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Micromanagement vermeiden

Micromanagement ist eine Managementform, die heute weitestgehend als veraltet und kontraproduktiv gilt. Doch was steckt hinter dem Führungsstil und wie kann man ihn erkennen? Der Artikel beschreibt, welche Auswirkungen Micromanagement auf die unternehmerische Praxis hat und wie man ihm entgegenwirken kann.

Was bedeutet Micromanagement?

Micromanagement ist von starker Kontrolle und Detailorientierung sowie fehlendem Vertrauens seitens der Führungskraft geprägt. Chefs, die einen solchen Führungsstil pflegen, wollen mündlich oder per E -Mails über jedes Detail informiert werden und an allen Aufgaben beteiligt sein. Das Resultat: Die Angestellten und ihre Arbeitsschritte werden ständig kontrolliert und es sind viele Abstimmungsschleifen erforderlich.

Aufgrund des fehlenden Vertrauens gegenüber dem Team fällt es Micromanagern schwer, Aufgaben zu delegieren. Außerdem sind sie oftmals perfektionistisch veranlagt, erledigen daher vieles gleich lieber selbst und lassen es an Wertschätzung für die Leistungen der Teammitglieder mangeln.

Welche Folgen hat Micromanagement?

Im schlimmsten Fall hat Micromanagement eine toxische Unternehmenskultur zur Folge und resultiert darin, dass gute Mitarbeiter kündigen und das Unternehmen verlassen. Fast noch schlimmer ist die „innerliche Kündigung“ – das heißt, dass die Angestellten nur noch Dienst nach Vorschrift machen und ihr Potenzial nicht mehr voll ausschöpfen.

Micromanagement hat allerdings nicht nur schwerwiegende Folgen für die Angestellten und das Unternehmen, sondern auch für die Führungskraft selbst. Es handelt sich also um eine echte Lose-Lose-Situation – wie man in der folgenden Auflistung leicht erkennt.

Konsequenzen für Mitarbeiter

• Sinkende Motivation und Vertrauen sowie weniger Eigeninitiative aufgrund ständiger Kontrolle und Überwachung
• Schlechte Fehlerkultur: Angst vor Fehlern aufgrund von Perfektionismus und Beeinträchtigung der Entwicklung von Neulingen im Team
• Vermehrter Stress am Arbeitsplatz und negative Folgen für die psychische und physische Gesundheit
• Allgemeine Unsicherheit im Team und Hinterfragen der persönlichen Fähigkeiten
• Höhere Mitarbeiterfluktuation und mehr „innere Kündigungen“

Konsequenzen für Unternehmen

• Demotivation und gesundheitliche Ausfälle führen zu einer schlechteren Performance im Unternehmen
• sinkende Innovationsfähigkeit

Konsequenzen für Führungskräfte

• extrem hohes Arbeitspensum und viele Überstunden
• Unzufriedenheit mit den Mitarbeitern und Vertrauensverlust
• Perfektionismus und Kontrollzwang
• Aufhalten an Details statt Blick für das Gesamtbild

Wie Tendenzen zum Micromanagement verstärkt werden

Weist eine Führungskraft ohnehin schon Tendenzen zum Micromanagement auf, können manche Umstände diesen Hang noch verstärken. So haben manche Chefs gerade bei dezentral, orts- und zeitunabhängig zusammenarbeitenden Arbeitsteams das Gefühl, die Kontrolle zu verlieren. Auch das eigene Stresslevel spielt häufig eine Rolle. So reagieren manche Chefs auf Zeitdruck, indem sie jeden Schritt ihrer Mitarbeitenden genau nachverfolgen.

Darüber hinaus kommt es auch auf das persönliche Verhältnis zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter an. Einige Micromanager reagieren besonders kontrollierend auf Angestellte, die sehr selbstständig arbeiten und von sich aus nur wenig über aktuelle Entwicklungen rund um ihre Aufgaben berichten.

Angst vor Kontrollverlust: Micromanagement als Ergebnis der Pandemie und Remote Work

Auch die Corona-Pandemie hat in manchen Führungskräften einen Hang zum Micromanagement hervorgerufen. Schließlich haben viele Vorgesetzte durch die diversen Homeoffice-Regelungen weniger Einblick in die Tagesarbeit ihrer Mitarbeiter. Zwar gibt es Kommunikationsmittel wie E-Mail und Videokonferenzen, trotzdem haben vor allem unerfahrene Manager häufig schnell das Gefühl, den Überblick zu verlieren. Dabei ist es gerade bei dezentralen Teams wichtig, loszulassen und Vertrauen in die Leistungsfähigkeit und Motivation der Arbeitnehmer zu setzen. Micromanagement als Folge von Remote Work sollte daher unbedingt vermieden werden.

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Wie Führungskräfte merken, dass sie Micromanagement betreiben

Ein typischer Micromanager denkt, er muss alles selbst machen, schickt ständig E-Mails mit detaillierten Anweisungen und lässt möglichst jeden Vorgang über seinen Tisch laufen. Außerdem übernimmt er (häufig ungefragt) die Aufgaben seiner Mitarbeiter.

Führungskräften, die Micromanagement betreiben, fällt es häufig schwer, ihr Problem zu erkennen. An bestimmten Symptomen aber merkt man mit der Zeit häufig doch, ob man sich zu sehr in die Arbeitsweise seines Teams einmischt. Wer zum Beispiel an sich selbst einen verstärkten Wunsch nach Kontrolle entdeckt und erkennt, dass dieser mit dem eigenen Perfektionismus verbunden ist, zeigt ein häufig auftretendes Symptom von Micromanagement. Ein weiterer Hinweis kann sein, dass das eigene kontrollierende Verhalten bei Stress und Müdigkeit zunimmt – und man selbst darunter leidet, weil man zum Beispiel zu viele Überstunden macht.

Anzeichen von Mikromanagement im Überblick

Folgende Anzeichen sind deutliche Hinweise darauf, dass man es wirklich mit einem Mikromanager zu tun hat. Der Vorgesetzte…

• überprüft jede Entscheidung seiner Mitarbeiter
• kann nicht delegieren und übernimmt die Aufgaben seiner Mitarbeiter
• will immer alles ganz genau wissen (fragt zum Beispiel ständig per E-Mail nach) und mischt sich häufig in die Arbeiten seiner Mitarbeiter ein
• will immer wieder Zwischenergebnisse der Teammitglieder sehen
• fokussiert sich übermäßig auf Fehler
• ist permanent oder sehr häufig unzufrieden mit den Arbeitsergebnissen
• verzettelt sich häufig in Details
• schafft sein eigenes Pensum kaum
• verliert die Ziele aus dem Blick
• spricht kaum Lob aus
• erwartet Perfektionismus
• behält oftmals Wissen für sich
• muss Deadlines verschieben
• hat ein Team mit einer hohen Krankheitsquote

Warum man Micromanagement vermeiden sollte

Wie bereits beschrieben, bringt Micromanagement einige Nachteile mit sich. Dabei handelt es sich um folgende:

• Verschlechterung der zwischenmenschlichen Beziehungen im Team
• kaum Freiräume für Mitarbeiter / Atmosphäre des Zwangs und der Kontrolle
• höhere Fehleranfälligkeit und fehlende Skalierbarkeit
• Entwicklung der Mitarbeitenden in Gefahr (im Hinblick auf Problemlösungen sowie Aufbau von Eigenverantwortung und Vertrauen)
• Verlust der Team- und Unternehmensvision
• Geringere Zuverlässigkeit und Arbeitsproduktivität im Team
• Steigende Fehlzeiten sowie höhere Mitarbeiterfluktuation
• Negative psychische Auswirkungen für die Führungskraft

Wie erkennt man Micromanagement im Unternehmen?

Häufig gibt schon ein Blick in die HR-Daten Aufschluss darüber, ob Micromanagement in einem Unternehmen eine Rolle spielt oder nicht. So zeigt zum Beispiel die Turnover Rate, ob einzelne Teams oder Abteilungen überdurchschnittlich viele Mitarbeitende verlieren. Das ist immer ein Hinweis darauf, dass etwas nicht rund läuft.

Auch eine niedrige Performance deutet auf eventuelles Micromanagement hin. Liegt nämlich die Leistung eines Teams deutlich unter der anderer Abteilungen, kann man vermuten, dass das Team durch zu viele Feedbackschleifen ausgebremst wird.

Sollte Micromanagement in einem Unternehmen gehäuft vorkommen, tut man gut daran, nach allgemeinen Gründen zu fragen, die diese Art der Führung begünstigen. Häufig ist zum Beispiel eine problematische Feedback- und Fehlerkultur Schuld.

Wann kann Micromanagement sinnvoll sein?

In fast allen Unternehmen gibt es Phasen und Situationen, in denen Kontrolle seitens der Führungskräfte positive Ergebnisse zeigen kann. So ist zum Beispiel bei einem Strategiewechsel angeraten, dass die Führungskräfte die Entwicklung und damit auch die Arbeiten ihrer Teams genauer verfolgen. Dies dient dazu zu erkennen, wie sich die Veränderungen auf die Mitarbeitenden und deren Arbeitsalltag auswirken und wie man Verbesserungen anstreben kann.

Micromanagement kann außerdem nützlich sein, um einem langsam voranschreitenden Projekt auf die Sprünge zu helfen. Dauert ein Projekt zu lange, ist es Aufgabe der Führungskraft, die Prozesse genauer unter die Lupe zu nehmen und herauszufinden, wo es hakt. Die Erkenntnisse sollten dann genutzt werden, um Anpassungen vorzunehmen und das Projekt voranzutreiben.

Micromanagement vermeiden: 8 Tipps im Überblick

Führungskräfte, die selbst erkennen, dass ihre Art der Führung ins Micromanagement abdriftet und die deshalb zum Beispiel erschöpft und demotiviert sind, brauchen eine Veränderung. Schließlich werden das vorhandene Humankapital und die Potenziale der Mitarbeiter nicht optimal genutzt. Dem Unternehmen entgehen neue Impulse, die angesichts der heutigen Märkte notwendig sind, um langfristig Erfolg zu haben.

Micromanagement als Verhaltensweise erfolgreich ablegen

Zum Glück handelt es sich bei Micromanagement um eine erlernte Verhaltensweise, die man auch wieder ablegen kann. Betroffene Manager sollte man daher gezielt durch Trainings und Coachings bei der Anpassung ihres Führungsstils unterstützen. Folgende Tipps helfen, die Leadership Form an die heutige Zeit anzupassen und das Engagement der Mitarbeiter wieder zu entfachen:

1. Statt sich auf eine bestimmte Arbeitsweise zu versteifen, sollte man flexibel bleiben und die Mitarbeiter als Profis ihres Arbeitsbereichs anerkennen. Das fördert nicht nur die Motivation und die Leidenschaft der Angestellten, sondern auch das eigenverantwortliche Handeln.
2. Es ist hilfreich, die Arbeit projektbasiert zu organisieren. So entwickeln sich Expertenteams und eine teamorientierte, selbstständige Art der Zusammenarbeit.
3. Es ist wichtig, operative Arbeiten und unwichtige bzw. nicht dringende Aufgaben zu delegieren. So bleibt dem Vorgesetzten mehr Zeit für wichtige Dinge.
4. Eine wertschätzende Mitarbeiterkommunikation auf Augenhöhe hilft ungemein, die Beziehungen im Team zu stärken und produktiv zusammenzuarbeiten.
5. Ebenso wichtig ist es, eine konstruktive Fehlerkultur einzuführen. Hierfür kann es notwendig sein, die Mitarbeiter und sich selbst dahingehend zu coachen, dass Fehler nicht das Ende der Welt bedeuten. Fehler mögen unangenehm sein, bieten aber immer eine Chance zur Verbesserung. Außerdem leidet der Arbeitsfluss, wenn die Mitarbeiter aus Angst vor Fehlern zu viel Energie in deren Vermeidung stecken.
6. Statt zu viel Kontrolle auszuüben, geht es darum, für Transparenz zu sorgen. Die meisten Mitarbeiter neigen dazu, verständnisvoller und loyaler zu sein, wenn sie wissen, was im Unternehmen passiert.
7. Statt kleinteilige Meilensteine vorzugeben, sollte man das eigene Team befähigen und Vertrauen in dessen Fähigkeit setzen, die gesetzten Ziele selbst zu erreichen.
8. Um die Mitarbeiter zu ermutigen, sollten die Themen Performance wie auch Karriereentwicklung nicht unter den Tisch fallen. Aufrichtiges (und spezifisches) Lob sowie kritisches Feedback können Wunder wirken, wenn es um die Motivation und Leistung der Angestellten geht.

Warum moderne Führungsstile so wichtig sind

Eine gute Führung sorgt dafür, dass sich alle Mitglieder des Arbeitsteams wohl und sicher fühlen und Vertrauen zueinander haben. Nur in einem Team mit einer hohen psychologischen Sicherheit trauen sich die Teamkollegen, Risiken einzugehen – und Innovationen voranzutreiben.

Großartige Führungskräfte verstehen ihre Arbeit als eine Art „Service“ für das Team und helfen diesem dabei, das notwendige Vertrauen für innovatives Denken und Handeln aufzubauen. Deshalb ist ein moderner Führungsstil wichtig, der es Führungskräften ermöglicht, wichtige Themen zu delegieren, sich Zeit für die Mitarbeiter zu nehmen und zuzuhören. Mitarbeiterorientierung ist das A und O. Auch der HR-Experte Marcus K. Reif ist der Meinung: Statt den Teammitgliedern zu sagen, was sie auf welche Art zu erledigen haben, sollte man lieber als Coach agieren und dem Team als Ratgeber und Sparringspartner zur Seite stehen.

Mit fünf Tipps vom Mikromanagment zum Makromanagement

Makromanagement stellt eine großartige Chance dar, die eigenen Mitarbeiter zu bestärken und ihre Eigenständigkeit, Kreativität und Einsatzbereitschaft zu steigern. Mit den folgenden Tipps lässt sich ein moderner, flexibler Führungsstil etablieren, mit dem sich auch die Unternehmensziele einfacher verwirklichen lassen:

Tipp 1: Kontext und Ziele bereitstellen

Ganz wesentlich beim Makromanagement ist es, den Mitarbeitern eine Vorstellung von den zu erreichenden Zielen zu vermitteln. Alle Teammitglieder sollten daher wissen…

• welchen Beitrag ihre Leistungen zu den übergeordneten Team- und Unternehmenszielen leistet
• welche Aufgaben die wichtigsten sind
• welche Deadlines unbedingt eingehalten werden müssen und welche flexibel sind

Tipp 2: Präsenz zeigen

Als Makromanager ist man Ansprechpartner und Coach zugleich. Während die Kontrolle über die Arbeit bei den Mitarbeitern liegt, hat der Vorgesetzte die Aufgabe, etwaige Probleme zu lösen und unterstützend zur Seite zu stehen.

Sehr gut unterstützen kann man ein Team, indem man ein System für die Verwaltung und Koordinierung der Arbeitsabläufe einführt. Dies hat den Vorteil, dass jeder jederzeit weiß, wer was bis wann erledigen muss. Es entstehen Klarheit und Transparenz darüber, wer welche Verantwortlichkeiten trägt und welche Tätigkeiten bis wann zu erledigen sind.

Tipp 3: Rollen und Verantwortlichkeiten klären

Statt die Führung zu übernehmen, unterstützt ein Makromanager sein Team nur und überlässt es seinen Mitarbeitern, Projekte voranzutreiben. Für die effektive Arbeit im Team wiederum sollte jeder ganz genau wissen, wer für was verantwortlich ist.

Tipp 4: Platz für Konzentration schaffen 

Makromanager überlassen es ihren Teammitgliedern, ihre Zeit zu kontrollieren. Hilfreich ist es zum Beispiel, das Team dazu anzuregen, die eigene Arbeitszeit in Blöcke einzuteilen, in denen man sich ausschließlich auf die Arbeit konzentriert, und regelmäßig Ruhepausen einlegt. In den arbeitsintensiven Phasen sollten Ablenkungen wie das Smartphone ausgeschaltet werden.

Tipp 5: Sich einen Überblick über die Arbeit verschaffen

Um zu verhindern, dass sich Mitarbeiter nicht ausreichend unterstützt fühlen, sollte man sich in regelmäßigen Abständen einen detaillierten Überblick über die Arbeit und deren Fortschritt verschaffen. Sind in der Zwischenzeit Probleme entstanden, gilt es, den Teammitgliedern bestmögliche Unterstützung anzubieten.

Für die Kontrolle der Arbeit bietet sich ein System für die zentralisierte Verwaltung von Projekten wie das Projekt-Portfolio-Management (PPM) an. In diesem kann man die Projekte eines Teams überblicken und zum Beispiel ablesen, ob die Projekte eine klare Ausrichtung haben, ob die geleistete Arbeit quantifizierbar ist und ob der Projektstatus im Zeitplan oder gefährdet ist.

Fazit: Mikromanagement schadet dem Unternehmenserfolg

Micromanagement ist in der Regel eine denkbar schlechte Wahl, wenn es um die Führung von Abteilungen und Unternehmen geht. Sowohl die Führungskräfte als auch die Mitarbeiter leiden langfristig unter den Auswirkungen des Micromanagements. Die Zufriedenheit der Angestellten lässt nach, wodurch bekannt auch der Unternehmenserfolg leidet.

Für alle Beteiligten sowie nicht zuletzt für das Unternehmen selbst stellt es deshalb eine Verbesserung dar, den Führungsstil auf eine moderne Form von Leadership umzustellen.