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In Zeiten des Fachkräftemangels ist es unerlässlich, wirkungsvolle Maßnahmen zur langfristigen Mitarbeiterbindung zu setzen. Die massive Mitarbeiterabwanderung ist nicht nur teuer, sondern sie zieht auch negative Langzeitfolgen nach sich. Der Verlust der Wettbewerbsfähigkeit und Probleme mit der Personalgewinnung sind nur zwei davon. Zu Hilfe kommt das Retention Management. Es folgen wichtige Tipps zu dieser effektiven Strategie.
Definition: Was ist Retention Management?
Das Retention Management umfasst ein ganzes Bündel von Maßnahmen, die ein Unternehmen plant und durchführt, um die Mitarbeiterbindung zu erzielen. Wichtig dabei ist, dass ausgearbeitete Programme zur Mitarbeiterbindung langfristig angelegt sind. Daraus lässt sich schlussfolgern, dass das Retention Management keine kurzfristige Lösung darstellt.
Es kann sich auf das gesamte Personal eines Unternehmens, mehrere Mitarbeitergruppen oder auch ganz bestimmte Arbeitskräfte beziehen, die für ein Unternehmen strategisch wichtig sind. Mit dem Retention Management ist das Employer Branding eng verbunden, denn eine starke Arbeitgebermarke kann die Bindung ans Unternehmen positiv beeinflussen.
Verschiedene Bedeutungen von Retention
Der Begriff Retention geht zurück auf das lateinische Wort „retinere“, das sich mit „zurückhalten“ oder „zurückbehalten“ übersetzen lässt. In der Unternehmenswelt kommt der Begriff häufig zum Einsatz. Dies liegt darin begründet, dass er sich vielseitig kombinieren lässt und dadurch vielen Maßnahmen eine Bedeutung gibt.
Als gute Beispiele dienen neben Retention Management auch Retention Marketing und Retention Rate, auf die kurz eingegangen wird.
- Retention Marketing: Seine vorrangige Aufgabe besteht darin, die Beziehungen zu (profitablen) Kunden zu pflegen mit dem Ziel, eine emotionale Bindung an die Marke oder das Unternehmen herzustellen.
- Retention Rate: Sie dient zur Berechnung des Prozentsatzes an Kunden, die innerhalb einer festgelegten Zeitperiode einem Unternehmen treu geblieben sind und stets zum Stammkundenkreis gehören.
Welche Ziele verfolgt das Retention Management?
Das Retention Management ist darauf ausgerichtet, Mitarbeiter an das Unternehmen effektiv und langfristig zu binden. Die Idee dahinter ist, dass sich das Personal mit seinem Arbeitgeber emotional verbunden fühlt und weniger dazu bereit ist, die innere Kündigung einzureichen.
Aus Unternehmenssicht gibt das Retention Management ein wirkungsvolles Instrument an die Hand. Einerseits hilft es einem Unternehmen dabei, die Zufriedenheit und Motivation der Arbeitskräfte nachhaltig zu steigern, andererseits wappnet es für wirtschaftliche Krisenzeiten.
Eine authentische und ehrliche Mitarbeiterbindung, die sich auf Zwanglosigkeit und Freiheit stützt, verschafft einem Unternehmen außerdem mehrere Vorteile. Hierzu zählen unter anderem:
- Senkung der Fluktuation
- Identifikation von Talents innerhalb des eigenen Personals
- Wettbewerbsvorteil am Arbeitsmarkt
- Besetzung erfolgskritischer Stellen und Funktionen
- Ausbau der Marktposition
- Reduzierung der Kosten für Rekrutierung und Einarbeitung
Warum ist Retention Management wichtig?
Die Arbeitswelt befindet sich in einem ständigen Wandel. Besonders spürbar ist ein gesellschaftlicher und demografischer Wandel, der neue Lösungen für die Führungskräfteentwicklung sowie die Gestaltung von Arbeitsplatz notwendig macht. Eines ist sicher: Der Kampf um Talente wird immer härter. Unternehmen, die keine effektiven Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung vornehmen, riskieren den Verlust ihrer größten Talente.
In der Tat wollen hoch qualifizierte Fachkräfte, die zugleich wichtige Leistungsträger sind, nicht mehr nur eine angemessen vergütete Position bekleiden. Auch andere Faktoren wie die bereits erwähnte Zufriedenheit und Selbsterfüllung durch Arbeit gewinnen stark an Bedeutung. Um immer anspruchsvollere Mitarbeiterbedürfnisse frühzeitig zu erkennen und bestens zu erfüllen, bedarf es somit eines gut geplanten Retention Managements.
Voraussetzungen für Mitarbeiterretentionprogramme
Es gibt eine Reihe von Programmen, die zur Mitarbeiterbindung dienen. Je nach Größe, Branche und strategischem Ziel eines Unternehmens können sie verschiedene Formen annehmen. Grundsätzlich empfiehlt es sich, neben finanziellen Anreizen wie beispielsweise Firmenauto und attraktives Gehalt vor allem nicht-monetäre Maßnahmen in den Fokus zu stellen.
Unabhängig von der Form des Mitarbeiterbindungsprogrammes gibt es nur dann eine Chance auf Erfolg, wenn ein Unternehmen bestimmte Voraussetzungen erfüllt. Besonders angesprochen sind hier eine mitarbeiterorientierte Unternehmenskultur, eine transparente Personalpolitik, agile Organisationstrukturen sowie Anerkennung und Wertschätzung am Arbeitsplatz.
Beispiele aus der Praxis
Ein angenehmes Arbeitsklima mit kurzen Entscheidungswegen und einer ausgeprägten Feedbackkultur bildet das Fundament für jedes erfolgreiche Retention Programm. Als gute Beispiele für gelungene Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung dienen unter anderem auch:
- Flexible Arbeitszeiten (z.B. Vertrauensarbeitszeit) für ausgewogene Work-Life-Balance
- Mentorenprogramme für junge Führungskräfte
- Weiterbildungsmöglichkeiten
- unternehmensinterne Aufstiegschancen
- Personalentwicklung durch Job Enrichment und Job Enlargement
- Sabbaticals für gewünschte Auszeit vom Job
- Flexibles Arbeiten von zu Hause aus (Home Office, Remote Work)
- Sport- und Wohlfühlangebote
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Retention Management in sechs Phasen
Das Retention Management ist kein blitzschnelles Projekt, das über Nacht geschieht. Vielmehr handelt sich hierbei um einen mehrstufigen Prozess, in dem folgende Phasen unterschieden werden:
Phase 1: Eine Ist-Analyse
Der erste Schritt auf dem Weg zum Retention Management ist eine ausführliche Ist-Analyse, in der interne und externe Faktoren untersucht werden. Zu diesem Zweck dienen die Situationsanalyse und Kontextanalyse.
Situationsanalyse: Worauf zielt sie ab?
Die Situationsanalyse bezieht sich auf den Ist-Zustand und hat zur Aufgabe, die Stärken und Schwächen eines Unternehmens aufzudecken. Interne Faktoren fließen in die Analyse ein mit dem Ziel, Zukunftsprognosen zu erstellen.
Welche Risikoklassen gilt es zu überprüfen?
- Austrittsrisiko: Wie hoch ist das Risiko, dass Arbeitskräfte ein Unternehmen verlassen?
- Engpassrisiko: Wie hoch ist das Risiko, dass offene Positionen nicht durch passende Fachkräfte besetzt werden?
- Qualitätsrisiko: Wie hoch ist das Risiko, dass die mitgebrachten Qualifikationen der Arbeitnehmer nicht den eigentlich erwünschten entsprechen?
Kontextanalyse: Worauf liegt ihr Fokus?
Die Kontextanalyse befasst sich mit dem Unternehmensumfeld, das sich auf die Mitarbeiterbindung auswirken kann. Untersucht werden hier die aktuelle Situation auf dem Arbeitsmarkt, starke Wettbewerber und sonstige externe Faktoren.
Phase 2: Zielformulierung
Nach einer sorgfältigen Ist-Analyse erfolgt die Formulierung von realisierbaren und messbaren Zielen. Dabei spielt die Festlegung von auf ein Unternehmen individuell abgestimmten Kennzahlen eine wichtige Rolle.
Beispiele für gut formulierte Ziele
- Die Zufriedenheit am Arbeitsplatz in der Mitarbeiterbefragung soll um zwei Punkte steigen.
- Die Mitarbeiterfluktuation soll in einem Zeitraum von drei Jahren um 10 Prozent sinken.
- Die Bewertung auf einem gewählten Arbeitgeberportal soll sich um 2 Sterne verbessern.
Phase 3: Ausarbeitung einer Retention Strategie
Eine Retention Strategie basiert auf verschiedenen aufeinander aufbauenden Maßnahmen, die in der Annahme geplant und durchgeführt werden, die langfristige Mitarbeiterbindung zu erzielen. Zu diesem Zweck werden nur jene Maßnahmen ausgewählt, die als qualifiziert gelten und folgende Punkte erfüllen:
- Effektivität: Maßnahmen müssen zielführend sein und sehr gute Aussichten auf Erfolg haben.
- Nachhaltigkeit: Maßnahmen sollen nicht kurzlebig sein, sondern über einen langen Zeitraum wirken.
- Wirtschaftlichkeit: Die Kosten für gesetzte Maßnahmen müssen in einem Verhältnis zur Effektivität stehen.
Phase 4: Organisatorische Verankerung
Eine Retention Strategie kann nur dann funktionieren, wenn sie im ganzen Unternehmen Akzeptanz findet und organisatorisch gut vorbereitet ist. Damit dies gelingt, bedarf es konkreter Maßnahmen auf organisatorischer Ebene, in die Führungskräfte möglichst frühzeitig einbezogen werden sollten. Dazu gehören vor allem die Verankerung von Retention Management in die bestehende Unternehmensstrategie, Verteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie Beseitigung von Missverständnissen.
Phase 5: Umsetzung einer Retention Strategie
Hier gilt es sicherzustellen, dass alle in einer Retention Strategie festgelegten Maßnahmen planmäßig und passgenau eingesetzt werden. Gleichzeitig ist es ratsam, einen Leiter des Retention-Teams zu ernennen, der für die ordnungsgemäße Umsetzung zuständig ist. Manche Unternehmen entscheiden sich dafür, eine Retention Abteilung zu gründen, die sich voll und ganz aufs Retention Management der eigenen Mitarbeiter konzentrieren kann.
Phase 6: Evaluation und Auswertung
Jedes Unternehmen sollte sich dessen bewusst sein, dass eine selbst gut geplante Retention Strategie misslingen kann. Ein häufiger Grund dafür ist, dass sich die Situation auf dem Arbeitsmarkt ändert und andere Lösungen notwendig sind. Auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter verändern sich und erfordern zielgerichtete Anpassungsmaßnahmen. Die regelmäßig stattfindende Evaluation einer Retention Strategie ermöglicht somit, auf Herausforderungen schnell zu reagieren.
