Verfasst von Sandy Lanuschny

Den Mehrwert von Papershift stets im Blick, versorgt Euch Sandy mit spannenden Beiträgen zu den Themen Dienstplanung und Zeiterfassung.

Mitarbeiteronboarding gestalten

Ein reibungsloser Onboarding-Prozess ist unerlässlich, um Fachkräfte an das Unternehmen zu binden. Für einen optimalen Start ist es als Arbeitgeber wichtig, dem Mitarbeiter von Anfang an in alle Prozesse zu integrieren und ihn emotional an das Unternehmen zu binden, um eine langfristige Zusammenarbeit sicherzustellen. Wie wichtig der Onboarding-Prozess im Allgemeinen ist und wie wir diesen bei Papershift jedes Mal aufs Neue meistern, erfährst Du in diesem Artikel.

Wie wir bei Papershift Onboarding verstehen

Wann startet das Onboarding und wann endet das Onboarding? Geht man nach der Definition von Onboarding, startet der Prozess bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters und endet nach der Einarbeitungsphase bzw. der Probezeit. Wir bei Papershift sehen das anders.

Die Startlinie: Das Recruiting

Für uns startet das Onboarding und der damit verbundene Prozess schon beim Recruiting – und das aus einem ganz bestimmten Grund: Der Bewerber hat die ersten Berührungspunkte mit dem Unternehmen und bekommt einen ersten Eindruck. Bereits hier soll der Bewerber eine positive Erfahrung machen, um bei einem erfolgreichen Vertragsabschluss motiviert das „eigentliche Onboarding“ anzugehen.

Warum das Ende vom Onboarding individuell ist

Das Onboarding ist ein Prozess, der nicht mit einem vordefinierten Zeitpunkt endet. Abhängig von jedem neuen Teammitglied und der jeweiligen Position im Unternehmen ist die Zeit der Einarbeitung unterschiedlich lang: So unterscheidet sich beispielsweise die Einarbeitung eines neuen Mitglieds im Entwicklungsteam stark vom Onboarding-Prozess eines neuen Mitarbeiters in den Bereichen Sales und Customer Service, da von Beginn an unterschiedliche Schwerpunkte beim Onboarding gesetzt werden.

Warum das Onboarding ein wiederkehrender Prozess ist

Mitarbeiter werden im Laufe ihrer Karriere immer wieder in Aufgaben eingeführt, sodass das Onboarding von Mitarbeitern ein wiederkehrender Prozess sein kann. Praktische Beispiele sind hierfür ein interner Abteilungswechsel oder die Übernahme neuer Projekte.

Für uns bei Papershift ist das Onboarding ein stetiger Prozess, da Mitarbeiter oft auch intern neue Aufgaben und Projekte übernehmen, in welche sie neu eingeführt werden müssen.

Anna-Lena SchwarzHuman Resources Manager, Papershift GmbH

Welche Schritte beim Onboarding-Prozess durchlaufen werden

1 – Recruiting

Bei Papershift erstreckt sich der Recruiting-Prozess über drei Schritte, die dazu dienen sowohl die fachliche als auch die persönliche Eignung für eine vakante Stelle zu bewerten:

  • Erstes Kennenlernen zwischen HR und dem Bewerber
  • Gespräch zwischen dem Team Lead der Fachabteilung und dem Bewerber
  • Einladung zu einem Probearbeitstag bei Papershift mit einer kleinen Hausaufgabe

Der Probearbeitstag: Win-win-Situation für alle Parteien

Gerade der Probearbeitstag stellt eine Win-win-Situation für beide Seiten dar. Der Bewerber hat die Möglichkeit seine zukünftigen Kollegen und sein Arbeitsumfeld kennenzulernen. Bei einem klassischen Vorstellungsgespräch ist das in diesem Ausmaß nicht möglich. Gleichzeitig kann der Arbeitgeber die Situation dazu nutzen, um die fachliche Einschätzung nochmals zu prüfen. Ebenso wichtig ist hierbei auch der Cultural Fit.

2 – Die Zusage und Vorbereitung für Tag x

Direkt im Anschluss an die telefonische Zusage erhält der Bewerber eine „Herzlich Willkommen bei Papershift“ E-Mail in welcher wir ihn offiziell im Team willkommen heißen. Ergänzt wird das Ganze durch den Entwurf des Arbeitsvertrags. Wurden eventuell aufkommende Fragen zusammen besprochen und der Vertrag von beiden Seiten unterschrieben, so erhält der neue Mitarbeiter eine Woche vor Arbeitsbeginn eine E-Mail mit Informationen zu seinem ersten Arbeitstag bei Papershift, z.B.: „Wann soll man am ersten Arbeitstag im Büro sein?“

Wohlfühlen von der ersten Sekunde an

Die Vorbereitungen für den ersten Arbeitstag eines neuen Teammitglieds haben bei uns Priorität: Es ist uns wichtig, dass sich der neue Mitarbeiter von Beginn an wohlfühlt bei uns. Damit alle Mitarbeiter im Unternehmen wissen, dass wir bald ein neues Teammitglied begrüßen dürfen, wird das gesamte Team eine Woche vor Arbeitsstart darüber informiert. Außerdem richtet HR einen „Willkommens-Tisch“ her, auf dem sich neben dem Arbeitslaptop auch ein Papershift Hoodie, ein Kugelschreiber für die ersten Ideen und Notizen, sowie manch andere Überraschungen befinden.

3 – Der erste Tag und die Produktschulung

„Herzlich willkommen, wir starten direkt mit dem Tagesgeschäft!“ – genau so startet der erste Tag bei Papershift nicht. Das Onboarding erstreckt sich über mehrere Ebenen, die eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen. Dabei unterscheiden wir zwischen drei Aspekten:

  • fachliche Integration
  • soziale/teamorientierte Integration
  • werteorientierte Integration

Fachliche Integration: Die ersten Schritte im Arbeitsalltag

Zur fachlichen Integration gehören die Produktschulung und die Tool-Einarbeitung des neuen Teammitglieds. Die erste Station jedes neuen Mitarbeiters ist daher die Abteilung Customer Service, da das Team durch den intensiven Kundenkontakt ein tiefes Produktwissen hat und dieses erfolgsbringend an den Mitarbeiter vermitteln kann.

Warum die Produktschulung so einen hohen Stellenwert hat

Das Ziel der Produktschulung ist es, dem neuen Mitarbeiter alles Wichtige mitzugeben, was man für die spätere Position benötigt. Außerdem dient die Produktschulung dem Zweck, dass der neue Mitarbeiter grundlegendes Wissen zum Produkt erhält: Schließlich möchten wir, dass sich neue Mitarbeiter mit Ihrem Arbeitgeber identifizieren können. Abhängig vom Aufgabenbereich ist dafür ein umfangreiches Wissen über das Produkt notwendig – insbesondere wenn man im Tagesgeschäft aktiv damit arbeitet.

Die Tool-Einarbeitung: Auf eigenen Füßen stehen

Um den Arbeitsalltag meistern zu können, ist eine ausführliche Tool-Einarbeitung für neue Teammitglieder ein „Muss“. Die im Unternehmen verwendeten Tools bestimmen den Alltag mit Blick auf Kommunikation und Prozessgestaltung. Bei Papershift handelt es sich hier gerade am Anfang um Slack und Asana. Feststeht: Kennt man die Tools nicht, kann man nicht mit dem Team kommunizieren. Gerade in Zeiten von Remote Work ist das besonders wichtig.

Soziale Integration: Wer ist eigentlich wer?

Für einen erfolgreichen Onboarding-Prozess ist es wichtig, dass der neue Mitarbeiter alle direkten Kollegen und die Vorgesetzten kennenlernt. Diese Integrationsebene wird bereits während des Recruitings beim Probearbeitstag genutzt, da der neue Mitarbeiter schon am besagten Tag erste Kontakte zu Teamkollegen knüpfen kann und sich am ersten Arbeitstag nicht allen als „neuer Mitarbeiter“ vorstellen muss. Im Arbeitsalltag wird das z.B. weiterhin durch eine gemeinsame Mittagspause verstärkt.

Werteorientierte Integration: Das „Wir“ bei Papershift

Unsere Kultur beruht ganz stark auf gegenseitiger Wertschätzung und unsere Core Values sind die Grundlage dafür. Wir sind stolz, dass diese von unseren Mitarbeitern täglich gelebt werden. Deshalb ist uns die Vermittlung der Unternehmenskultur sehr wichtig.

4 – Das Onboarding in der Fachabteilung

Sobald die Produktschulung abgeschlossen ist, wird das neue Teammitglied in seine zukünftigen Aufgaben eingearbeitet. Abhängig von der Fachabteilung sieht das sehr unterschiedlich aus. Ein weiterer Bestandteil des Onboarding-Prozesses ist der Austausch mit dem CEO bzw. CTO, um die ersten Wochen zu reflektieren und die zukünftige Roadmap zu besprechen.

Onboarding von Mitarbeitern: Ein kurzes Fazit

Ein durchdachter und gelungener Onboarding-Prozess sollte in jedem Unternehmen Priorität haben. Neue Mitarbeiter fühlen sich von Anfang an wohl und geschätzt, was wiederum zu einer erhöhten Arbeitsproduktivität führt. Das erfolgreiche Onboarding von Mitarbeitern ist somit auch der Schlüssel zu einer nachhaltigen Mitarbeiterbindung. Das Wichtigste in Kürze findest Du auch nochmal in unserer Checkliste „Onboarding von Mitarbeitern“ – ein Klick und direkt durchstarten.

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