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Überfüllte Aktenschränke, Dokumentenchaos und eine fehlende Digitalisierung von Mitarbeiterdokumenten gehören in vielen Personalabteilungen zur Tagesordnung. Dabei bietet die Personalakte in Papierform einen guten Startpunkt, um Schluss mit den Papierbergen zu machen und ineffiziente HR Prozesse hinter sich zu lassen. Warum sich die Einführung der digitalen Personalakte lohnt und wie Sie die Digitalisierung ihrer Arbeitsabläufe damit nachhaltig optimieren, erfahren Sie in unserem Artikel zum Thema digitale Personalakte.
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Definition: Was bedeutet digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ist ein wichtiger Bestandteil einer papierlosen und digitalen Verwaltung im Bereich des Human Resource Managements. Personaldaten werden standortunabhängig aufbereitet und in einem digitalen HR System zur Verfügung gestellt, um ein übersichtliches Dokumentenmanagement zu gewährleisten.
Im Grunde stellt die digitale Personalakte die elektronische Variante der papiergebundenen Personalakte dar.
Bei den Vorteilen und Nachteilen einer digitalen Personalakte überwiegen im Allgemeinen die Vorteile, weswegen viele Unternehmen auf Softwarelösungen zur Digitalisierung von Personalakten zurückgreifen. Betriebe jeder Unternehmensgröße verfolgen damit das Ziel die HR Prozesse innerhalb der eigenen Personalabteilung nachhaltig zu verbessern.
Gut zu wissen: Digitale Personalakten können auch dazu verwendet werden, frühere Beschäftigungs- oder Ausbildungsverhältnisse zu dokumentieren, weshalb sie oft auch als historische Arbeitszeugnisse bezeichnet werden.
Was gehört in die digitale Personalakte?
Zur Personalakte gehören alle Dokumente und Daten, welche die Personalabteilung bereits von den Mitarbeitern erhebt. Dazu gehören Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Abmahnungen bis zu Arbeitszeugnissen. Bilder, Fotos und handschriftliche Unterlagen werden digitalisiert und eingescannt. Fotos und Texte lassen sich zudem mit Schlagwörtern versehen oder zur Suche in Listen aufbereiten.
Die rechtlichen Rahmenbedingungen und die Datenschutzanforderungen gemäß Datenschutz Grundverordnung gilt es laut dem Bundesdatenschutzgesetz einzuhalten.
Die Berechtigungen, der Zugriffsschutz, Auskunfts- und Einsichtsrechte und der Einsatzzweck werden in der Betriebsvereinbarung festgehalten.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Welche Vorteile hat eine digitale Personalakte?
Einer der Vorteile ist sogleich offensichtlich: Mit einer digitalen Personalakte minimieren Personalabteilungen bei HR Aufgaben den Papierkram.
Die Büros sind nicht mehr gefüllt mit Personalakten, die bei fortwährender Beschäftigung immer dicker und umständlicher werden. Somit entfällt auch das mühselige Suchen in Akten und Ordnern.
Mit nur wenigen Klicks sind die Daten am Bildschirm. Änderungen und Hinzufügungen lassen sich darüber hinaus leicht erledigen. Weiterhin spart der Umstieg auf das digitale System Platz und es werden Sachmittelkosten für Papier und Ordner eingespart.
Digitale Personalakten erleichtern die Verwaltung von Daten über alle Standorte eines Unternehmens hinweg: Informationen über Mitarbeiter können mit gemeinsamen Vorlagen in eine Mitarbeiterdatenbank eingegeben werden. Das Gleiche gilt, wenn sie versetzt oder entlassen werden, z.B. durch den Versand von elektronischen Kündigungsschreiben.
Die digitale Personalakte steht jedem, der Berechtigungen und einen Zugang zur digitalen Personalakten-Software hat, zur Verfügung, ohne den physischen Standort der Akte aufsuchen zu müssen. Außerdem ermöglichen die Softwares es, Abläufe im HR zu automatisieren und damit die Personalabteilungen zu entlasten und effizienter zu arbeiten.
Kurz zusammengefasst bieten die digitalen Personalakten:
- Eine spürbare Entlastung von HR
- Automatisierte Abläufe
- Kosteneinsparungen und mehr Platz im Büro
- Leichterer Zugriff und mehr Transparenz
Nachteile und Risiken von digitalen Personalakten
Zu den Nachteilen gehören die Kosten der Umstellung auf ein rein digitales System. Auch wenn diese Umstellung ein einmaliges Ereignis ist, ist sie dennoch mit hohem Arbeitsaufwand und zusätzlichen Kosten verbunden. Abgesehen von den Kosten der Software spielt auch die Einrichtung der Infrastruktur eine Rolle.
Weiterhin stellen digitale Personalakten hohe Anforderungen an den Datenschutz. Die Daten müssen DSGVO-konform aufbewahrt und verwaltet werden. Es gilt, bestimmte rechtliche Rahmenbedingungen einzuhalten und gegebenenfalls einen Datenschutzbeauftragten zu engagieren. Mit dem Thema befassen sich außerdem nicht nur die HR-Abteilungen, auch die IT, der Betriebsrat, Vorgesetzte und Administratoren haben ebenfalls ein Mitspracherecht. Aus diesem Grund wird empfohlen, die digitale Personalakte immer gemeinsam zu erstellen.
Wann lohnt sich eine digitale Personalakte?
Bei den Vorteilen und Nachteilen überwiegen die positiven Aspekte, sodass sich ein Umstieg auf ein digitales HR-Management im Grunde immer anbietet. Unternehmen müssen lediglich die Kosten im Blick behalten. Idealerweise beginnt jedes Unternehmen gleich von Anfang an damit, die Personalakten digital aufzubewahren und zu verwalten.
Digitale Personalakte: Software anstatt Papierberge
Die digitale Personalverwaltung erfordert sichere Softwarelösungen, die alle Anforderungen an eine digitale Verwaltung erfüllen. Für ein rein digitales Personalmanagement benötigt es daher die richtige Software. Die Software sollte über keine Sicherheitslücken verfügen, um den Datenschutz garantieren zu können. Möglich sind beispielsweise SaaS-Lösungen, der Kauf von Softwares oder Lizenzen.
SaaS-Lösungen bieten sich vor allem für kleinere Betriebe an, die lieber eine Cloud verwenden, als sich Server leisten zu müssen. Ungeachtet dessen lohnen sich digitale Personalakten für Unternehmen jeder Größe, da sie wie bereits aufgeführt erhebliche Vorteile für das Human Resources Management und den Verwaltungsaufwand bieten.
Sie haben die Personalakten ihrer Mitarbeiter noch nicht digitalisiert? Nutzen Sie Papershift HR zur Verwaltung der Personalakten und machen Sie dem Papierkram ein Ende.
Fazit: HR Arbeit durch digitale Personalakten vereinfachen
Digitale Personalakten ermöglichen eine flexiblere Verwaltung der Mitarbeiter im Unternehmen, da diese papierlos sind. Die Existenz von Papierakten und Aktenordnern wird somit überflüssig.
Schließlich sind digitale Personalakten ein wichtiger Schritt zur papierlosen Personalverwaltung im HR. Digitale Daten bieten daher Chancen für mehr Effizienz in der Personalverwaltung von Unternehmen. Es gibt aber auch Herausforderungen, die vor der Einführung einer digitalen Personalakte beachtet werden müssen:
- Digitale Personalakten enthalten sensible Informationen und unterliegen dem Datenschutz.
- Digitale Mitarbeiterdaten sowie Mitarbeiterdokumente müssen vor Manipulationen geschützt werden.
- Die digitale Personalverwaltung unterliegt rechtlichen Anforderungen. Die digitale Verwaltung muss im Einklang mit der GDPR stehen .
- Im Falle eines Rechtsstreits müssen digitale Personalakten einen sicheren Prüfpfad aufweisen.
- Digitale Personalakten können auch von Unbefugten eingesehen werden, weshalb festgelegt werden muss, wer wann das Recht hat, auf die Daten zuzugreifen.
