KI für die digitale Personalakte: ein Gewinn oder zu riskant?

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KI für die digitale Personalakte: ein Gewinn oder zu riskant?

KI schafft auch in der HR neue Möglichkeiten, Daten zu strukturieren und zu organisieren. Diesen Vorteilen stehen Fragen zur Transparenz und zum Datenschutz gegenüber. Wir beschreiben die wichtigsten Aspekte der Verwendung von KI in der HR und insbesondere für die Verwaltung der digitalen Personalakte.

Die digitale Transformation und insbesondere der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) haben den Arbeitsalltag in vielen Bereichen grundlegend verändert, und das Personalmanagement bildet da keine Ausnahme. Ein zentrales Element dieser Entwicklung ist die digitale Personalakte, die weitreichende Möglichkeiten und Trends für Unternehmen eröffnet. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) können von der Umstellung auf digitale Archivierung profitieren, weil sie den Verwaltungsaufwand senkt und gleichzeitig die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden steigert.

Was ist eine digitale Personalakte?

Im Kern ist die digitale Personalakte die Weiterentwicklung der Dokumentenverwaltung im Personalwesen. Sie sammelt und speichert sämtliche relevanten Mitarbeiterinformationen von Bewerbungsunterlagen über Arbeitsverträge bis hin zu Leistungsbeurteilungen in digitaler Form. Das umfasst sowohl gescannte Papierdokumente als auch originär digitale Unterlagen, die den gesamten Verlauf eines Arbeitsverhältnisses abbilden.

Der Wechsel von physischen Akten zu digitalen Lösungen bietet entscheidende Vorteile wie den orts- und zeitunabhängigen Zugriff, erhöhte Datensicherheit durch Verschlüsselung, eine einfachere Klassifizierung und Suche sowie die Möglichkeit der Mehrfachnutzung und direkten Aktualisierung. Damit wird die digitale Personalakte zu einem Paradebeispiel für effizientes Dokumentenmanagement, das einen wesentlichen Beitrag zum Datenschutz und zur betrieblichen Effizienz leistet.

Die Rolle von KI im Personalwesen allgemein

KI ist ein zentraler Treiber für die Umgestaltung des Personalwesens und definiert HR-Prozesse neu. Sie ermöglicht es, repetitive und zeitaufwendige Aufgaben zu automatisieren, tiefere Einblicke aus HR-Daten zu gewinnen und die Entscheidungsfindung in Organisationen zu unterstützen. Das beschleunigt Prozesse und reduziert manuelle Tätigkeiten erheblich.

KI-Technologien können große Datenmengen in Echtzeit analysieren, Muster erkennen, Inhalte generieren und menschliche Interaktionen simulieren. Dadurch können HR-Abteilungen den Schwerpunkt ihrer Aufgaben von rein administrativen Funktionen hin zu strategischen Rollen verschieben. Durch die Übertragung von Routineaufgaben an die KI, die Nutzung von Unternehmensdaten und die Ermöglichung eines KI-gestützten Kompetenzmanagements können HR-Abteilungen zu treibenden Kräften des Wandels werden.

KI wird bereits vielfältig in der HR eingesetzt, etwa zur Filterung und Vorselektion von Lebensläufen, zur Kommunikation mit Kandidaten mittels Chatbots, zur Verwaltung administrativer Aufgaben wie Onboarding und Schulungen, zur Auswertung von Videointerviews oder zur Erstellung unvoreingenommener Stellenbeschreibungen. Auch im Performance Management spielt KI eine Rolle, beispielsweise beim Terminmanagement, der Erfassung von Mitarbeiterproduktivitätsdaten oder der Vorhersage potenzieller Erfolge.

Was kann KI im Kontext der digitalen Personalakte leisten?

KI-Technologien, insbesondere in Kombination mit Cloud-Lösungen, verbessern die Verarbeitung großer Datenmengen, automatisieren Prozesse und verfeinern Entscheidungen. Hier bietet sich die digitale Personalakte aufgrund ihres umfangreichen Datenbestands als Ausgangspunkt an. Hier einige Beispiele:

Dokumente intelligent klassifizieren

Für neue Dokumente, die in die digitale Personalakte gelangen (z.B. per E-Mail oder durch Scannen), kann Machine Learning-Technologie Vorschläge zur korrekten Klassifizierung liefern. Nach einer kurzen Trainingsphase ist oft nur noch ein Bestätigungsklick des HR-Mitarbeiters erforderlich. Spezialisierte Lösungen erkennen zum Beispiel den Namen, die enthaltenen Daten und die Art des Dokuments. Das erleichtert nicht nur die Erfassung der Daten erheblich, sondern spart auch Zeit und Aufwand bei der Suche.

Informationen extrahieren und erschließen

In den vielen Dokumenten einer digitalen Personalakte schlummert enormes Wissen. Analytische KI kann bisher unstrukturierte Informationen extrahieren wie beispielsweise vollständige Lebensläufe innerhalb eines Unternehmens, Karrierewege, gesammelte Fähigkeiten oder auch historische Informationen zu Pensionszusagen.

Gezielte Suchen ermöglichen

KI kann große Datenmengen durchsuchen, um zum Beispiel gezielt passende Profile zu finden wie Mitarbeiter mit bestimmten Sprachkenntnissen oder technologischen Expertisen für spezielle Projekte. Auch die Überprüfung von Qualifikationen (Mitarbeiter mit Führerschein oder Erfahrung mit bestimmten Projekten) wird durch KI erleichtert. Ein weiteres Anwendungsbeispiel ist das sogenannte CV-Parsing, also das Abgleichen von Lebensläufen mit Stellenanzeigen.

Administrative Aufgaben automatisieren

Unangenehme, repetitive administrative Aufgaben wie die Zuordnung von Dokumenten zu Akten können K-WerkzeugeI effizienter erledigen als ein Personalreferent. Das setzt wertvolle Ressourcen für wichtigere Tätigkeiten frei.

Vorteile des KI-Einsatzes

Der Einsatz von KI in Verbindung mit der digitalen Personalakte bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die über die reine Effizienzsteigerung hinausgehen:

• Verbesserte Datenqualität und Genauigkeit: Manuelle Fehler werden minimiert, und die Datenqualität wird durch konsistente Prozesse gestärkt.
• Höhere Transparenz und bessere Entscheidungsfindung: KI ermöglicht eine umfassende Datenanalyse, die zu fundierten Entscheidungen führt und wertvolle Einblicke für strategische Planung liefert.
• Optimierte Employee Experience: Personalisierte Kommunikationssysteme, schnellere Bearbeitung von Anfragen und die Reduzierung administrativer Belastungen tragen zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung bei. Mobile Zugriffsmöglichkeiten steigern Flexibilität und Effektivität.
• Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit: KI-Systeme können große Mengen von Dokumenten schnell und einfach verwalten, ohne dass zusätzliche Ressourcen benötigt werden. Das ist ein wichtiges Kriterium für wachsende Unternehmen.

Herausforderungen und Risiken

Trotz der vielen Vorteile birgt der Einsatz von KI im Personalwesen und insbesondere bei der digitalen Personalakte auch Herausforderungen und Risiken, die sorgfältig gemanagt werden müssen.

Datenschutz und Datensicherheit

Personenbezogene Daten sind hochsensibel. KI-Tools haben oft Zugriff auf große Mengen vertraulicher Informationen, was erhebliche Risiken für den Datenschutz und die Datensicherheit brigt. Die Speicherung in elektronischen Akten bedarf der Einwilligung der Mitarbeiter. Die Nutzung öffentlicher KI-Systeme wie ChatGPT für sensible Daten ist riskant und nicht zu empfehlen, weil sie nicht unter Kontrolle des Unternehmens stehen und Daten unbefugt weitergegeben werden könnten. Es ist ratsam, KI-Systeme hinter einer kontrollierten Firewall zu betreiben.

Bias und Voreingenommenheit

KI-Tools können aufgrund von unzureichenden, unvollständigen oder voreingenommenen Trainingsdaten ungenaue oder diskriminierende Ergebnisse liefern. Das wird auch Bias genannt. Historische Vorurteile in den Daten können von der KI übernommen und sogar verstärkt werden. Wenn die KI beispielsweise lernt, bestimmte Geschlechter oder Herkünfte bei der Auswahl zu bevorzugen, kann das zu unfairen Ergebnissen führen. Es ist wichtig, diverse Nutzergruppen für das Training der KI einzusetzen, um solche Verzerrungen zu vermeiden.

Fehlende Transparenz

Die Funktionsweise einiger KI-Tools ist undurchsichtig, was es schwierig macht, zu beurteilen, ob Einzelpersonen fair bewertet werden. Es muss sichergestellt werden, dass die KI nicht auf illegitime oder unethische Anfragen reagiert wie zum Beispiel die Frage nach Mitarbeitern, die aus wirtschaftlichen Gründen entlassen werden sollten. Solche Anfragen sind rechtlich problematisch und würden auf Widerstand bei Betriebsräten und Datenschützern stoßen.

Abhängigkeit von ausländischen Technologien

Ein weiteres Risiko besteht in der zunehmenden Abhängigkeit von KI-Technologien, die primär aus den USA oder Asien stammen. Gerade im hochsensiblen HR-Bereich sollte Europa stärker auf eigene Lösungen setzen, um Unabhängigkeit zu wahren. Entwicklungen aus der EU wie zum Beispiel Papershift Pulse aus Deutschland sind hier die sichere Variante und stärken gleichzeitig die digitale Souveränität.

Rechtliche Aspekte

Die Digitalisierung der Personalakte und der Einsatz von KI unterliegen strengen rechtlichen Vorgaben, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Diese Normen stellen sicher, dass die Verarbeitung, Nutzung und Archivierung personenbezogener Daten rechtskonform erfolgt und der Schutz der Privatsphäre der Beschäftigten gewährleistet ist.

Ein zentraler Aspekt ist das Einholen der Einwilligung der Mitarbeiter, bevor ihre Daten in elektronischen Akten gespeichert werden. Dies kann durch Betriebsvereinbarungen oder im Arbeitsvertrag formal festgelegt werden. Der Datenschutzbeauftragte spielt eine entscheidende Rolle bei der Einführung der elektronischen Personalakte, um die Compliance mit den Datenschutzgesetzen zu gewährleisten und das Vertrauen der Mitarbeiter zu stärken.

Unternehmen müssen technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit (z.B. Verschlüsselung) ergreifen, regelmäßige Schulungen für Mitarbeiter zu Datenschutzpraktiken durchführen und Datenschutz-Folgenabschätzungen für betroffene Verfahren durchführen. Die strikte Einhaltung des Betriebsverfassungsgesetzes und der Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates ist ebenfalls unerlässlich.

Auswirkungen auf Unternehmen und die HR

Die Digitalisierung der Personalakte und die Integration von KI sind keine temporären Trends, sondern grundlegende Veränderungen. Was heute noch Fragen aufwirft, wird in wenigen Jahren völlig selbstverständlich sein. KI wird administrative Aufgaben wie das Anlegen und Ablegen von Personalakten vollständig automatisieren, und die Vorselektion von Lebensläufen wird zur Norm.

Diese Entwicklung wird nicht zwangsläufig zu einem Verlust von Arbeitsplätzen führen, sondern vielmehr dazu, dass Mitarbeiter von routinemäßigen Aufgaben entlastet werden, um sich auf strategische und komplexere Themen konzentrieren zu können. Angesichts des Fachkräftemangels und des demografischen Wandels kann die Automatisierung durch KI einen wichtigen Beitrag zur Kompensation fehlender Ressourcen leisten.

Unternehmen, die den Schritt in die digitale Transformation wagen und die richtigen digitalen Personalakte-Softwarelösungen implementieren, legen das Fundament für eine agile und zukunftsorientierte Unternehmenskultur. Sie ermöglichen ihrem Personalwesen, proaktiv zu agieren statt reaktiv zu verwalten, und erschließen damit das volle Potenzial für erhöhte Effizienz, Mitarbeiterzufriedenheit, verbesserte Sicherheit und Transparenz.

FAQs

Was genau ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte ist die Weiterentwicklung der Dokumentenverwaltung im Personalwesen, die alle relevanten Mitarbeiterinformationen digital sammelt und speichert. Sie umfasst gescannte sowie originär digitale Unterlagen und bildet den gesamten Verlauf eines Arbeitsverhältnisses ab.

Wie verändert künstliche Intelligenz (KI) das HR-Management allgemein?

KI ist ein zentraler Treiber für die Umgestaltung des Personalwesens, indem sie repetitive Aufgaben automatisiert und tiefere Einblicke aus HR-Daten liefert. Das ermöglicht es HR-Abteilungen, sich von administrativen zu strategischen Rollen zu entwickeln.

Welche Funktionen kann KI im Kontext einer digitalen Personalakte übernehmen?

KI kann in der digitalen Personalakte Dokumente intelligent klassifizieren und Informationen extrahieren und erschließen. Dazu gehören Lebensläufe oder Qualifikationen und Gehaltsdaten. Sie ermöglicht zudem gezielte Suchen nach Mitarbeiterprofilen und automatisiert repetitive administrative Aufgaben.

Welche Hauptvorteile ergeben sich aus dem Einsatz von KI in Verbindung mit der digitalen Personalakte?

Der KI-Einsatz in Verbindung mit der digitalen Personalakte verbessert die Datenqualität und Genauigkeit und führt zu besserer Entscheidungsfindung. Zudem verbessert die KI die Employee Experience und bietet Skalierbarkeit für Unternehmen.

Welche Herausforderungen und Risiken gibt es beim Einsatz von KI in der HR?

Herausforderungen beim KI-Einsatz in der HR umfassen den Datenschutz und die Datensicherheit, wobei rechtliche Vorgaben wie die DSGVO zu beachten sind, sowie das Risiko von Bias und Voreingenommenheit durch Trainingsdaten. Weitere Bedenken sind die fehlende Transparenz einiger KI-Tools und die Abhängigkeit von ausländischen Technologien.