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Zeiterfassungstools für Unternehmen
Die Verwendung eines elektronischen Zeiterfassungstools bringt für Unternehmen und Mitarbeiter viele Vorteile – von der rechtssicheren Zeiterfassung bis zum Einsparen von Kosten. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie bei der Auswahl des passenden Zeiterfassungstools achten sollten.
Was ist ein Zeiterfassungstool?
Ein Zeiterfassungstool ist ein elektronisches, digitales System, das dazu genutzt wird, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen, zu speichern und zu dokumentieren. Es handelt sich dabei um eine spezielle Software oder App und unterscheidet sich von herkömmlichen Werkzeugen für die Arbeitszeiterfassung wie Stundenzettel oder Excel-Tabelle. Wenn von einem Zeiterfassungs-Tool die Rede ist, handelt es sich stets um eine moderne, elektronische Lösung zum Time Tracking, die meist mit anderen Komponenten wie der Dienstplanung und dem Abwesenheitsmanagement integriert ist.
Funktionen eines Zeiterfassungstools
Jedes Zeiterfassungstool muss die folgenden Grundfunktionen bieten:
Erfassung der Arbeitszeiten sowie der Pausen – auch Stundenerfassung genannt: Mitarbeiter können nach Zeiterfassungstool verschiedene Möglichkeiten zum Erfassen ihrer Arbeitszeiten nutzen wie zum Beispiel eine App, den Browser oder ein stationäres Terminal (digitale Stempeluhr).
Dokumentation und Nachhalten der Arbeitszeiten: Zur gesetzeskonformen Zeiterfassung gehören auch die Speicherung der Daten und die Möglichkeit, die gespeicherten Daten in geeigneter Form bereitzustellen – zum Beispiel dann, wenn ein Mitarbeiter Einblick in seine gespeicherten Arbeitszeiten nehmen möchte.
Reporting und Erstellen von individuellen Berichten: Für die Unternehmen muss das Tool flexible Möglichkeiten zum Erstellen von Reports und Berichten bieten wie zum Beispiel Statistiken und Vergleiche zwischen unterschiedlichen Abteilungen oder Teams.
Optionale Funktionen von Zeiterfassungssystemen
Manche Zeiterfassungssysteme bieten zusätzliche Funktionen, die den Mehrwert der Software erhöhen und für zusätzliche Effizienz im Betriebsablauf sorgen können.
Projektzeiterfassung und Messung des Projektfortschritts: Viele Unternehmen arbeiten projektbasiert. Für das Projekt-Controlling ist es wichtig, die für die einzelnen Arbeitspakete zur Verfügung stehenden Zeiten planen und die tatsächlich angefallene Arbeitszeit pro Arbeitspaket erfassen zu können. Hier sind Zeiterfassungstools mit Projektzeiterfassung hilfreich.
Dienstplanung: Beim Erstellen von Dienstplänen werden die Informationen zu den bereits geleisteten Stunden ebenso benötigt wie aktuelle und geplante Abwesenheiten. Zudem können die Mitarbeiter auf Grundlage ihres Dienstplans ihre Arbeitszeiten erfassen. Manche moderne Zeiterfassungstools wie Papershift integrieren all diese Funktionen und ermöglichen damit die übergreifende Nutzung der Daten.
Abwesenheitsmanagement und die Verwaltung von Krankheitstagen, Urlauben und Überstunden: Um den Betrieb im Unternehmen und eine funktionierende Personaleinsatzplanung zu gewährleisten, sollte ein modernes Zeiterfassungstool auch das Abwesenheitsmanagement inklusive Urlaubsplanung abbilden bzw. damit integriert sein. Das stellt sicher, dass stets die aktuellen Daten zu Verfügbarkeiten und Abwesenheiten bereitstehen und genutzt werden können. Doppelte Dateneingabe ist damit nicht mehr nötig.
Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung: Die erfassten Arbeitszeiten können nahtlos an die Lohnbuchhaltung übergeben und damit direkt zum Erstellen der Lohnabrechnungen genutzt werden. Die Daten können auch zur Rechnungsstellung an externe Kunden genutzt werden.
Welche Eigenschaften sollte ein Zeiterfassungstool haben?
Über die genannten Funktionen hinaus sollte ein modernes Zeiterfassungstool eine Reihe von Anforderungen erfüllen:
Leicht bedienbar: Nur wenn die Nutzung des Tools ohne umfangreiche Einarbeitung möglich ist, sich in den Arbeitsalltag integrieren lässt und schnell von der Hand geht, wird es von den Mitarbeitern akzeptiert. Und auch in der Verwaltung und in der Personalabteilung sowie für Führungskräfte sollte eine einfache und intuitive Nutzung für möglichst wenig Aufwand im Betrieb sorgen.
Sowohl vor Ort als auch mobil nutzbar: In der heutigen Zeit arbeiten viele Mitarbeiter im Homeoffice, remote oder hybrid. Das alles muss ein Zeiterfassungstool abdecken können – durch unterschiedliche Möglichkeiten, die Arbeitszeiten unabhängig von Ort und Zeit zu erfassen.
Erfüllen der gesetzlichen Anforderungen: Nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019 muss ein Zeiterfassungstool objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Das bedeutet, dass die Daten eindeutig und sicher vor Manipulationen geschützt sein müssen, den Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit genügen und außerdem die jeweils angeforderten Daten jederzeit bereitstellen müssen.
Integrierbar mit anderen Systemen: Ein Zeiterfassungstool kann nur dann effizient genutzt werden, wenn es den Datenaustausch mit anderen Systemen ermöglicht. Dazu gehören Urlaubsverwaltung und Abwesenheitsmanagement, Dienstplanung und Online-Lohnabrechnung. Eine Integration der Systeme verhindert Medienbrüche und trägt damit zum Vermeiden von Fehlern bei.
Flexibel an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassbar: Die im Unternehmen geltenden Prozesse zur Freigabe und Genehmigung von Abwesenheiten und Überstunden müssen sich im Zeiterfassungstool abbilden lassen. Das System muss so flexibel sein, dass es eine entsprechende Anpassung ermöglicht.
Welche Vorteile bietet ein Zeiterfassungstool?
Sowohl Unternehmen und Organisationen als auch Mitarbeiter können vom Einsatz eines modernen Zeiterfassungstools profitieren, denn es bietet die folgenden Vorteile:
- Mehr Effizienz und Zeitersparnis durch einfache Nutzung sowie die Integration verschiedener Systeme. Das führt zu Kosteneinsparungen.
- Vermeidung von Fehlern: Daten müssen nur einmal eingegeben werden und können von den verschiedenen Systemen genutzt werden.
- Rechtssicherheit: Die zu erwartende Neuregelung des Arbeitszeitgesetzes wird aller Wahrscheinlichkeit nach die elektronische Arbeitszeiterfassung verpflichtend machen. Bereits jetzt besteht nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019 eine allgemeine Zeiterfassungspflicht.
- Flexibilität für alle Mitarbeiter, unabhängig davon, ob sie vor Ort, im Homeoffice oder remote arbeiten.
- Einfache Kontrolle der erfassten Zeiten: Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter haben bei Bedarf einfachen Zugriff auf die erfassten Daten.
- Maximale Transparenz, weil alle Daten jederzeit verfügbar sind und sicher gespeichert werden
Welche Arten von Zeiterfassungstools gibt es?
Bei den Zeiterfassungs-Tools unterscheidet man zwischen den folgenden Varianten, bei denen es allerdings Überlappungen gibt:
- Elektronische Zeiterfassungstools
- Online-Zeiterfassungstools
- Automatisierte Zeiterfassungstools
Elektronische Zeiterfassungstools
Damit werden alle modernen Tools beschrieben, die eine Zeiterfassung über digitale Stempeluhr, online per App oder Browser sowie per Terminal ermöglichen. Nicht zu den elektronischen Zeiterfassungstools gehören dagegen manuelle Lösungen wie Excel-Sheets.
Online-Zeiterfassungstools
Ein Online-Zeiterfassungstool ist im Grunde auch ein elektronisches Zeiterfassungstool. Es ermöglicht eine ortsunabhängige Online-Zeiterfassung. Dabei kommen zum Beispiel spezielle Apps oder einfach ein Web-Browser zum Einsatz.
Automatisierte Zeiterfassungstools
Es gibt verschiedene Varianten der automatisierten Zeiterfassung. Möglich ist zum Beispiel die Zeiterfassung beim Betreten bzw. Verlassen des Betriebs, auf Grundlage von GPS-Daten oder auch auch die automatische Zeiterfassung anhand eines Dienstplans.
Papershift: die All-in-One-Lösung unter den Zeiterfassungstools
Möchten Sie alle genannten Vorteile eines modernen Zeiterfassungstools für Ihr Unternehmen nutzen, und das zu besonders günstigen Konditionen? Dann ist Papershift die richtige Lösung für Sie, denn Papershift bietet Ihnen viele Vorteile
- Integrierte Zeiterfassung, Dienstplanung und Abwesenheitsmanagement
- Flexible Zeiterfassung per App (iOS und Android) auf Smartphone oder Tablet, per Browser, am PC oder per Terminal
- Auf Wunsch Anbindung zur Lohnabrechnung / Gehaltsabrechnung
- An die Prozesse Ihres Unternehmens anpassbar
- Hervorragender und persönlicher Kundensupport
- Berichte und Auswertungen in verschiedenen Formaten
- Geeignet für stationäre und mobile Mitarbeiter, auch für Homeoffice und Remote Work
- Daten müssen nur einmal eingegeben werden und stehen in allen Teilen des Systems zur Verfügung.
- Rechtssichere Lösung
- Verwaltung von Urlaubsanträgen
- Pflege von Arbeitszeitkonten und vieles mehr
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