Dienstplan in der Pflege: Jede Schicht ein Treffer!

Mit dem Dienstplan in der Pflege wird der komplette Personalbedarf wie auch Personaleinsatz in einer Pflegeeinrichtung geregelt, damit der Arbeitsablauf mit Zeiteffizienz und Qualität vonstattengeht.
Dienstplan Pflege und Personaleinsatzplanung

Dienstplan in der Pflege: Jede Schicht ein Treffer!

Ein fairen und sinnvoller Dienstplan in der Pflege ist von großer Bedeutung, sie stellt den Planer aber auch vor viele komplexe Herausforderungen. In diesem Beitrag erläutern wir, wie sich die Dienstplanung in der Pflegebranche von einer trockenen und nervenaufreibenden Routineaufgabe zu einer integrativen und zeiteffizienten Tätigkeit für Pflegeeinrichtungen entwickeln kann.

Wir geben Ihnen wertvolle Tipps und Tricks mit an die Hand und zeigen Ihnen, welche Faktoren bei der Gestaltung von Dienstplänen in der Pflegebranche in besonderem Maße zu berücksichtigen sind.

Welche Bedeutung hat der Dienstplan in der Pflegebranche?

Mit einem Pflege-Dienstplan wird zum einen der Personalbedarf und zum anderen der konkrete Personaleinsatz innerhalb von Pflegeeinrichtungen geregelt. Durch einen Dienstplan soll sichergestellt werden, dass der Arbeitsablauf mit hoher Zeiteffizienz, Qualität und Zufriedenheit sowohl für die betreuten Personen als auch für alle Mitarbeiter vonstatten geht.

Dienstpläne werden in den meisten Bereichen der Branche zum Zweck der Planungsoptimierung verwendet, so u. a. in diesen Pflegeeinrichtungen:

  • Krankenhäuser und Fachkliniken
  • Ambulante Pflegedienste und Gesundheitszentren
  • Häusliche Versorgung: häusliche Altenpflege, häusliche Krankenpflege
  • Pflegeheime: Altenheim, Krankenpflegeheime, Hospize etc. (stationär oder teilstationär)
  • Wohnheime für Menschen mit Behinderungen (stationär oder teilstationär)

Herausforderung für die Pflegedienstleitung

In der Pflegebranche sind funktionierende Dienstpläne besonders wichtig, da es um die Betreuung hilfsbedürftiger Menschen durch Pflegekräfte geht. Der Patient steht im Mittelpunkt. Welchen speziellen Herausforderungen sich die Dienstplanleitung innerhalb von Pflegeeinrichtungen stellen muss, haben wir in den folgenden Abschnitten zusammengefasst.

Welche Anforderungen hat ein Dienstplan in der Pflege?

Bei der Dienstplanerstellung in der Pflege dürfen einige formale und inhaltliche Aspekte nicht fehlen. Diese Bestandteile sollten u. a. von jedem Pflege-Dienstplan wiedergegeben werden:

  1. Gültigkeitszeitraum sowie Erstellungsdatum des Dienstplanes
  2. Angabe der Station oder Abteilung, für die der Plan gilt
  3. Name und Berufsbezeichnung der Mitarbeiter
  4. Vertragliche Sollarbeitszeit bzw. Sollstunden
  5. Nachweis über Mehrarbeit und Überstunden sowie Feiertagsarbeit
  6. Soll- und Ist-Dienst innerhalb der Gültigkeitsdauer
  7. Unterschriften von Dienstplanersteller und Arbeitgeber

Welche Arbeitszeitmodelle gibt es in der Pflege?

In der Vergangenheit war das Dreischichtensystem das dominierende Schichtmodell in der stationären Pflege. Dieses zeichnet sich dadurch aus, dass ein Teil der Pflegekräfte zwischen Früh- und Spätdienst wechselt. Der andere Teil übernimmt ausschließlich den Nachtdienst. Üblicherweise überschneiden sich Früh- und Spätdienst während der Stoßzeiten, sodass in diesem Zeitraum mehr Personal zur Verfügung steht.

Auch die Teilzeitbeschäftigung ist in der stationären Pflege gängig. Bei der ambulante Pflege reicht in der Regel ein Zweischichtensystem aus Früh- und Spätschicht ohne Überschneidung aus, um den täglichen Anforderungen des Berufs gerecht zu werden.

Mittlerweile gibt es eine Reihe neuer Arbeitszeitmodelle, die sich vielerorts bewähren. So zum Beispiel das Modell 7/7, bei dem die Mitarbeiter sieben Tage in Folge zehn Stunden (plus zwei Stunden Pause) arbeiten und anschließend sieben Tage frei haben. Das Modell hat den Vorteil, dass keine Übergabe während des Tages vonnöten ist und die Patienten ganztägig von demselben Personal betreut werden kann. Gerade für Pflegekräfte mit einspannendem Privatleben und Kindern ergeben sich durch das Modell 7/7 jedoch auch ein paar nicht von der Hand zu weisende Nachteile.

Pflege Dienstplanung

Wer ist für den Dienstplan in der Pflegebranche zuständig?

Wer die Aufgabe der Dienstplanung innerhalb von Pflegeeinrichtungen übernimmt, kann von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich sein. Aufgrund des Weisungsrecht nach § 106 GewO obliegt die Dienstplanerstellung allein dem Arbeitgeber. (Stichwort: Direktionsrecht des Arbeitgebers) Diesem liegt es frei, etwa die Pflegedienstleitung oder die Stationsleitung mit der Planung zu beauftragen.

Der Betriebsrat und sein Mitbestimmungsrecht

Der Betriebsrat hat bei der Dienstplanung ein Mitspracherecht, welches besonders in der Pflege zum Tragen kommt. Er soll die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen bei der Erstellung des Dienstplans überwachen und gegebenenfalls mit der Dienstplanleitung über Änderungen verhandeln. Der Betriebsrat fungiert hier als Arbeitnehmervertretung und dient vor allem dem Schutz der Arbeitnehmerrechte.

Welche rechtlichen Grundlagen sind bei Dienstplänen in der Pflege zu berücksichtigen?

Um einen gültigen und fairen Dienstplan für die Mitarbeiter einer Pflegeeinrichtung zu erstellen, müssen einige rechtliche Grundsätze beachtet werden. Zu diesen Vorgaben, die im Arbeitsrecht verankert sind, gehören beispielsweise folgende:

Arbeitszeiten und Ruhepausen: Pflegekräften steht bei sechs bis neun Stunden Arbeit eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten zu; bei mehr als neun Stunden gilt eine gesetzliche Mindestruhepause von 45 Minuten.

Ruhezeiten: Nach absolvierter Arbeitszeit steht jedem Mitarbeiter der Pflege gemäß § 5 ArbZG eine Ruhezeit von mindestens elf Stunden zu (gesetzlich verankerte Ausnahmen, z.B. bei Rufbereitschaft).

Höchstarbeitszeiten: Es gilt eine Höchstarbeitszeit von acht Stunden am Tag (kann unter bestimmten Voraussetzungen auf zehn Stunden verlängert werden)

Freie Sonntage/Wochenenden: Mindestens 15 Sonntage im Jahr und zwei ganze Wochenenden im Monat sollen für Pflegepersonal im Dienstplan freigehalten werden

manage shift planning, timesheet and sta
Kostenlos anmelden
Papershift - Ihr Dienstplan in der Cloud
  • Dienstpläne erstellen
  • Schichtmodelle abbilden
  • Mitarbeiter in die Planung integrieren
  • Dienstplan automatisch befüllen
Testen Sie Papershift 14 Tage kostenlos & unverbindlich
Jetzt 14 Tage kostenlos testen

Dienstplan Pflege: Tipps für die Gestaltung

Die Einsatzplanung in der Pflege kann sehr komplex sein, weil dabei viele verschiedene Erwartungen erfüllt werden müssen. Damit die Dienste effizient und trotzdem fair verteilt werden können, sollten insbesondere die Hinweise der folgenden Abschnitte beachtet werden:

Sorgen Sie durch eine vorausschauende Dienstplanung für Planungssicherheit

Je früher ein Dienstplan feststeht, desto eher kann eine Pflegekraft Entscheidungen für ihr Privatleben treffen. Zwar gibt es keine festen Fristen für die Fertigstellung eines Dienstplans, dennoch ist jedem Dienstplaner eine frühzeitige Planung dringend ans Herz zu legen. Spätestens vier Wochen vor seinem ersten Geltungstag sollte ein Dienstplan in der Pflege somit idealerweise fertig sein. Erfahren Sie mehr dazu in unserem Beitrag Dienstplan Bekanntgabefrist.

Noch besser ist ein flexibler Jahresdienstplan, der schon zu Beginn des Jahres veröffentlicht wird. Eine hohe Verbindlichkeit und Zuverlässigkeit der versprochenen Freizeiten ist ebenfalls von hoher Bedeutung für die Zufriedenheit der Beschäftigten.

Planen Sie die Dienstpläne bei Wochenenden noch länger im voraus

Gerade für die Wochenenden wünschen sich die Mitarbeiter eine vorausschauende Organisation und rollierende feste Arbeitszeiten für ihre private Freizeitplanung. Es gilt also, die Schichten für die Wochenenddienste besonders weit im Voraus festzulegen.

Sorgen Sie für ausreichend Personal bei der Planung

Im realen Arbeitsalltag sind spontane Ausfälle von Kollegen durch Krankheit oder andere Notfälle keine Seltenheit. Damit die Versorgung der pflegebedürftigen Personen stets gewährleistet werden kann, gilt es daher, immer etwas mehr Personal als unbedingt nötig einzuplanen. Dadurch kann eine konstante Überlastung der anwesenden Mitarbeiter vermieden werden.

Reagieren Sie zeitnah auf Engpässe bei der Planung

Oftmals sind zu berücksichtigende Engpässe im Jahresverlauf bereits weit im Vorfeld zu erkennen. Solche Engpässe können beispielsweise durch Feier- und Brückentage, aber auch durch etwaige Fortbildungen oder Urlaubspläne entstehen. Für eine weitsichtige und plausible Planbarkeit sollten Fortbildungstage und Urlaube daher im besten Fall schon zu Jahresbeginn festgelegt werden.

Vermeiden Sie die Entstehung von Urlaubsspitzen

Damit immer genug Personal zu Verfügung steht, müssen Urlaubsspitzen vermieden werden. Das kann gelingen, indem schon zu Beginn des Jahres bestimmt wird, wie viele Urlaub pro Monat genehmigt werden kann. Die Ermittlung der Anzahl dieser Urlaubstage gelingt mit folgender Rechnung:

Beispielrechnung zur Vermeidung von Urlaubsspitzen

Anzahl der Mitarbeiter x Anzahl der Jahresurlaubstage pro Person + Anzahl der Resturlaubstage pro Person = Anzahl der zur Verfügung stehenden Jahresurlaubstage

Ergebnis Jahresurlaubstage / zwölf Monate = Anzahl der zur Verfügung stehenden Urlaubstage pro Monat

Bei insgesamt zehn Mitarbeitern mit jeweils 30 Urlaubstagen und 30 Resturlaubstagen ergibt sich:

10 x 30 + 30 = 330 Urlaubstage/Jahr

330 / 12 = 27,5 Urlaubstage/Monat

Im Dienstplan sollten folglich 27 Urlaubstage im Monat eingeplant werden. Es ist im Allgemeinen ausreichend, wenn zum Ergebnis noch etwa 20 % hinzugerechnet werden. In diesem Fall käme man so auf etwa 33 Urlaubstage pro Monat, die auf die Mitarbeiter verteilt werden können.

Berücksichtigen Sie die Wünsche ihrer Mitarbeiter

Es trägt zur Zufriedenheit und zum positiven Arbeitsklima bei, wenn das Personal bei der Dienstplanung Wünsche äußern kann. Im weiteren Verlauf kann so auch die Einsatzbereitschaft der Mitarbeiter erhöht werden. Es ist daher zu empfehlen, die Präferenzen der Pflegekräfte bei der Dienstplangestaltung zu integrieren.

Regelmäßigkeit sorgt für Mitarbeiterzufriedenheit

Damit das Personal Freizeit und Privatleben inklusive Kinderbetreuung, Arztbesuche etc. gut planen kann, ist eine gewisse Regelmäßigkeit von Schichten essentiell. Möglich ist hier beispielsweise die Anwendung eines sogenannten rollierenden Rahmendienstplans, bei dem die Schichten sich in einem bestimmten Abstand wiederholen.

Vermeiden Sie ungünstige Schichtwechsel

Schnelle und häufige Wechsel von Schichten beeinträchtigen nicht nur das Privatleben der Mitarbeiter, sondern schaden zudem auch ihrer Gesundheit. Bewährt haben sich im Gegensatz dazu vorwärts rotierende Schichten als Dienstplanmodell.

Das bedeutet: Auf die Frühschicht folgt die Spätschicht und darauf die Nachtschicht. Auf diese Weise ergeben sich ausreichend lange Ruhepausen zwischen zwei Schichten und es entsteht weniger Frust. Mehr als drei Nachtschichten hintereinander weg oder ein steter Wechsel von Früh- und Spätschichten sind hingegen kontraproduktiv. Zudem wird auf Dienstplänen mit mehr als sieben aufeinanderfolgenden Arbeitstagen zunehmend mit Ablehnung reagiert.

Schaffen Sie Raum für Flexibilität bei der Planung von Diensten

Unveränderliche Dienstpläne in der Pflege ohne Raum für Anpassungen haben keine Chance auf Optimierung. Außerdem kann es wichtig für das Arbeitsklima sein, dass der Dienstplan einen spontanen Schichttausch zwischen den Kollegen zulässt.

Lesetipp: In unserem Beitrag zum Thema Dienstplan Abkürzungen finden Sie eine Auflistung der häufigsten Abkürzungen für einen Pflege-Dienstplan.

Überblick behalten durch Dienstplan Software

Gerade in der Pflege ist die Schichtplanung komplex und mit vielen Herausforderungen verbunden. Nutzen Sie daher die Fortschritte der Digitalisierung, um den Arbeitsalltag zu erleichtern. Abhilfe schaffen kann hier somit eine digitale Software zur Dienstplanerstellung, die dem Planer die meiste Arbeit abnimmt. Neben der Ersparnis an Zeit und Arbeit bietet Ihnen das Tool in Sachen Komfort und Effizienz noch viele weitere Vorzüge, auf die Sie als Schichtplaner nicht verzichten möchten. Testen Sie unsere kostenlose Demo, um sich mit unserer digitalen Lösung zur Dienstplanerstellung risikolos und unverbindlich vertraut zu machen.

Gut zu wissen: In unserem Beitrag „Die beste Software zur Dienstplanung finden“ erhalten Sie hilfreiche Tipps, worauf Sie bei der Einführung einer solchen Software achten sollten.

Passende Dienstplan Vorlage zur Überbrückung nutzen

Bis Sie unser Tool nutzen können, stehen Ihnen darüber hinaus viele praktische Excel Vorlagen zur Verfügung, die Sie sich kostenlos herunterladen können. Vor allem die Dienstplan Vorlage hilft Ihnen bei der Dienstplanerstellung und sorgt somit für einen reibungslosen Arbeitsablauf in Ihrer Pflegeeinrichtung.

Fazit: Personaleinsatzplanung für Pflegekräfte

Ein gut organisierter Ablauf ist innerhalb von Branchen wie der Pflege das A und O, da nur auf dieser Basis die ordnungsgemäße Betreuung der Patienten sichergestellt werden kann. Durch eine solide Aufstellung der Dienstpläne im Rahmen der Dienstplanverwaltung sorgen Sie langfristig außerdem für ein angenehmes Arbeitsumfeld. Damit sich Ihr Dienstplan in der Pflege als zielführend erweist, sollten Sie vor allem folgende Punkte beachten:

  1. Beachten Sie alle gesetzlichen Regelungen zur Dienstplanung.
  2. Erstellen Sie den Dienstplan mindestens vier Wochen im Voraus.
  3. Achten Sie auf regelmäßige Schichten und vermeiden Sie ungünstige Schichtwechsel und vermeidbare Überstunden
  4. Berücksichtigen Sie die Präferenzen Ihrer Mitarbeiter bei der Dienstplangestaltung
  5. Nutzen Sie eine digitale Software zum Erstellen von Dienstplänen, um die nervenaufreibende Komplexität und den zeitlichen Aufwand beim Thema Einsatzplan zu reduzieren. So behalten Sie stets alles im Blick.


Verfasst von Sandy Lanuschny

Den Mehrwert von Papershift stets im Blick, versorgt Euch Sandy mit spannenden Beiträgen zu den Themen Dienstplanung und Zeiterfassung.