Schichtpläne werden in vielen verschiedenen Arten von Unternehmen benötigt und können eine echte Herausforderung darstellen. Lösungen schaffen spezielle Tools zur Schichtplanung, die unter Berücksichtigung der verwendeten Arbeitszeitmodelle einen übersichtlichen, transparenten und zeiteffizienten Schichtplan erstellen. Was Sie als Arbeitgeber über diese Möglichkeit der Schichtplanung wissen sollten und welche Vorteile sich durch ein Schichtplanungstool ergeben, können Sie in diesem Lexikon-Artikel nachlesen.
Definition: Was ist ein Tool zur Schichtplanung?
Bei einer Software zur Erstellung von Schichtplänen (auch: Schichtplanungstool) handelt es sich um ein Instrument der Personaleinsatzplanung. Das digitale Tool übernimmt nach der Eingabe wichtiger Daten wie etwa der Personalverfügbarkeit viele Aufgaben automatisch, so dass die Personalplanung folglich schnell und unkompliziert erfolgen kann.
Was ist das Ziel einer Software zur Schichtplanung?
Hauptziel einer professionellen Schichtplanungssoftware ist die Ermöglichung und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der Unternehmensprozesse durch den Einsatz eines geeigneten online Schichtplaners.
Zudem dient die Software als Plattform, auf der die Mitarbeiter jederzeit, ortsunabhängig und transparent alle relevanten Informationen zur ihren Arbeitszeiten und Einteilungen finden können. Neben dem Tool zur digitalen Zeiterfassung bildet das Tool zum Erstellen eines funktionierenden Schichtplans das wichtigste Werkzeug innerhalb der Personaleinsatzplanung.
Welche Daten werden für die Schichtplanung benötigt?
Für die erfolgreiche Schichtplanung mithilfe einer Dienstplan Software ist in der Regel die Eingabe bestimmter Details zum aktuellen Team und zum Schichtmodell erforderlich. Durch die Einspeisung dieser Informationen und die Beantwortung relevanter Fragen kann die Personaleinsatzplanung optimiert werden. Folgende Möglichkeiten für die Verwendung eines digitalen Tools zur Schichtplanung stehen unter anderem zur Verfügung:
- Einpflegen der Personalverfügbarkeit: Tragen Sie in den Team Kalender ein, welche Mitarbeiter wann im Urlaub oder aus anderen Gründen abwesend sind. Weitere persönliche Informationen zu Teilzeitbeschäftigung und anderen besonderen Bedingungen vom Personal sind gegebenenfalls ebenso in das Tool zu integrieren.
- Einpflegen relevanter Anforderungen von Kunden: Gibt es beispielsweise Kunden, die das Unternehmen immer an einem bestimmten Wochentag besuchen? Wird ein Kunde immer von demselben Mitarbeiter betreut? Müssen diesbezüglich Anpassungen im Dienstplan vorgenommen werden?
- Einpflegen der individuellen Fähigkeiten von Mitarbeitern: Speisen Sie ins Programm zur Schichtplanerstellung ein, welche Mitarbeiter über welche Fähigkeiten und Skills verfügen. So wird Ihr Personal gezielt dort eingesetzt, wo seine Stärken benötigt werden. (Stichwort: Skill Management)
In welchen Branchen wird ein digitales Schichtplanungstool benötigt?
Ein Tool zum digitalen Aufbau von Schichtplänen ist in allen Branchen relevant, in denen umfangreiche Schichtpläne mit verschiedenen Schichten und Teams an der Tagesordnung sind. Betroffen sind insbesondere folgende Geschäftszweige:
- Gastronomie und Hotelwesen
- Pflege
- Einzelhandel
- Produktion und Logistik
- Schichtpläne erstellen
- Schichtmodelle abbilden
- Mitarbeiter in die Planung integrieren
- Schichtplan automatisch befüllen
Welche weiteren Software Tools stellen eine sinnvolle Ergänzung zum digitalen Schichtplan dar?
Ein Schichtplaner regelt die optimierte Erstellung eines Einsatzplans. In diesem Zusammenhang gibt es folgende zwei weitere Tools, die die Schichtplanung sinnvoll ergänzen:
System zur Zeiterfassung
Eine Zeiterfassungssoftware regelt die Erfassung der absolvierten Arbeitszeit von Mitarbeitern. Mithilfe einer digitalen Stempeluhr auf ihrem PC oder Smartphone können sich die Mitarbeiter zu Beginn ihrer Schicht einstempeln, das Ausstempeln erfolgt bei Schichtende automatisch. Außerdem erleichtert das Tool die Lohnabrechnung, da die gesammelten Daten einfach ausgegeben und dokumentiert werden können.
Tool zur Eintragung von Abwesenheiten
Ein Abwesenheitsplan (wie der Papershift Urlaubsplaner) bildet den zentralen Ort zur Einpflegung von Urlaubstagen, Mutterschutz, Elternzeiten, Krankheiten oder anderen Umständen, die zur Abwesenheit bestimmter Mitarbeiter führt. Inhalte wie die Berechnung noch verfügbarer Urlaubstage sowie die Anzeige von Überschneidungen sind direkt im Tool integriert.
Welche Vorteile bietet ein online Schichtplaner für Arbeitgeber und Mitarbeiter?
Im Vergleich zu anderen Lösungen zur Erstellung von Dienstplänen bietet ein digitaler Schichtplaner einige Vorteile. Hier sind die wichtigsten Vorzüge für das Unternehmen, die Arbeitgeber sowie die Arbeitnehmer:
Vorteile für Arbeitgeber und Unternehmen
- Zeitersparnis: Die Erstellung der Dienstpläne erfolgt innerhalb kürzester Zeit, wodurch mehrere Stunden im Monat eingespart werden können.
- Verringerung des Fehlerrisikos: Eine manuelle Dienstplanerstellung provoziert Fehler wie versehentliche Überschneidungen und führt so zu zeitraubenden Korrekturmaßnahmen. Durch eine digitale Software werden viele Fehlerursachen somit direkt vermieden, was die Effizienz des Unternehmens merklich erhöhen kann.
- Verbesserung des Zeitmanagements: Die Arbeitsabläufe werden bei der Planung durch ein Tool optimiert. Störungen durch Unter- und Überbesetzungen werden verhindert, so dass der Personalbedarf stets ideal für das Unternehmen ist.
- Automatische Berücksichtigung aller geltenden Gesetze: Bei der Organisation eines Schichtplans müssen viele arbeitsrechtliche Gesetze sowie Vereinbarungen mit dem Betriebsrat beachtet werden. Alle Regelungen werden folglich durch das Tool automatisch berücksichtigt.
- Papier- und Kostenersparnis: Durch die digitale Übermittlung der Schichtpläne auf alle PCs und Smartphones der Mitarbeiter ist keine Finanzierung von Papierressourcen und Druckersystemen für Dienstpläne mehr nötig.
Vorteile für Mitarbeiter im Überblick
- Erhöhung der Transparenz: Der aktuelle Schichtplan ist auf einen Blick erfassbar und kann sowohl per App vom mobilen Endgerät aus als auch vom PC aus abgerufen werden. Durch die zeitechte Synchronisation der Daten wird die Kommunikation vom Team vereinfacht.
- Direktes Einpflegen von Abwesenheiten: Kurzfristige Änderungen der Arbeitszeiten kann jeder Mitarbeiter sofort via Smartphone oder PC über sein Profil in das System eingepflegt werden und sind direkt für alle relevanten Beschäftigten und den Arbeitgeber sichtbar.
- Übersichtliche Ansichten: Innerhalb des Tools ist die Untergliederung von verschiedenen Arbeitsbereichen möglich, wodurch sich die Ansichten der jeweiligen Schichten für jeden Mitarbeiter außerdem individualisieren lassen.
Warum eignet sich eine Software zur Online Schichtplanung besser zur Personaleinsatzplanung als andere Programme?
Zur Planung von Schichten gibt es viele verschiedene Anbieter auf dem Markt, die durch ihre Anwendungen eine optimierte Schichtarbeit versprechen. Insbesondere das oft kostenlose Programm Excel scheint für die Personalplanung geeignet. Bei genauerer Betrachtung führt die Verwendung der Software jedoch zu einigen Problemen. So kann mit der Tabellenkalkulation zwar ein übersichtlicher Dienstplan erstellt werden, alle dafür nötigen Schritte müssen jedoch manuell vorgenommen werden. Das inkludiert auch sämtliche Berechnungen, die beispielsweise für eine sinnvolle Ermittlung vom perfekten Personalbedarf erforderlich sind.
Manuelle Arbeitsschritte sind erforderlich und kosten Zeit
Zudem muss der Einsatz des Personals trotz digitalem Tool händisch vorgenommen werden. Weiterhin lassen sich Änderungen bei einem Anbieter wie Excel nur umständlich in den bestehenden Schichtplan einpflegen. Excel ist daher nur bedingt besser als die Planung mit Stift und Papier. Eine sinnvolle Lösung für eine zeitliche und wirtschaftliche Optimierung des laufenden Betriebs ist schließlich nur mithilfe einem professionellen Schichtplanungstool möglich.
