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Abwesenheitsmanagement
Das Abwesenheitsmanagement bzw. die Abwesenheitsverwaltung gehört zu den wichtigsten Aufgaben im HR-Management. Die Planung und die Verwaltung von Urlauben, Krankmeldungen und weiteren Abwesenheiten müssen gut organisiert sein, damit der Betrieb reibungslos funktioniert und die Mitarbeiter zufrieden sind. Ein gutes Abwesenheitsmanagement trägt zur Prozessoptimierung im Unternehmen bei.
In diesem Beitrag zeigen wir,
- was Abwesenheitsmanagement ist,
- welche Arten von Abwesenheiten es gibt und
- wie sich ein effizientes Abwesenheitsmanagement organisieren lässt
- welche Anforderungen eine Software für das Abwesenheitsmanagement erfüllen sollte
Dabei gehen wir auch auf verschiedene Tools wie zum Beispiel auf passende Software für das Abwesenheitsmanagement ein.
- Urlaube und Abwesenheiten verwalten
- Urlaubsanträge genehmigen
- Überschneidungen im Blick behalten
- Urlaubssperren anlegen
Was ist Abwesenheitsmanagement?
Die folgende Definition fasst alle wichtigen Eigenschaften von Abwesenheitsmanagement zusammen:
Abwesenheitsmanagement als Aufgabe der Personalabteilung eines Unternehmens umfasst alle Aufgaben und Prozesse, die für die möglichst effektive und effiziente Verwaltung geplanter und nicht geplanter Abwesenheiten im Unternehmen sorgen.
Ziele des Abwesenheitsmanagements
Zum Abwesenheitsmanagement gehören die Planung, die Erfassung sowie die Verwaltung von Abwesenheiten und Verfügbarkeiten. Die wichtigsten Ziele des Abwesenheitsmanagements sind die Minimierung negativer Einflüsse von Abwesenheiten auf die Betriebsabläufe, die Aufrechterhaltung der Produktivität, das Einhalten geltender Gesetze und Regelungen sowie die Wahrung der Mitarbeiterzufriedenheit.
Welche Arten von Abwesenheiten gibt es?
Bei der Unterteilung von Abwesenheiten unterscheidet man nach diesen beiden Dimensionen:
- Geplante oder ungeplante (Ad hoc-) Abwesenheiten
- Dienstliche oder private Abwesenheiten
Die verschiedenen Abwesenheitsarten fallen jeweils in eine Ausprägung beider Kategorien:
- Urlaub: geplant und privat
- Bildungsurlaub: geplant und privat
- Dienstreise: geplant und dienstlich
- Externe Termine: geplant und dienstlich
- Krankheit: ungeplant und privat
- Arztbesuche und Krankenhausaufenthalte (außer bei Notfällen): geplant und privat
- Pause: geplant und dienstlich
- Freistellung wegen Pflege von Angehörigen: geplant und privat
- Unfall auf dem Arbeitsweg: ungeplant und dienstlich
- Arbeitsunfall: ungeplant und dienstlich
- Kind erkrankt: ungeplant und privat
- Sabbatical: geplant und privat
- Elternzeit und Mutterschutz: geplant und privat
- Sonderurlaub: kann je nach Ursache geplant oder ungeplant sein, privat
Wie sind Abwesenheiten gesetzlich geregelt?
Das Bundesurlaubsgesetz regelt die den Beschäftigten in Deutschland mindestens zustehenden Urlaubstage. Festgelegt ist, dass jeder Arbeitnehmer Anspruch auf bezahlten Urlaub hat. Für Vollzeitbeschäftigte beträgt der Mindestanspruch laut § 3 Bundesurlaubsgesetz 24 Werktage. Das sind alle Tage, die weder Sonntag noch Feiertag sind. Für Arbeitnehmer mit einer Sechs-Tage-Woche resultieren daraus mindestens 24 Urlaubstage, für diejenigen mit einer Fünf-Tage-Woche mindestens 20 Urlaubstage. Der volle Urlaubsanspruch entsteht erst nach Ablauf der ersten sechs Monate im Beschäftigungsverhältnis.
Eine weitere wichtige Gesetzesgrundlage für Abwesenheiten ist das Entgeltfortzahlungsgesetz. Es regelt die Lohnfortzahlung an Feiertagen und im Krankheitsfall.
Wie lässt sich Abwesenheitsmanagement im Unternehmen effizient und effektiv einsetzen?
Das Abwesenheitsmanagement im Unternehmen liegt im Zuständigkeitsbereich der Personalabteilung bzw. Human Resources (HR). Wichtig ist, dass Abwesenheiten, Urlaubsanträge, Fehltage und Arbeitsausfälle sowohl zuverlässig erfasst, geplant als auch verwaltet werden können. Dies bildet die Grundlage für eine effiziente und reibungslose Zusammenarbeit innerhalb von und zwischen den Teams. Ein sauberes Abwesenheitsmanagement stellt sicher, dass stets ersichtlich ist, welches Personal gerade verfügbar und wer abwesend ist.
Urlaubsverwaltung als Teil des Abwesenheitsmanagements
Ein wichtiger Bestandteil des Abwesenheitsmanagements ist die Verwaltung des Urlaubs und hier insbesondere von Urlaubstagen und Urlaubsansprüchen der Mitarbeiter. Unternehmen müssen jederzeit einen Überblick darüber haben, wie viele Urlaubstage ihre Mitarbeiter bereits in Anspruch genommen haben und wie viele Resturlaubstage für das laufende Jahr verbleiben – sowohl insgesamt als auch für die einzelnen Mitarbeiter. Diese Informationen können zum Beispiel verwendet werden, um zum Beantragen von Resturlaubs aufzufordern, damit dieser nicht verfällt.
Anforderungen an Abwesenheitsmanagement-Software
Ein modernes Abwesenheitsmanagement ist heute komplett digital und nutzt passende Software. Software für das Abwesenheitsmanagement im Unternehmen sollte sich möglichst nahtlos in bestehende Prozesse und Anwendungen einbinden lassen und dabei ein hohes Maß an Flexibilität bieten. Dazu können insbesondere die nachfolgend beschriebenen Eigenschaften und Funktionen beitragen.
Möglichkeit zum Anlegen eigener Abwesenheitstypen
Mit der Möglichkeit zum Anlegen eigener Abwesenheitstypen lässt sich das Abwesenheitsmanagement flexibel an die Besonderheiten eines Unternehmens anpassen. Das ist zum Beispiel für Unternehmen mit Betriebsferien hilfreich. Je nach Abwesenheitsart sollten unterschiedliche Einstellungen möglich sein, um etwa eine Anrechnung auf Sollstunden oder Urlaubstage vornehmen zu können.
Integration mit weiteren Anwendungen wie zum Beispiel der Arbeitszeiterfassung und dem Erstellen von Dienstplänen
Die Integration mit weiteren Anwendungen wie etwa einem Tool zur Arbeitszeiterfassung oder der Dienstplanerstellung erleichtert die Erfassung und die Verwaltung der Mitarbeiterdaten. Eine mehrfache Eingabe der Daten ist nicht nötig, weil diese zwischen den Anwendungen übergeben werden und zum Beispiel zur Berechnung von Sollzeiten verwendet werden können. So können Abwesenheiten direkt im Dienstplan berücksichtigt werden. Auf diese Weise werden außerdem Fehler durch Medienbrüche vermieden.
Online nutzbar
Software für das Abwesenheitsmanagement sollte geräteunabhängig und online nutzbar sein. Ideal sind Lösungen, die im Browser laufen. Auf diese Weise ist auch eine ortsunabhängige Verwendungsmöglichkeit gegeben.
Einfache Bedienung für alle
Sowohl das Beantragen einer Abwesenheit, ob Urlaubsantrag, Krankmeldung oder anderer Abwesenheitsarten, das Erteilen von Freigaben als auch die Verwaltung von Abwesenheiten durch HR-Manager in der Abwesenheitsmanagement-Software sollten möglichst einfach in der Handhabung und intuitiv sein, um den Aufwand für Schulungen sowie im Betrieb so gering wie möglich zu halten. Für die Mitarbeiter sollte das Eintragen von Abwesenheiten als Self Service zur Verfügung stehen. Eine übersichtliche Gliederung der Benutzeroberfläche und selbsterklärende Funktionen sowie eine leicht abrufbare Online-Dokumentation tragen dazu bei.
Transparente Abläufe
Mitarbeiter, die einen Abwesenheitsantrag stellen, sollten jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand einsehen können.
Flexible Änderungen
Die Software für das Abwesenheitsmanagement sollte auch die Änderung eines bereits gestellten Abwesenheitsantrags ermöglichen, wobei natürlich die entsprechenden Freigaben im Ablauf berücksichtigt werden müssen.
Flexible Genehmigungsprozesse
Die Software sollte sich an die Strukturen und Prozesse im Unternehmen anpassen lassen, so dass die Genehmigungsprozesse je nach Wunsch festgelegt werden können. Vorgesetzte müssen Anträge einfach bearbeiten und freigeben können.
Berücksichtigung von Feiertagen
Die jeweils geltenden Feiertage sollten in der Software berücksichtigt werden. Dabei sollte eine Unterscheidung für verschiedene Standorte möglich sein. Außerdem sollten bei Bedarf zusätzliche freie Tage hinterlegt bzw. entfernt werden können, die für alle Mitarbeiter oder nur für einen Teil der Belegschaft gelten.
Abwesenheitskalender
Abwesenheitskalender oder Abwesenheitsplaner sorgen für eine übersichtliche Darstellung aller aktuellen und geplanten Fehlzeiten.
Hinterlegen von Urlaubssperren
Auch das Hinterlegen von Urlaubssperren sollte möglich sein, um Zeiträume zu definieren, zu denen alle Mitarbeiter verfügbar sein müssen.
Auswertungs- und Berichtsfunktionen
Damit können zum Beispiel Übersichten dazu erstellt werden, wie viel Resturlaub die Mitarbeiter für das laufende Jahr noch haben, wie viele Krankheitstage angefallen sind bzw. wie hoch der aktuelle Krankenstand ist oder wie viele Fortbildungen bereits in Anspruch genommen wurden.
Berichte sollten in verschiedenen Formaten wie PDF, CSV, Excel oder Datev exportierbar sein.
Benachrichtigungen bei Updates und Änderungen
Wenn es Änderungen bei einem Abwesenheitsantrag gibt, zum Beispiel dann, wenn ein Antrag gestellt oder genehmigt wurde, sollte das System den betreffenden Mitarbeitern eine entsprechende Benachrichtigung versenden, zum Beispiel per E-Mail.
So hilft Software zum Abwesenheitsmanagement den Unternehmen und ihren Mitarbeitern
Software für das Abwesenheitsmanagement mit den genannten Eigenschaften wie der Papershift Urlaubsplaner unterstützt das Unternehmen und dessen Mitarbeiter auf verschiedene Weisen:
- Es herrscht Transparenz über aktuelle und geplante Fehlzeiten.
- Prozesse können angeglichen und automatisiert werden.
- Es gibt Planungssicherheit sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen und seine Teilbereiche.
- Das Einhalten gesetzlicher Vorschriften wird sichergestellt.
All das führt zu effizienteren Betriebsabläufen und einer verbesserten Mitarbeiterzufriedenheit.
