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Ein Unternehmen oder eine Organisation muss eine klare Struktur aufweisen, um nachhaltige Erfolge feiern zu können. Ein gut überlegter Aufbau und eine zielgerichtete Aufgabenteilung sorgen für eine reibungslose Zusammenarbeit und Effizienz entlang der Wertschöpfungskette. Sie reduzieren auch das Konfliktpotenzial und stärken das Wir-Gefühl, ohne welches es kaum möglich ist, gemeinsame Ziele zu erreichen. Die Rede ist hier von einer Aufbauorganisation, die das Fundament für ein erfolgreiches Miteinander in einem Unternehmen oder einer Organisation legt. Sie ist auch Gegenstand dieses Beitrags.
Was versteht man unter der Aufbauorganisation?
Der Begriff „Aufbauorganisation“ hat seinen Ursprung in der Organisationslehre und versteht sich als Grundgerüst eines Unternehmens oder einer Organisation. Die Aufbauorganisation legt die Organisationsstruktur fest und nennt alle Organisationseinheiten, die benötigt werden, um strategische Ziele zu erreichen. Sie beschreibt ebenfalls Hierarchien und Zuständigkeiten, die ein effizientes Arbeiten sichern.
Die Aufbauorganisation stellt die folgenden Fragen in den Mittelpunkt:
- Welche Stellen und Abteilungen müssen gebildet werden?
- Wie gestaltet sich die Arbeitsteilung in den einzelnen Organisationseinheiten?
- Wer hat Weisungsbefugnis und trägt Verantwortung für die untergeordneten Mitarbeiter?
- Wie verläuft der Befehls- und Informationsfluss?
In diesem Sinne schafft die Aufbauorganisation einen klaren organisatorischen Rahmen, der die gegenseitigen Beziehungen in einem Unternehmen oder einer Organisation einheitlich und verbindlich regelt. Damit einhergehend bildet sie die Grundlage für die organisatorische Gestaltung von Arbeitsprozessen und die Koordination der täglichen Arbeitseinsätze. Das Organigramm wird oft als visuelle Darstellung der Aufbauorganisation verwendet.
Gut zu wissen: Der Begriff der Aufbauorganisation wird langsam abgelöst von Begriffen Workflow Management und Prozessmanagement.
Abgrenzung zur Ablauforganisation
Ähnlich wie die Aufbauorganisation ist auch die Ablauforganisation ein Begriff der Organisationslehre. Dieser beschreibt alle Arbeitsprozesse, die zur Erfüllung von festgelegten Zielen dienen, wobei die Faktoren Raum, Zeit, Personen und Sachmittel berücksichtigt werden. Die Ablauforganisation regelt daher, wie genau, in welcher zeitlichen Abfolge, von wem und mit Hilfe welcher Arbeitsmittel die einzelnen Aufgaben zu erledigen sind.
Warum ist die Aufbauorganisation wichtig?
Der Erfolg eines Unternehmens oder einer Organisation basiert auf einer klaren Struktur und einer gezielten Arbeitsteilung. Hier greift die Aufbauorganisation, die ein solides Gerüst für eine gelungene Abstimmung der internen Prozesse bildet. So wird nicht nur Mitarbeitermotivation, sondern auch die Arbeitsproduktivität in den einzelnen Einheiten erhöht.
Des Weiteren sorgt die Aufbauorganisation für konfliktfreie Beziehungen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern sowie zwischen Mitarbeitern untereinander. Dies liegt vor allem daran, dass sie das allgemein akzeptierte Hierarchieverständnis prägt und auftretende Krisensituationen effektiv bewältigen kann. Sie verbessert auch die Koordination.
Nicht zuletzt wirkt sich die Aufbauorganisation auf die Wettbewerbsfähigkeit und das Wachstum aus. Eine wichtige Rolle spielen dabei auf Respekt und Vertrauen basierende Beziehungen sowie Hierarchien, die hohe Akzeptanz unter den Mitarbeitern finden. Gleichzeitig senkt sie unnötige Kosten durch fundierte Entscheidungen auf der Führungsebene.
Was ist die Aufgabe der Aufbauorganisation?
Die primäre Aufgabe der Aufbauorganisation besteht darin, eine klare und übersichtliche Organisationsstruktur zu bilden mit der Idee, die Verantwortung und Zuständigkeiten unternehmensweit zu definieren. So wissen alle Mitarbeiter genau, welche Arbeitsschritte sie entsprechend zeitlicher und räumlicher Anforderungen folgen müssen, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
Was sind die Ziele der Aufbauorganisation in einem Unternehmen?
Das Hauptziel der Aufbauorganisation ist die Steigerung der Wirtschaftlichkeit und Effektivität, die sich direkt auf die Wettbewerbsfähigkeit einer Firma oder Organisation übertragen. Um dieses Hauptziel zu erreichen, werden folgende Unterziele verfolgt:
- Minimierung von Komplexität und Chaos
- Reibungslose Zusammenarbeit dank klarer Hierarchien und Zuständigkeiten
- Gewährleistung der Prozessqualität
- Kostensenkung durch hohe Ressourceneffizienz
- Optimale Kapazitätsauslastung und Schaffung freier Kapazitäten
- Steigerung der Leistungsbereitschaft und Motivation der Mitarbeiter
- Integration und Bindung neuer Mitarbeiter
- Kundenzufriedenheit durch Termin- und Liefertreue
Was muss eine gute Aufbauorganisation berücksichtigen?
Eine gute Aufbauorganisation orientiert sich an folgenden Grundsätzen:
- Flexibilität und Anpassbarkeit an neue Gegebenheiten
- Übersichtlichkeit und Transparenz des Gestaltungsprozesses
- Kosteneffizienz und Wirtschaftlichkeit
- Zweckmäßigkeit und Orientierung an Zielen
Schritt für Schritt zur guten Aufbauorganisation
Es bedarf zwei Schritte, um die Aufbauorganisation erfolgreich auszuarbeiten.
Schritt 1: Aufgabenanalyse
Bevor eine Organisationsstruktur erstellt wird, muss eine sorgfältige Aufgabenanalyse erfolgen. Zunächst gilt es strategische Ziele zu definieren. Später werden die Hauptaufgaben eines Unternehmens oder einer Organisation festgelegt und anschließend in kleinere Teilaufgaben unterteilt.
Schritt 2: Aufgabensynthese
Nach der Aufgabenanalyse findet die Aufgabensynthese statt. Es geht hier darum, die Teilaufgaben zu einem sinnvollen Aufgabenkomplex zusammenzufassen sowie den einzelnen Stellen und Abteilungen zuzuordnen. So lassen sich vorhandene Ressourcen optimal nutzen und Organisationsformen etablieren.
Unser Tipp: Es empfiehlt sich zugleich, bestehende Organisationsformen zu hinterfragen.
Überblick: Formen betrieblicher Aufbauorganisation
Es lassen sich verschiedene Formen der Aufbauorganisation anhand von sechs Kriterien unterscheiden. Hier angesprochen sind:
- Befehlskette: Sie zeigt auf, wie lang die Linie zwischen der höchsten Führungsebene und der untersten Unternehmensebene ist.
- Zentralisierung: Sie bezieht sich auf den internen Entscheidungsprozess, der entweder zentral oder dezentral stattfinden kann.
- Kontrollspanne:Sie besagt Folgendes: Je mehr Mitarbeiter einer Führungskraft direkt unterstellt sind, desto weiter ist die Kontrollspanne.
- Formalisierung: Sie weist darauf hin, ob Mitarbeiter stark an Weisungen und formale Vorgaben gebunden sind oder ihnen Freiräume gewährt werden.
- Spezialisierung: Sie bringt zum Ausdruck, inwieweit die Gesamtaufgaben in kleine Teilaufgaben unterteilt und den Stellen zugeordnet werden.
- Abteilungsbildung: Sie lässt erkennen, ob eine agile Unternehmenskultur herrscht oder die Arbeit in festen und isolierten Abteilungen erfolgt.
Die Kombination der oben genannten Faktoren erlaubt es, ganz unterschiedliche Formen der Aufbauorganisation zu bilden. Nennenswert sind vor allem:
- Mechanistische Aufbauorganisationen: Sie bleiben traditionellen Ansätzen in der Unternehmensorganisation treu und zeichnen sich durch eine kurze Befehlskette sowie eine hohe Zentralisierung aus. Außerdem weisen sie eine schmale Kontrollspanne, die formale Struktur und eine starke Spezialisierung auf. Letztlich sind mechanistische Aufbauorganisationen durch eine starre Abteilungsbildung geprägt.
- Organische Aufbauorganisationen: Sie zeigen sich aufgeschlossen gegenüber innovativen und experimentellen Ansätzen in der Unternehmensorganisation. Sie sind charakterisiert durch eine lange Befehlskette und kurze Entscheidungswege. Gleichzeitig verfügen organische Aufbauorganisationen über eine weite Kontrollspanne, informelle Strukturen und eine differenzierte Arbeitsteilung. Eine lose Abteilungsbildung fördert flache Hierarchien und Agilität.
Daraus ergeben sich verschiedene Organisationsformen, auf die näher eingegangen wird.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Arten: Was für Organisationsformen gibt es?
Die Organisationsformen umfassen Ein- und Mehrliniensysteme sowie das Stabliniensystem als Sonderform.
Einliniensysteme
Einliniensysteme folgen dem Prinzip der einheitlichen Auftragserteilung, in welcher vertikal verlaufende Kommunikationswege üblich sind. Dies bedeutet, dass alle Mitarbeiter einen direkten Vorgesetzten haben, während einem Vorgesetzten mehrere Mitarbeiter unterstellt werden können. Durch hierarchisch aufgebaute Strukturen entsteht ein klarer Befehls- und Informationsfluss. Einliniensysteme lassen sich in divisionale und funktionale Aufbauorganisation unterteilen.
Divisionale Aufbauorganisation
Die divisionale Aufbauorganisation eignet sich besonders für große und internationale Unternehmen, die sich nicht nach starren Abteilungen, sondern nach Geschäftsbereichen strukturieren wollen. Dies können beispielsweise Produkte und Dienstleistungen, Zielgruppen und Marktsegmente, Regionen und Länder sein. Aufgrund ihres organisatorischen Charakters wird die divisionale Aufbauorganisation auch Sparten- oder Geschäftsbereichsorganisation genannt.
Ihr Vorteil entsteht hauptsächlich durch eine hohe Anpassungsfähigkeit sowie eine starke Markt- und Zielgruppenorientierung. Allerdings ist die divisionale Aufbauorganisation mit einem hohen Koordinationsaufwand verbunden und kann die Dopplung von Zuständigkeiten nicht verhindern. Des Weiteren besteht eine mögliche Konkurrenz zwischen Zielen von einzelnen Geschäftsbereichen und Gesamtunternehmen.
Funktionale Aufbauorganisation
Die funktionale Aufbauorganisation eignet sich bestens für kleine und mittlere Unternehmen, die eine klare Organisationsstruktur und ein übersichtliches Angebotssortiment besitzen. Wie der Name schon sagt, erfolgt die formale Strukturierung nach Funktionsbereichen wie beispielsweise Produktion, Einkauf, Marketing, Vertrieb, Personal und Finanzen.
Ein großer Vorteil der funktionalen Aufbauorganisation liegt darin, dass sie einfach ist und große Kostenersparnisse dank Verzicht auf doppelte Funktionen bringt. Außerdem profitierten Unternehmen durch schnelle Entscheidungen innerhalb der einzelnen Abteilungen. Ein wesentlicher Nachteil ergibt sich vor allem daraus, dass die Abteilungen getrennt voneinander agieren und ein gemeinsames Verständnis von Zusammenarbeit fehlt.
Mehrliniensysteme
Mehrliniensysteme vereinen Funktionen und Sparten in einer Organisationsform. Meistens finden sie in größeren Unternehmen praktische Verwendung und treten in der Form von Matrixorganisation auf.
Matrixorganisation
Der Gedanke hinter der Matrixorganisation ist es, die Vorteile der divisionalen und funktionalen Aufbauorganisation miteinander zu verbinden. Hier werden Stellen zunächst nach Funktionen und später nach Divisionen unterteilt. Dies führt dazu, dass jede Stelle zwei voneinander unabhängige und gleichberechtigte Weisungsdimensionen aufweist. In der Praxis sind Mitarbeiter gegenüber dem für sie zuständigen Fachabteilungsleiter und dem jeweiligen Produktmanager weisungsgebunden. Wegen der organisatorischen Komplexität empfiehlt es sich, die Matrixorganisation in größeren Unternehmen einzusetzen.
Ihre Vorteile bestehen vor allem in kurzen Kommunikations- und Entscheidungswegen, einer starken Spezialisierung der Führungskräfte sowie in der Möglichkeit, entsprechend den Marktanforderungen zusammenzuarbeiten. Trotz dieser Vorteile darf ein hoher Aufwand für die Planung und Koordination nicht außer Acht geraten. Darüber hinaus birgt die Matrixorganisation ein gewisses Konfliktpotenzial zwischen Führungskräften und erschwert die Einarbeitung von Mitarbeitern.
Sonderform: Stabliniensystem
Das Stabliniensystem stellt eine Erweiterung von Einliniensystemen dar, im Rahmen welcher den einzelnen Stellen zusätzlich Stäbe zugeordnet werden. Es handelt sich hierbei um auf ein spezifisches Themengebiet konzentrierte Abteilungen, die den zugeordneten Stellen aufgrund starker Spezialisierung eine hochwertige Unterstützung bieten.
Die Idee dahinter ist, bestimmte Aufgaben innerhalb der Stellen besser zu erfüllen. Zusätzliche Stäbe erleichtern auch die Entscheidungsfindung und Führung, was besonders bei schnell wachsenden Unternehmen unabhängig von der Größe vorteilhaft sein kann. Allerdings muss man auf einen höheren Koordinationsaufwand und ein gewisses Konfliktpotenzial zwischen Stellen und Stäben Rücksicht nehmen.
Organisation des Unternehmens in der modernen Arbeitswelt
Viele Experten sind sich einig, dass starre Hierarchien und ewig lange Entscheidungswege nicht mehr den Anforderungen der modernen Arbeitswelt entsprechen. Als Lösung werden flache Organisationsstrukturen mit agiler Unternehmenskultur vorgeschlagen. Somit können die Entscheidungen gemeinsam getroffen und ein starkes Verantwortungsbewusstsein verankert werden.
Herausforderung: Aufgabenbereiche und ihre Trennschärfe
Eine hohe Flexibilität und Dynamik, die in flachen Organisationsstrukturen an den Tag gelegt werden, bergen trotz vieler Vorteile gewisse Risiken. Diese liegen vor allem darin, dass Aufgabenbereiche nicht mehr trennscharf sind und so zum Problem werden können. Eine traditionelle Unternehmensstruktur erweist sich daher als unentbehrlich, um die organisatorische Stabilität zu sichern und die Verantwortung für erfolgskritische Aufgaben klar zuzuweisen.
