Was ist eine digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte ist ein wichtiger Bestandteil einer papierlosen und digitalen Verwaltung im Bereich des Human Resource Managements. Personaldaten werden standortunabhängig aufbereitet und zur Verfügung gestellt. Im Grunde stellt sie elektronische Variante der papiergebundenen Personalakte dar. Bei den Vorteilen und Nachteilen einer digitalen Personalakte überwiegen daher die Vorteile, weswegen viele Unternehmen auf Softwarelösungen zur Digitalisierung von Personalakten zurückgreifen.

Welche Vorteile hat eine digitale Personalakte?

Einer der Vorteile ist sogleich offensichtlich: Mit einer digitalen Personalakte minimieren Personalabteilungen den Papierkram. Die Büros sind nicht mehr gefüllt mit Personalakten, die bei fortwährender Beschäftigung immer dicker und umständlicher werden. Somit entfällt auch das mühselige Suchen in Akten und Ordnern. Mit nur wenigen Klicks sind die Daten am Bildschirm. Änderungen und Hinzufügungen lassen sich darüber hinaus leicht erledigen. Weiterhin spart der Umstieg auf das Digitale Platz und es werden Sachmittelkosten für Papier und Ordner eingespart.

Die digitale Personalakte steht jedem, der Berechtigungen und einen Zugang zur digitalen Personalakten-Software hat, zur Verfügung, ohne den physischen Standort der Akte aufsuchen zu müssen. Außerdem ermöglichen die Softwares es, Abläufe zu automatisieren und damit die Personalabteilungen zu entlasten und effizienter zu arbeiten.
Allgemein bieten die digitalen Akten:

  1. Eine Entlastung der Personalabteilungen
  2. Automatisierte Abläufe
  3. Kosteneinsparungen und mehr Platz im Büro
  4. Leichterer Zugriff und mehr Transparenz

Nachteile und Risiken

Zu den Nachteilen gehören die Kosten der Umstellung auf ein rein digitales System. Auch wenn diese Umstellung ein einmaliges Ereignis ist, ist sie dennoch mit hohem Arbeitsaufwand und zusätzlichen Kosten verbunden. Abgesehen von den Kosten der Software spielt auch die Einrichtung der Infrastruktur eine Rolle.
Weiterhin stellen digitale Personalakten hohe Anforderungen an den Datenschutz. Die Daten müssen DSGVO-konform aufbewahrt und verwaltet werden. Es gilt, bestimmte rechtliche Rahmenbedingungen einzuhalten und gegebenenfalls einen Datenschutzbeauftragten zu engagieren. Mit dem Thema befassen sich außerdem nicht nur die HR-Abteilungen, auch die IT, der Betriebsrat, Vorgesetzte und Administratoren haben ebenfalls ein Mitspracherecht.

 

Digitale Personalakten in der Praxis

Zur Personalakte gehören alle Dokumente und Daten, welche die Personalabteilung bereits von den Mitarbeitern erhebt. Dazu gehören Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Abmahnungen bis zu Arbeitszeugnisse. Bilder, Fotos und handschriftliche Unterlagen werden digitalisiert und eingescannt. Fotos und Texte lassen sich zudem mit Schlagwörtern versehen oder zur Suche in Listen aufbereiten.
Die rechtlichen Rahmenbedingungen und die Datenschutzanforderungen gilt es laut dem Bundesdatenschutzgesetz einzuhalten. Die Berechtigungen, der Zugriffsschutz, Auskunfts- und Einsichtsrechte und der Einsatzzweck werden in der Betriebsvereinbarung festgehalten.

Wann lohnt sich eine digitale Personalakte?

Bei den Vorteilen und Nachteilen überwiegen die positiven Aspekte, sodass sich ein Umstieg auf ein digitales HR-Management im Grunde immer anbietet. Unternehmen müssen lediglich die Kosten im Blick behalten. Idealerweise beginnt jedes Unternehmen gleich von Anfang an damit, die Personalakten digital aufzubewahren und zu verwalten.

Digitale Personalakte: Software

Für ein rein digitales Personalmanagement benötigt es die richtige Software. Die Software sollte über keine Sicherheitslücken verfügen, um den Datenschutz garantieren zu können. Möglich sind beispielsweise SaaS-Lösungen, der Kauf von Softwares oder Lizenzen. SaaS-Lösungen bieten sich vor allem für kleinere Betriebe an, die lieber eine Cloud verwenden, als sich Server leisten zu müssen.

Verfasst von Sandy Lanuschny

Den Mehrwert von Papershift stets im Blick, versorgt Euch Sandy mit spannenden Beiträgen zu den Themen Dienstplanung und Zeiterfassung.