Personalplanung

Personalplanung Definition

Die personelle Planung ist ein Teil der Kennzahlen in der Unternehmensplanung und der Personalwirtschaft, mit dem Ziel, dass die benötigten Mitarbeiter kurz-, mittel- oder langfristig dem Unternehmen nicht nur quantitativ, sondern auch qualitativ zur richtigen Zeit und am richtigen Ort zur Verfügung stehen. Laufbahnplanung, Personalstatistiken, Arbeitsplatz mit Stellenbeschreibung, Qualifikationsprofil und der Stellenbesetzungsplan sind die dafür notwendigen Instrumente.

Personalplanung umfasst die kurz-, mittel- und langfristige Planung im Personalwesen. Die kurzfristige Organisation legt die Einsatzzeiten der Mitarbeiter im Tages- und Wochenrhythmus fest, die mittelfristige Personalplanung berücksichtigt Urlaubs- und Ausfallzeiten im Jahresverlauf. Die langfristige Planung nimmt schließlich Veränderungen in der Unternehmensstruktur, die sich über größere Zeiträume erstrecken.

Oft wird die Aufgabe in eine strategische, eine qualitative und quantitative Personalplanung eingeteilt. Unter der strategischen Planung wird meistens die langfristige Ausrichtung auf veränderte Unternehmensziele und -strukturen verstanden. Die quantitative Planung stellt sicher, dass stets ausreichend Manpower vorhanden ist, die qualitative Planung sieht indes vor allem auf die für die anstehenden Aufgaben notwendige Qualifikationen der Mitarbeiter.

Aber warum ist die personelle Planung so wichtig und was ist zu beachten?

  • Personalbestandsplanung: Ermittlung des Ist-Zustandes im Personalbestand im Unternehmen und Zuordnung der Mitarbeiter in die entsprechenden Aufgabenbereiche aufgrund ihrer Leistungsfähigkeit und Qualifikation.
  • Personalbedarfsplanung: Ermittlung des Soll-Zustandes anhand umfassender Analysen und Erfassung des zukünftigen Personalbedarfs.
  • Personalentwicklung: Hauptaufgabenbereich ist die Aus- und Weiterbildung der Arbeitnehmer. Diese Vorgehensweise löst eine Art Kettenreaktion aus und führt zu betrieblichen Determinanten wie Steigerung der Beschäftigungsfähigkeit und Motivation der Mitarbeiter und das wiederum zum Unternehmenserfolg.
  • Personalbeschaffung: Damit ist die Deckung eines Personaldefizits gemeint. Dabei kann diese intern geschehen, in dem Mitarbeiter verlagert werden, oder extern durch einen Businessplan.
  • Personalfreisetzungsplanung: Besteht in einem Unternehmen Personalüberschuss, kommt es zur Notwendigkeit, Personal abzubauen. Dies muss jedoch nicht gleich zu einer Kündigung führen, sondern kann auch durch eine Personalfreisetzungsplanung vermieden werden. Das kann unter anderem durch Stundenabbau, Positionswechsel im Unternehmen oder vorzeitige Rente geschehen.
  • Rechte des Betriebsrates auf Mitbestimmung: Nach §102 und nach §92 BetrVG ist diese Kennzahlenmethode mitbestimmungspflichtig. So ist der Arbeitgeber dadurch verpflichtet, den Betriebsrat z.B. über Vorteile und Nachteile, Ziele, Zeiträume und Verfahren für den Personalplan Inventur aufzuklären und die Zustimmung zu holen. Dieser kann aber auch dem Unternehmen z.B. Nachteile einer Stellenplanmethode aus Sicht des Betriebsrates in Form eines Betriebsrat Musterschreiben als Erklärung zukommen lassen.

Personalplanung in der Praxis

Bei kleinen Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern wird die Planung nicht selten nebenbei und auf Zuruf erledigt. Dabei kommt es allerdings leicht zu Unstimmigkeiten – insbesondere, wenn Arbeits-, Pausen- und Urlaubszeiten nicht eingehalten werden können. In der Regel interveniert in diesen Fällen der Betriebsrat, sodass es zu großen Konflikten kommen kann. Das Arbeitsklima und die Produktivität können unter dieser leichtfertigen Organisation deutlich leiden.

In vielen Betrieben wird die Personalplanung mit Hilfe von Software durchgeführt. Statische Programme wie Excel oder die kostenlose Variante LibreOffice werden häufig von Einsteigern genutzt. Hierfür bietet wir auch kostenlose Excelvorlagen zum Download an. Das Problem dieser statischen Tools ist allerdings, dass diese lokal gespeichert sind, nicht flexibel reagieren können und keinerlei Automation beinhalten, die den Personalverantwortlichen wirklich Arbeit abnimmt. Aus diesem Grund sind Online Planungs-Tools seit einigen Jahren auf dem Vormarsch. Ein sehr gutes Beispiel hierfür ist Papershift.

Bei dieser Cloud-Software kann von überall mit jedem Endgerät auf die Personalplanung zugegriffen und diese bearbeitet werden. Mitarbeiter lassen sich sehr einfach zur Personalplanung hinzufügen und mit eingeschränkten Rechten versehen. So können Mitarbeiter selbstständig Urlaub eintragen, Verfügbarkeiten anlegen und sich beispielsweise auf Schichten bewerben ohne Ihre Planung zu verändern. Ein weiterer Vorteil von Papershift besteht auch darin, dass die Dienstplanung teilweise automatisiert werden kann. Den Personalverantwortlichen wird also ein Großteil der Arbeit abgenommen.