Urlaubsplanung im Unternehmen: 10 Tipps für Arbeitgeber

Die Urlaubsplanung im Unternehmen ist ein häufiges Streitthema unter Mitarbeitern. Ein Grund mehr für Arbeitgeber die richtigen Kniffe rund um das Thema Urlaubsplanung parat zu haben. Informieren Sie sich zu bewährten Tipps und Tricks bei der Urlaubsplanung im Unternehmen.
Urlaubsplanung im Unternehmen

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So gelingt die Urlaubsplanung

Jeder Mitarbeiter hat ein gesetzlich festgelegtes Recht auf Erholungsurlaub. Da jeder Arbeitnehmer dabei auch seine persönlichen Urlaubswünsche durchsetzen will, führt die Urlaubsplanung im Unternehmen häufig zu Streit. Eine gut geplante Urlaubsverwaltung schafft Abhilfe.

1. Definieren und kommunizieren Sie die Spielregeln

Regeln zur Urlaubsplanung im Unternehmen müssen für alle Mitarbeiter gleichermaßen gelten und klar formuliert und kommuniziert werden. So beispielsweise das Vorgehen bei Resturlaub oder die Entscheidungen darüber, welche Mitarbeiter bei ihren Urlaubswünschen aus sozialen oder gesundheitlichen Gründen bevorzugt behandelt werden. Ein schriftliches Regelwerk (bspw. als Betriebsvereinbarung) schafft Transparenz und gibt den Arbeitnehmern das Gefühl, bei der Urlaubsplanung nicht übergangen zu werden.

Urlaubsantrag stellen und genehmigen: Kommunizieren Sie klare Regeln

Für die Urlaubsplanung gibt es gesetzlich vorgegebene Regeln, die jedes Unternehmen einhalten muss. Sie sind im Bundesurlaubsgesetz festgelegt. Unter anderem folgende Bestimmungen sollte daher auch das Personal kennen:

  • Der noch ausstehende Urlaub aus dem Vorjahr muss bis zu 31. März in Anspruch genommen werden.
  • Urlaubstage werden nicht ausbezahlt.
  • Dem Mitarbeiter stehen zwei Wochen zusammenhängender Urlaub zu.
  • Der festgeschriebene Betriebsurlaub darf nur maximal 60 % des Urlaubskontos eines Mitarbeiters abdecken.

2. Starten Sie rechtzeitig mit der Urlaubsplanung

Die faire und sinnvolle Planung des Jahresurlaubs klappt am besten, wenn sie bereits sehr früh in Angriff genommen wird. Im besten Fall geschieht dies sogar im gemeinsamen Dialog mit dem Team. Sollten bei der Urlaubsplanung im Unternehmen Probleme oder Konflikte unter den Mitarbeitenden auftreten, bleibt dann noch genügend Zeit, um diese zu klären.

Wer ist für die Urlaubsplanung zuständig?

Die Urlaubsplanung liegt immer in den Händen des Arbeitgebers. Mithilfe seines Direktionsrechts nach § 106 GewO hat er aber auch die Möglichkeit, diese Aufgabe an einen Arbeitgeber oder eine Abteilung abzugeben.

Bitten Sie ihre Mitarbeiter um eine frühzeitige Planung

Damit kein Kampf um die Vergabe der besten Urlaubszeiten zwischen den Mitarbeitern entsteht, sollte ein Arbeitnehmer seine Mitarbeiter dazu anhalten, ihre Urlaubswünsche so früh wie möglich zu äußern. Auf diese Weise hat die Urlaubsverwaltung die Möglichkeit, die Verteilung so gerecht wie möglich vorzunehmen. Wünsche, die in der letzten Sekunde abgegeben werden, können bei der Planung unter Umständen nicht mehr berücksichtigt werden.

Wer hat Vorrang bei der Urlaubsplanung?

Wer bei der Durchsetzung seiner Urlaubswünsche den Vorrang erhält, ist in der Regel Sache der Betriebe. Oft ist es so, dass die Wünsche des Mitarbeiters erfüllt werden, der sich zuerst einträgt. Es gibt jedoch eine Formulierung im Artikel 7 BUrlG, die eine Bevorzugung nach „sozialen Gesichtspunkten“ empfiehlt. In diesem Zusammenhang ist es üblich, die Urlaubswünsche von Eltern mit Schulkindern den Vorrang bei der Urlaubsplanung zu gewähren.

Unternehmenskultur: Warum eine faire Urlaubsplanung für glückliche Mitarbeiter sorgt

Eine ungleiche Behandlung von Mitarbeitern führt schnell zu Unzufriedenheit und Frustration. Läuft die Urlaubsplanung also so ab, dass immer nur die schnellsten Arbeitnehmer die besten Urlaubszeiten bekommen, kann dieser Umstand das Betriebsklima erheblich verschlechtern. Ein Arbeitgeber sollte also immer darauf achten, dass möglichst viele Mitarbeiter von den Entscheidungen zu den Urlaubszeiten profitieren.

3. Berücksichtigen Sie den Bedarf ihres Unternehmens bei der Planung

Wird vielen Mitarbeitern gleichzeitig Urlaub gewährt, führt dies unweigerlich zu Personalengpässen, die das Wohl der Firma bedrohen können. Es gilt bei der Genehmigung von Urlaubsanträgen also immer, die Personaleinsatzplanung und den Bedarf innerhalb einer Abteilung im Blick zu behalten. Ein Urlaubsplaner stellt hierbei eine große organisatorische Hilfe dar.

Ist genehmigter Urlaub verbindlich?

Grundsätzlich kann ein bereits bewilligter Urlaubsantrag nicht mehr nachträglich abgelehnt werden. Nur in Einzelfällen hat ein Arbeitgeber das Recht, einen Urlaub kurzfristig wieder zu streichen. Dies ist beispielsweise dann erlaubt, wenn die Existenz des Unternehmens akut gefährdet ist. Nur durch „dringende betriebliche Belange“ ist eine Urlaubssperre demnach rechtens.

Muss ein Arbeitgeber die Urlaubswünsche seiner Arbeitnehmer berücksichtigen?

Bei der Genehmigung von Urlaubsanträgen ist ein Arbeitgeber dazu verpflichtet, den Urlaubswunsch seiner Mitarbeiter zu berücksichtigen. Genauso hat er jedoch das Recht, Anträge aufgrund von Kollisionen oder Personalengpässen abzulehnen.

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4. Vermeiden Sie Überschneidungen

Bei Beschäftigten mit ähnlichen Aufgabenbereichen sollten Überschneidungen ihrer Urlaubszeit möglichst vermieden werden. Auch Urlaube, die unmittelbar aufeinander folgen, können in diesem Fall problematische Folgen haben. Vertreten sich zwei Mitarbeiter gegenseitig, sollte in der Urlaubsverwaltung vermehrt darauf geachtet werden, dass diese beiden Kollegen niemals für denselben Zeitraum Urlaub gewährt bekommen.

Wodurch kann es zu vermehrten Urlaubsanträgen kommen?

Bestimmte Umstände begünstigen die Überschneidung von Urlaubswünschen. Bei der Urlaubsplanung gilt es daher, bestimmte Termine im Blick zu behalten. Dazu zählen vor allem die Schulferien sowie die Arbeitstage rund um Feiertage und Feste wie Ostern, Pfingsten oder Weihnachten. Es kann sinnvoll sein, wichtige Projektabschlüsse nicht in diese Zeiträume zu legen.

5. Legen Sie Betriebsferien fest

Mit Betriebsferien kann ein Unternehmen die Betriebsschließung über einen bestimmten Zeitraum festlegen. Für die Dauer der Betriebsferien werden jedem Arbeitnehmer entsprechend viele Urlaubstage abgezogen. Durch eine Betriebsschließung kann gewährleistet werden, dass alle Mitarbeiter gleichzeitig Urlaub machen können. Sinnvoll ist dies beispielsweise zwischen Weihnachten und Silvester oder bei Brückentagen.

Welchen Einfluss hat der Betriebsrat bei Betriebsferien?
Der Betriebsrat muss Betriebsferien nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG zustimmen.

Was gibt es bei der Planung von Betriebsferien zu beachten?

Ein Unternehmen sollte stets darauf achten, festgelegte Betriebsferien rechtzeitig anzukündigen. Vor allem ist es wichtig, den Zeitraum der Betriebsferien mitzuteilen, bevor das Team seine Urlaubswünsche abgegeben hat. Auf diese Weise können die Mitarbeiter die „Pflichturlaube“ bei ihrer persönlichen Urlaubsplanung berücksichtigen und fühlen sich von der Entscheidung nicht überrumpelt. Zudem sollte beachtet werden, dass Betriebsferien nur 60 % des gesamten Urlaubskontingent einnehmen dürfen, um rechtens zu sein.

6. Behalten Sie den Überblick über Stundenkonten und Resturlaub

Damit ein Team stets motiviert bleibt, ist eine gute Balance zwischen Pausen und Arbeitszeit essentiell. Es liegt daher auch im Sinne eines jeden Arbeitgebers, seine Mitarbeiter an deren Pausenzeiten und dem Abfeiern ihrer Überstunden zu erinnern.

Tipp: Digitale Urlaubsverwaltung macht Sinn
Nutzen Sie eine digitale Urlaubsverwaltung, um jederzeit den Überblick über die Stundenkonten und die Resturlaube ihrer Mitarbeiter zu behalten.

7. Bedenken Sie Krankheit und Kündigung

Sowohl längere Erkrankungen als auch Kündigungen gehen mit Sonderregelungen einher, die es bei der Urlaubsplanung zu beachten gilt.

Wer aufgrund einer schweren Krankheit keinen Urlaub nehmen kann, der behält seinen Urlaubsanspruch. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass der Urlaub in so einem Fall nicht schon im Frühjahr vom Folgejahr, sondern noch bis zum 31. März des übernächsten Jahres nachgeholt werden kann.

Erkrankt ein Mitarbeiter in seinem Urlaub, kann er seine Urlaubstage zudem nach § 9 BUrlG zurückbekommen. Das ist allerdings nur möglich, wenn er eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) ab seinem ersten Krankheitstag nachweisen kann. Der Arbeitgeber muss seinem Mitarbeiter dessen Urlaubstage für die gesamte Zeit der AU gutschreiben. Diese Tage müssen dann erneut bei der Urlaubsplanung berücksichtigt werden.

Mitarbeiter können Ihre Urlaubstage des Weiteren nicht sammeln, um sie sich später ausbezahlen zu lassen. Ein solcher Vorgang ist ausschließlich dann denkbar, wenn der betreffende Mitarbeiter kündigt, und er seinen Urlaub aus diesem Grund gar nicht in Anspruch nehmen kann. Mitarbeiter sollten zur Vermeidung von Missverständnissen über diesen Umstand frühzeitig in Kenntnis gesetzt werden.

8. Achten Sie auf ein reibungsloses Vertretungsmanagement

Kollegen in bestimmten Positionen müssen für die Dauer ihrer Abwesenheit angemessen vertreten werden, damit alle Deadlines eines Unternehmens wie geplant eingehalten werden können. Gerade in größeren Teams kann es erforderlich sein, das Vertretungsmanagement strukturell zu planen. So kommen für die Urlaubsvertretung folgende Optionen infrage:

  • Vertretung durch einen internen Mitarbeiter
  • zeitweise Übernahme durch einen externen Mitarbeiter
  • Vertretung durch eine Aushilfe oder einen Werkstudenten
  • Buchung eines Telefonservices

Gerade bei der Vertretung durch einen internen Mitarbeiter muss der Arbeitgeber unbedingt darauf achten, dass die Regelungen aus dem Arbeitszeitgesetz beachtet werden. Diese sollen jeden Arbeitnehmer davor schützen, zu hohen Belastungen durch Mehrarbeit ausgesetzt zu werden. Trotz der Übernahme der wichtigsten Aufgaben eines sich im Urlaub befindlichen Kollegen darf ein Mitarbeiter demnach nicht mehr als zwölf Überstunden die Woche machen oder länger als zehn Stunden am Tag (inklusive Überstunden) arbeiten.

Welche Dinge müssen mit einer Urlaubsvertretung im Vorfeld geregelt werden?

Damit die Vertretung genau weiß, was sie über die Dauer des Urlaubs zu tun hat, ist eine geplante und sorgfältige Übergabe vonnöten. Dafür ist es hilfreich, einen rechtzeitigen Übergabetermin zwischen dem Kollegen, der seinen Urlaub in Anspruch nimmt und dem Kollegen, der ihn vertreten soll, einzuplanen. Damit keine wichtigen Themen bei diesem Termin vergessen werden, ist die Anfertigung eines Übergabeprotokolls sinnvoll. Darauf könnte unter anderem Folgendes stehen:

  • Welche Projekte laufen aktuell?
  • Gibt es Deadlines, die die Vertretung einhalten muss?
  • Welche Projektschritte sind noch durchzuführen, um diese Deadlines einzuhalten?
  • Gibt es Meetings und anderweitige Termine, die die Vertretung wahrnehmen soll?
  • Welche Dokumente, Akten, Tools, Links etc. benötigt die Vertretung, um die Aufgaben reibungslos zu übernehmen?
  • Hat die Vertretung alle benötigten Passwörter und Schlüssel?
  • Welche Partner, Kollegen und Kunden sind für die laufenden Projekte relevant?
  • Wer kann im Falle von Fragen behilflich sein?
  • Gibt es noch Tipps oder Hinweise, die die Arbeit der Vertretung erleichtern könnten?

9. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern eine Checkliste zur Verfügung

Im Urlaub sollen sich die Mitarbeiter in Ruhe entspannen und erholen können. Damit der Arbeitsablauf im Unternehmen nicht unter der Abwesenheit des Arbeitnehmers leidet, dürfen in der Vorbereitung eines Urlaubs ein paar wichtige Dinge nicht außer Acht gelassen werden. Eine Checkliste, die alle relevanten Punkte enthält, hilft den Mitarbeitern bei der sorgsamen Planung ihres Urlaubs.

Was gehört in eine Checkliste zur Urlaubsplanung?

Folgende Fragen könnten beispielsweise in einer Checkliste enthalten sein:

  1. Ist die Abwesenheitsnotiz vorbereitet?
  2. Stehen keine Termine für die Zeit der Abwesenheit im Kalender?
  3. Hat die Vertretung alle benötigten Informationen für die Übernahme der Aufgaben?
  4. Wurden Telefon und E-Mail entsprechend umgeleitet?
  5. Wissen die Kollegen von dem geplanten Zeitraum des Urlaubs?

10. Digitalisieren Sie Routineaufgaben bei der Urlaubsplanung im Unternehmen

Ein digitaler Urlaubsplaner als Tool für den PC oder das Smartphone kann dabei helfen, die Urlaubsplanung im Unternehmen deutlich zu vereinfachen. Eine elektronische Darstellung aller Abwesenheiten überzeugt zum einen mit Aktualität und Übersichtlichkeit. Zum anderen kann ein digitales Tool einige Routineaufgaben direkt übernehmen, wodurch sich jede Menge Zeit, Geld und Nerven sparen lassen. So können die Mitarbeiter ihre Urlaubswünsche beispielsweise direkt in das Programm einspeisen und müssen somit keine aufwändigen Urlaubsanträge mehr stellen.

Das Urlaubskontingent jedes Mitarbeiters ist bereits im System integriert und kann nicht überschritten werden. Dank der Synchronisation der Daten mit der Personalabrechnung sieht der Arbeitgeber zudem auf einen Blick, wo es zu Personalengpässen kommen könnte und kann diese vorausschauend umgehen. Gegenüber eines manuellen Kalenders bringt ein digitales Abwesenheitstool also viele Vorteile mit sich.

Online Urlaubsplaner erleichtern den Verwaltungsaufwand

Der Verwaltungsaufwand, der mit der Urlaubsplanung einhergeht, kann durch die Verwendung eines digitalen Kalenders weitestgehend minimiert werden. Allein durch den Wegfall von schriftlichen Urlaubsanträgen spart das Unternehmen Papier und die Mühe, die Anträge zu bearbeiten und abzuheften.

Auch auf das aufwändige Ausfüllen eines manuellen Abwesenheitskalenders kann verzichtet werden, da dieser Prozess so gut wie vollständig von der Software übernommen wird. Da nicht nur die Urlaube, sondern alle Abwesenheiten von einem digitalen Kalender erfasst werden, lässt sich der Verwaltungsaufwand an vielen Ecken und Enden schmälern, wodurch die Verantwortlichen sich auf wichtigere Aufgaben ihrer Arbeit fokussieren können.

Fazit: Urlaubsplanung im Unternehmen

Es ist nur schwer möglich, bei der Urlaubsplanung den Wünschen aller Mitarbeiter gerecht zu werden. Mit guter Organisation und ausreichendem Know-How zu den Rechten und Pflichten bei der Planung kann es jedoch gelingen, eine faire Lösung im Sinne des gesamten Unternehmens zu finden.



Verfasst von Sandy Lanuschny

Den Mehrwert von Papershift stets im Blick, versorgt Euch Sandy mit spannenden Beiträgen zu den Themen Dienstplanung und Zeiterfassung.