Urlaubsabgeltung

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Der folgende Artikel gibt alle wichtigen In­for­ma­tio­nen zum Thema Urlaubsabgeltung: Wann muss sie gezah­lt werden und wie kann man sie berechnen? Von wel­chen ge­setz­li­chen Vor­aus­set­zun­gen ist der An­spruch auf Ur­laubs­ab­gel­tung ab­hängig? Und was gilt in Sonderfällen wie einer außerordentlichen Kündigung oder einer Arbeitsunfähigkeit?

Was ist Urlaubsabgeltung?

Der Begriff Urlaubsabgeltung wird dann verwendet, wenn der gesetzliche Urlaubsanspruch wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr (ganz oder teilweise) gewährt werden kann. Der Resturlaub muss nach Paragraph 7 Absatz 4 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) „abgegolten“, also ausgezahlt werden. Der Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat keinen Einfluss auf den gesetzlichen Anspruch auf Urlaubsabgeltung.

Resturlaub sollten jedoch wirklich nur dann ausgezahlt werden, wenn der ausscheidende Arbeitnehmer die übrig gebliebenen Urlaubstage nicht mehr nehmen kann. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn der Angestellte 15 Urlaubstage offen hat und ein Aufhebungsvertrag festlegt, dass er das Unternehmen schon nach zwei Wochen verlässt. Die Abgeltung ist hier nötig, da der Mitarbeiter nicht mehr in der Lage wäre, seinen Urlaub vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu nehmen. Ein weiterer Grund für die Urlaubsabgeltung liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vor dem Verlassen des Unternehmens im Betrieb gebraucht wird oder die Einarbeitung seines Nachfolgers im Rahmen der Nachfolgeplanung übernehmen muss.

Warum gibt es einen gesetzlichen Anspruch auf Urlaubsabgeltung?

Durch die Urlaubsabgeltung will das deutsche Arbeitsrecht sicherstellen, dass alle Arbeitnehmer ihren vollen Urlaubsanspruch erhalten – egal, ob sie die entsprechenden Urlaubstage tatsächlich nehmen und als Erholungsurlaub nutzen oder sich im Rahmen der Urlaubsabgeltung auszahlen lassen.

Was ist der Unterschied zwischen Urlaubsabgeltung und Urlaubsentgelt?

Die Urlaubsabgeltung ist unbedingt vom sogenannten Urlaubsentgelt zu unterscheiden. Dabei handelt es sich um die Lohn- beziehungsweise Gehaltfortzahlung während des Urlaubs.

Wie unterscheiden sich Urlaubsgeld und Urlaubsabgeltung?

Der Begriff Urlaubsgeld bezeichnet eine Sonderzuwendung des Arbeitgebers, die das Urlaubsentgelt übersteigt. Häufig sind solche Zuwendungen im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag geregelt.

Wann wird Urlaubsabgeltung gezahlt?

Einen Anspruch auf Urlaubsabgeltung hat ein Arbeitnehmer laut Arbeitsrecht nur, wenn er den ihm zustehenden Urlaub noch nicht in Anspruch genommen hat und der noch nicht genommene Urlaub zeitlich noch nicht verfallen ist.

Denn grundsätzlich gilt: Der gesetzliche Urlaubsanspruch verfällt mit Ende des Kalenderjahres. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur dann möglich, wenn beide Parteien einverstanden sind und dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe vorliegen. Trifft dies zu, muss der Urlaub bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden. Mit Ablauf dieser Übertragungsfrist verfällt der Anspruch auf Resturlaub. In diesem Fall entfällt auch der Abgeltungsanspruch. Zusammengefasst heißt das, dass nur ein noch bestehender Urlaubsanspruch in einen Abgeltungsanspruch übertragen werden kann.

Eine weitere Möglichkeit für einen Anspruch auf Urlaubsabgeltung ist, dass der Arbeitnehmer die tatsächliche Inanspruchnahme seines Urlaubs zumindest versucht hat. Das bedeutet: Der Mitarbeiter muss den Urlaub beantragt haben, woraufhin dessen Gewährung entweder abgelehnt wurde oder unmöglich war – beispielsweise weil zwischen Kündigung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr genug Zeit war.

Wer hat einen Anspruch auf Urlaubsabgeltung?

Einen Urlaubsabgeltungsanspruch haben nicht nur Beschäftigte, die in Vollzeit tätig sind. Auch Arbeitende in Teilzeit, Auszubildende, Minijobber und Beschäftigte, die sich noch in der Probezeit befinden, haben ein Anrecht darauf. Sie können sich ihren teilweise erworbenen Urlaubsanspruch also finanziell vergüten lassen, wenn beispielsweise die Zeit fehlt, den Urlaub tatsächlich zu nehmen. Dessen sind sich viele Arbeitgeber wie auch Arbeitnehmer jedoch nicht bewusst. Umso wichtiger ist es sich im Falle von Rechtsstreitigkeiten, über seine Rechte zu informieren und gegebenenfalls juristische Beratung in Anspruch zu nehmen.

Was steht im Arbeitsrecht zur Urlaubsabgeltung?

Der Anspruch auf Abgeltung von Resturlaub ist im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) begründet. Dieses legt in Paragraph 7 Absatz 4 fest, dass Urlaub, der we­gen Be­en­di­gung des Ar­beits­verhält­nis­ses nicht mehr gewährt wer­den kann, ab­zu­gel­ten ist.

Grundsätzlich sind besondere vertragliche Vereinbarungen zur Urlaubsabgeltung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber möglich. Allerdings ist hierbei laut Bundesurlaubsgesetz zu beachten, dass die getroffenen Regelungen die gesetzlichen Bestimmungen nicht außer Kraft setzen dürfen. Außerdem dürfen sie sich nicht zu Ungunsten des Arbeitnehmers auswirken. Eine Abmachung, dass nicht genommener Urlaub, der laut BUrlG eigentlich verfallen würde, trotzdem genommen oder abgegolten werden kann, wäre demnach zulässig, da sie den Arbeitnehmer zusätzlich begünstigt.

Arbeitnehmern ist es laut Bundesarbeitsgericht zudem möglich, durch eine vertragliche Regelung mit dem Arbeitgeber nachträglich auf einen bereits entstandenen Anspruch auf Urlaubsabgeltung zu verzichten – beispielsweise wenn sie dafür im Rahmen eines Beendigungsvergleichs eine höhere Abfindung erhalten.

Auch auf der Grundlage von Tarifverträgen sind eigenständige Regelungen zur Urlaubsabgeltung möglich. Auch diese dürfen aber nicht die gesetzlichen Regelungen unterwandern und zu Ungunsten des Arbeitnehmers ausfallen.

Wann verjährt der Anspruch auf Urlaubsabgeltung?

Der Anspruch besteht unmittelbar mit Beenden des Arbeitsverhältnisses. Das bedeutet, dass die Urlaubsabgeltung in der Regel mit dem letzten Gehalt ausgezahlt wird. Viele Arbeitgeber nutzen jedoch die Möglichkeit, vertraglich Ausschlussfristen für die Geltendmachung des Anspruchs zu vereinbaren. Häufig betragen diese zwei oder drei Monate ab Fälligkeit, also dem Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Danach verfällt der Anspruch auf Abgeltung der Urlaubstage.

Wie erfolgt die Berechnung der Urlaubsabgeltung?

Immer wieder gibt es arbeitsrechtliche Streitigkeiten hinsichtlich der Höhe der ausgezahlten Vergütung und der Berechnung. Arbeitnehmer wie auch Arbeitgeber tun daher gut daran, genau überprüfen zu können, ob die Auszahlung korrekt ist oder nicht.

Die Höhe des Urlaubsabgeltungsanspruchs orientiert sich am Durchschnittsgehalt im vergangenen Quartal. Zunächst errechnet man also das Quartalsgehalt, dann das Monatsgehalt und letztlich das Gehalt pro Arbeitstag.

Da ein Quartal aus 13 Wochen besteht, muss das durchschnittliche Gehalt pro Quartal durch diese Zahl geteilt werden, um auf das Monatsgehalt zu kommen. Daraufhin teilt man das Ergebnis durch die Anzahl der Arbeitstage pro Woche. Die Formel lautet also:

Bruttogehalt * 3 : 13 : Arbeitstage pro Woche

In die Berechnung des Bruttogehalts fließen folgende Faktoren ein:

• Gehalt/Lohn, inklusive Gehaltserhöhungen
• Akkordlohn
• Provisionen
• Sachbezüge, z.B. Verpflegung
• Zulagen, z.B. für Nachtarbeit, Bereitschaftsdienst oder Gefahrenzulage
• Verkaufs- oder Inkassoprämien

Einmalige Leistungen wie Trinkgeld, Überstundenausgleiche oder Treueprämien dagegen werden in der Berechnung nicht berücksichtigt.

Berechnung der Urlaubsabgeltung: Praxisbeispiele

Beispiel Vollzeit und 5-Tage-Woche

Ein Arbeitnehmer ar­bei­tet in Voll­zei­t an fünf Ta­gen in der Wo­che und erhält dafür ein Bruttogehalt von 3.500 Euro im Mo­nat. Dementsprechend beläuft sich das Quar­tals­ge­halt auf 10.500 Euro und das wöchent­li­che Ge­halt auf 807,69 Euro (10.500 : 13). Das Ge­halt pro Arbeitstag, das dem Wert ei­nes Ur­laubs­ta­gs entspricht, beträgt demnach 161,54 Euro (807,69 : 5). Wenn der Arbeitnehmer einen An­spruch auf Ur­laubs­ab­gel­tung von 15 Ta­gen hat, beträgt diese also 2.423,10 Euro (15 x 161,54).

Alternativ kann man bei ei­ner 5-Tage-Wo­che das Quar­tals­ge­halt durch 65 Ar­beits­ta­ge (13 Wo­chen x 5 Ar­beits­ta­ge) dividieren und erhält so den Wert ei­nes Ur­laubs­ta­gs.

Beispiel Variable Vergütungsbestandteile

Va­ria­ble Vergütungs­be­stand­tei­le wie Pro­vi­sio­nen sind Teil des Urlaubsentgelts, das der Arbeitnehmer erhalten würde, wenn er statt der Abgeltungszahlung Urlaub nehmen würde. Daher müssen sie in der Ur­laubs­ab­gel­tung berücksichtigt werden.

Beispielhafte Berechnung: Ein Arbeitnehmer, der fünf Tage in der Woche in Vollzeit arbeitet und dafür 3.500 Euro brut­to erhält, bekommt zusätzliche Um­satz­pro­vi­sio­nen, die in den drei Mo­na­ten vor der Be­en­di­gung des Ar­beits­verhält­nis­ses 1.000 Euro brut­to be­tra­gen. Das Quar­tals­ge­halt beträgt in diesem Fall 13.500 Euro (4.500,00 x 3) und der Wert ei­nes Ur­laubs­ta­gs 207,69 Euro (13.500 : 65).

Urlaubsentgelt berechnen bei Teilzeitkräften

Wie erfolgt die Berechnung der Ur­laubs­ab­gel­tung bei Teil­zeitarbeit? Grundsätzlich folgt man der oben beschriebenen Formel und nimmt den Um­weg über das Quar­tals­ge­hal­t (13 Wo­chen).

Ein Beispiel: Ei­ne Arbeitnehmerin ar­bei­tet an drei Tagen pro Woche in Teil­zeit und erhält dafür 2.000 Euro brut­to pro Mo­nat. Ihr Quar­tals­ge­halt beträgt 6.000 Euro und ihr wöchent­li­ches Ge­halt entsprechend 461,54 (6.000 : 13). Ihr Ge­halt pro Arbeitstag und da­mit der Wert ei­nes Ur­laubs­ta­gs be­trägt durch die 3-Tage-Wo­che 153,85 Euro (461,54 : 3). Wenn die Angestellte ei­nen Ab­gel­tungsanspruch für drei Wo­chen, also neun Tage (3 Wo­chen x 3 Ta­ge) hat, beträgt die Ur­laubs­ab­gel­tung 1.384,65 Euro (9 x 153,85).

Der Wert ei­nes Ur­laubs­ta­gs entspricht den folgenden Angaben:

• 5-Tage-Wo­che = Quar­tals­ge­halt : 65
• 4-Tage-Wo­che = Quar­tals­ge­halt : 52
• 3-Tage-Wo­che = Quar­tals­ge­halt : 39
• 2-Tage-Wo­che = Quar­tals­ge­halt : 26

Wie viele Abzüge gibt es bei der Urlaubsabgeltung?

Arbeitnehmer, die eine Urlaubsabgeltung erhalten, müssen diese voll versteuern. Der Grund: Die Urlaubsabgeltung gilt als sozialversicherungspflichtiges Einkommen und fällt hier in die Sparte „Sonstige Bezüge“. Neben dem Lohnsteuerabzug werden also der Solidaritätszuschlag, die gewohnten Beiträge zur Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung sowie gegebenenfalls die Kirchensteuer fällig und von der Auszahlung abgezogen. Selbstverständlich muss auch der Arbeitgeber die entsprechenden Beiträge zur Sozialversicherung leisten.

Wann ist Urlaubsabgeltung sozialversicherungsfrei?

Urlaubsabgeltungen sind als Einmalzahlungen normales Arbeitsentgelt und damit steuerpflichtig.

Wie wird die Urlaubsabgeltung versteuert?

Die Urlaubsabgeltung ist unbedingt zu versteuern. Die abzuführende Lohnsteuer ergibt sich aus der Differenz zwischen dem Jahresarbeitslohn ohne und mit Einberechnung der Urlaubsabgeltung.

Wann gilt eine Urlaubsauszahlung als Urlaubsabgeltung?

Oftmals haben Arbeitnehmer auch im laufenden Arbeitsverhältnis den Wunsch, sich ihre Urlaubstage auszahlen zu lassen. Das kann funktionieren und ist zulässig, solange sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber einig werden und an die Abmachung halten. Rechtlich ist eine solche Einigung jedoch nicht vorgesehen, wodurch der Arbeitgeber das volle Risiko trägt. Das bedeutet, dass der gesetzliche Anspruch auf Urlaub mit einer solchen Auszahlung nicht erfüllt ist. Die Arbeitnehmer haben also die Möglichkeit, die bereits ausgezahlten Urlaubstage erneut einzufordern. Im Falle einer Auseinandervorsetzung vor Gericht hätten sie gute Chancen, mit diesem Vorgehen durchzukommen.

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Verschiedene Szenarien: Arbeitsunfähigkeit, Kündigung und Freistellung

In der Regel haben Arbeitnehmer im Falle einer ordentlichen Kündigung und Einhaltung der Kündigungsfrist genügend Zeit, um ihren Resturlaub zu nehmen. Anders stellen sich Fälle langjähriger Krankheit und Arbeitsunfähigkeit dar. Bei einer fristlosen Kündigung oder einem Aufhebungsvertrag und der daraus folgenden sehr kurzfristigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist die Abgeltung des Urlaubs wiederum sehr wahrscheinlich. Die folgenden Beispiele erläutern diese besonderen Sachverhalte näher:

Was gilt bei einer ordentlichen Kündigung?

Ein Angestellter, der im Mai fristgerecht eine ordentliche Kündigung für Ende August erhält, hat noch acht Tage Resturlaub. Beträgt die Kündigungsfrist drei Monate, ist noch ausreichend Zeit, diese Urlaubstage zu nehmen. Es besteht daher kein Anspruch auf Urlaubsabgeltung.

Was gilt bei einer fristlosen Kündigung?

Ein Arbeitnehmer hat seinen Arbeitgeber bestohlen und erhält daher die fristlose Kündigung. Da das Vertrauensverhältnis nachhaltig gestört ist, ist dem Arbeitgeber ein fortdauerndes Arbeitsverhältnis nicht zuzumuten. Hat der Arbeitnehmer während seiner Tätigkeit einen Urlaubsanspruch erworben, bleibt der trotz der Straftat bestehen. Wenn ihm zum Beispiel zum 15. eines Monats fristlos gekündigt wird und er noch acht Urlaubstage hat, steht ihm die vollständige Urlaubsabgeltung zu.

Das bedeutet: Im Falle einer fristlosen Kündigung bleibt der Anspruch auf Urlaubsabgeltung bestehen – ebenso wie bei einer ordentlichen Kündigung oder einem Aufhebungsvertrag. Das Fehlverhalten, das der Grund für die Kündigung war, nimmt keinen Einfluss auf den gesetzlichen Urlaubsanspruch.

Viele Arbeitgeber versuchen, die Zahlung von Urlaubsabgeltungen nach ei­ner frist­lo­sen Kündi­gung zu umgehen. Häufig kommt diesbezüglich die Frage auf, ob Ar­beit­ge­ber ei­ne frist­lo­se Kündi­gung mit ei­ner vor­sorg­li­chen Ur­laubs­gewährung ver­bin­den können. Wäre dies möglich, müssten sie im Fal­le ei­ner späte­ren Be­en­di­gung des Arbeitsverhältnisses keine Ur­laubs­ab­gel­tung zahlen. Nach der ak­tu­el­len Recht­spre­chung des Bun­des­ar­beits­ge­richts ist dies aber nicht möglich.

Was gilt bei einem Aufhebungsvertrag?

Arbeitgeber und Mitarbeiter einigen sich kurzfristig auf einen Aufhebungsvertrag, der das Arbeitsverhältnis zu Ende Oktober beendet. Der Arbeitnehmer hat noch acht Urlaubstage, die er gerne nehmen würde. Der Arbeitgeber aber verweigert die Gewährung des Urlaubs mit Verweis auf die hohe Auftragslage. Besteht ein Aufhebungsvertrag, hat der Arbeitgeber (gegen Zahlung der Urlaubsabgeltung) das Recht, den Urlaub aufgrund betrieblicher Gründe zu verweigern. Er hat aber außerdem die Möglichkeit, den Arbeitnehmer zu veranlassen, den Resturlaub innerhalb der verbleibenden Zeit zu nehmen. Entscheidet sich der Arbeitgeber für letztere Lösung, muss er den Mitarbeiter allerdings frühzeitig in Kenntnis setzen, damit dieser seinen Urlaub entsprechend planen kann.

Was gilt bei einer Freistellung?

Für den Fall, dass ein Arbeitnehmer bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses freigestellt wird, hängt der Anspruch auf Urlaubsabgeltung von der genauen Formulierung (widerrufliche oder unwiderrufliche Freistellung) ab.

Widerrufliche Freistellung
Erfolgt die Freistellung auf Widerruf, hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, den Arbeitnehmer jederzeit wieder zur Arbeit zu veranlassen. So ist eine Urlaubsreise unter diesen Bedingungen ausgeschlossen. Da der Gesetzgeber dies nicht als Erholung im Sinne des Urlaubsgesetzes sieht kann der Arbeitnehmer eine Urlaubsabgeltung beanspruchen.

Unwiderrufliche Freistellung
Liegt eine unwiderrufliche Freistellung vor, hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, die Urlaubsansprüche auf die verbleibende Zeit im Unternehmen anzurechnen. Der Arbeitnehmer muss also nicht mehr auf der Arbeit erscheinen und erhält aus diesem Grund keine Urlaubsabgeltung.

Was gilt bei Arbeitsunfähigkeit?

Der Sonderfall Arbeitsunfähigkeit wird nicht im Bundesurlaubsgesetz, sondern im Europarecht abgedeckt. Dieses hält fest, dass Ansprüche auf Urlaub auch in Krankheitszeiten bestehen bleiben. Auch Arbeitnehmer, die über einen längeren Zeitraum erkrankt sind, können also zum 31. Dezember noch restliche Urlaubstage haben. Auch hier muss der Urlaub bis Ende März des Folgejahres genommen werden.

Unter Umständen kann der Arbeitnehmer den Urlaub aufgrund der Erkrankung auch im Folgejahr nicht nehmen. Damit es in solchen Fällen nicht zum Ansammeln von Urlaubstagen kommt, hat der Europäische Gerichtshof bestimmt, dass der Urlaubsanspruch nach spätestens 15 Monaten verfällt.

Bei Kündigung des Arbeitsverhältnisses vor der Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit hat der Arbeitnehmer also lediglich Anspruch auf Urlaubsabgeltung für den Urlaub aus den letzten 15 Monaten. Das gilt natürlich nur, wenn er seinen Urlaub aufgrund der Erkrankung nicht nehmen konnte.