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In der Vergangenheit wurden hauptsächlich handgeschriebene Zettel benutzt, um Arbeitszeiten zu erfassen. Die Zeiterfassung war somit ein mühsamer Prozess, bei dem Mitarbeiter jedes Mal auf Papier aufschreiben mussten, wann der Arbeitstag begann und endete. Erfahren Sie in unserem Artikel, was genau es mit dem Stundennachweis auf sich hat und wie viel Zeit Sie mit der digitalen Erfassung von Arbeitszeiten sparen.
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Definition: Was ist ein Stundennachweis?
In einem Stundennachweis werden Arbeitsstunden, die ein Arbeitnehmer geleistet hat, systematisch erfasst. Im heutigen Sprachgebrauch wird dafür auch häufig der Begriff Stundenzettel verwendet. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Nachweis zu führen.
Stundennachweis: Damals und Heute
Während früher hauptsächlich mit handgeschriebenen Zetteln gearbeitet wurde, setzen heute immer mehr Arbeitgeber auf spezielle Softwareprogramme zur Zeiterfassung. Dadurch entfällt das lästige, manuelle Stundennachweis schreiben. Außerdem wird die Fehlerquote, z. B. durch das Vergessen und Nachtragen von Zeiten, minimiert.
Funktionen vom Stundennachweis im Überblick
Der Stundennachweis unterstützt sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer dabei, die Kontrolle über die geleisteten Regelarbeitsstunden sowie Urlaub, Krankheitstage und Überstunden zu behalten. Gerade in Betrieben, die flexible Arbeitszeitmodelle mit Stundenkonto anbieten, geht der Überblick sonst schnell verloren. Überdies können Stundennachweise für Arbeitnehmer als Beweis dafür herangezogen werden, dass das Arbeitszeitgesetz eingehalten wird.
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Ab wann müssen Stundennachweise geführt werden?
Eine generelle Pflicht für das Aufzeichnen von Arbeitsstunden besteht in Deutschland bislang nicht. Wie immer gibt es jedoch Ausnahmen. Zu Recht stellt sich daher die Frage: Wann ist ein Stundennachweis nötig?
- Das Arbeitszeitgesetz legt in § 16 Abs. 2 hält eine Aufzeichnungspflicht für Überstunden fest. Demnach besteht eine Aufzeichnungspflicht für alle Arbeitsstunden, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehen.
- Für einige Branchen ist das Aufzeichnen der Arbeitsstunden ebenfalls vorgeschrieben. Das Gesetz für den Mindestlohn (MiLoG) regelt in § 17 Abs. 1, dass für alle in § 2a Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftszweige eine Aufzeichnungspflicht besteht. Das sind z. B. das Bau- und Gaststättengewerbe, Speditionsgewerbe, Transport- und Logistikgewerbe, Forstwirtschaft, Messebau, Gebäudereinigung u. a.
- Stundennachweis geringfügige Beschäftigung: Auch für geringfügig Beschäftigte gemäß § 8 Abs. 1 SGB IV müssen Arbeitszeiten dokumentiert werden. Minijobber in privaten Haushalten sind vom Stundennachweis geringfügige Beschäftigung ausgenommen. Diese Vorschrift ergibt sich ebenfalls aus § 17 Abs. 1 MiLoG.
In der betrieblichen Praxis wird es selten vorkommen, dass von Arbeitnehmern überhaupt keine Überstunden geleistet werden. Somit sind fast alle Unternehmen von der im Arbeitszeitgesetz genannten Dokumentationspflicht betroffen.
Anstatt jedoch nur die Überstunden aufzuzeichnen, lohnt es sich, über die Einführung eines automatischen Zeiterfassungssystems nachzudenken.
Zeitwirtschaft mittels Software vereinfacht die Aufzeichnung, Abrechnung und Verwaltung von Arbeitszeiten. Auf Knopfdruck können Auswertungen erstellt und Optimierungspotentiale identifiziert werden. Wer seine Zeiten lückenlos und systematisch erfasst, ist auch bestens für das jüngste Urteil des Europäischen Gerichtshofs gewappnet, gemäß dem alle Länder der EU dazu angehalten sind, in naher Zukunft eine allgemeine Zeiterfassungspflicht durchzusetzen.
- Arbeitszeiten erfassen
- Dokumentationspflicht einhalten
- Arbeitszeitkonten digital verwalten
- Zeiten auswerten und exportieren
Was muss im Stundennachweis stehen?
Gemäß § 17 Abs. 1 MiLoG sind für Minijobber und Beschäftigte der betroffenen Wirtschaftszweige Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen und zwar spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages, der auf die erbrachte Arbeitsleistung folgt. Das Gesetz regelt auch die Aufbewahrungsfristen für Stundennachweise. Diese müssen mindestens zwei Jahre ab dem Aufzeichnungsdatum aufbewahrt werden.
In der Praxis hat es sich darüber hinaus bewährt, den Stundennachweis noch um weitere Angaben zu ergänzen:
- Informationen wie Geburtsdatum, Name, Anschrift, Projektnummer oder Personalnummer erleichtern die individuelle Zuordnung von Stundennachweisen und ermöglichen somit eine bessere Sortierung.
- Moderne Softwareprogramme zur Zeiterfassung bieten Stundennachweise als digitales Formular an. Arbeitsstunden und Fehlzeiten werden automatisch aufsummiert und können somit jederzeit als Übersichtslisten ausgedruckt werden.
Muss der Arbeitgeber den Stundennachweis aushändigen?
Die Verpflichtung zur Aushändigung von Stundennachweisen ist gesetzlich nicht eindeutig geregelt. Gemäß Bundesdatenschutzgesetz hat ein Arbeitnehmer jedoch Auskunftsrechte bzgl. aller über ihn gespeicherten Daten. Auch das Betriebsverfassungsgesetz regelt in § 83 Abs. 1 die Einsicht in die Personalakte, zu welcher folglich auch die Erfassung der persönlichen Arbeitszeiten gehört. Daher ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, dem Arbeitnehmer zumindest Einsicht in die Dokumentation seiner Arbeitszeiten zu gewähren.
Stundennachweis: Möglichkeiten für Arbeitgeber
Excel Stundennachweis, PDF Vorlage oder Software? Unabhängig davon, in welcher Form Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen, sollte das Format funktionieren.
Stundennachweis Vorlage von Papershift
Bis zur Umstellung auf Papershift empfehlen wir somit den Download unserer Stundennachweis Vorlage.
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Digitales Arbeitszeitkonto für Arbeitnehmer
Digitale Aufzeichnungen zu Arbeitsbeginn und -ende der Mitarbeiter sind fester Bestandteil des Arbeitszeitkontos von Papershift und bieten somit zahlreiche Vorteile für die Arbeitszeiterfassung.
