Gehaltsabrechnung einfach erklärt

Was ist eine Gehaltsabrechnung? Arbeitgeber sind verpflichtet, für jeden einzelnen Arbeitnehmer eine Abrechnung über das gezahlte Gehalt zur Verfügung zu stellen. Dies gilt für alle Angestellten aus den unterschiedlichsten Branchen, beispielsweise Gesundheitswesen, Gastronomie, Einzelhandel und viele weitere. Im Dokument sind neben Namen und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer zahlreiche Angaben enthalten, vor allem:

  • Zusammensetzung des Betrags,
  • genauer Abrechnungszeitraum,
  • Angaben zum Bruttolohn,
  • Zuschläge,
  • Zulagen,
  • Abzüge,
  • Freibeträge,
  •  Anzahl der vorhandenen Kinder,
  • Konfession
  • und Angaben zum Nettolohn.

Unterschied Gehaltsabrechnung und Gehaltsbescheinigung

Während die Begriffe Gehalt, Entgelt, Verdienst oder Lohn gleichbedeutend verwendet werden können, gibt es einen Unterschied zwischen einer Abrechnung und einer Bescheinigung. Die Abrechnung wird regelmäßig vom Arbeitgeber ausgestellt und enthält sämtliche Angaben zum Gehalt, den Urlaubstagen, der zu entrichtenden Steuer oder auch den Sozialabgaben. Eine Bescheinigung hingegen füllt der Arbeitgeber auf Wunsch des Mitarbeiters aus, beispielsweise für einen Wohngeld- oder sonstigen Antrag.

Gehaltsabrechnung Abkürzungen

Jede Lohnabrechnung enthält eine Vielzahl an Kürzeln, die erklärungsbedürftig sind. Daher ist im Folgenden eine Übersicht der wichtigsten Gehaltsabrechnung Abkürzungen zusammengestellt, die auf den meisten Dokumenten zu finden sind.

  • GB = Gesamt-Brutto
  • H = Hinzurechnungsbeitrag
  • KI.FRBTR. = Kinderfreibetrag
  • KIST = Kirchensteuer
  •  KK = Krankenkasse
  • KV = Krankenversicherung
  • LST = Lohnsteuer
  • MFB = Mehrfachbeschäftigung
  • N = Nachberechnung
  • PGRS = Personengruppenschlüssel
  • PV = Pflegeversicherung
  • RV = Rentenversicherung
  • ST = Steuer Brutto
  • STKL = Steuerklasse
  • SV = Sozialversicherung

Wann muss die Gehaltsabrechnung vorliegen?

Arbeitnehmer erhalten in der Regel das Gehalt monatlich auf ihr Konto überwiesen. Dies geschieht entweder zu Beginn oder zur Mitte eines Monats. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, zu diesem Zeitpunkt zusätzlich die zugehörige Abrechnung auszustellen, die der Mitarbeiter für seine Unterlagen und auch zur Kontrolle erhält. Die Abrechnung kommt üblicherweise parallel mit der Überweisung, häufig bereits einige Tage vorab.

Gehaltsabrechnung in der Praxis

Wie lange muss man seine Gehaltsabrechnungen aufbewahren?

Rein rechtlich gibt es keine Vorschriften über das Aufheben von Gehaltsabrechnungen bei Arbeitnehmern. Während in früherer Zeit meist von zehn Jahren die Rede war, besteht aufgrund der digitalen Datenerfassung keine Verpflichtung mehr zu einer Aufbewahrung. Es wird allerdings empfohlen, die Abrechnung zumindest für ein Kalenderjahr aufzuheben. Darüber hinaus fordern Kreditgeber meist die letzten drei Nachweise an bei einem Darlehensantrag, häufig auch Vermieter als Nachweis über den monatlichen Geldeingang.

Wie lange muss der Arbeitgeber Gehaltsabrechnungen aufbewahren?

Arbeitgeber müssen die Abrechnung für einen Zeitraum von sechs Jahren aufbewahren. Entgegen einer weitverbreiteten Annahme sind es nicht zehn Jahre, dies gilt nur für Unterlagen der allgemeinen Buchhaltung. Außerdem werden Gehaltsabrechnungen nach den Richtlinien für die Lohnsteuer erfasst, sodass hierbei die Sechs-Jahres-Regelung greift.

Wann kommt die Gehaltsabrechnung?

Die Abrechnung wird üblicherweise entweder auf dem Postweg an die Adresse des Arbeitnehmers oder aber, wenn vorhanden, mit der Hauspost in das Postfach des Mitarbeiters zugestellt. Der Zeitpunkt ist zwar grundsätzlich monatlich, in Bezug auf einzelne Zahlungen aber häufig auch erst im Folgemonat. Dies ist der Fall, wenn eine Auswertung von Stundenzetteln, etwa bei Sonntagsarbeit, erforderlich ist. Das ist erst nach der geleisteten Zeit möglich und erscheint dann auf der nachfolgenden Abrechnung.

Verfasst von Sandy Lanuschny

Den Mehrwert von Papershift stets im Blick, versorgt Euch Sandy mit spannenden Beiträgen zu den Themen Dienstplanung und Zeiterfassung.