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Software Einführung meistern

Die Einführung einer neuen Software gehört aufgrund ihrer Komplexität zu den schwierigeren Aufgabenstellungen des Change Managements. Wie Ihnen als Arbeitgeber die Umstellung dennoch gelingt und worauf Sie besonders achten sollten, erfahren Sie in unserem Beitrag.

Softwareeinführung in Unternehmen

Mit dem Begriff der Softwareeinführung werden alle Prozesse beschrieben, die mit der Verwendung einer neuen Software in einer Organisation zusammenhängen. Gemeint ist demnach sowohl die technische Implementierung als auch die Inbetriebnahme und die Akzeptanz der Software durch die Mitarbeiter. Wie viel Aufwand mit der Einführung einer Software in einem Unternehmen einhergeht, hängt stark vom Umfang der neuen Anwendung und von der Betriebsgröße ab.

Wann muss eine neue Software eingeführt werden und warum?

Die Möglichkeiten und Chancen von Software weiten sich täglich aus. Von Zeit zu Zeit kann es daher vorkommen, dass die verwendeten Programme und Tools an Aktualität verlieren und sich ein Nachteil auf dem Markt abzeichnen lässt. Tritt dieser Fall ein, lohnt sich meist die Umstellung auf ein neues System, das dem modernen Standard entspricht.

Diese Chancen ergeben sich durch den Einsatz von Software im Arbeitsalltag

In den meisten Unternehmen ist seit Beginn des digitalen Zeitalters auf die Nutzung von Software nicht zu verzichten. Sie wird in den unterschiedlichsten Bereichen benötigt: Marketing, Personalverwaltung, Materialwirschaft, Buchhaltung – um nur einige Beispiele zu nennen. Dank moderner Software können Unternehmensprozesse vereinfacht und automatisiert werden, wodurch folglich mehr Zeit in das Kerngeschäft investiert werden kann.

Eine große Rolle spielen Standardsoftware-Pakete wie CRM oder ERP, die verschiedene unternehmensindividuelle Anwendungen kombinieren. Während sich ein CRM-System beispielsweise hauptsächlich für das Managen von Kundenaktivitäten und für die Produktentwicklung einsetzen lässt, wird ein ERP-System in vielen wirtschaftlichen Bereichen eines Unternehmens verwendet. Auch eine Kopplung mehrerer Standardpakete ist möglich.

Woran eine Software Einführung meistens scheitert

Bei der Etablierung einer neuen Software geht nicht immer alles reibungslos vonstatten. Folgende Stolpersteine führen nicht selten zum Scheitern einer Softwareimplementierung:

Fehlendes Change Management im Unternehmen

Softwareumstellungen können bisherige Arbeitsgewohnheiten über Bord werfen und tiefgreifende Veränderungen für die Belegschaft bedeuten. Daher ist es wichtig, dass die Maßnahmen des Change Managements an den richtigen Stellen ansetzen und das Personal bei der Einführung der neuen Software unterstützt wird.

Unternehmensinterne Prozesse müssen aufgrund der neuen Technik neu bewertet und dementsprechend angepasst werden. Des Weiteren sind alle Anwender dahingehend anzuhalten und zu motivieren, sich für die neuen Herausforderungen offen zu zeigen, anstatt an den alten Gewohnheiten festzuhalten. Der Arbeitgeber hat diesbezüglich eine Vorbildfunktion inne und sollte daher mit gutem Beispiel vorangehen.

Unzureichende Planung

Die Umstellung der betriebsinternen Software besteht aus vielen einzelnen Schritten und gelingt nicht von heute auf morgen. Auf eine ausführliche Planung kann somit niemand verzichten, der später keine bösen Überraschungen erleben möchte.

Akzeptanz der Mitarbeiter

Die Entscheidung für eine neue Software kann nur dann Erfolg haben, wenn sie von den Mitarbeitern mitgetragen wird. Weigert sich das Personal, die neuen Anforderungen zu akzeptieren und die Software zu lernen, stellt das für das Unternehmen schnell ein riesiges Problem dar. Eine offene Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und dem Arbeitgeber ist daher eine der zentralsten Bausteine der Softwareeinführung. Daher sollten Arbeitgeber auch auf ein durchdachtes Konzept bei der Mitarbeiterkommunikation setzen, sodass die interne Kommunikation zur Softwareeinführung möglichst reibungslos verläuft.

Mangelnde Investition in Schulungen

Ohne eine ausreichende Schulung sind Mitarbeiter von einer neuen Software schnell überfordert und frustriert, was unter Umständen ganze Projekte in Gefahr bringen kann. Umso wichtiger ist es, bei der Planung und Umsetzung von Schulungen somit nicht zu sparen.

Die 5 Phasen der Softwareeinführung

Damit die Softwareeinführung ohne unnötige Komplikationen gelingt, sollten folgende 5 Phasen eingehalten werden:

1. Phase: Projektvorbereitung

Bevor mit der Planung und Umsetzung der Softwareeinführung begonnen wird, muss der gesamte Vorgang sorgfältig vorbereitet werden. Hierzu gehören mehrere wichtige Schritte. So gilt es beispielsweise, Projektleiter und Projektmitarbeiter festzulegen. Zudem sollte bereits in der Projektvorbereitung klar formuliert werden, welchen konkreten Nutzen die Software bringen soll.

2. Phase: Planung

Bei der Planung wird der Grundstein für die gesamte Softwareeinführung gesetzt. Das Konzept sollte vor allem den fachlichen Kontext für das Projekt bestimmen und alle relevanten Prozesse und Betriebsabläufe beinhalten. Auch sämtliche technische und funktionale Standards, die die neue Software idealerweise erfüllen soll, sollten im Rahmen der Planung erarbeitet werden. Die Erstellung eines Skripts, das unter anderem die zeitlichen Abläufe und die Verteilung der Aufgaben enthält, kann den Projektverantwortlichen als roter Faden bei der Softwareeinführung dienen.

3. Phase: Auswahl der Software

Im nächsten Schritt geht es darum, sich auf der Grundlage der Grobkonzeption für eine spezifische Software zu entscheiden. Aufgrund der großen Auswahl an zur Verfügung stehender Software eignet sich für dieses Vorhaben ein systematischer Ablauf. Nach einer gründlichen Marktrecherche sollten etwa zehn potenzielle Kandidaten feststehen. Diese gilt es bei der Feinauswahl in Hinblick auf das Unternehmen und das Konzept genau zu untersuchen, sodass schlussendlich nur noch drei bis fünf Bewerber übrig bleiben.

Anschließend lohnt es sich, den zukünftigen Haupt-Anwendern Testversionen der einzelnen Systeme zu geben und diese von ihnen ausführlich ausprobieren und bewerten zu lassen. Je mehr Zeit in die Auswahl der Software investiert wird, desto besser wird die finale Lösung für das Unternehmen und die Mitarbeiter ausfallen.

4. Phase: Installation und Einführung (Roll-out)

In der vierten Phase geht es nun an die tatsächliche Durchführung der Softwareeinführung. Das System kann je nach Präferenz entweder auf einen Schlag oder schrittweise installiert werden. Nachdem die Datenmigration erfolgt ist, sollte der sogenannte Smoke-Test die Software auf alle wichtigen Funktionen und Prozesse testen. Dann ist es an der Zeit für die Übergabe an das Test-Team der Betriebsorganisation. Während der Testphase sollte der Fokus auf die Überwachung der Qualität der Daten und auf der Leistung liegen. Treten Fehler auf, sollten diese umgehend mithilfe von Patches behoben werden.

5. Phase: Überwachung und Analyse

Die letzte Phase beginnt, wenn sich die Software im laufenden Betrieb befindet. Obwohl die Mitarbeiter bereits produktiv mit dem Programm arbeiten, werden immer wieder Fragen und Probleme auftreten, die geregelt werden müssen. In vielen Fällen hilft der Service des Softwareanbieters mit entsprechenden Videos und einer Hotline als Support weiter. Aber auch der Arbeitgeber sollte als Ansprechpartner für Verbesserungsvorschläge und Komplikationen stets offen sein.

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Welche Einführungsstrategien gibt es?

Bei der Softwareeinführung gibt es grundsätzlich zwei unterschiedliche Herangehensweisen: Die Big Bang Strategie und die Strategie der iterativen Einführung. Was diese beiden Ansätze ausmacht und welche Vor- und Nachteile sich jeweils ergeben, wird im Folgenden erläutert.

Big Bang Strategie

Bei der Big Bang Methode wird die neue Software innerhalb eines sehr kurzen Zeitraums vollständig implementiert und in Betrieb genommen. Die Installation erfolgt meist von einem Arbeitstag auf den anderen und wird beispielsweise an Wochenenden oder in den Betriebsferien an allen erforderlichen Endgeräten realisiert.

Die Wahl fällt meist dann auf die Big Bang Strategie, wenn sich die Daten des alten Systems nicht auf das neue System übertragen lassen oder wenn eine Synchronisation beider Anwendungen nicht möglich oder gewollt ist. Die Abschaltung der alten Software und die zeitgleiche Aktivierung der neuen Software ist in so einem Fall sinnvoller und übersichtlicher, weil Daten dadurch nicht doppelt und miteinander konkurrierend existieren.

Vorteile der Big Bang Strategie:

• Geringe Kosten: Das Unternehmen trägt lediglich die Kosten für die Wartung und die Pflege der neuen Software.
• Zeitersparnis: Durch eine sofortige Umstellung ist eine schnelle Rückkehr zu den normalen Arbeitsabläufen möglich.
• Effizienz: Der Parallelbetrieb von mehreren Anwendungen wird vermieden.
• Wirksamkeit: Die Konzentration der Umstellung auf einen festgelegten Zeitpunkt steigert die Bedeutung des Projekts und erhöht die Wirksamkeit der Softwareeinführung.

Nachteile der Big Bang Strategie:

• Zeitdruck: Eine Verzögerung der Software-Freigabe kann folglich zu einer ernsthaften Störung der Betriebsabläufe führen.
• Fehleranfälligkeit: Ein digitaler Rundumschlag birgt das Risiko für unerwartete Fehler, die im schlimmsten Fall das ganze Unternehmen lahmlegen können.
• Marktanpassung nicht möglich: Bei einer schrittweisen Einführung kann die Konzeption der Software noch auf den Markt angepasst werden.
• Fehlende Schulung: Die Wahrscheinlichkeit, dass es zu Problemen mit der neuen Software kommt, ist bei einer sofortigen und vollständigen Softwareeinführung höher. Dies kann auch zu Akzeptanzkonflikten bei den Mitarbeitern führen.

Strategie der iterativen Einführung

Wählt ein Unternehmen die Strategie der iterativen Einführung, erfolgt die Umsetzung einer neuen Software schrittweise. Hierbei werden das vorhandene und das neue System eine gewisse Zeit parallel geführt. Außerdem lassen sich die Komponenten der neuen Software einzeln und Abteilung für Abteilung bereitstellen.

Eine Testphase mit einer kleinen Gruppe von Nutzern ist eine ratsame Methode, um die Einführung für alle Mitarbeiter mithilfe der gesammelten Erfahrungen zu optimieren. Regelmäßige Schulungen erleichtern zudem den Übergang.

Vorteile der iterativen Einführung:

• Anpassungen während der Einführung möglich: Veränderungen des Marktes oder Rückmeldungen des Kollegiums können noch während der Einführung berücksichtigt werden.
• Schulungen für Mitarbeiter: Das Unternehmen hat die Zeit, seine Mitarbeiter angemessen zu schulen. Sie können sich dadurch in Ruhe auf das neue System einstellen und ein höheres Maß an Akzeptanz aufbauen.
• Kaum Risiko: Mögliche technische Fehler und Datenverluste können bei einer iterativen Einführung problemlos ausgebügelt werden.

Nachteile der iterativen Einführung:

• Höhere Kosten: Durch die Parallelisierung von zwei Systemen entstehen doppelte Kosten. Zudem müssen kostenintensive Schnittstellen für den Übergang sowie Schulungen finanziert werden.
• Zeitaufwand: Die zeitlichen Aufwände sind bei einer schrittweisen Umstellung grundsätzlich höher, da die Mitarbeiter bei einer parallelen Verwendung zweier Systeme nicht optimal arbeiten können.
• Risiken durch langen Zeitraum: Umstrukturierungen im Unternehmen oder Änderungen innerhalb der Branche verringern unter Umständen die Sinnhaftigkeit der neuen Software.

Was ist bei der Einführung einer neuen Software zu beachten?

Bei jeder Einführung einer neuen Software ist auf diese Aspekte besonders zu achten:

Software Einführung und Datenschutz

Eine Softwareeinführung beinhaltet immer auch die Übertragung personenbezogener Daten. Die Einhaltung der Bestimmungen der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) ist dabei dringend erforderlich.

Mitspracherecht des Betriebsrats

Das Verfahren der Softwareeinführung fällt nach § 87 I Nr. 6 BetrVG unter das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats. Dieser muss einer neuen Software demnach zustimmen.

Betriebsvereinbarung

In einer Betriebsvereinbarung einigen sich Betriebsrat und Arbeitgeber zu den Details der neuen Software. Hier wird beispielsweise festgehalten, auf welche Daten das Programm zugreifen darf und in welcher Weise sie ausgewertet werden dürfen.

Erfolgreiche Software Einführung: 12 Tipps im Überblick

Damit bei Ihrer Softwareeinführung nichts schief geht, finden Sie hier die wichtigsten Tipps und Tricks:

1. Kommunizieren Sie mit den Anwendern von Beginn an offen und mit Empathie.
2. Planen Sie Ressourcen realistisch und großzügig ein.
3. Halten Sie die einzelnen Schritte aller Projektphasen schriftlich und übersichtlich fest.
4. Zögern Sie nicht, in der Testphase Anpassungen vornehmen zu lassen, wenn Mitarbeiter Probleme äußern.
5. Teilen Sie Ihren Mitarbeitern transparent mit, warum die Systemumstellung notwendig ist und welche Vorteile sie auch für deren Arbeitsabläufe bringt.
6. Geben Sie Ihren Mitarbeitern ein Mitspracherecht beim Change-Prozess.
7. Investieren Sie genug in Schulungen, um Ihre Mitarbeiter ausreichend auf das neue System vorzubereiten.
8. Stehen Sie Ihren Mitarbeitern als Ansprechpartner für Feedback und Probleme zur Seite.
9. Forcieren Sie keine großen Veränderungen von heute auf morgen.
10. Setzen Sie klare Prioritäten bei der Umstellung.
11. Nutzen Sie bei der Software-Auswahl die Demo-Versionen der Softwareanbieter, um sich für das ideale Paket zu entscheiden.
12. Holen Sie sich einen externen Experten mit ins Boot, der Sie bei der Softwareeinführung unterstützt.

Checkliste: Einführung einer neuen Software in Unternehmen

Für eine erfolgreiche Softwareeinführung sollten im Vorfeld der tatsächlichen Umstellung bereits folgende Fragen hinreichend geklärt sein:

• Für die Erfüllung welcher konkreten Funktionen werden neue Software-Lösungen benötigt?
• Stehen die zeitlichen Abläufe für die Umstellung fest?
• Wurden Projektleiter und Projektteam bestimmt und sind die Aufgabenbereiche klar verteilt?
• Ist eine Einigung mit dem Betriebsrat erfolgt? (Betriebsvereinbarung)
• Welche Kosten verursacht das gesamte Projekt?
• Ist Budget für eventuelle Anpassungen eingeplant?
• Findet die Softwareeinführung im Wissen und Einverständns der Mitarbeiter statt?
• Werden die Datenschutz-Bestimmungen bei der geplanten Datenmigration eingehalten?
• Mit welchen Risiken ist zu rechnen?
• Basiert die Entscheidung für die neue Software auf einer ausführlichen Abwägung inkl. der Nutzung von Demo-Versionen durch Test-Anwender?