Was ist ein Stundennachweis?

In einem Stundennachweis werden Arbeitsstunden, die ein Arbeitnehmer geleistet hat, systematisch erfasst. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Nachweis zu führen. Während früher hauptsächlich mit handgeschriebenen Zetteln gearbeitet wurde, setzen heute immer mehr Arbeitgeber auf spezielle Softwareprogramme zur Zeiterfassung. Dadurch entfällt das lästige, manuelle Stundennachweis schreiben. Außerdem wird die Fehlerquote, z. B. durch das Vergessen und Nachtragen von Zeiten, minimiert.

Der Stundennachweis unterstützt sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer dabei, die Kontrolle über die geleisteten Regelarbeitsstunden sowie Urlaub, Krankheitstage und Überstunden zu behalten. Gerade in Betrieben, die flexible Arbeitszeitmodelle mit Stundenkonto anbieten, geht der Überblick sonst schnell verloren. Stundennachweise für Arbeitnehmer können außerdem als Beweis dafür herangezogen werden, dass das Arbeitszeitgesetz eingehalten wird.

Stundennachweis in der Praxis

Ab wann müssen Stundennachweise geführt werden?

Eine generelle Pflicht für das Aufzeichnen von Arbeitsstunden besteht in Deutschland bislang nicht. Wie immer gibt es jedoch Ausnahmen. Zu Recht stellt sich daher die Frage: Wann ist ein Stundennachweis nötig?

In der betrieblichen Praxis wird es selten vorkommen, dass von Arbeitnehmern überhaupt keine Überstunden geleistet werden. Somit sind fast alle Unternehmen von der im Arbeitszeitgesetz genannten Dokumentationspflicht betroffen.

Anstatt jedoch nur die Überstunden aufzuzeichnen, lohnt es sich, über die Einführung eines automatischen Zeiterfassungssystems nachzudenken. Zeitwirtschaft mittels Software vereinfacht die Aufzeichnung, Abrechnung und Verwaltung von Arbeitszeiten. Auf Knopfdruck können Auswertungen erstellt und Optimierungspotentiale identifiziert werden.

Wer seine Zeiten lückenlos und systematisch erfasst, ist auch bestens für das jüngste Urteil des Europäischen Gerichtshofs gewappnet, gemäß dem alle Länder der EU dazu angehalten sind, in naher Zukunft eine allgemeine Zeiterfassungspflicht durchzusetzen.

Was muss im Stundennachweis stehen?

Gemäß § 17 Abs. 1 MiLoG sind für Minijobber und Beschäftigte der betroffenen Wirtschaftszweige Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen und zwar spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages, der auf die erbrachte Arbeitsleistung folgt. Das Gesetz regelt auch die Aufbewahrungsfristen für Stundennachweise. Diese müssen mindestens zwei Jahre ab dem Aufzeichnungsdatum aufbewahrt werden.

In der Praxis hat es sich bewährt, den Stundennachweis noch um weitere Angaben zu ergänzen:

  • Informationen wie Geburtsdatum, Name, Anschrift, Projektnummer oder Personalnummer erleichtern die individuelle Zuordnung von Stundennachweisen und ermöglichen eine bessere Sortierung.
  • Moderne Softwareprogramme zur Zeiterfassung bieten Stundennachweise als digitales Formular an. Arbeitsstunden und Fehlzeiten werden automatisch aufsummiert und können jederzeit als Übersichtslisten ausgedruckt werden.

Muss der Arbeitgeber den Stundennachweis aushändigen?

Die Verpflichtung zur Aushändigung von Stundennachweisen ist gesetzlich nicht eindeutig geregelt. Gemäß Bundesdatenschutzgesetz hat ein Arbeitnehmer jedoch Auskunftsrechte bzgl. aller über ihn gespeicherten Daten. Auch das Betriebsverfassungsgesetz regelt in § 83 Abs. 1 die Einsicht in die Personalakte, zu welcher auch die Erfassung der persönlichen Arbeitszeiten gehört. Entsprechend ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, dem Arbeitnehmer zumindest Einsicht in die Dokumentation seiner Arbeitszeiten zu gewähren.

Verfasst von Sandy Lanuschny

Den Mehrwert von Papershift stets im Blick, versorgt Euch Sandy mit spannenden Beiträgen zu den Themen Dienstplanung und Zeiterfassung.