Digitale HR Transformation – Schwierigkeiten und Chancen

Die digitale Transformation erfolgt mit Unterstützung durch neue Software. Vor allem Systeme, die auf künstlicher Intelligenz (KI) basieren, bieten große Chancen für die HR-Digitalisierung. Die Software hilft dabei, Prozesse neu zu denken. Genau dieses Umdenken stellt für viele Unternehmen allerdings eine Herausforderung dar. Papershift erhält beispielsweise häufig Anfragen von Kunden, die darum bitten, bestehende Prozesse eins zu eins in einer Software nachzubilden. Das lässt allerdings viele weitergehende Chancen der Digitalisierung ungenutzt.

Schwierigkeiten beim Neudenken gewohnter Prozesse

Warum haben Unternehmen häufig Schwierigkeiten damit, Vorgänge und Arbeitsabläufe in komplett neuen Bahnen zu denken? Vor allem zwei Gründe sind für diese Probleme verantwortlich:

1. Rechtliche Bedenken

Insbesondere in Europa müssen Unternehmen bei der Umsetzung von Prozessen zahlreiche rechtliche Vorschriften beachten. Kollektivverträge, Betriebsvereinbarungen und Tarifvertragsregelungen mit Gewerkschaften und anderen Arbeitnehmervertretungen setzen der Digitalisierung von Arbeitsprozessen Grenzen.

2. Neophobie – die Angst vor Neuem

Veränderungen gehen immer mit einer gewissen Unsicherheit einher. Diese Unsicherheit macht Angst. Haben Unternehmen 20 oder 25 Jahre lang auf eine bestimmte Art und Weise gearbeitet, stellt sich die Frage, warum man ein aktuell funktionierendes System verändern sollte. Gewohnte Vorgänge umzustellen, weil sie in ein paar Jahren eventuell nicht mehr funktionieren könnten, erfordert Mut und Mind Change.

Warum muss sich der HR-Bereich digitalisieren?

So groß die Bedenken auch sein mögen, die digitale Transformation kann der Human Resources – Bereich nicht an sich vorbeiziehen lassen. Warum die Digitalisierung der Personalarbeit wichtig ist und wo bewährte Lösungen an ihre Grenzen stoßen, lässt sich anhand von zwei Beispielen zeigen:

1. Beispiel Talentsuche

Im sogenannten War of Talents suchen Unternehmen nach qualifizierten neuen Talenten, die das angesammelte Wissen über Produktionsabläufe weiterführen und zugleich das nötige Know-how mitbringen, um den Betrieb in die nächste Wachstumsphase zu führen. Die bislang im Recruiting verwendeten Tools greifen auf klassische Abläufe zurück: Sie unterstützen die HR-Abteilung vorrangig dabei, über Stellenanzeigen, LinkedIn und andere soziale Medien nach geeigneten Kandidaten zu suchen. Allerdings müssen neue Mitarbeiter heute immer speziellere Anforderungen erfüllen. Die Datenlage der alten Tools reicht nicht mehr aus, um Kandidaten nach diesen stark spezialisierten Kriterien zu filtern. Tools, die auf künstlicher Intelligenz basieren, können dagegen große Datenbanken anzapfen und aufgrund vorgegebener Merkmale nach passenden Talenten suchen.

2. Beispiel Payroll und Zeitwirtschaft

Für die Lohnbuchhaltung und Zeitwirtschaft sind heute noch viele vertraglich fixierte Vorgaben zu beachten. Dennoch besteht auch in diesem Bereich ein großes Potenzial zur Automatisierung. Robotics-Lösungen können typische Prozesse schneller und effizienter ablaufen lassen, zum Beispiel bei der Zeiterfassung, Krankmeldung und Urlaubsplanung. Ersetzen digitale Tools die Urlaubs- oder Krankmeldung per E-Mail, spart dies nicht nur Zeit, sondern vermeidet auch Fehlerquellen bei der HR-Arbeit.

Cornelius sagt zur Relevanz einer digitaler Personalstrategie: „HR ist für mich eigentlich nicht mehr nur die Administration des Personals. HR muss in Zukunft – das ist meine tiefste Überzeugung – zum strategischen Berater der Vorstände und Geschäftsführer werden, um Trends in der Zukunft, die das Personal betreffen, die die Belegschaft betreffen, vorauszusehen. Und dieses vorausschauende Handeln erfordert, dass man die Systeme hat, die das überhaupt möglich machen.“

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Wie kann künstliche Intelligenz die HR-Transformation unterstützen?

Der Begriff künstliche Intelligenz (KI) oder Artificial Intelligence (AI) ist nicht eindeutig definiert. Er wird als Synonym für maschinelles Lernen verwendet, für Robot Process Automation und für Big Data Analytics, die Analyse großer Datenbanken.

Zahlreiche Industrien setzen bereits auf intelligente Roboterlandschaften, die vorhersagbare und repetitive Arbeiten übernehmen. KI mit Deep-Learning-Fähigkeit kann aber noch mehr. Diese Systeme sind in der Lage, selbstständig zu lernen und Daten im Kontext zu betrachten. Lernfähige Algorithmen erkennen etwa Zusammenhänge in bestehenden Datensätzen. Ein einfaches Beispiel dafür ist die Bilderkennung: Ein Algorithmus bekommt viele Katzenfotos vorgesetzt und lernt auf diese Weise, welche Merkmale das Tier „Katze“ auszeichnen. Nach einer gewissen Zeit ist der Algorithmus in der Lage, Katzen auch auf neuen Fotos zu erkennen.

Bei der Analyse von komplexen Datenlagen setzen KI verschiedene Verfahren ein:

• Deskriptive Verfahren analysieren Daten und beschreiben Zusammenhänge.
• Prädikative Verfahren leiten aus den Zusammenhängen Zukunftstrends ab.
• Präskriptive Verfahren erarbeiten aus diesen Trends Vorschläge, wie sich vorgegebene Unternehmensziele erreichen lassen.

Die Qualität der Analysen hängt dabei von den verwendeten Algorithmen, von der Datenmenge und von der Qualität der Daten ab. Einige Dienstleister bieten vortrainierte KI-Lösungen speziell für den HR-Bereich an. Das HR – Management stellt ein nahezu perfektes Einsatzfeld für KI dar, da hier eine riesige Menge an Daten zur Verfügung steht, auf die Algorithmen zurückgreifen können.

Einer Umfrage der Jobbörse Monster aus dem Jahr 2020 zufolge setzt bereits jedes zwanzigste Top-1000-Unternehmen KI-Systeme im Personalwesen ein. Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen steht dem Thema KI mittlerweile sehr offen gegenüber. Der Bundesverband der Personalmanager (BPM) hat HR-Manager ebenfalls nach ihrer Einstellung zu KI-Lösungen befragt. Demnach erwartet die Mehrheit der Personaler, dass KI insbesondere bei der Mitarbeitersuche zu großen Veränderungen führen wird.

Tatsächlich steht vor allem das Recruiting als Einsatzfeld für KI-Lösungen im Fokus. Viele Unternehmen haben ihren Recruiting-Prozess bereits vollständig digitalisiert. In diesem Bereich sind umfangreiche Datensätze vorhanden, auf die eine KI zugreifen kann. Die unternehmensinternen Datensätze reichen nicht mehr aus, um Veränderungen am Markt zu verfolgen. Mit der Analyse von Big Data lassen sich Trends vorhersehen und neue Stellenprofile entwickeln sowie besetzen.

KI-Lösungen bieten aber auch in anderen Bereichen des Personalwesens Chancen:

• Chatbots übernehmen den Kontakt zu Mitarbeitern und Bewerbern und beantworten wiederkehrende Anfragen eigenständig. Stößt der Bot doch einmal an seine Grenzen, leitet er die Frage an einen Mitarbeiter in der Personalabteilung weiter.
• Lernende Algorithmen unterstützen die Personalentwicklung und lassen Mitarbeitern zielgerichtet die geeigneten Weiterbildungsangebote zukommen.
• KI-Lösungen werten Personaldaten statistisch aus und ermitteln Wahrscheinlichkeitswerte für zukünftigen Personalbedarf, erwartete Kündigungen und andere für die Personalplanung relevante Fragen.

Den großen Chancen und der Arbeitserleichterung, die KI-Lösungen für die HR-Digitalisierung bieten, stehen einige Bedenken gegenüber. Zunächst einmal setzt die Umstellung auf Künstliche Intelligenz ein Umdenken im Unternehmen voraus – nicht nur in der Führungsetage. Damit KI erfolgreich eingesetzt werden kann, muss auch die Mitarbeiterschaft hinter diesen Lösungen stehen.

Eine weitere Herausforderung sind die recht hohen Kosten für professionelle und aufs Unternehmen zugeschnittene KI-Lösungen. Nicht nur die Systeme selbst kosten Geld, auch die Einführungsphase ist mit Investitionen verbunden. Die neue Software zu implementieren, gewohnte Prozesse umzubauen und Mitarbeiter mit dem neuen Ablauf vertraut zu machen, dauert eine gewisse Zeit. Während der Umstellungsphase wird eventuell weniger Umsatz erwirtschaftet jedoch tragen KI-Lösungen auf lange Sicht zur Zeit- und Kostenersparnis bei.

Zusammenfassung: Digitale HR Transformation – Schwierigkeiten und Chancen

• Stolpersteine für die digitale HR Transformation sind vor allem rechtliche Bedenken und die Angst vor Neuem.
• Digitale Tools erleichtern jedoch typische Arbeitsprozesse wie die Talentsuche, die Zeitwirtschaft und die Lohnbuchhaltung und helfen Unternehmen dabei, zukunftsfähig zu bleiben.
• KI-Lösungen bieten große Potenziale für das Recruiting, bei der Beantwortung von Mitarbeiteranfragen, bei der Personalentwicklung und der Personalplanung.