrukturierte Dokumente wie Lebensläufe oder Zeugnisse aus und extrahiert relevante Informationen (z.B. Qualifikationen, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse), um sie automatisch in strukturierte Datenfelder im HR-System zu übertragen. Das spart enormen manuellen Erfassungsaufwand und schafft eine durchsuchbare Skill-Datenbank.

KI ermöglicht eine semantische Suche, die nicht nur nach exakten Schlüsselwörtern, sondern nach inhaltlichen Konzepten sucht. So können HR-Verantwortliche komplexe Abfragen starten, wie „Finde alle Mitarbeiter, die Erfahrung in Projektmanagement-Methode X haben und verhandlungssicheres Spanisch sprechen“. Durch die Analyse der gesamten Personaldaten können zudem Trends wie drohende Qualifikationslücken oder ein erhöhtes Abwanderungsrisiko in bestimmten Abteilungen frühzeitig erkannt werden.

Basierend auf den extrahierten Daten kann die KI aktiv Prozesse anstoßen. Erkennt sie beispielsweise das Enddatum eines befristeten Vertrages, kann sie automatisch eine Wiedervorlage für die zuständige Führungskraft erstellen und den Prozess zur Vertragsverlängerung oder Beendigung initiieren.

Kosten und Wirtschaftlichkeit: Lohnt sich die Investition?

Die Entscheidung zur Einführung einer digitalen Personalakte ist eine Investitionsentscheidung, die sich betriebswirtschaftlich fundiert begründen lässt. Eine Gegenüberstellung der einmaligen und laufenden Kosten mit den quantifizierbaren Einsparungen und strategischen Vorteilen zeigt in der Regel einen klaren und schnellen Return on Investment (ROI).

Welche Kosten entstehen bei der Einführung einer digitalen Personalakte?

Die Gesamtkosten setzen sich aus einmaligen Investitionskosten und laufenden Betriebskosten zusammen.

Einmalige Investitionskosten:

• Software und Implementierung: Das umfasst Lizenzgebühren bei Kaufmodellen oder einmalige Einrichtungsgebühren bei Cloud-Lösungen. Hinzu kommen Kosten für Beratungsleistungen, die das Projektmanagement, die Prozessanalyse und die technische Konfiguration des Systems abdecken.
• Digitalisierung des Altbestands: Die Kosten für das Scannen der bestehenden Papierakten, entweder durch einen externen Dienstleister oder durch internes Personal.
• Schulung: Der Aufwand für die Schulung der HR-Mitarbeiter und Führungskräfte im Umgang mit dem neuen System.
• Interne Ressourcen: Die Personalkosten für die Zeit, die eigene Mitarbeiter aus HR, IT und anderen Abteilungen in das Projekt investieren.

Laufende Betriebskosten:

• Softwaregebühren: Monatliche oder jährliche Abonnementgebühren bei Cloud/SaaS-Modellen oder jährliche Wartungs- und Supportverträge bei On-Premises-Lösungen.
• Infrastrukturkosten: Bei On-Premises-Lösungen fallen Kosten für den Betrieb der Server (Strom, Kühlung, Wartung) an.

Mögliche Einsparungen durch die digitale Personalakte

Hier sind zunächst die direkten, messbaren Kostensenkungen zu nennen. Der größte Hebel ist die Reduzierung des administrativen Zeitaufwands. Dieser lässt sich berechnen, indem die eingesparten Arbeitsstunden mit dem durchschnittlichen Stundensatz der betreffenden Mitarbeiter multipliziert werden. Hinzu kommen die direkten Einsparungen bei Materialkosten (Papier, Drucker), Portokosten und Mieten für Archivflächen.

Qualitative und strategische Gewinne sind schwerer in Euro zu beziffern, aber oft von noch größerem Wert. Dazu zählen die verbesserte Einhaltung von Gesetzen (Compliance), die Vermeidung von Bußgeldern, eine bessere Datenbasis für strategische Entscheidungen, eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und eine geringere Fluktuation.

Anbieter im Fokus: Die Lösung von Papershift

Papershift bietet die digitale Personalakte als integralen Bestandteil einer umfassenden, cloudbasierten HR-Plattform an.

Welche spezifischen Funktionen und Module bietet Papershift für die digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte von Papershift dient als zentraler und sicherer Speicherort für alle wesentlichen Mitarbeiterdokumente. Dazu gehören persönliche Informationen, Arbeitsverträge, Dokumentationen von Abwesenheiten, Weiterbildungsnachweise und Lohnabrechnungen. Als Cloud-Lösung gewährleistet sie einen sicheren und ortsunabhängigen Zugriff, was ideal für Unternehmen mit hybriden oder dezentralen Arbeitsmodellen ist. Ein Schwerpunkt ist eine intuitive Benutzeroberfläche, die auch von Nutzern ohne tiefgehende technische Kenntnisse schnell und effektiv bedient werden kann.

Wie unterstützt Papershift bei Zeiterfassung, Dienstplanung und Lohnabrechnung?

Die besondere Stärke von Papershift liegt in der nahtlosen Integration der verschiedenen HR-Module. Die digitale Personalakte fungiert hier als das datenführende Herzstück, das die anderen Funktionen miteinander verbindet und mit Informationen versorgt.

• Zeiterfassung: Papershift bietet eine rechtskonforme digitale Erfassung der Arbeitszeiten über verschiedene Endgeräte (Smartphone, Tablet, PC). Die Daten werden in Echtzeit synchronisiert und in der Personalakte des Mitarbeiters gespeichert. Das System erstellt automatisch Übersichten zu Überstunden und Pausenzeiten.
• Dienstplanung: Das Modul zur Dienst- und Schichtplanung greift auf die in der Personalakte hinterlegten Daten wie Arbeitszeitmodelle und Qualifikationen sowie auf die live erfassten Abwesenheiten und Verfügbarkeiten der Mitarbeiter zu. Das ermöglicht eine intelligente und effiziente Personalplanung.
• Lohnabrechnung: Das System verknüpft die Daten aus der Zeiterfassung direkt mit der Lohnbuchhaltung. Auf Basis der exakt dokumentierten Arbeits- und Abwesenheitszeiten können Löhne und Gehälter automatisiert berechnet werden, was die Fehleranfälligkeit drastisch reduziert und den administrativen Aufwand minimiert.
• Abwesenheitsmanagement: Anträge auf Urlaub oder andere Abwesenheiten werden digital gestellt, durchlaufen einen flexibel definierbaren Genehmigungsworkflow und werden nach Freigabe automatisch in der Personalakte, der Zeiterfassung und der Dienstplanung berücksichtigt.
• Papershift Pulse: Dieses Modul erweitert die Funktionalität über die reine Verwaltung hinaus und fungiert als digitale HR-Assistenz. Es unterstützt bei der Dokumentation von Mitarbeitergesprächen, der Verfolgung von Zielvereinbarungen und der Digitalisierung von Feedbackprozessen, wobei alle relevanten Dokumente direkt in der Personalakte abgelegt werden.

Dieser integrierte Ansatz verdeutlicht, wie die digitale Personalakte von einem passiven Archiv zu einem aktiven Hub wird, der alle operativen HR-Kernprozesse – vom Einstempeln bis zur Gehaltsabrechnung – miteinander vernetzt und so maximale Effizienz und einen durchgängig digitalen Workflow schafft.

FAQ

Ist die digitale Personalakte in Deutschland Pflicht?

Nein, eine generelle Pflicht zur Führung einer digitalen Personalakte gibt es nicht. Ab dem 1. Januar 2027 müssen jedoch bestimmte Entgeltunterlagen für die Sozialversicherungsprüfung zwingend digital vorgehalten werden, was die Einführung für alle Unternehmen de facto notwendig macht.

Was sind die drei größten Vorteile einer digitalen Personalakte?

Die größten Vorteile sind massive Zeit- und Kostenersparnis durch Effizienzsteigerung, erhöhte Datensicherheit und Compliance sowie die Ermöglichung von ortsunabhängigem Arbeiten und modernen HR-Prozessen.

Wie sicher sind meine Mitarbeiterdaten in der Cloud?

Bei seriösen Anbietern mit Serverstandort in der EU sind die Daten oft sicherer als im eigenen Unternehmen. Maßnahmen wie Verschlüsselung, strenge Zugriffskontrollen und professionelles Sicherheitsmanagement bieten ein sehr hohes Schutzniveau, das die DSGVO-Anforderungen erfüllt.

Muss der Betriebsrat der Einführung zustimmen?

Ja, die Einführung einer digitalen Personalakte ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Eine Umsetzung ohne Zustimmung des Betriebsrats ist nicht möglich und wird in der Regel über eine Betriebsvereinbarung geregelt.

Was kostet die Einführung einer digitalen Personalakte ungefähr?

Die Kosten variieren stark je nach Unternehmensgröße, Anbieter und Umfang der Dienstleistungen (z.B. Scannen). Cloud-Lösungen für KMU sind bereits für moderate monatliche Beträge pro Mitarbeiter erhältlich, während die Implementierungsprojekte einmalige Kosten im vier- bis fünfstelligen Bereich verursachen können.

Wie lange dauert die Umstellung?

Die technische Implementierung einer Cloud-Software kann oft in wenigen Wochen erfolgen. Der größte Zeitfaktor ist in der Regel die interne Vorbereitung, die Prozessdefinition und die Digitalisierung der Altakten, was je nach Umfang mehrere Monate dauern kann.

Dürfen wir nach der Digitalisierung die alten Papierakten vernichten?

Ja, die meisten Dokumente dürfen nach einem GoBD-konformen Scanprozess vernichtet werden. Ausgenommen sind Dokumente mit Urkundencharakter oder solche, die eine gesetzlich vorgeschriebene Schriftform erfordern (z.B. Kündigungsschreiben, Arbeitsverträge), die weiterhin im Original aufbewahrt werden sollten.

Was ist der Unterschied zwischen DSGVO und GoBD?

Die DSGVO regelt den generellen Schutz personenbezogener Daten und die Rechte der Betroffenen. Die GoBD sind eine Verwaltungsvorschrift des Finanzministeriums, die die Anforderungen an die ordnungsgemäße (digitale) Buchführung und Archivierung steuerlich relevanter Unterlagen definieren, um deren Beweiskraft sicherzustellen.

Wie profitieren normale Mitarbeiter von der digitalen Akte?

Mitarbeiter profitieren durch mehr Transparenz und Eigenverantwortung, da sie über Self-Service-Portale jederzeit auf ihre eigenen Daten und Dokumente zugreifen können. Zudem werden administrative Prozesse wie Urlaubsanträge oder Krankmeldungen deutlich beschleunigt und vereinfacht.

Können wir mit einem kleinen HR-Team ein solches Projekt stemmen?

Ja, gerade für kleine Teams ist die Einführung sinnvoll, da sie von der administrativen Entlastung am stärksten profitieren. Moderne Cloud-Lösungen und die Unterstützung durch externe Dienstleister (z.B. für das Scannen) machen die Einführung auch für Unternehmen ohne große IT- oder HR-Abteilung absolut machbar.