Eine reibungslose Zusammenarbeit kommt nur dann zustande, wenn Mitarbeiter genau wissen, was die einzelnen Teilaufgaben sind und wie schrittweise vorgegangen wird. So können sie sich darauf verlassen, dass die Arbeitsabläufe richtig organisiert sind und dass sie keine unnötigen Verspätungen in Kauf nehmen müssen. Zur sorgfältigen Planung und Umsetzung der Arbeitsprozesse dient die Ablauforganisation.

Der folgende Beitrag liefert die Einführung in diese Organisationsform und nennt wichtige Aspekte, die unbedingt zu beachten sind.

Ablauforganisation in Unternehmen

Was versteht man unter der Ablauforganisation?

Die Ablauforganisation ist ein Begriff aus der Organisationstheorie. Sie beschreibt dynamische Arbeitsprozesse, die zur Erreichung strategischer Unternehmensziele ausgeführt werden. Dies erfolgt unter starker Berücksichtigung solcher Faktoren wie Raum, Zeit, benötigte Sachmittel und zuständige Personen. Die Hauptidee hinter der Ablauforganisation ist es, einen geordneten Ablauf aller Arbeitsvorgänge in einem Unternehmen oder einer Organisation zu gewährleisten.

Gut zu wissen: Die Ablauforganisation ist als Begriff immer weniger bekannt, denn sie tritt vermehrt unter den Begriffen Work Flow Management und Prozessmanagement auf.

Was charakterisiert die Ablauforganisation?

Die Ablauforganisation ist darauf ausgerichtet, die einzelnen Arbeitsschritte zu strukturieren und so die unternehmens- oder organisationsweite Zusammenarbeit zu optimieren. Die Steigerung der organisatorischen Effizienz nimmt die oberste Priorität ein. Dank der geordneten Arbeitsabläufe weiß das Personal, welche einzelnen Teilaufgaben wann, wo und in welcher Abfolge zu erfüllen sind, um die Qualität der Ergebnisse sicherzustellen.

Abgrenzung zur Aufbauorganisation

Obwohl die beiden Begriffe miteinander eng verknüpft sind, sollte zwischen Ablauforganisation und Aufbauorganisation differenziert werden. Bei letzterer handelt es sich um eine Organisationsstruktur im betriebswirtschaftlichen Sinne, die Organisationseinheiten, Hierarchien, Verantwortung und Zuständigkeiten verbindlich regelt.

Warum ist die Ablauforganisation wichtig?

Die planvolle und durchdachte Organisation der Arbeitsabläufe ist aus verschiedenen Gründen wichtig. Zum einen ermöglicht die Ablauforganisation einen reibungslosen Arbeitsablauf, dank dessen eine hohe Effizienz erreicht werden kann. Dabei gilt folgendes Prinzip: Je effizienter eine Firma oder Organisation ist, desto schneller wächst sie und desto höher sind ihre Umsätze.

Damit die Ablauforganisation ihre Rolle gut erfüllen kann, muss sie individuell auf bestehende Bedürfnisse abgestimmt sein. Es ist kein Geheimnis, dass Unternehmen und Organisationen unterschiedliche Prioritäten setzen, die sorgfältig berücksichtigt werden müssen. Ohne Konsens über Prozesse und die einzelnen Teilaufgaben fällt es der Unternehmensführung schwer, die passende Handlung zu vollziehen.

Auch Mitarbeiter brauchen klare Anweisungen über die Strukturierung ihrer Arbeit und Prozesse zur Erreichung gemeinsamer Geschäftsziele. Die fehlende Ablauforganisation kann zum Chaos am Arbeitsplatz und folglich zu unnötigen Verzögerungen führen. Dies kann wiederum eine sinkende Mitarbeitermotivation und langfristig auch eine übermäßige Mitarbeiterfluktuation auslösen.

Was ist die Aufgabe der Ablauforganisation?

Die Hauptaufgabe der Ablauforganisation besteht darin, alle Arbeitsschritte und Teilaufgaben miteinander in Einklang zu bringen. Dabei werden vier Bereiche der unternehmens- oder organisationsweiten Zusammenarbeit berücksichtigt.

  • Arbeitsinhalt: Es wird klargestellt, was genau Mitarbeiter mit Hilfe welcher Sachmittel machen müssen. So haben zum Beispiel Mitarbeiter zur Aufgabe, matt vernickelte Griffe an Holzschubladen zu montieren. Zu diesem Zweck nutzen sie das erforderliche Montagezubehör, darunter Schrauben, Hülsen und Dübel.
  • Arbeitszeit:Mitarbeiter werden über die zeitliche Abwicklung der einzelnen Arbeitsschritte unterrichtet. Sie erfahren, dass die Montage der oben erwähnten Griffe nicht länger als zwei Minuten dauern darf und erst dann zu erfolgen hat, wenn die entsprechenden Holzschubladen zusammengebaut wurden.
  • Arbeitsraum: Es wird bekannt gegeben, wo die einzelnen Arbeitsschritte auszuführen sind und wie sie zueinander angeordnet werden. Das Ziel ist es, Durchlaufzeiten gering zu halten. So wissen Mitarbeiter, dass die Griffmontage am Fließband stattfindet und die fertig zusammengebauten Holzschubladen von hinten zugeliefert werden.
  • Arbeitszuordnung: Dank dieser weiß man, wer die einzelnen Arbeitsschritte ausführen soll. Mit Erfüllung von Teilaufgaben können entweder Einzelpersonen oder Gruppen betraut sein. So lässt sich beispielsweise verbindlich bestimmen, dass die Griffmontage in einem Zwei-Personen-Team erfolgt, das alle zwei Stunden wechselt.

Außer den oben dargestellten vier Bereichen sind noch andere Aspekte zu beachten, die sich auf eine reibungslose Zusammenarbeit auswirken. Hierzu gehören unter anderem die Bereitstellung aller benötigten Sachmittel, die unterstützenden Wartungsarbeiten und das Verhalten bei auftretenden Störungen.

Aus diesen Dimensionen ergeben sich drei grundsätzliche Arten der Ablauforganisation.

Welche Arten der Ablauforganisation gibt es?

Ein Unternehmen steht vor der Aufgabe, die passende Art für sein Produktionsverfahren herauszufinden. Hierbei bieten sich drei Möglichkeiten an.

  1. Die funktionsorientierte Ablauforganisation: Im ihrem Rahmen wird zunächst der Arbeitsablauf in die einzelnen Arbeitsschritte unterteilt und später deren Reihenfolge klar definiert.
  2. Die zeitliche Ablauforganisation: Sie stellt den Beginn und das Ende des Produktionsprozesses ins Zentrum. Die Dauer der einzelnen Arbeitsschritte ist ebenfalls Gegenstand der Betrachtung.
  3. Die räumliche Ablauforganisation: Hier wird der kürzeste Weg zwischen den einzelnen Arbeitsschritten bestimmt mit dem Ziel, die Durchlaufzeit durch Beseitigung der Störfaktoren zu verkürzen.

Was sind die Ziele der Ablauforganisation?

Bei der Ausarbeitung der Ablauforganisation steht die Steigerung der Effizienz an vorderster Stelle. Um dies zu erreichen, empfiehlt es sich, folgende Unterziele zu setzen:

  • Prozessmodellierung:Sie zielt darauf ab, die Komplexität der Prozesse und Arbeitsvorgänge zu vereinfachen und für das Personal verständlich zu machen. Auf diese Weise lassen sich Abläufe leichter identifizieren, beschreiben und grafisch in Form von Prozessmodellen veranschaulichen.
  • Prozessstandardisierung: Sie dient zur Schaffung einer einheitlichen Struktur von Geschäftsprozessen, die das Personal in seinem täglichen Arbeitseinsatz umzusetzen hat. Dabei ist es wichtig, dass alle Arbeitsschritte das Prinzip effizienter Ressourcennutzung verfolgen.
  • Prozessautomatisierung: Sie ist darauf ausgerichtet, den menschlichen Arbeitsaufwand zu reduzieren und so deutliche Mehrwerte für ein Unternehmen zu schaffen. Dank der Nutzung digitaler Technologien kann eine hohe Zeit- und Kostenersparnis erzielt werden.

Des Weiteren lässt sich eine hohe Effizienz von Prozessabläufen durch eine optimale Kapazitätsauslastung, minimierte Produktionszeiten, Gewährleistung höchster Qualität sowie Termin- und Liefertreue erreichen. Nicht zuletzt sind auch gute Arbeitsbedingungen und eine rasche Reaktion auf Prozessstörungen hochrelevant für eine erfolgreiche Ablauforganisation.

Herausforderung: „Dilemma der Ablauforganisation“

Beim Dilemma der Ablauforganisation handelt es sich um einen Konflikt zwischen zwei anstrebenden Zielen: Maximierung der Kapazitätsauslastung auf der einen Seite und Minimierung von Durchlaufzeiten auf der anderen Seite. Man kann nicht beides gleichzeitig machen, denn die Erhöhung der Kapazitätsauslastung längere Durchlaufzeiten zur Folge hat.

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Ablauforganisation im Unternehmen gestalten

Die Ablauforganisation ist ein umfassender Prozess, der in den folgenden drei Schritten erfolgt:

  1. Systemanalyse: Sie ist darauf ausgerichtet, die Schwachstellen der aktuellen Arbeitsabläufe zu identifizieren und Anforderungen an ein neues System festzulegen.
  2. Systemgestaltung: Basierend auf den Ergebnissen der Systemanalyse kann ein Entwurf der Ablauforganisation entwickelt werden. Dabei gilt es alle Aufgaben zu erfassen, Arbeitszeiten zu bestimmen und Arbeitsabläufe in Einklang zu bringen.
  3. Systemeinführung: Ein im Rahmen der Systemgestaltung erstellter Entwurf der  Ablauforganisation wird im letzten Schritt in mehrere Aufgabenstufen verteilt und ins Leben gerufen.

Die Entwicklung der Ablauforganisation lässt sich ebenfalls in zwei grundlegende Schritte zerlegen: Die Analyse der Arbeitsprozesse und Gestaltung der Arbeitsprozesse. Während sich im ersten Schritt feststellen lässt, welche Elemente ein Prozess beinhaltet, erlaubt der zweite Schritt die Erstellung der Beziehung zwischen den einzelnen Elementen.

Wichtige Einflussfaktoren

Es ist essentiell, im Vorfeld der Ablauforganisation auf interne und externe Einflussfaktoren Rücksicht zu nehmen.

Interne Einflussfaktoren

  • Produktionstyp (Fließ- oder Werkstattfertigung)
  • Unternehmenskultur und Verhaltenskodex
  • Qualifikation der Mitarbeiter
  • Struktur des Planungssystems (zentral oder dezentral)
  • Informationsmanagement und Unternehmenskommunikation
  • Schnittstellen zwischen Bereichen und Abteilungen
  • Verfügbarkeit von benötigten Sachmitteln

Externe Einflussfaktoren

  • Konjunkturelle Rahmenbedingungen und Branchenumfeld
  • Kunden- und Wettbewerberverhalten
  • Gesetzliche Regelungen (darunter Umweltauflagen und Sicherheitsvorschriften)
  • Technologische Trends und Entwicklungen
  • Soziale Normen (Arbeitsschutz)
  • Lieferketten außerhalb des eigenen Unternehmens
  • Wettbewerbsfähigkeit

Arbeitsprozesse im Fokus: Konzepte der Ablauforganisation

Es gilt im Rahmen der Ausarbeitung der Ablauforganisation verschiedene Konzepte in Erwägung zu ziehen. Zu nennen sind hier:

Ablauforganisation als Organisation der Arbeit

Dieses Konzept differenziert zwischen Aufbau und Ablauf der Arbeit in einem Unternehmen oder einer Organisation. Die Hauptaufgabe wird in Teilaufgaben unterteilt mit dem Ziel, eine gute Arbeitsteilung in den einzelnen Stellen und Abteilungen zu gewährleisten.

Arbeitsstufen bilden das Ergebnis dieser Unterteilung. Haben sie den gleichen Zweck, werden sie zu Arbeitsreihen gebündelt, die wiederum zu größeren in den Abteilungen organisierten Arbeitszyklen zusammengefasst werden. Anschließend erfolgt die Verteilung der daraus resultierenden Aufgaben an die Handlungsträger, das heißt die Stellen innerhalb der Abteilungen.

Neben den oben dargestellten organisatorischen Aufgaben dürfen Abstimmungs- und Koordinationsprozesse zwischen den Handlungsträgern nicht vernachlässigt werden.

Ablauforganisation als Ablaufplan

Dieses Konzept versteht sich als Weiterentwicklung der Organisation der Arbeit. Im Mittelpunkt des Ablaufplans stehen die Verteilung und Gruppierung der Arbeit, die Reihenfolge der einzelnen Arbeitsprozesse, die Leistungsabstimmung sowie entsprechende Bedingungen. Diese beziehen sich auf den Anfang und Ablauf der Arbeit sowie den Transport zwischen den einzelnen Arbeitsschritten.

Der Gedanke hinter diesem Konzept ist es, die bestmögliche Übereinstimmung zwischen der Arbeit und Qualifikation des Personals zu erlangen. Es wird ebenfalls angestrebt, die bestmögliche zeitliche und räumliche Organisation der einzelnen Arbeitsabläufe zu entwickeln sowie die Arbeitsschritte untereinander effektiv zu koordinieren.

Die obigen Bedingungen im Hinblick auf den Anfang und Ablauf der Arbeit sowie den Transport geben den äußeren Rahmen vor, in dem sich Mitarbeiter bewegen können.

Ablauforganisation als Organisation des Prozesses

Dieses Konzept dient zur stellenübergreifenden Verknüpfung der einzelnen Arbeitsschritte mit dem Ziel der Optimierung und Harmonisierung von Arbeitsprozess. Es werden dabei drei Phasen unterschieden:

  1. Analyse des Prozesses zur Bewertung der aktuellen Situation
  2. Organisation der einzelnen Teile von Arbeitsprozess innerhalb der Stellen
  3. Interdisziplinäre Koordination von Teilprozessen unter den Stellen

Entscheidend für den Erfolg ist die Fähigkeit, den Prozess als Ganzes zu betrachten und so ein hohes Maß an Effizienz zu erzielen.

Verfasst von Sandy Lanuschny

Den Mehrwert von Papershift stets im Blick, versorgt Euch Sandy mit spannenden Beiträgen zu den Themen Dienstplanung und Zeiterfassung.