Cybersicherheit im Onboarding: vom größten Risiko zur stärksten Verteidigungslinie

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Cybersicherheit im Onboarding: vom größten Risiko zur stärksten Verteidigungslinie

Kein Unternehmen sollte heute noch auf Maßnahmen zur Cybersicherheit im Onboarding verzichten, denn in dieser Phase sind Mitarbeiter eine leichte Beute für Angreifer. Wir zeigen, worauf Unternehmen und Verantwortliche achten sollten.

TL;DR: das Wichtigste in Kürze

• Neue Mitarbeiter sind aufgrund ihrer noch fehlenden Vertrautheit mit den Vorgaben und Gepflogenheiten im Unternehmen das Hauptziel für Cyberangriffe.
• Die Integration von Cybersicherheit ab dem ersten Tag verwandelt eine potenzielle Schwachstelle in eine starke „menschliche Firewall“.
• Ein sicherer Onboarding-Prozess reduziert kostspielige Sicherheitsvorfälle und schützt die Reputation des Unternehmens.
• Zu den wichtigsten Maßnahmen gehören obligatorische Schulungen, das Prinzip der geringsten Rechtevergabe und die Multi-Faktor-Authentifizierung.
• Die Investition in ein sicheres Onboarding ist eine strategische Entscheidung, die das Kundenvertrauen und die langfristige Widerstandsfähigkeit des Unternehmens stärkt.

Der Faktor Mensch als Einfallstor

Unternehmen investieren erhebliche Summen in technische Verteidigungsmaßnahmen wie Firewalls und Antivirensoftware. Dennoch bleibt der Mensch die größte Schwachstelle in der Sicherheitskette. Laut einer Studie von Verizon gab es bei 68 % aller erfolgreichen Cyberangriffe maßgebliche menschliche Beteiligung. Innerhalb dieser menschlichen Komponente stellen neue Mitarbeiter das schwächste Glied dar. Ihnen fehlt der Kontext zu internen Prozessen, sie sind mit den Kommunikationswegen nicht vertraut und haben oft den Wunsch, sich schnell zu beweisen und hilfsbereit zu sein. Diese Kombination aus Unwissenheit und Eifer macht sie zu einem idealen Ziel für Angreifer. Die Anfälligkeit ist dabei keine Frage der Kompetenz des neuen Mitarbeiters, sondern eine strukturelle Schwäche in der kritischen Phase des Onboardings. Angreifer nutzen diesen Zustand gezielt aus, weil sie wissen, dass ein neuer Mitarbeiter eine Anfrage, die scheinbar von einem Vorgesetzten kommt, seltener hinterfragt.

Relevanz für Onboarding-Verantwortliche: mehr als eine IT-Aufgabe

Cybersicherheit ist längst keine isolierte Aufgabe der IT-Abteilung mehr. Sie ist zu einer Kernverantwortung von Personalabteilungen und Führungskräften geworden. Der Onboarding-Prozess ist die erste und entscheidende Gelegenheit, das Sicherheitsverhalten eines Mitarbeiters nachhaltig zu prägen. Was in den ersten Tagen und Wochen versäumt wird, lässt sich später nur schwer korrigieren. Ein Versäumnis an dieser Stelle untergräbt alle nachfolgenden Sicherheitsbemühungen und macht teure technische Investitionen zunichte. Die Verantwortung liegt somit bei denjenigen, die die erste Erfahrung des Mitarbeiters im Unternehmen gestalten.

Ein Onboarding-Prozess, der Cybersicherheit vernachlässigt, ist nicht nur unvollständig, sondern stellt ein aktives und vorhersehbares Sicherheitsrisiko dar. Er gleicht einer offenstehenden Tür, die Angreifern den direkten Weg in die Unternehmensnetzwerke ebnet. Die Integration von Sicherheitsprotokollen von Beginn an ist daher keine Option, sondern eine strategische Notwendigkeit für jedes moderne Unternehmen.

Warum Cybersicherheit integraler Bestandteil des Onboardings sein muss

Neue Mitarbeiter sind für Cyberkriminelle besonders attraktive Ziele, weil ihre psychologische Verfassung sie anfällig für Manipulation macht. Angreifer nutzen das mit gezielten Taktiken aus. Dazu gehören Phishing- und Social-Engineering-Angriffe in Form von gefälschten Willkommens-Mails der Personalabteilung, Anleitungen zur IT-Einrichtung oder dringenden Bitten eines neuen Vorgesetzten. Solche Angriffe sind hochwirksam, weil der neue Mitarbeiter noch keine Referenz dafür hat, wie eine normale interne Kommunikation aussieht.

Ein besonderes Augenmerk liegt auf dem sogenannten Business Email Compromise (BEC). Hierbei geben sich Angreifer als hochrangige Führungskräfte aus, um Mitarbeiter zu unautorisierten Geldüberweisungen oder zur Herausgabe sensibler Daten zu bewegen. Ein neuer Mitarbeiter, der seinen Vorgesetzten beeindrucken möchte, wird eine solche Anweisung seltener kritisch hinterfragen oder über offizielle Kanäle verifizieren.

Prägung der Sicherheitskultur: Die ersten Wochen entscheiden

Die ersten Tage im neuen Job legen den Grundstein für die gesamte weitere Tätigkeit im Unternehmen. Wird das Sicherheitstraining von Anfang an integriert, signalisiert das, dass Sicherheit ein zentraler Unternehmenswert ist und nicht nur eine lästige Pflichtübung zur Einhaltung von Vorschriften. Ziel ist es, jeden Mitarbeiter zu einem Teil der „menschlichen Firewall“ zu machen. Ein gut eingearbeiteter Mitarbeiter vermeidet nicht nur den Klick auf einen Phishing-Link, sondern meldet den Vorfall proaktiv. Dadurch liefert er dem Sicherheitsteam wertvolle Informationen über aktuelle Bedrohungen und trägt aktiv zur Verteidigung des gesamten Unternehmens bei.

Wirtschaftliche Notwendigkeit: Prävention statt Schadensbegrenzung

Die Investition in ein sicheres Onboarding ist wirtschaftlich geboten. Die Kosten eines einzigen erfolgreichen Cyberangriffs – durch finanzielle Verluste, Bußgelder im Rahmen der DSGVO und massive Reputationsschäden – übersteigen die Kosten für ein umfassendes Sicherheitsprogramm im Onboarding um ein Vielfaches. Darüber hinaus führt ein schlecht strukturierter Einarbeitungsprozess nachweislich zu einer höheren Mitarbeiterfluktuation. Ein sicheres und klares Onboarding reduziert dagegen den Stress und die Unsicherheit für neue Mitarbeiter, was deren Arbeitszufriedenheit und Bindung an das Unternehmen erhöht. Ein professioneller Onboarding-Prozess ist somit auch ein Instrument der Mitarbeiterbindung und ein Wettbewerbsvorteil im Kampf um Talente. Er signalisiert eine reife und gut geführte Organisation, die den Schutz ihrer Mitarbeiter und Vermögenswerte ernst nimmt.

Typische Risiken und Schwachstellen beim Eintritt neuer Mitarbeiter

Menschliche Fehler: Der unachtsame Klick mit fatalen Folgen

Das häufigste Risiko geht von ungeschulten Mitarbeitern aus, die auf Phishing-Mails hereinfallen, bösartige Links anklicken oder infizierte Anhänge öffnen. Das ist in der Regel kein Zeichen von Inkompetenz, sondern eine direkte Folge mangelnder Schulung und Sensibilisierung. Ein einziger falscher Klick kann ausreichen, um Ransomware im gesamten Netzwerk zu verbreiten oder Angreifern den Zugriff auf kritische Systeme zu ermöglichen.

Zugriffsrechte: Das gefährliche Privileg des Überflusses

Ein oft unterschätztes, aber extrem hohes Risiko ist die fehlerhafte Vergabe von Zugriffsrechten. In der Hektik, einen neuen Mitarbeiter schnell arbeitsfähig zu machen, werden ihm oft weiter reichende Berechtigungen erteilt als für seine Tätigkeit notwendig („Over-Provisioning“). Das verstößt fundamental gegen das Prinzip der geringsten Rechte (Principle of Least Privilege, PoLP), wonach ein Benutzer nur die minimalen Berechtigungen erhalten sollte, die er zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. Werden einem kompromittierten Konto übermäßige Rechte zugewiesen, vervielfacht sich der potenzielle Schaden für das Unternehmen.

Passwort-Management: Das schwächste Glied der Authentifizierung

Der Umgang mit Initialpasswörtern für neue Mitarbeiter birgt mehrere kritische Schwachstellen. Dazu zählen die Verwendung unsicherer, leicht zu erratender Standardpasswörter wie „Willkommen2025!“, die unverschlüsselte Übermittlung dieser Passwörter per E-Mail oder SMS, wo sie von Dritten abgefangen werden können, und das Versäumnis, den Mitarbeiter beim ersten Login zu einem Passwortwechsel zu zwingen. Ohne klare Richtlinien und die Bereitstellung von Werkzeugen wie Passwort-Managern neigen Mitarbeiter zudem dazu, schwache und wiederverwendete Passwörter zu nutzen.

Daten- und Geräte-Management: fehlende Sensibilität für das Wesentliche

Neue Mitarbeiter können die Sensitivität von Unternehmensdaten wie personenbezogene Kundendaten oder Finanzinformationen oft nicht richtig einschätzen. Das führt zu einem unachtsamen Umgang mit diesen Daten. Weitere Risiken entstehen durch die Nutzung privater Geräte (Bring Your Own Device – BYOD) ohne zentrale Sicherheitskontrollen sowie die Verwendung ungesicherter, öffentlicher WLAN-Netzwerke für die Arbeit, was Angreifern das Mitschneiden von Datenverkehr ermöglicht.

Die folgende Matrix fasst die zentralen Risiken zusammen und ordnet ihnen konkrete Gegenmaßnahmen im Onboarding-Prozess zu.

Best Practices: Ein sicheres Onboarding-Framework implementieren

Ein effektives Sicherheitskonzept im Onboarding basiert auf einer Kombination aus Schulung, klaren Prozessen, technischen Maßnahmen und einer gelebten Sicherheitskultur.

Pflichtmodul IT-Sicherheit: Wissen als erste Verteidigungslinie

Ein obligatorisches IT-Sicherheitstraining sollte innerhalb der ersten 48 Stunden nach Arbeitsbeginn abgeschlossen werden. Entscheidend ist dabei nicht nur der Inhalt, sondern auch die Art der Vermittlung. Passive Präsentationen sind wirkungslos. Stattdessen müssen interaktive Formate wie Quizze, realitätsnahe Szenarien und Gamification-Elemente eingesetzt werden, um die Aufmerksamkeit zu erhöhen und das Gelernte nachhaltig zu verankern. Ziel ist es, bei allen Mitarbeitern ein einheitliches Grundverständnis für die wichtigsten Bedrohungen und Verhaltensregeln zu schaffen. Die Effektivität des Trainings hängt maßgeblich von seiner Relevanz und Interaktivität ab; kurze, rollenspezifische Lerneinheiten (Microlearning) und regelmäßige Simulationen sind weitaus wirksamer als eine einmalige, langatmige Schulung.

Praxisnahes Awareness-Training: Angriffe erkennen und melden

Das Training muss konkrete, handlungsorientierte Inhalte vermitteln:

• Phishing-Erkennung: Mitarbeiter müssen lernen, Warnsignale wie verdächtige Absenderadressen, eine dringliche Tonalität oder Links, die nicht zum angezeigten Text passen, zu identifizieren. Regelmäßige, unangekündigte Phishing-Simulationen sind unerlässlich, um dieses Wissen zu testen und zu festigen.
• Sichere Passwörter: Es muss vermittelt werden, wie komplexe und einzigartige Passwörter erstellt werden. Gleichzeitig sollte die Nutzung eines vom Unternehmen bereitgestellten Passwort-Managers zur Pflicht gemacht werden, um die Verwendung schwacher oder wiederholter Passwörter zu unterbinden.
• Meldeverfahren: Es muss ein einfacher und klar kommunizierter Prozess zur Meldung von Verdachtsfällen etabliert werden. Entscheidend ist eine „No-Blame“-Kultur: Mitarbeiter müssen sich sicher fühlen, auch eigene Fehler zu melden, denn eine schnelle Reaktion ist der Schlüssel zur Schadensbegrenzung.

Striktes Zugriffsmanagement: Das „Least Privilege“-Prinzip

Die technische Grundlage für Sicherheit ist ein striktes Zugriffsmanagement. Berechtigungen sollten nicht individuell, sondern auf Basis vordefinierter Rollenprofile vergeben werden (Role-Based Access Control, RBAC). Die Standardeinstellung für jeden neuen Mitarbeiter muss „kein Zugriff“ sein; jede Berechtigung muss explizit und begründet für die jeweilige Jobfunktion erteilt werden. Dieser Prozess sollte weitestgehend automatisiert sein, um menschliche Fehler zu minimieren. Regelmäßige Überprüfungen der Zugriffsrechte (Access Reviews) stellen sicher, dass nicht mehr benötigte Berechtigungen zeitnah entzogen werden.

Technische Schutzmaßnahmen: Die unverzichtbare Grundausstattung

Bestimmte technische Maßnahmen sind nicht verhandelbar:

• Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): MFA muss für den Zugriff auf alle kritischen Systeme, insbesondere für Cloud-Dienste und Fernzugriffe, zwingend vorgeschrieben sein. Sie bietet eine entscheidende zusätzliche Sicherheitsebene, selbst wenn ein Passwort kompromittiert wurde.
• Virtual Private Network (VPN): Jeder Fernzugriff auf das Unternehmensnetzwerk darf ausschließlich über einen gesicherten und ebenfalls mit MFA geschützten VPN-Tunnel erfolgen.
• Sichere Endgeräte: Idealerweise stellt das Unternehmen vorkonfigurierte und gehärtete Arbeitsgeräte zur Verfügung. Ist die Nutzung privater Geräte (BYOD) erlaubt, müssen strikte Richtlinien für das Endgerätemanagement durchgesetzt werden, um sicherzustellen, dass diese Geräte den Sicherheitsstandards des Unternehmens entsprechen.

Kultur der Sicherheit: gemeinsame Verantwortung etablieren

Letztlich ist Cybersicherheit eine Frage der Unternehmenskultur. Sie muss als gemeinsame Verantwortung aller Mitarbeiter, vom Management bis zum Praktikanten, verstanden und gelebt werden.1 Führungskräfte haben eine Vorbildfunktion und müssen die Sicherheitsrichtlinien sichtbar einhalten. Eine bewährte Methode zur Unterstützung neuer Mitarbeiter ist die Zuweisung eines „Security Buddy“ – eines erfahrenen Kollegen, der als Ansprechpartner für Sicherheitsfragen dient und hilft, Unsicherheiten abzubauen.9

Strategische Vorteile eines sicherheitsorientierten Onboardings

Ein Onboarding, das Sicherheit von Anfang an priorisiert, ist mehr als nur eine defensive Maßnahme. Es schafft einen nachhaltigen strategischen Mehrwert für das gesamte Unternehmen.

Reduzierte Sicherheitsvorfälle und Kosten

Der direkteste und am besten messbare Vorteil ist eine signifikante Reduzierung von Sicherheitsvorfällen, die durch neue Mitarbeiter verursacht werden. Jeder verhinderte Angriff bedeutet eine direkte Einsparung von Kosten, die sonst für die Reaktion auf den Vorfall, die Datenwiederherstellung, mögliche Bußgelder und die Behebung von Reputationsschäden anfallen würden.

Schnellere und sicherere Integration

Ein strukturierter und sicherer Onboarding-Prozess gibt neuen Mitarbeitern vom ersten Tag an Klarheit und Orientierung. Wenn die Regeln für den Umgang mit IT-Systemen und Daten klar sind, können sie sich schneller und selbstbewusster in ihre eigentlichen Aufgaben einarbeiten. Sie werden schneller produktiv, weil sie weniger Zeit damit verbringen, sich über unsichere Prozesse Gedanken zu machen.

Stärkung des Vertrauens: Intern und Extern

Ein robustes Sicherheitskonzept stärkt das Vertrauen auf zwei Ebenen. Intern fühlen sich Mitarbeiter wertgeschätzt und sicher, wenn sie sehen, dass das Unternehmen ihren Schutz und den des Unternehmens ernst nimmt. Extern ist ein hohes Maß an Sicherheit zu einem entscheidenden Faktor für das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern geworden. Angesichts steigender Fallzahlen bei Datenschutzverletzungen ist die nachweisliche Verpflichtung zur Sicherheit ein starkes Differenzierungsmerkmal. Kunden bevorzugen Unternehmen, denen sie den Schutz ihrer Daten zutrauen. Ein hohes digitales Vertrauen führt direkt zu stärkerer Kundenloyalität und einem positiven Markenimage.

Nachhaltiger und skalierbarer Sicherheitsstandard

Indem Sicherheitsprinzipien bei jedem neuen Mitarbeiter verankert werden, baut das Unternehmen eine skalierbare und nachhaltige Sicherheitskultur auf. Das Sicherheitsniveau wächst organisch mit dem Unternehmen mit. Das schafft eine langfristige Resilienz und verhindert, dass Sicherheit zu einem ständigen „Feuerwehreinsatz“ wird. Dieser Ansatz ist zudem eine Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche digitale Transformation. Unternehmen mit einem hohen Maß an „digitalem Vertrauen“ sind agiler und können neue Technologien wie Cloud-Infrastrukturen schneller und sicherer einführen, da die Basis für einen sicheren Betrieb bereits gelegt ist. Ein sicheres Onboarding ist somit nicht nur Schutz für den Status quo, sondern ein Wegbereiter für zukünftige Innovationen.

Strategischer Ausblick: Investition in Resilienz

Die Aufwendungen für ein sicheres Onboarding sollten nicht als Kosten, sondern als strategische Investition in die langfristige Gesundheit, Widerstandsfähigkeit und Vertrauenswürdigkeit des Unternehmens betrachtet werden. Unternehmen, die hier richtig investieren, sind nicht nur besser geschützt, sondern auch effizienter, attraktiver für Talente und vertrauenswürdiger für ihre Kunden. Sie bauen damit das Fundament für nachhaltigen Erfolg im digitalen Zeitalter.

FAQs: Häufig gestellte Fragen zur Cybersicherheit im Onboarding

Warum sind gerade neue Mitarbeiter ein so großes Risiko?

Weil Angreifer ihre Unkenntnis der internen Abläufe und ihre Hilfsbereitschaft gezielt ausnutzen.

Wie viel Zeit sollte das Security-Training im Onboarding in Anspruch nehmen?

Ein initiales Pflichtmodul von 60-90 Minuten in den ersten Tagen, gefolgt von regelmäßigen, kurzen Awareness-Maßnahmen.

Wer ist für die Umsetzung der Sicherheitsmaßnahmen im Onboarding verantwortlich?

Es ist eine gemeinsame Verantwortung der HR, der IT-Abteilung und des direkten Vorgesetzten.

Reicht eine technische Lösung wie eine Firewall nicht aus?

Nein, da die meisten Angriffe auf die Manipulation von Menschen abzielen, um technische Barrieren zu umgehen.

Was ist der wichtigste erste Schritt zur Verbesserung?

Die Einführung der Multi-Faktor-Authentifizierung und die Etablierung eines obligatorischen Security-Awareness-Trainings für alle neuen Mitarbeiter.